En vertu du système de facturation du Japon, qui est entré en vigueur le 1er octobre 2023, les entreprises doivent envoyer et conserver une facture admissible afin de recevoir un crédit pour les achats effectués au titre de la taxe à la consommation.

Les factures admissibles ne peuvent être émises que par des entreprises assujetties à l’impôt enregistrées en tant qu'opérateurs commerciaux de facturation admissibles et elles doivent satisfaire aux exigences détaillées énoncées dans le système de facturation. En outre, le système de facturation contient un formulaire de demande de remboursement admissible émis lors du retour ou de la réduction des marchandises. À l’instar de la facture admissible, le formulaire de demande de remboursement admissible est un document important lié au crédit de taxe à l’achat.

Cet article explique comment fonctionne le formulaire de demande de remboursement admissible, en fonction de la date à laquelle il doit être envoyé et du moment exact où il est requis.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un formulaire de demande de remboursement admissible?
  
• Quand un formulaire de demande de remboursement admissible est-il requis?
  
• Délai de mise à disposition d’un formulaire de demande de remboursement admissible
  
• Exigences et exemples de formulaires de demande de remboursement admissibles
  
• Transactions exemptées de la fourniture d’un formulaire de demande de remboursement admissible
  

Qu’est-ce qu’un formulaire de demande de remboursement admissible?

Comme mentionné ci-dessus, un formulaire de demande de remboursement admissible est un document qui doit être émis lors du retour des marchandises ou lorsqu’une réduction est accordée sur le prix des marchandises.

Ce formulaire est parfois appelé « facture de retour » et doit être fourni et conservé par les entreprises assujetties à la taxe à la consommation pour demander un crédit d’achat. Toutes les entreprises qui effectuent des transactions interentreprises doivent être pleinement conscientes des informations requises pour le formulaire de demande de remboursement admissible et de la date à laquelle il doit être émis.

Ce formulaire est requis pour les transactions avec des entreprises imposables, mais pas pour celles impliquant des entreprises exonérées d’impôt ou des clients généraux.

Que se passe-t-il si vous n’avez pas de formulaire de demande de remboursement admissible?

Le formulaire de demande de remboursement admissible est requis pour calculer correctement le crédit de taxe de vente.

Par exemple, si l’acheteur retourne les marchandises, il ne peut déduire la taxe de vente sur les marchandises retournées que si le vendeur soumet un formulaire de demande de remboursement admissible indiquant que les marchandises ont été retournées. Par conséquent, le calcul du crédit de taxe de vente sera incorrect et la taxe de vente sera sous-payée.

Pour éviter cette situation, l’émetteur de facture admissible doit envoyer un formulaire de demande de remboursement admissible. L’émission et la conservation de la facture admissible avant le retour et du formulaire de demande de remboursement admissible après celle-ci fournissent une preuve claire du flux de transaction et permettent de calculer le montant correct de la taxe due.

Notez que si le vendeur n’émet pas de formulaire de demande de remboursement admissible, les mêmes pénalités s’appliquent à une facture admissible, et le vendeur peut être passible d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à un an ou d’une amende pouvant aller jusqu’à 500 000 ¥. Pour plus d’informations, veuillez consulter la section interdictions et pénalités de la National Tax Agency (NTA) du Japon pour la livraison de factures admissibles telles que des documents, etc.

Conservation des formulaires de demande de remboursement admissibles

Dans le cadre du système de facturation actuel, l’acheteur et le vendeur doivent conserver les factures admissibles pendant une certaine période (le vendeur en conserve une copie) pour que l’entreprise de l’acheteur puisse faire une demande de crédit pour les achats. Il en va de même pour les formulaires de demande de remboursement admissibles, il est donc important que les entreprises conservent correctement ce formulaire et les factures admissibles.

La période de conservation d’un formulaire de demande de remboursement admissible, telle que définie par la NTA, est de sept ans, à compter du jour deux mois suivant le dernier jour de la période imposable.

De plus, les factures admissibles et les formulaires de demande de remboursement admissibles doivent être conservés en format papier et en format électronique. En vertu de la Electronic Books Preservation Act, tous les documents émis et transmis par voie électronique doivent être stockés en tant que tels, ce qui rend obligatoire le stockage électronique des données.

Quand un formulaire de demande de remboursement admissible est-il requis?

