In base al Sistema di fatturazione giapponese entrato in vigore il 1° ottobre 2023, le attività devono emettere e conservare una fattura qualificata per ricevere un credito per gli acquisti soggetti all'imposta sui consumi.

Le fatture qualificate possono essere emesse solo da attività soggette a tassazione registrate come operatori commerciali con fatturazione qualificata e devono soddisfare i requisiti dettagliati stabiliti nel Sistema di fatturazione. Oltre a questo, il Sistema di fatturazione prevede un modulo di richiesta di rimborso qualificato emesso quando la merce viene restituita o scontata. Come la fattura qualificata, il modulo di richiesta di rimborso qualificato è un documento importante relativo al credito d'imposta sugli acquisti.

Questo articolo spiega come funziona il modulo di richiesta di rimborso qualificato, quando deve essere presentato ed esattamente quando è necessario.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un modulo di richiesta di rimborso qualificato?
  
• In quali casi è necessario un modulo di richiesta di rimborso qualificato?
  
• Quando è necessario presentare un modulo di richiesta di rimborso qualificato?
  
• Requisiti ed esempi di moduli di richiesta di rimborso qualificato
  
• Transazioni esenti dalla presentazione di un modulo di richiesta di rimborso qualificato
  

Cos'è un modulo di richiesta di rimborso qualificato?

Come accennato in precedenza, un modulo di richiesta di rimborso qualificato è un documento che deve essere emesso quando la merce viene restituita o quando viene concesso uno sconto sul prezzo della merce.

Questo modulo a volte denominato "fattura di reso" deve essere presentato e conservato dalle attività imponibili soggette all'imposta sui consumi per richiedere un credito sugli acquisti. Tutte le attività B2B devono essere pienamente consapevoli delle informazioni necessarie nel modulo di richiesta di rimborso qualificato e delle tempistiche di emissione.

Questo modulo è obbligatorio per le transazioni con imprese soggette a tassazione ma non per le transazioni che coinvolgono imprese esenti da tassazione o clienti generici.

Cosa succede se non si dispone di un modulo di richiesta di rimborso qualificato?

Il modulo di richiesta di rimborso qualificato è necessario per calcolare correttamente il credito d'imposta sulle vendite.

Ad esempio, se l'acquirente restituisce la merce, può detrarre l'imposta sulle vendite sulla merce restituita solo se il venditore presenta un modulo di richiesta di rimborso qualificato che dimostri che la merce è stata restituita. Di conseguenza, il calcolo del credito d'imposta sulle vendite non sarà corretto e l'imposta sulle vendite risulterà insufficiente.

Per evitare questa situazione, l'emittente della fattura qualificata deve emettere un modulo di richiesta di rimborso qualificato. Emettere e conservare una fattura qualificata prima della restituzione ed emettere e conservare una richiesta di rimborso qualificato dopo la restituzione fornisce una prova chiara del flusso della transazione e consente di calcolare l'importo corretto dell'imposta.

Tieni presente che se il venditore non emette un modulo di richiesta di rimborso qualificato, le stesse sanzioni si applicano a una fattura qualificata e il venditore potrebbe essere soggetto alla reclusione fino a un anno o a una multa fino a 500.000 yen. Per ulteriori informazioni, consulta i divieti e le sanzioni dell'Agenzia nazionale delle entrate (NTA) giapponese per la presentazione di fatture qualificate come documenti, ecc.

Conservazione dei moduli di richiesta di rimborso qualificato

Con l'attuale sistema di fatturazione, sia l'acquirente che il venditore devono conservare le fatture qualificate per un determinato periodo (il venditore ne conserva una copia) affinché l'attività dell'acquirente possa richiedere il credito sugli acquisti. Questo vale anche per i moduli di richiesta di rimborso qualificato, quindi è importante che le attività conservino correttamente sia questo modulo che le fatture qualificate.

Il periodo di conservazione per un modulo di richiesta di rimborso qualificato, come definito dall'Agenzia nazionale delle entrate, è di sette anni a partire da due mesi dopo l'ultimo giorno del periodo d'imposta.

Inoltre, le fatture qualificate e i moduli di richiesta di rimborso qualificato devono essere archiviati sia in formato cartaceo che elettronico. Ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act, tutti i documenti emessi e consegnati elettronicamente devono essere archiviati come tali, il che rende obbligatoria l'archiviazione elettronica dei dati.

In quali casi è necessario un modulo di richiesta di rimborso qualificato?

È necessario emettere un modulo di richiesta di rimborso qualificato quando viene effettuata un'azione di rimborso o simile nei confronti dell'acquirente per qualsivoglia motivo dopo che l'entità soggetta a tassazione del venditore ha emesso una fattura qualificata. Ai sensi dell'imposta sui consumi giapponese (JCT), questo è chiamato "Rimborso del corrispettivo per le vendite, ecc."; seguono i principali casi idonei per un modulo di richiesta di rimborso qualificato.

Resi prodotto

Viene emesso un reclamo qualificato quando il venditore rimborsa il prezzo della merce a causa della restituzione della merce da parte dell'acquirente.

Sconti sulla merce (quando viene concesso uno sconto sul prezzo della merce dopo la vendita)

Ad esempio, se l'acquirente acquista beni per 500.000 yen e successivamente il venditore decide di scontare i beni di 30.000 yen, verrà emesso un modulo di reclamo qualificato.

