Nach dem japanischen Rechnungssystem, das am 1. Oktober 2023 in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen eine qualifizierte Rechnung liefern und aufbewahren, um eine Gutschrift für Verbrauchssteuerkäufe zu erhalten.

Qualifizierte Rechnungen können nur von steuerpflichtigen Unternehmen ausgestellt werden, die als qualifizierte Rechnungssteller registriert sind, und müssen die detaillierten Anforderungen des Rechnungssystems erfüllen. Darüber hinaus enthält das Rechnungssystem ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche, das bei Warenretouren oder -rabatten ausgestellt wird. Wie die qualifizierte Rechnung ist auch das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche ein wichtiges Dokument im Zusammenhang mit der Erwerbssteuergutschrift.

In diesem Artikel wird erläutert, wie das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche funktioniert, je nachdem, wann genau es übermittelt werden muss und wann genau es erforderlich ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche?
  
• Wann ist ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche erforderlich?
  
• Zeitpunkt der Übermittlung eines Formulars für qualifizierte Rückerstattungsansprüche
  
• Anforderungen und Beispiele für Formulare für qualifizierte Rückerstattungsansprüche
  
• Transaktionen, für die kein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche erforderlich ist
  

Was ist ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche?

Wie bereits erwähnt, ist ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche ein Dokument, das bei der Rücksendung von Waren oder bei der Gewährung eines Rabatts auf den Warenpreis ausgestellt werden muss.

Dieses Formular wird manchmal auch als „Retourenrechnung“ bezeichnet und muss von steuerpflichtigen Unternehmen, die der Verbrauchssteuer unterliegen, bereitgestellt und aufbewahrt werden, um einen Erwerbssteuergutschrift zu beantragen. Alle B2B-Unternehmen müssen genau wissen, welche Informationen für das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche erforderlich sind und wann es ausgestellt werden muss.

Dieses Formular ist für Transaktionen mit steuerpflichtigen Unternehmen erforderlich, aber nicht für Transaktionen mit steuerbefreiten Unternehmen oder allgemeiner Kundschaft.

Was passiert, wenn Sie kein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche haben?

Das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche ist erforderlich, um die Verkaufssteuergutschrift korrekt zu berechnen.

Wenn Ware beispielsweise zurückgesendet wird, kann die Verkaufssteuer auf die zurückgesendete Ware nur dann abgezogen werden, wenn die Verkäufer/innen ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche einreichen, aus dem hervorgeht, dass die Waren retourniert wurden. Ansonsten wird die Verkaufssteuergutschrift falsch berechnet und zu wenig Verkaufssteuer bezahlt.

Um dies zu vermeiden, muss der qualifizierte Rechnungssteller ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche ausstellen. Die Ausstellung und Aufbewahrung der qualifizierten Rechnung vor der Retoure und des Formulars für qualifizierte Rückerstattungsansprüche nach der Retoure liefern einen eindeutigen Nachweis für den Transaktionsablauf und ermöglicht die korrekte Berechnung des fälligen Steuerbetrags.

Beachten Sie, dass beim Versäumnis, ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche auszustellen, die gleichen Strafen wie für eine qualifizierte Rechnung gelten. Verkäufer/innen müssen dann mit einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder einem Bußgeld von bis zu 500.000 ¥ rechnen. Weitere Informationen finden Sie in den Verboten und Strafen der japanischen nationalen Steuerbehörde (NTA) für die Übermittlung qualifizierter Rechnungen wie Dokumente usw.

Aufbewahrung von Formularen für qualifizierte Rückerstattungsansprüche

Nach dem derzeitigen Rechnungssystem müssen sowohl Käufer/innen als auch Verkäufer/innen qualifizierte Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren (Verkäufer/innen bewahren eine Kopie auf), damit das Käuferunternehmen die Gutschrift für Käufe beanspruchen kann. Dies gilt auch für Formulare für qualifizierte Rückerstattungsansprüche, weshalb es für Unternehmen wichtig ist, sowohl dieses Formular als auch qualifizierte Rechnungen ordnungsgemäß aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist für ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche gemäß der Definition der NTA beträgt sieben Jahre und beginnt zwei Monate nach dem letzten Tag des Besteuerungszeitraums.

Darüber hinaus müssen qualifizierte Rechnungen und Formulare für qualifizierte Rückerstattungsansprüche sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form gespeichert werden. Nach dem Gesetz über die Bewahrung elektronischer Bücher müssen solche Dokumente, die elektronisch ausgestellt und übermittelt werden, als solche aufbewahrt werden, sodass die elektronische Datenspeicherung obligatorisch ist.

Wann ist ein qualifiziertes Formular für Rückerstattungsansprüche erforderlich?

Ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche muss ausgestellt werden, wenn eine Erstattung oder eine erstattungsähnliche Maßnahme aus irgendeinem Grund durchgeführt wird, nachdem die Steuereinheit der Verkäufer/innen eine qualifizierte Rechnung ausgestellt hat. Nach der japanischen Verbrauchssteuer (JCT) wird dies als „Rückerstattung der Gegenleistung für Verkäufe usw.“ bezeichnet. Die folgenden Situationen sind die Hauptfälle, die für ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche infrage kommen.

