Enligt Japans fakturasystem, som trädde i kraft den 1 oktober 2023, måste företag leverera och hålla en kvalificerad faktura för att få dra av konsumtionsskatten på inköp.

Kvalificerade fakturor kan endast utfärdas av beskattningsbara företag som är registrerade som kvalificerade fakturerande näringsidkare och måste uppfylla de detaljerade krav som anges i fakturasystemet. Utöver detta innehåller fakturasystemet ett kvalificerat återbetalningsformulär som utfärdas när varor returneras eller rabatteras. Precis som den kvalificerade fakturan är det kvalificerade återbetalningsformuläret ett viktigt dokument relaterat till avdrag för moms.

I den här artikeln förklarar vi hur det kvalificerade återbetalningsformuläret fungerar, baserat på när det behöver skickas in och när exakt det krävs.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett kvalificerat formulär för återbetalning?
  
• När krävs ett kvalificerat formulär för återbetalning?
  
• Tidpunkt för tillhandahållande av ett kvalificerat formulär för begäran om återbetalning
  
• Krav och exempel på kvalificerade återbetalningsformulär
  
• Transaktioner som är befriade från kravet på ett kvalificerat formulär för återbetalning
  

Vad är ett kvalificerat formulär för återbetalning?

Som nämnts ovan är ett kvalificerat formulär för återbetalning ett dokument som måste utfärdas när varor returneras eller när en rabatt ges på priset på varorna.

Detta formulär kallas ibland för "returfaktura" och måste tillhandahållas och hållas av beskattningsbara företag som omfattas av konsumtionsskatt för att kunna dra av konsumtionsskatten. Alla B2B-företag måste vara fullt medvetna om den information som krävs för formuläret för kvalificerad återbetalning och när det måste utfärdas.

Detta formulär krävs för transaktioner med skattepliktiga företag, men inte för transaktioner som involverar skattebefriade företag eller allmänna kunder.

Vad händer om du inte har ett kvalificerat formulär för återbetalning?

Formuläret för kvalificerad återbetalning krävs för att beräkna momsavdraget korrekt.

Till exempel, om köparen returnerar varorna, kan de bara dra av momsen på de returnerade varorna om säljaren lämnar in ett kvalificerat återbetalningsformulär som visar att varorna returnerades. Som ett resultat kommer beräkningen av momsavdraget att vara felaktigt och den moms som betalas in kommer att vara lägre än vad den borde vara.

För att undvika detta måste den kvalificerade fakturautfärdaren utfärda ett kvalificerat formulär för återbetalning. Att utfärda och hålla den kvalificerade fakturan före returen och det kvalificerade återbetalningsformuläret efter den ger tydliga bevis på transaktionsflödet och gör det möjligt att beräkna det korrekta skattebeloppet.

Observera att om säljaren underlåter att utfärda ett kvalificerat formulär för återbetalning gäller samma påföljder som för en kvalificerad faktura, och säljaren kan bli dömas till fängelse i upp till ett år eller till böter på upp till 500 000 yen. För mer information, se det japanska skatteverkets (NTA) förbud och påföljder för leverans av kvalificerade fakturor som dokument etc.

Kvarhållande av kvalificerade formulär för återbetalning

Enligt det nuvarande fakturasystemet måste både köpare och säljare behålla kvalificerade fakturor under en viss period (säljaren behåller en kopia) för att köparens företag ska kunna göra avdrag för momsen. Detta gäller även för kvalificerade återbetalningsformulär, så det är viktigt för företag att lagra både formulär och kvalificerade fakturor på rätt sätt.

Lagringsperioden för kvalificerade återbetalningsformulär, såsom den definieras i NTA, är sju år, med början två månader efter beskattningsperiodens sista dag.

Dessutom måste kvalificerade fakturor och kvalificerade återbetalningsformulär lagras i både pappersformat och elektroniskt format. Enligt Electronic Books Preservation Act ska alla handlingar som utfärdas och levereras elektroniskt lagras som sådana, vilket gör elektronisk datalagring obligatorisk.

När krävs ett kvalificerat formulär för återbetalning?