Un formulaire de demande de remboursement admissible doit être émis lorsqu’une action de remboursement ou de type remboursement est effectuée à l’acheteur, pour quelque raison que ce soit, après que l’entité imposable du vendeur a émis une facture admissible. Dans le cadre de la taxe japonaise sur la consommation (JCT), cela s’appelle « Remboursement de la contrepartie des ventes, etc. » et voici les principaux cas admissibles à un formulaire de demande de remboursement admissible.

Retours de produits

Une demande admissible est émise lorsque le vendeur rembourse le prix des marchandises en raison du retour des marchandises par l’acheteur.

Réductions sur la marchandise (lorsqu’une réduction sur le prix de la marchandise est accordée après le moment de la vente)

Par exemple, si l’acheteur achète des marchandises pour 500 000 ¥ et que le vendeur décide ensuite de réduire les marchandises de 30 000 ¥, un formulaire de demande admissible sera émis.

Incitations à la vente

Une incitation à la vente est de l’argent versé aux distributeurs et autres vendeurs pour les encourager à vendre les produits de l’entreprise. Une incitation à la vente entre également dans la catégorie du remboursement des ventes.

Par exemple, dans le cadre d’un contrat préétabli, l’entreprise A verse à l’entreprise B une certaine incitation à la vente pour chaque produit que l’entreprise B achète et vend de l’entreprise A.

Dans ce cas, la transaction entre eux est établie lorsque l’entreprise B, l’acheteur, paie l’entreprise A, le vendeur, au moment de l’achat. Par la suite, l’entreprise A verse à l’entreprise B les incitations à la vente dues lors de la vente des biens achetés. L’entreprise A, à son tour, envoie un formulaire de demande de remboursement admissible à l’entreprise B (toutefois, si le formulaire de demande d’incitation que l’entreprise B remplit pour réclamer des incitatifs à la vente auprès de l’entreprise A répond aux exigences d’un formulaire de demande de remboursement admissible, l’entreprise A, le vendeur, n’a pas besoin d’en émettre un autre).

Dividendes sur le volume d’affaires

Les dividendes sur le volume d’affaires sont des distributions d’excédents versées aux membres de coopératives, comme les coopératives commerciales et industrielles, proportionnellement au volume d’affaires réalisé par chaque membre. Par exemple, si l’employeur est membre d’une société de personnes, il peut recevoir un formulaire de demande de remboursement admissible lorsqu’il reçoit des distributions de la société de personnes.

Délai de mise à disposition d’un formulaire de demande de remboursement admissible

Un formulaire de demande de remboursement admissible doit être émis lorsque le « retour de contrepartie pour vente » décrit à la section précédente est effectivement effectué. Il n’est pas émis par le vendeur lors de la confirmation du retour, mais au moment du traitement du remboursement.

Toutefois, dans des cas tels que l’incitation à la vente décrite précédemment, si l’acheteur émet un avis de paiement au vendeur et en conserve une copie pour demander le crédit de taxe à l’achat, le vendeur n’est pas tenu d’émettre un formulaire de demande de remboursement admissible si cet avis de paiement répond aux exigences.

Une mise en garde : n’oubliez pas que, contrairement à un formulaire de demande de remboursement admissible, une facture admissible est généralement émise lorsque la demande est finalisée.

Exigences et exemples de formulaires de demande de remboursement admissibles

Il n’existe pas de règles spécifiques concernant le format ou le style de rédaction du formulaire de demande de remboursement admissible, mais ces informations doivent être exactes et simples à comprendre.

1. Nom et numéro d’enregistrement de l’entité de facturation admissible
   Nom de l’entité qui émet le formulaire de demande de remboursement admissible (nom pour les propriétaires uniques) et numéro d’enregistrement.

2. Date de retour, etc.
   Étant donné qu’un formulaire de demande de remboursement admissible est émis au moment du retour, la date à laquelle il a été effectué doit être indiquée comme date d’émission du document. Cela permettra de préciser quand elle doit être appliquée au calcul de la taxe à la consommation.

3. Date de l’opération à laquelle le retour, etc. a été effectué
   Indiquez la date de la transaction d’origine qui correspond au retour afin de savoir quelles ventes antérieures ont fait l’objet d’une réduction ou d’un retour.

4. Les informations sur la transaction, comme les retours, etc. (indiquant que l’article est soumis au taux de taxe réduit)
   Incluez une description des biens ou services concernés, afin de savoir clairement lesquels font l’objet d’une réduction ou d’un retour. Si l’un de ces articles est soumis au taux de taxe réduit, utilisez « * » pour l’article concerné et indiquez qu’il est également soumis au taux de taxe réduit (8 %) dans une case séparée.