Produktretouren

Ein qualifizierter Anspruch liegt vor, wenn Verkäufer/innen den Preis der Ware aufgrund einer Retoure erstatten.

Warenrabatte (wenn ein Preisnachlass auf die Ware nach dem Verkaufszeitpunkt gewährt wird)

Wenn Käufer/innen beispielsweise Waren für 500.000 ¥ kauft und Verkäufer/innen dann beschließen, die Waren um 30.000 ¥ zu reduzieren, wird ein Formular für qualifizierte Ansprüche ausgestellt.

Verkaufsanreiz

Ein Verkaufsanreiz ist Geld, das an Händler und andere Anbieter gezahlt wird, um diese zum Verkauf der Produkte des Unternehmens anzuregen. Ein Verkaufsanreiz fällt ebenfalls in die Kategorie der Rückerstattung für Verkäufe.

Beispielsweise zahlt Unternehmen A im Rahmen eines im Voraus vereinbarten Vertrags Unternehmen B einen bestimmten Verkaufsanreiz für jedes Produkt, das Unternehmen B von Unternehmen A kauft und verkauft.

In diesem Fall kommt die Transaktion zwischen ihnen zustande, wenn Unternehmen B, der Käufer, Unternehmen A, den Verkäufer, zum Zeitpunkt des Kaufs bezahlt. Anschließend zahlt Unternehmen A den Verkaufsanreiz an Unternehmen B aus, der beim Verkauf der gekauften Waren fällig werden. Unternehmen A seinerseits stellt ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche an Unternehmen B aus (wenn jedoch das Formular für den Anreizanspruch, das Unternehmen B ausfüllt, um Verkaufsanreize von Unternehmen A zu beanspruchen, die Anforderungen für ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche erfüllt, muss Unternehmen A, der Verkäufer, kein weiteres Formular ausstellen).

Dividenden auf das Geschäftsvolumen

Dividenden auf das Geschäftsvolumen sind Überschussausschüttungen, die an Mitglieder von Genossenschaften – wie Handels- und Industriegenossenschaften – im Verhältnis zum Geschäftsvolumen gezahlt werden, das jedes Mitglied getätigt hat. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise Mitglied einer Partnerschaft ist, erhält er möglicherweise ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche, wenn er Ausschüttungen von der Partnerschaft erhält.

Zeitpunkt der Übermittlung eines Formulars für qualifizierte Rückerstattungsansprüche

Ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche muss ausgestellt werden, wenn die im vorherigen Abschnitt beschriebene „Rückerstattung der Gegenleistung für Verkäufe“ tatsächlich erfolgt ist. Es wird nicht bei der Bestätigung der Retoure ausgestellt, sondern bei der Abwicklung der Rückerstattung.

In Fällen wie der Verkaufsförderung ist, wenn der/die Käufer/in dem Verkäufer eine Zahlungsaufforderung ausstellt und eine Kopie einbehält, um die Kaufsteuergutschrift zu beantragen, der/die Verkäufer/in nicht verpflichtet, ein qualifiziertes Formular für einen Rückerstattungsantrag auszustellen, wenn diese Zahlungsaufforderung die Anforderungen erfüllt.

Achtung: Denken Sie daran, dass im Gegensatz zu einem Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche in der Regel eine qualifizierte Rechnung ausgestellt wird, wenn der Anspruch abgeschlossen ist.

Anforderungen und Beispiele für Formulare für qualifizierte Rückerstattungsansprüche

Es gibt keine spezifischen Regeln bezüglich des Formats oder Schreibstils des Formulars für qualifizierte Rückerstattungsansprüche, aber die folgenden Informationen müssen korrekt und einfach zu verstehen sein.

1. Name und Registrierungsnummer der qualifizierten Rechnungsstellungseinheit
   Name des Unternehmens, das das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche ausstellt, (Name bei Einzelunternehmen) und Registrierungsnummer.

2. Datum der Retoure usw.
   Da ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche zum Zeitpunkt der Retoure ausgestellt wird, muss das jeweilige Datum als Ausstellungsdatum des Dokuments angegeben werden. Dadurch wird geklärt, wann es auf die Berechnung der Verbrauchssteuer anzuwenden ist.

3. Datum der Transaktion, für das die Retoure usw. erfolgt ist
   Geben Sie das Datum der ursprünglichen Transaktion mit der Retoure an, damit klar ist, welche früheren Verkäufe rabattiert oder retourniert wurden.

4. Details der Transaktion, wie z. B. Retouren usw. (die angeben, dass der Artikel dem ermäßigten Steuersatz unterliegt)
   Fügen Sie eine Beschreibung der entsprechenden Waren oder Dienstleistungen bei, damit klar ist, welche rabattiert oder retourniert werden. Wenn einer dieser Artikel dem ermäßigten Steuersatz unterliegt, verwenden Sie „*“ für den betreffenden Artikel und geben Sie in einem separaten Feld an, dass er auch dem ermäßigten Steuersatz (8 %) unterliegt.