Incentivi alle vendite

Un incentivo alle vendite è il denaro pagato a distributori e altri venditori per incoraggiarli a vendere i prodotti dell'azienda. Anche un incentivo alle vendite rientra nella categoria del rimborso per le vendite.

Ad esempio, in base a un contratto prestabilito, l'Azienda A paga all'Azienda B un determinato incentivo alle vendite per ogni prodotto dell'Azienda A che l'Azienda B acquista e vende.

In questo caso, la transazione tra le due società viene stabilita quando l'Azienda B, l'acquirente, paga l'Azienda A, il venditore, al momento dell'acquisto. Successivamente, l'Azienda A versa all'Azienda B gli incentivi alle vendite dovuti al momento della vendita dei beni acquistati. L'Azienda A, a sua volta, emette un modulo di richiesta di rimborso qualificato all'Azienda B (tuttavia, se il modulo di richiesta di incentivo che l'Azienda B compila per richiedere gli incentivi alle vendite dall'Azienda A soddisfa i requisiti per un modulo di richiesta di rimborso qualificato, l'Azienda A, il venditore, non deve emetterne un altro).

Dividendi sul volume d'affari

I dividendi sul volume d'affari sono distribuzioni in eccesso pagate ai membri delle cooperative, come le cooperative commerciali e industriali, in proporzione all'importo dell'attività svolta da ciascun membro. Ad esempio, se il datore di lavoro è membro di una partnership, potrebbe ricevere un modulo di richiesta di rimborso qualificato quando riceve distribuzioni dalla partnership.

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

I moduli di richiesta di rimborso qualificato vengono emessi insieme alle fatture qualificate

Il modulo di richiesta di rimborso qualificato potrebbe essere emesso con la fattura qualificata in un unico documento, a condizione che siano incluse le informazioni richieste per ciascun documento.

Si supponga, ad esempio, che l'importo dello sconto del mese precedente sia incluso nella fattura del mese corrente. In tal caso, l'importo dello sconto può essere compensato con l'importo della fattura in modo che le informazioni di pagamento nella transazione siano coerenti tra le entità e possano essere incluse in un unico documento. Di conseguenza, la tempistica del rimborso non coincide con la tempistica dell'emissione iniziale del modulo di richiesta di rimborso qualificato. Questo perché il rimborso e la ricezione dell'importo della richiesta sono in contemporanea, mentre il modulo di richiesta di rimborso qualificato è stato effettivamente emesso prima del rimborso.

Inoltre, poiché i documenti vengono convertiti in dati per conformarsi all'Electronic Books Preservation Act e la necessità di operazioni più efficienti e orientate alla trasformazione digitale (DX) è in aumento, molte aziende stanno rivedendo i loro software di contabilità e introducendo sistemi compatibili con il Sistema di fatturazione e conformi all'Electronic Books Preservation Act. Quando si digitalizzano documenti che si qualificano come fatture qualificate, potrebbe essere utile utilizzare un unico sistema per l'emissione, l'archiviazione e la gestione dei documenti.

Stripe può creare fatture conformi e gestire varie esigenze correlate alle fatture; Stripe Invoicing ti aiuterà a ottimizzare le tue operazioni di back-office. In caso di rimborso, una delle caratteristiche di Stripe Invoicing è che ti consente di emettere una nota di credito che soddisfa i requisiti per un modulo di richiesta di rimborso qualificato.

Inoltre, il calcolo automatico dell'imposta sui consumi incluso in Stripe Tax, personalizzabile in base alle tue esigenze, automatizza l'elaborazione delle imposte per tutte le transazioni elettroniche, rendendo la tua attività più fluida ed efficiente.

Transazioni esenti dalla presentazione di un modulo per la richiesta di rimborso qualificato

In alcuni casi, non è necessario presentare un modulo di richiesta di rimborso qualificato. Normalmente, il venditore deve emetterne uno all'acquirente quando rimborsa il corrispettivo per una vendita, ma non è necessario nei seguenti casi:

• Transazioni in cui l'importo restituito è inferiore a 10.000 yen, tasse incluse
  Secondo il "riepilogo delle esenzioni dall'obbligo di consegnare fatture di reso di piccolo importo" dell'Agenzia nazionale delle entrate, l'obbligo di presentare un modulo di richiesta di rimborso qualificato per resi o sconti decade se la relativa base imponibile è inferiore a 10.000 yen. Questo vale anche se il rimborso si riferisce a una transazione per la quale è necessario emettere una fattura qualificata.

• Casi in cui una transazione non richiede una fattura qualificata
  Se la transazione originale non richiedeva una fattura qualificata, è anche esente dall'obbligo di inviare un modulo di richiesta di rimborso qualificato. Ad esempio, nel caso di transazioni per le quali è difficile emettere una fattura qualificata, come le tariffe per i trasporti pubblici inferiori a 30.000 yen o l'acquisto di beni da macchine o distributori automatici, è prevista un'esenzione in base al Sistema di fatturazione, quindi non è necessario emettere nessuno dei due moduli. Per ulteriori informazioni, consulta la "Guida al Sistema di fatturazione qualificata (Sistema di fatturazione) (P18) dell'Agenzia nazionale delle entrate.