Den 1 oktober 2023 infördes metoden för kvalificerade fakturor för fakturasystemet i Japan. Denna metod kräver utfärdande och lagring av kvalificerade fakturor som uppfyller kraven i fakturasystemet för att erhålla skattekredit för inköp som minskar beloppet för den konsumtionsskatt som ett företag är skyldigt att betala.

Men eftersom dessa kvalificerade fakturor har specifika krav har leverantörer som utfärdar dessa fakturor enligt det nya systemet ibland upplevt svårigheter.

På grund av detta får vissa branscher utfärda förenklade fakturor (officiellt kallade "förenklade kvalificerade fakturor") med lägre krav istället för vanliga kvalificerade fakturor. För tydlighetens skull kommer vi att använda termen "förenklad faktura" för att hänvisa till förenklade kvalificerade fakturor.

I den här artikeln förklarar vi vilka branscher som kan utfärda förenklade fakturor, vilka krav som ställs på dessa fakturor, hur de skiljer sig från kvalificerade fakturor, hur de ska formateras och mycket mer.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en förenklad faktura?
  
• Transaktioner och branscher som är berättigade att använda förenklade fakturor
  
• Krav för utfärdande av förenklade fakturor
  
• Skillnader mellan kvalificerade och förenklade fakturor
  
• Hur man skapar förenklade fakturor som uppfyller kraven i fakturasystemet
  
• Lagringsperiod för förenklade fakturor
  

Vad är en förenklad faktura?

Som nämnts ovan är kvalificerade förenklade fakturor, fakturor med ett enklare format som kräver mindre information än kvalificerade fakturor. Dessa fakturor kan utfärdas av vissa branscher och de kallas också förenklade fakturor.

Även om det skriftliga formatet för dessa fakturor har förenklats, behåller de samma giltighetsnivå som kvalificerade fakturor, så köpare som får dessa fakturor kan använda dem för skattekredit för inköp. Förenklade fakturor kan inkludera kvitton på inköp som gjorts i en stormarknad, närbutik, restaurang eller liknande inrättning.

Fördelar med förenklade fakturor

Den främsta fördelen med förenklade fakturor är att de kräver färre uppgifter än en kvalificerad faktura, vilket gör att kvitton och inköpsorder som uppfyller kraven för en förenklad faktura kan accepteras som godtagbara dokument i fakturasystemet.

Som ett resultat av detta, finns det inga hinder för transaktioner mellan säljare och köpare i branscher där det skulle vara svårt att utfärda en kvalificerad faktura, vilket gör det möjligt att upprätthålla befintliga affärsrelationer.

Transaktioner och branscher som är berättigade att använda förenklade fakturor

Fakturasystemet gör det möjligt att utfärda förenklade fakturor istället för kvalificerade fakturor för flera branscher.

Japans nationella skattemyndighet anser att utfärdandet av förenklade fakturor är godtagbart för transaktioner som omfattar "försäljning till ett stort antal ospecificerade köpare" (fråga 24, "vilka företag kan utfärda kvalificerade förenklade fakturor?"). Detta gör att företag som uppfyller detta krav kan utfärda dessa fakturor.

De branscher som får utfärda förenklade fakturor enligt fakturasystemet är följande:

• Detaljhandelsföretag
  
• Restauranger eller andra livsmedels- och dryckesföretag
  
• Fotoföretag
  
• Reserelaterade företag
  
• Taxi-verksamheter
  
• Företag som driver parkeringsplatser (begränsat till företag som säljer till ett stort antal ospecificerade kunder)
  
• Företag liknande de som anges ovan som gör transaktioner med ett stort antal ospecificerade kunder
  

I dessa branscher kan det vara svårt att utfärda kvalificerade fakturor, eftersom de typiskt sett hanterar ett stort antal ospecificerade kunder. Därför kan kvitton behandlas som förenklade fakturor så länge de innehåller all den information som krävs för en förenklad faktura enligt fakturasystemet. Det finns inga begränsningar mot att skriva dessa fakturor för hand.

Krav för utfärdande av förenklade fakturor

Precis som med vanliga kvalificerade fakturor kräver utfärdande av förenklade fakturor att ett företag är en skattepliktig enhet som är registrerad i fakturasystemet som en kvalificerad utfärdare av fakturor.

Företag som är befriade från skatt får inte utfärda förenklade fakturor. Skattebefriade företag bör förstå fördelarna och nackdelarna med att registrera sig i fakturasystemet och noga överväga ett beslut om huruvida de ska bli ett skattepliktigt företag.

