Enligt Japans fakturasystem, som trädde i kraft den 1 oktober 2023, måste företag leverera och hålla en kvalificerad faktura för att få dra av konsumtionsskatten på inköp.

Kvalificerade fakturor kan endast utfärdas av beskattningsbara företag som är registrerade som kvalificerade fakturerande näringsidkare och måste uppfylla de detaljerade krav som anges i fakturasystemet. Utöver detta innehåller fakturasystemet ett kvalificerat återbetalningsformulär som utfärdas när varor returneras eller rabatteras. Precis som den kvalificerade fakturan är det kvalificerade återbetalningsformuläret ett viktigt dokument relaterat till avdrag för moms.

I den här artikeln förklarar vi hur det kvalificerade återbetalningsformuläret fungerar, baserat på när det behöver skickas in och när exakt det krävs.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett kvalificerat formulär för återbetalning?
  
• När krävs ett kvalificerat formulär för återbetalning?
  
• Tidpunkt för tillhandahållande av ett kvalificerat formulär för begäran om återbetalning
  
• Krav och exempel på kvalificerade återbetalningsformulär
  
• Transaktioner som är befriade från kravet på ett kvalificerat formulär för återbetalning
  

Vad är ett kvalificerat formulär för återbetalning?

Som nämnts ovan är ett kvalificerat formulär för återbetalning ett dokument som måste utfärdas när varor returneras eller när en rabatt ges på priset på varorna.

Detta formulär kallas ibland för "returfaktura" och måste tillhandahållas och hållas av beskattningsbara företag som omfattas av konsumtionsskatt för att kunna dra av konsumtionsskatten. Alla B2B-företag måste vara fullt medvetna om den information som krävs för formuläret för kvalificerad återbetalning och när det måste utfärdas.

Detta formulär krävs för transaktioner med skattepliktiga företag, men inte för transaktioner som involverar skattebefriade företag eller allmänna kunder.

Vad händer om du inte har ett kvalificerat formulär för återbetalning?

Formuläret för kvalificerad återbetalning krävs för att beräkna momsavdraget korrekt.

Till exempel, om köparen returnerar varorna, kan de bara dra av momsen på de returnerade varorna om säljaren lämnar in ett kvalificerat återbetalningsformulär som visar att varorna returnerades. Som ett resultat kommer beräkningen av momsavdraget att vara felaktigt och den moms som betalas in kommer att vara lägre än vad den borde vara.

För att undvika detta måste den kvalificerade fakturautfärdaren utfärda ett kvalificerat formulär för återbetalning. Att utfärda och hålla den kvalificerade fakturan före returen och det kvalificerade återbetalningsformuläret efter den ger tydliga bevis på transaktionsflödet och gör det möjligt att beräkna det korrekta skattebeloppet.

Observera att om säljaren underlåter att utfärda ett kvalificerat formulär för återbetalning gäller samma påföljder som för en kvalificerad faktura, och säljaren kan bli dömas till fängelse i upp till ett år eller till böter på upp till 500 000 yen. För mer information, se det japanska skatteverkets (NTA) förbud och påföljder för leverans av kvalificerade fakturor som dokument etc.

Kvarhållande av kvalificerade formulär för återbetalning

Enligt det nuvarande fakturasystemet måste både köpare och säljare behålla kvalificerade fakturor under en viss period (säljaren behåller en kopia) för att köparens företag ska kunna göra avdrag för momsen. Detta gäller även för kvalificerade återbetalningsformulär, så det är viktigt för företag att lagra både formulär och kvalificerade fakturor på rätt sätt.

Lagringsperioden för kvalificerade återbetalningsformulär, såsom den definieras i NTA, är sju år, med början två månader efter beskattningsperiodens sista dag.

Dessutom måste kvalificerade fakturor och kvalificerade återbetalningsformulär lagras i både pappersformat och elektroniskt format. Enligt Electronic Books Preservation Act ska alla handlingar som utfärdas och levereras elektroniskt lagras som sådana, vilket gör elektronisk datalagring obligatorisk.

När krävs ett kvalificerat formulär för återbetalning?

Ett kvalificerat återbetalningsformulär måste utfärdas när en återbetalning eller återbetalningsliknande åtgärd görs till köparen av någon anledning efter att säljarens skattepliktiga enhet har utfärdat en kvalificerad faktura. Enligt den japanska konsumtionsskatten (JCT) kallas detta "återbetalning av vederlag för försäljning etc." och följande är de huvudfall som är berättigade till ett kvalificerat formulär för återbetalning.

Returer av produkter

Ett kvalificerat återbetalningsformulär utfärdas när säljaren återbetalar varans pris på grund av köparens retur av varan.

Rabatter på varor (när en rabatt på varornas pris ges efter försäljningstillfället)

Till exempel, om köparen köper varor för 500 000 JPY och säljaren sedan bestämmer sig för att rabattera varorna med 30 000 yen, kommer ett kvalificerat återbetalningsformulär att utfärdas.

