Según el sistema de facturación de Japón, que entró en vigor el 1 de octubre de 2023, las empresas deben entregar y conservar una factura válida para recibir un crédito por compras con impuesto al consumo.

Las facturas cualificadas solo pueden ser expedidas por empresas sujetas al impuesto que estén registradas como operadores cualificados de empresas de facturación y deben cumplir los requisitos detallados establecidos en el sistema de facturación. Además, el sistema de facturación contiene un formulario cualificado de solicitud de reembolso que se emite cuando los productos se devuelven o se rebajan. Al igual que la factura cualificada, el formulario de solicitud de reembolso cualificado es un documento importante relacionado con la desgravación fiscal por compra.

Este artículo explica cómo funciona el formulario cualificado de solicitud de reembolso, en función de cuándo tiene que entregarse y cuándo es necesario exactamente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un formulario de solicitud de reembolso cualificado?
  
• ¿Cuándo es necesario un formulario cualificado de solicitud de reembolso?
  
• Plazo de entrega del formulario de solicitud de reembolso cualificado
  
• Requisitos y ejemplos de formularios de solicitud de reembolso cualificados
  
• Transacciones exentas de la presentación de un formulario de solicitud de reembolso cualificado
  

¿Qué es un formulario de solicitud de reembolso cualificado?

Como ya se ha dicho, un formulario cualificado de solicitud de reembolso es un documento que debe ser expedido cuando se devuelven los productos o cuando se concede un descuento sobre el precio de los productos.

Este formulario se denomina a veces «factura de devolución» y deben proporcionarlo y conservarlo las empresas sujetas al impuesto sobre el consumo para aplicar el crédito a la compra. Todas las empresas B2B deben conocer perfectamente la información necesaria para el formulario de solicitud de reembolso cualificado y cuándo debe ser expedido.

Este formulario es obligatorio para las transacciones con empresas sujetas al impuesto, pero no para aquellas en las que participan empresas exentas de impuestos o clientes generales.

¿Qué ocurre si no tienes un formulario de solicitud de reembolso cualificado?

El formulario de solicitud de reembolso cualificado es necesario para calcular correctamente el crédito tributario por ventas.

Por ejemplo, si el comprador devuelve los productos, solo puede deducir el impuesto sobre las ventas de los productos devueltos si el vendedor envía un formulario de solicitud de reembolso cualificado que muestre que los productos fueron devueltos. Como resultado, el cálculo del crédito del impuesto sobre las ventas será incorrecto y el impuesto sobre las ventas se pagará de menos.

Para evitarlo, el emisor de la factura cualificada debe emitir un formulario cualificado de solicitud de reembolso. Emitir y conservar la factura cualificada antes de la devolución y el formulario cualificado de solicitud de reembolso después de la misma proporciona una prueba clara del flujo de la transacción y permite calcular el importe correcto del impuesto que se debe.

Ten en cuenta que si el vendedor no emite un formulario de solicitud de reembolso cualificado, se aplicarán las mismas sanciones que a una factura cualificada y el vendedor podría estar sujeto a penas de prisión de hasta un año o a una multa de hasta 500.000 yenes. Para obtener más información, consulta las prohibiciones y sanciones de la Agencia Tributaria Nacional de Japón (NTA) para la entrega de facturas cualificadas, como documentos, etc.

Conservación de los formularios de solicitud de reembolso cualificados

Bajo el sistema actual de facturas, tanto el comprador como el vendedor deben conservar las facturas cualificadas durante un periodo determinado (el vendedor conserva una copia) para que la empresa del comprador pueda solicitar el crédito por compras. Lo mismo ocurre con los formularios de solicitud de reembolso cualificados, por lo que es importante que las empresas guarden adecuadamente tanto este formulario como las facturas cualificadas.

El periodo de retención de un formulario de solicitud de reembolso cualificado, tal como lo define la ANT, es de siete años, comenzando dos meses después del último día del período impositivo.

Además, las facturas cualificadas y los formularios de solicitud de reembolso cualificados deben guardarse tanto en papel como en formato electrónico. En virtud de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, todos los documentos emitidos y entregados electrónicamente deben almacenarse como tales, lo que hace obligatorio el almacenamiento electrónico de datos.

¿Cuándo es necesario un formulario cualificado de solicitud de reembolso?

Se debe emitir un formulario de solicitud de reembolso cualificado cuando se realiza un reembolso o una acción similar a un reembolso al comprador por cualquier motivo después de que la entidad imponible del vendedor haya emitido una factura cualificada. Según el Impuesto Japonés sobre el Consumo (JCT), se denomina «Reembolso de contraprestación por las ventas, etc.» y los siguientes son los principales casos que pueden ser elegibles para un formulario de solicitud de reembolso cualificado.

Devoluciones de productos

Se emite una solicitud cualificada cuando el vendedor reembolsa el precio de los productos debido al retorno de los mismos por parte del comprador.

