根据日本自 2023 年 10 月 1 日开始实施的账单制度，企业必须提供并保存合格账单，以获得消费税采购的抵扣。

合格账单只能由注册为合格账单业务运营商的纳税企业开具，并且必须符合账单制度中规定的详细要求。此外，账单制度还包括在商品退货或折扣时出具的合格退款申请表。与合格账单类似，合格退款申请表也是与采购税抵扣相关的重要文件。

本文解释了合格退款申请表的运作方式，基于它需要何时提供以及具体何时需要。

目录

• 什么是合格退款申请表？
  
• 什么时候需要合格退款申请表？
  
• 合格退款申请表的提供时间
  
• 合格退款申请表的要求和示例
  
• 免于提供合格退款申请表的交易
  

什么是合格退款申请表？

如上所述，合格退款申请表是在商品退货或给予商品价格折扣时必须出具的文件。

此表有时称为“退货账单”，必须由受消费税影响的纳税企业提供并保存，以申请采购抵扣。所有 B2B) 企业都需要充分了解合格退款申请表所需的信息及其出具时间。

此表适用于与纳税企业的交易，但不适用于涉及免税企业或一般客户的交易。

如果没有合格退款申请表会怎样？

合格退款申请表是正确计算销项税抵扣所必需的。

例如，如果买方退回商品，只有在卖方提交一份显示商品已退回的合格退款申请表时，买方才能扣除退回商品的销项税。因此，销项税抵扣的计算将不正确，销项税将会被少缴。

为避免这种情况，合格账单开具者必须出具合格退款申请表。在退货前出具并保留合格账单以及在退货后出具合格退款申请表，可以清楚证明交易流程，并允许计算正确的应纳税额。

请注意，如果卖方未能出具合格退款申请表，将与未出具合格账单时的处罚相同，卖方可能面临最长一年监禁或最高 50 万日元的罚款。有关更多信息，请参阅日本国税局 (NTA) 关于合格账单等文件的禁令和处罚。

合格退款申请表的保存

根据当前的账单制度，买卖双方都必须保存合格账单一段时间（卖方保存副本），以便买方企业申请采购抵扣。这对于合格退款申请表也是如此，因此企业需要妥善存储此表和合格账单。

根据 NTA 的规定，合格退款申请表的保存期为七年，从纳税期最后一天的两个月后开始计算。

此外，合格账单和合格退款申请表必须以纸质和电子格式保存。根据电子账簿保存法，任何以电子方式开具和交付的此类文件必须以电子方式存储，使得电子数据存储成为强制性要求。

什么时候需要合格退款申请表？

在卖方的纳税实体开具合格账单后，如因任何原因对买方进行补偿或退款类操作，则必须出具合格退款申请表。根据日本消费税 (JCT)，这被称为“销售对价返还”，以下是主要符合合格退款申请表要求的情况。

商品退货

当卖方因买方退货而补偿商品价格时，会出具合格申请。

商品折扣（在销售时给予商品价格折扣）

例如，如果买方以 50 万日元购买商品，随后卖方决定将商品价格降低 3 万日元，则会出具合格申请表。

销售奖励

销售奖励是支付给分销商和其他供应商的款项，以鼓励他们销售公司的产品。销售奖励也属于销售补偿的范畴。

例如，根据事先安排的合同，A 公司为每件 B 公司从 A 公司购买并销售的产品支付一定的销售奖励。

在这种情况下，当 B 公司（买方）在购买时向 A 公司（卖方）支付款项时，双方的交易就成立了。随后，A 公司在已售商品后向 B 公司支付应得的销售奖励。A 公司会向 B 公司开具一份合格退款申请表（但如果 B 公司为向 A 公司申请销售奖励而填写的奖励申请表符合合格退款申请表的要求，则 A 公司不需要再另行开具一张）。

基于业务量的分红

基于业务量的分红是按照每个成员的业务量分配给合作社成员（如商业和工业合作社）的盈余分配。例如，如果雇主是合伙企业的成员，当其收到来自合伙企业的分配时，他们可能会收到一份合格退款申请表。

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

合格退款申请表与合格账单一同出具

合格退款申请表可以与合格账单一起作为单一文件出具，只要每个文件所需的信息都包括在内。

例如，假设上个月的返利金额包含在本月的账单中。在这种情况下，返利金额可以与账单金额相抵，以便交易中的付款信息在实体之间保持一致，并且可以包含在单一文件中。因此，补偿的时间与合格退款申请表的最初出具时间不一致。这是因为退款与索赔金额的接收是同时进行的，而合格退款申请表实际上是在补偿之前出具的。

此外，随着文件被转化为数据以符合《电子账簿保存法》，以及对更加高效和数字化运营的需求不断增加，许多公司正在重新审视其会计软件，并引入与账单系统和《电子账簿保存法》兼容的系统。在将合格账单转为数字化文件时，使用一个可以处理文件出具、存储和管理的单一系统可能会有所帮助。

Stripe 可以创建合规账单并处理各种账单相关需求；Stripe Invoicing 将帮助您优化后勤运营。在退款的情况下，Stripe Invoicing 的一项功能是允许您出具一份符合合格退款申请表要求的贷项通知单。

此外，Stripe Tax 中所含的自动消费税计算功能可以根据您的需求进行定制，自动化处理所有电子交易的税务，使您的业务更加顺畅和高效。

免于提供合格退款申请表的交易

在某些情况下，无需提供合格退款申请表。通常情况下，当卖方退还销售对价时，必须向买方出具合格退款申请表，但在以下情况下不需要：

• 返还金额少于 10,000 日元（含税）的交易
  根据 NTA 的《小额退货账单交付义务的豁免摘要》，如果相关的应税金额少于 10,000 日元，则免于提供合格退款申请表。这适用于与需要出具合格账单的交易相关的返还。

• 交易不需要合格账单的情况
  如果原始交易不需要合格账单，则也不需要提交合格退款申请表。例如，对于难以出具合格账单的交易，如低于 30,000 日元的公共交通费用或从自动贩卖机或服务机购买商品的情况，根据账单系统的豁免规定，这两种文件都无需出具。详情请参考 NTA 的《合格账单制度（账单制度）指南(P18)》。