Försäljningsincitament

Ett försäljningsincitament är pengar som betalas till distributörer och andra leverantörer för att uppmuntra dem att sälja företagets produkter. Ett säljincitament hör också till kategorin ersättning för försäljning.

Till exempel, enligt ett i förväg uppgjort kontrakt, betalar företag A ett visst försäljningsincitament till företag B för varje produkt som företag B köper och säljer från företag A.

I detta fall fastställs transaktionen mellan dem när företag B, köparen, betalar företag A, säljaren, vid köptillfället. Därefter betalar företag A de försäljningsincitament som ska betalas till företag B vid försäljning av de köpta varorna. Företag A utfärdar i sin tur ett kvalificerat återbetalningsformulär till företag B (om det formulär om incitament som företag B fyller i för att göra anspråk på försäljningsincitament från företag A uppfyller kraven för ett kvalificerat återbetalningsformulär, behöver dock företag A, säljaren, inte utfärda ett nytt).

Utdelning på affärsvolym

Volymutdelningar är överskottsutdelningar som betalas ut till medlemmar i kooperativ – till exempel handels- och industrikooperativ – i proportion till den affärsvolym som varje medlem bedrivit. Till exempel, om arbetsgivaren är medlem i ett partnerskap, kan de få ett kvalificerat återbetalningsformulär när de tar emot utdelningar från partnerskapet.

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

Kvalificerade återbetalningsformulär utfärdas tillsammans med kvalificerade fakturor

Det kvalificerade återbetalningsformuläret kan utfärdas tillsammans med den kvalificerade fakturan i ett enda dokument, förutsatt att den information som krävs för varje dokument ingår.

Anta till exempel att föregående månads rabattbelopp ingår i den aktuella månadens faktura. I så fall kan rabattbeloppet kvittas mot fakturabeloppet så att betalningsinformationen i transaktionen är konsekvent mellan enheter och kan inkluderas i ett enda dokument. Till följd av detta sammanfaller inte tidpunkten för återbetalningen med tidpunkten för det ursprungliga utfärdandet av det kvalificerade återbetalningsformuläret. Detta beror på att återbetalningen och mottagandet av begärt belopp inträffar samtidigt, medan formuläret för kvalificerad återbetalning utfärdades före återbetalningen.

Dessutom, när dokument konverteras till data för att följa Electronic Books Preservation Act, och behovet av en mer effektiv verksamhet fokuserad på digital omvandling ökar, ser många företag över sin bokföringsprogramvara och inför system som är kompatibla med fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act. När du digitaliserar dokument som uppfyller kriterierna för en kvalificerad faktura kan det vara till hjälp att använda ett enda system som kan hantera utfärdande, lagring och hantering av dokument.

Stripe kan skapa fakturor som uppfyller kraven och hantera olika fakturarelaterade behov. Stripe Invoicing hjälper dig att optimera din backoffice-verksamhet. I händelse av en återbetalning är en av funktionerna i Stripe Invoicing att du kan utfärda en kreditnota som uppfyller kraven för ett kvalificerat formulär för återbetalning.

Den automatiska beräkningen av konsumtionsskatt som ingår i Stripe Tax, som kan anpassas efter dina behov, automatiserar dessutom skattehanteringen för alla elektroniska transaktioner, vilket gör ditt företag smidigare och effektivare.

Transaktioner som är befriade från kravet på ett kvalificerat återbetalningsformulär

I vissa fall finns det inget behov av att skicka in ett kvalificerat formulär för återbetalning. Normalt ska säljaren utfärda ett sådant till köparen i samband med att köpeskillingen återbetalas, men det krävs inte i följande fall:

• Transaktioner där det returnerade beloppet är mindre än 10 000 yen, inklusive skatt
  Enligt "sammanfattningen av undantag från skyldigheten att leverera små returfakturor" i NTA är skyldigheten att leverera ett kvalificerat formulär för återbetalning för returer eller rabatter undantagen om det relevanta beskattningsunderlaget är mindre än 10 000 yen. Detta gäller även om återbetalningen avser en transaktion för vilken en kvalificerad faktura måste utfärdas.

• Om en transaktion inte kräver en kvalificerad faktura
  Om den ursprungliga transaktionen inte krävde en kvalificerad faktura är den också undantagen från kravet att skicka in ett kvalificerat formulär för återbetalning. När det till exempel gäller transaktioner där det är svårt att utfärda en kvalificerad faktura, t.ex. biljetter i kollektivtrafik som understiger 30 000 yen eller inköp av varor från varuautomater eller serviceautomater, finns det ett undantag enligt fakturasystemet, vilket innebär att inget av formulären behöver utfärdas. För mer information, se NTA:s "Guidance on the Qualified Invoice System (Invoice System) (P18)."