Descuentos en mercancías (cuando se hace un descuento en el precio de las mercancías después del momento de la venta)

Por ejemplo, si el comprador adquiere los productos por 500.000 yenes y después el vendedor decide descontar 30.000 yenes de los productos, se emitirá un formulario de solicitud cualificado.

Incentivos de ventas

Un incentivo de ventas es el dinero que se paga a los distribuidores y otros vendedores para animarles a vender los productos de la empresa. Un incentivo de ventas también entra en la categoría de reembolso por ventas.

Por ejemplo, en virtud de un contrato preestablecido, la empresa A paga a la empresa B un determinado incentivo de venta por cada producto que la empresa B compra y vende a la empresa A.

En esta situación, la transacción entre ellas se establece cuando la empresa B, la compradora, paga a la empresa A, la vendedora, en el momento de la compra. Posteriormente, la empresa A paga a la empresa B los incentivos a las ventas debidos al vender los productos adquiridos. La empresa A, a su vez, entrega a la empresa B un formulario de solicitud de reembolso cualificado (sin embargo, si el formulario de solicitud de incentivos que la empresa B cumplimenta para reclamar los incentivos a las ventas de la empresa A cumple los requisitos de un formulario de solicitud de reembolso cualificado, después la empresa A, la vendedora, no necesitará emitir otro).

Dividendos sobre el volumen de negocio

Los dividendos por volumen de negocio son repartos de excedentes pagados a los miembros de las cooperativas, como las comerciales e industriales, en proporción al volumen de negocio que cada miembro haya realizado. Por ejemplo, si el empresario es miembro de una sociedad colectiva, podría recibir un formulario de solicitud de reembolso cualificado cuando reciba distribuciones de la sociedad colectiva.

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

Los formularios de solicitud de reembolso cualificados se emiten junto con las facturas cualificadas

El formulario de solicitud de devolución cualificado podría expedirse con la factura cualificada en un único documento, siempre que se incluya la información necesaria para cada documento.

Por ejemplo, supongamos que el importe del reembolso del mes anterior se incluye en la factura del mes actual. En ese caso, el importe del reembolso puede compensarse con el importe de la factura para que la información de pago de la transacción sea consistente entre entidades y pueda incluirse en un único documento. Como resultado, el momento del reembolso no coincide con el de la emisión original del formulario de solicitud de reembolso cualificado. Esto se debe a que el reembolso y la recepción del importe reclamado son concurrentes, mientras que el formulario de solicitud de reembolso cualificado se emitió en realidad antes del reembolso.

Además, a medida que los documentos se convierten en datos para cumplir la Ley de Conservación de Libros Electrónicos y aumenta la necesidad de operaciones más eficientes y orientadas a la transformación digital (DX), muchas empresas están revisando su software de contabilidad e introduciendo sistemas compatibles con el sistema de facturación y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos. A la hora de digitalizar documentos que cumplan los requisitos de una factura cualificada, puede ser útil usar un único sistema que gestione la emisión, el almacenamiento y el manejo de los documentos.

Stripe puede crear facturas que cumplan con la normativa y gestionar diversas necesidades relacionadas con facturas; Stripe Invoicing te ayudará a optimizar tus operaciones administrativas. En caso de reembolso, una de las características de Stripe Invoicing es que te permite emitir una nota de crédito que cumple con los requisitos para un formulario de solicitud de reembolso cualificado.

Además, el cálculo automático del impuesto sobre el consumo incluido con Stripe Tax, que se puede personalizar según tus necesidades, automatiza el procesamiento de los impuestos en todas las transacciones electrónicas, haciendo que tu empresa sea más ágil y eficaz.

Transacciones exentas de la presentación de un formulario de solicitud de reembolso cualificado

En algunos casos, no es necesario entregar un formulario cualificado de solicitud de devolución. Normalmente, el vendedor debe emitir uno al comprador al reembolsar la contraprestación de una venta, pero no es obligatorio en los siguientes casos:

• Transacciones en las que el importe devuelto sea inferior a 10.000 yenes, impuestos incluidos
  De acuerdo con el «resumen de exenciones de la obligación de entregar pequeñas facturas de devolución» de la NTA, la obligación de entregar un formulario cualificado de solicitud de reembolso para devoluciones o descuentos está exenta si el importe imponible correspondiente es inferior a 10.000 yenes. Esto se aplica incluso si el reembolso se refiere a una transacción para la que se debe emitir una factura cualificada.

• ¿En qué casos una transacción no exige una factura cualificada?
  Si la transacción original no requirió una factura cualificada, también está exenta del requisito de presentar un formulario de solicitud de reembolso cualificado. Por ejemplo, en el caso de las transacciones en las que es difícil emitir una factura cualificada, como las tarifas de transporte público inferiores a 30.000 yenes o las compras de bienes en máquinas expendedoras o de servicio automático, existe una exención en el sistema de facturación, lo que significa que no es necesario emitir ninguno de los formularios. Para más información, consulta el documento de la NTA «Asesoramiento sobre el sistema de facturación cualificado (sistema de facturación) (P18)».