Ett kvalificerat återbetalningsformulär måste utfärdas när en återbetalning eller återbetalningsliknande åtgärd görs till köparen av någon anledning efter att säljarens skattepliktiga enhet har utfärdat en kvalificerad faktura. Enligt den japanska konsumtionsskatten (JCT) kallas detta "återbetalning av vederlag för försäljning etc." och följande är de huvudfall som är berättigade till ett kvalificerat formulär för återbetalning.

Returer av produkter

Ett kvalificerat återbetalningsformulär utfärdas när säljaren återbetalar varans pris på grund av köparens retur av varan.

Rabatter på varor (när en rabatt på varornas pris ges efter försäljningstillfället)

Till exempel, om köparen köper varor för 500 000 JPY och säljaren sedan bestämmer sig för att rabattera varorna med 30 000 yen, kommer ett kvalificerat återbetalningsformulär att utfärdas.

Försäljningsincitament

Ett försäljningsincitament är pengar som betalas till distributörer och andra leverantörer för att uppmuntra dem att sälja företagets produkter. Ett säljincitament hör också till kategorin ersättning för försäljning.

Till exempel, enligt ett i förväg uppgjort kontrakt, betalar företag A ett visst försäljningsincitament till företag B för varje produkt som företag B köper och säljer från företag A.

I detta fall fastställs transaktionen mellan dem när företag B, köparen, betalar företag A, säljaren, vid köptillfället. Därefter betalar företag A de försäljningsincitament som ska betalas till företag B vid försäljning av de köpta varorna. Företag A utfärdar i sin tur ett kvalificerat återbetalningsformulär till företag B (om det formulär om incitament som företag B fyller i för att göra anspråk på försäljningsincitament från företag A uppfyller kraven för ett kvalificerat återbetalningsformulär, behöver dock företag A, säljaren, inte utfärda ett nytt).

Utdelning på affärsvolym

Volymutdelningar är överskottsutdelningar som betalas ut till medlemmar i kooperativ – till exempel handels- och industrikooperativ – i proportion till den affärsvolym som varje medlem bedrivit. Till exempel, om arbetsgivaren är medlem i ett partnerskap, kan de få ett kvalificerat återbetalningsformulär när de tar emot utdelningar från partnerskapet.

Tidpunkt för tillhandahållande av ett kvalificerat formulär för återbetalning

Ett kvalificerat återbetalningsformulär måste utfärdas när den "återbetalning av vederlag för försäljning" som beskrivs i föregående avsnitt faktiskt görs. Det utfärdas inte av säljaren när returen bekräftas, utan i stället när återbetalningen för den behandlas.

Om köparen utfärdar en betalningsavi till säljaren och behåller en kopia för att ansöka om momsavdrag för köpet, är säljaren dock inte i fall med försäljningsincitament såsom beskrivits tidigare, skyldig att utfärda ett kvalificerat formulär för återbetalning om betalningsavin uppfyller kraven.

En varning: kom ihåg att, till skillnad från ett kvalificerat formulär för återbetalning, utfärdas vanligtvis en kvalificerad faktura när anspråket är slutfört.

Krav och exempel på kvalificerade formulär för återbetalning

Det finns inga särskilda regler för formatet eller skrivstilen för det kvalificerade formuläret för återbetalning, men denna information måste vara korrekt och enkel att förstå.

1. Namn och registreringsnummer för den kvalificerade faktureringsenheten
   Namn på den enhet som utfärdar formuläret för kvalificerad återbetalning (namn för enskild firma) och registreringsnummer.

2. Returdatum m.m.
   Eftersom ett kvalificerat formulär för återbetalning utfärdas vid tidpunkten för returen måste det datum då det gjordes anges som dokumentets utfärdandedatum. Detta kommer att klargöra när det behöver tillämpas på beräkningen av konsumtionsskatt.

3. Datum för den transaktion då exempelvis returen gjordes
   Inkludera datumet för den ursprungliga transaktionen som motsvarar returen så att det är tydligt vilka tidigare försäljningar som diskonterades eller returnerades.

4. Uppgifter om transaktionen, t.ex. returer (som anger att varan omfattas av den reducerade skattesatsen)
   Inkludera en beskrivning av de tillämpliga varorna eller tjänsterna, så att det är tydligt vilka som rabatteras eller returneras. Om någon av dessa varor omfattas av den reducerade skattesatsen, använd "*" för radposten och ange att den också omfattas av den reducerade skattesatsen (8 %) i en separat ruta.