5. Montant total des retours, etc., ventilé par taux de taxe (taxes en sus ou taxes comprises)
   Montant total des retours, etc., ventilé selon le taux de taxe normal de 10 % et le taux de taxe réduit de 8 %. Vous pouvez exclure ou inclure les taxes, mais assurez-vous de l’indiquer clairement.

6. La taxe à la consommation sur le montant du remboursement, etc., ou le taux de taxe applicable
   Total de la taxe à la consommation sur le montant du remboursement, ventilé par taux de taxe. Il est également possible d’indiquer le taux de taxe applicable et d’indiquer les deux.

Exemple de formulaire de demande de remboursement admissible

Vous trouverez ci-dessous un exemple de formulaire de demande de remboursement admissible qui contient les informations énumérées ci-dessus.

Les formulaires de demande de remboursement admissibles sont émis en même temps que les factures admissibles

Le formulaire de demande de remboursement admissible peut être envoyé avec la facture admissible en un seul document, à condition que les informations requises pour chaque document soient incluses.

Par exemple, supposons que le montant de la réduction du mois précédent soit inclus dans la facture du mois en cours. Dans ce cas, le montant de la réduction peut être déduit du montant de la facture afin que les informations de paiement de la transaction soient cohérentes entre les entités et puissent être incluses dans un document unique. Par conséquent, le moment du remboursement ne coïncide pas avec celui de l’émission initiale du formulaire de demande de remboursement admissible. Cela s’explique par le fait que le remboursement et la réception du montant de la demande sont concomitants, alors que le formulaire de demande de remboursement admissible a en fait été émis avant le remboursement.

De plus, à mesure que les documents sont convertis en données pour se conformer à la Electronic Books Preservation Act, et que le besoin d’opérations plus efficaces et axées sur la transformation numérique augmente, de nombreuses entreprises revoient leur logiciel de comptabilité et introduisent des systèmes compatibles avec le système de facturation et la Electronic Books Preservation Act. Lors de la numérisation de documents considérés comme des factures admissibles, il peut être utile d’utiliser un système unique capable de gérer l’émission, le stockage et la gestion des documents.

Stripe peut créer des factures conformes et répondre à divers besoins liés à la facturation. Stripe Invoicing vous aidera à optimiser vos opérations dorsales. En cas de remboursement, l’une des caractéristiques de Stripe Invoicing est qu’il vous permet d’émettre une note de crédit répondant aux exigences d’un formulaire de demande de remboursement admissible.

De plus, le calcul automatique de la taxe à la consommation inclus avec Stripe Tax, qui peut être personnalisé selon vos besoins, automatise le traitement des taxes pour toutes les transactions électroniques, ce qui rend votre entreprise plus fluide et plus efficace.

Transactions exemptées de la fourniture d’un formulaire de demande de remboursement admissible

Dans certains cas, il n’est pas nécessaire de fournir un formulaire de demande de remboursement admissible. Normalement, le vendeur doit en émettre un à l’acheteur lorsqu’il rembourse la contrepartie d’une vente, mais cela n’est pas obligatoire dans les cas ci-dessous :

• Transactions dont le montant restitué est inférieur à 10 000 ¥ TTC
  D’après le «résumé des exemptions de l’obligation d’envoyer des factures pour des retours de faible valeur» de la NTA, l’obligation de remettre un formulaire de demande de remboursement admissible pour les retours ou les réductions est exonérée si le montant imposable concerné est inférieur à 10 000 ¥. Cela s’applique même si le remboursement concerne une transaction pour laquelle une facture admissible doit être émise.

• Lorsqu’une transaction ne nécessite pas de facture admissible
  Si la transaction initiale ne nécessitait pas de facture admissible, elle est également exemptée de l’obligation de soumettre un formulaire de demande de remboursement admissible. Par exemple, dans le cas de transactions pour lesquelles il est difficile d’émettre une facture admissible, telles que les tarifs de transport public inférieurs à 30 000 ¥ ou les achats de biens auprès de distributeurs automatiques ou de distributeurs automatiques, il existe une exemption dans le cadre du système de facturation, ce qui signifie qu’aucun des deux formulaires ne doit être émis. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le document de la NTA intitulé « Guidance on the Qualified Invoice System (Invoice System) (P18) ».