5. Gesamtbetrag der Retouren usw., aufgeschlüsselt nach Steuersatz (ohne oder mit Steuer)
   Gesamtbetrag der Steuererklärungen usw., aufgeschlüsselt nach dem Regelsteuersatz von 10 % und dem ermäßigten Steuersatz von 8 %. Steuern können ein- oder ausgeschlossen werden, beides muss aber deutlich angegeben werden.

6. Verbrauchssteuer auf den Betrag der Retoure usw. oder der anwendbare Steuersatz
   Gesamtverbrauchssteuer auf den Erstattungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz. Alternativ kann der entsprechende Steuersatz aufgeführt werden oder auch beides.

Beispiel für ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche, das die oben aufgeführten Details enthält.

Formulare für qualifizierte Rückerstattungsansprüche werden zusammen mit qualifizierten Rechnungen ausgestellt

Das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche kann zusammen mit der qualifizierten Rechnung in einem einzigen Dokument ausgestellt werden, vorausgesetzt, die erforderlichen Informationen für jedes Dokument sind enthalten.

Angenommen, der Erstattungsbetrag des Vormonats ist in der Rechnung des aktuellen Monats enthalten. In diesem Fall kann der Erstattungsbetrag mit dem Rechnungsbetrag verrechnet werden, sodass die Zahlungsinformationen in der Transaktion zwischen den Einheiten konsistent sind und in einem einzigen Dokument enthalten sein können. Folglich stimmt der Zeitpunkt der Erstattung nicht mit dem Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung des qualifizierten Formulars für qualifizierte Rückerstattungsansprüche überein. Dies liegt daran, dass die Rückerstattung und der Erhalt des Anspruchsbetrags gleichzeitig sind, während das Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche tatsächlich vor der Rückerstattung ausgestellt wurde.

Da Dokumente in Daten umgewandelt werden, um dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher zu entsprechen, und der Bedarf an effizienteren und DX-orientierten Abläufen steigt, überprüfen zudem viele Unternehmen ihre Buchhaltungssoftware und führen Systeme ein, die mit dem Rechnungssystem und dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher kompatibel sind. Bei der Digitalisierung von Dokumenten, die als qualifizierte Rechnung gelten, kann die Verwendung eines einzelnen Systems hilfreich sein, das die Ausstellung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten übernimmt.

Stripe kann konforme Rechnungen erstellen und verschiedene rechnungsbezogene Anforderungen erfüllen. Stripe Invoicing hilft Ihnen, Ihre Backoffice-Abläufe zu optimieren. Im Falle einer Rückerstattung können Sie mit Stripe Invoicing unter anderem eine Stornorechnung ausstellen, die die Anforderungen für ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche erfüllt.

Darüber hinaus automatisiert die in Stripe Tax enthaltene automatische Verbrauchssteuerberechnung, die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann, die Steuerverarbeitung für alle elektronischen Transaktionen, sodass Ihr Unternehmen reibungsloser und effizienter wird.

Transaktionen, für die kein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche erforderlich ist

In einigen Fällen kann auf die Zustellung eines Formulars für qualifizierte Rückerstattungsansprüche verzichtet werden. Normalerweise müssen Verkäufer/innen bei der Rückerstattung der Gegenleistung für einen Verkauf ein solches Formular ausstellen. In den folgenden Fällen ist dies jedoch nicht erforderlich:

• Transaktionen, bei denen der zurückgegebene Betrag weniger als 10.000 ¥ einschließlich Steuern beträgt
  Gemäß der „Zusammenfassung der Befreiungen von der Pflicht zur Zustellung kleiner Stornorechnungen“ der NTA entfällt die Verpflichtung, ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche für Retouren oder Rabatte einzureichen, wenn der maßgebliche Steuerbetrag weniger als 10.000 ¥ beträgt. Dies gilt auch dann, wenn sich die Erstattung auf eine Transaktion bezieht, für die eine qualifizierte Rechnung ausgestellt werden muss.

• Wenn für eine Transaktion keine qualifizierte Rechnung erforderlich ist
  Wenn für die ursprüngliche Transaktion keine qualifizierte Rechnung erforderlich war, ist sie auch von der Anforderung befreit, ein Formular für qualifizierte Rückerstattungsansprüche einzureichen. Bei Transaktionen, bei denen es schwierig ist, eine qualifizierte Rechnung auszustellen, wie z. B. Fahrpreise für öffentliche Verkehrsmittel unter 30.000 ¥ oder Käufe von Waren von Verkaufsautomaten o. Ä., gibt es beispielsweise eine Ausnahme im Rahmen des Rechnungssystems, nach der keines der beiden Formulare ausgestellt werden muss. Weitere Informationen finden Sie in den Hinweisen zum qualifizierten Rechnungssystem (Rechnungssystem) (P18) der NTA.