5. Totalt antal returer m.m., uppdelat efter skattesats (exklusive eller inklusive skatt)
   Totalt antal returer m.m., uppdelat efter standardskattesats på 10 % och reducerad skattesats på 8 %. Det går bra att antingen utesluta eller inkludera skatt, men se till att tydligt ange detta.

6. Konsumtionsskatt på återbetalningsbeloppet etc. eller tillämplig skattesats
   Total konsumtionsskatt på ersättningsbeloppet, uppdelat efter skattesats. Alternativt kan den tillämpliga skattesatsen anges, och det är acceptabelt att ange båda.

Exempel på kvalificerade återbetalningsformulär

Se nedan för ett exempel på ett kvalificerat formulär för återbetalning som innehåller de uppgifter som anges ovan.

Kvalificerade återbetalningsformulär utfärdas tillsammans med kvalificerade fakturor

Det kvalificerade återbetalningsformuläret kan utfärdas tillsammans med den kvalificerade fakturan i ett enda dokument, förutsatt att den information som krävs för varje dokument ingår.

Anta till exempel att föregående månads rabattbelopp ingår i den aktuella månadens faktura. I så fall kan rabattbeloppet kvittas mot fakturabeloppet så att betalningsinformationen i transaktionen är konsekvent mellan enheter och kan inkluderas i ett enda dokument. Till följd av detta sammanfaller inte tidpunkten för återbetalningen med tidpunkten för det ursprungliga utfärdandet av det kvalificerade återbetalningsformuläret. Detta beror på att återbetalningen och mottagandet av begärt belopp inträffar samtidigt, medan formuläret för kvalificerad återbetalning utfärdades före återbetalningen.

Dessutom, när dokument konverteras till data för att följa Electronic Books Preservation Act, och behovet av en mer effektiv verksamhet fokuserad på digital omvandling ökar, ser många företag över sin bokföringsprogramvara och inför system som är kompatibla med fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act. När du digitaliserar dokument som uppfyller kriterierna för en kvalificerad faktura kan det vara till hjälp att använda ett enda system som kan hantera utfärdande, lagring och hantering av dokument.

Stripe kan skapa fakturor som uppfyller kraven och hantera olika fakturarelaterade behov. Stripe Invoicing hjälper dig att optimera din backoffice-verksamhet. I händelse av en återbetalning är en av funktionerna i Stripe Invoicing att du kan utfärda en kreditnota som uppfyller kraven för ett kvalificerat formulär för återbetalning.

Den automatiska beräkningen av konsumtionsskatt som ingår i Stripe Tax, som kan anpassas efter dina behov, automatiserar dessutom skattehanteringen för alla elektroniska transaktioner, vilket gör ditt företag smidigare och effektivare.

Transaktioner som är befriade från kravet på ett kvalificerat återbetalningsformulär

I vissa fall finns det inget behov av att skicka in ett kvalificerat formulär för återbetalning. Normalt ska säljaren utfärda ett sådant till köparen i samband med att köpeskillingen återbetalas, men det krävs inte i följande fall:

• Transaktioner där det returnerade beloppet är mindre än 10 000 yen, inklusive skatt
  Enligt "sammanfattningen av undantag från skyldigheten att leverera små returfakturor" i NTA är skyldigheten att leverera ett kvalificerat formulär för återbetalning för returer eller rabatter undantagen om det relevanta beskattningsunderlaget är mindre än 10 000 yen. Detta gäller även om återbetalningen avser en transaktion för vilken en kvalificerad faktura måste utfärdas.

• Om en transaktion inte kräver en kvalificerad faktura
  Om den ursprungliga transaktionen inte krävde en kvalificerad faktura är den också undantagen från kravet att skicka in ett kvalificerat formulär för återbetalning. När det till exempel gäller transaktioner där det är svårt att utfärda en kvalificerad faktura, t.ex. biljetter i kollektivtrafik som understiger 30 000 yen eller inköp av varor från varuautomater eller serviceautomater, finns det ett undantag enligt fakturasystemet, vilket innebär att inget av formulären behöver utfärdas. För mer information, se NTA:s "Guidance on the Qualified Invoice System (Invoice System) (P18)."