Det är också en bra idé att utnyttja denna tid för att överväga om man ska införa nya funktioner och verktyg som kan öka företagets effektivitet. Till exempel kan Stripe Invoicing hantera de olika behov som är förknippade med att skapa kvalificerade fakturor, och Stripe ger stöd för att effektivisera backoffice-verksamheten.

Dessutom har övergångsåtgärder införts som gör det möjligt för ett företag att automatiskt bli ett skattepliktigt företag genom att registrera sig i fakturasystemet senast den 30 september 2029.

Skillnader mellan kvalificerade och förenklade fakturor

I följande tabell jämförs och förklaras skillnaderna mellan kvalificerade fakturor och förenklade fakturor.

Som du kan se i tabellen ovan, skiljer sig uppgifterna på den förenklade fakturan till höger från uppgifterna på den kvalificerade fakturan till vänster. I synnerhet behöver inte namnet på den enhet som tar emot fakturan anges. Dessutom kan antingen det totala beloppet för omsättningsskatt eller den tillämpade skattesatsen visas, vilket gör det lättare att utfärda dokumentation för transaktioner med ett stort antal ospecificerade köpare.

Både förenklade och kvalificerade fakturor måste dock innehålla registreringsnumret för en kvalificerad utfärdare av fakturor. När en säljare utfärdar en förenklad faktura måste detta registreringsnummer därför visas tydligt så att köparen är berättigad till skattekredit för inköpet.

Hur man skapar förenklade fakturor som uppfyller kraven i fakturasystemet

Som nämnts tidigare använder förenklade fakturor i fakturasystemet i allmänhet kvitton. Därför används vanligtvis kvittoformatet när man skapar en förenklad faktura.

För att skapa en förenklad faktura som uppfyller kraven i fakturasystemet är det acceptabelt att använda (1), (2) och (4) från tabellen ovan som ett normalt kvitto. Var dock försiktig med (3), (5), (6) och (7), eftersom dessa är specifika uppgifter som krävs av fakturasystemet. De viktigaste punkterna att tänka på när du använder ett kvitto som förenklad faktura listas nedan.

Formatering av transaktionsuppgifterna (3)

En förklaring avseende vilka produkter som omfattas av en reducerad skattesats ska anges i transaktionsuppgifterna. Närmare bestämt ska en asterisk () anges för varor som omfattas av en reducerad skattesats så att dessa produkter lätt kan identifieras, med en förklaring som till exempel ” anger varor som omfattas av en reducerad skattesats på 8 %”, vilket tydligt anger symbolens syfte och betydelse.

Formatering av registreringsnummer på en förenklad faktura (5)

Registreringsnumret för det företag som godkänts av det lokala skattekontoret är kanske den viktigaste uppgiften att inkludera. Registreringsnumret ska stå bredvid titeln eller företagsnamnet på den kvalificerade faktureringsenheten som utfärdar den förenklade fakturan (i det här fallet kvittot).

Formatera den totala kostnaden och tillämpad skattesats genom att använda antingen pris exklusive skatt eller inklusive skatt efter skattesats (8 % eller 10 %) (6)

Det totala beloppet för transaktionen bör anges antingen exklusive skatt eller inklusive skatt för varje tillämpad skattesats. Även för förenklade skattefakturor är det i allmänhet inte nödvändigt att ange den tillämpade skattesatsen (%). Detta är frivilligt. (Se dock till att registrera den tillämpade skattesatsen när du skapar kvalificerade fakturor.)

Exempel: Här är formatet för att ange den tillämpade skattesatsen (%), vilket är valfritt för förenklade fakturor. För varor värda 1 000 JPY som köpts till reducerad skattesats (8 %) och varor värda 1 000 JPY som köpts till standardskattesats (10 %) skulle en uppgift om priset inklusive skatt tillsammans med den tillämpade skattesatsen se ut enligt följande:

• Totalt Inklusive skatt - en artikel till 8 % - 1 080 JPY
  
• Totalt Inklusive skatt - en artikel till 10 % - 1 100 JPY
  

Formatering av det totala konsumtionsskattebeloppet för respektive skattesats (7)

Det totala beloppet av konsumtionsskatt för varje tillämpad skattesats ska anges separat. För förenklade fakturor kan antingen den tillämpade skattesatsen (%) eller det totala beloppet för omsättningsskatt anges. Om endast den tillämpade skattesatsen anges ska varje skattesats och den totala kostnaden för varor för den skattesatsen (6) tydligt kopplas samman.

Exempel: Här är formatet för att visa både den tillämpade skattesatsen (%) och den totala konsumtionsskatten. För varor för 1 000 JPY som köpts till en reducerad skattesats och varor för 1 000 JPY som köpts till standardskattesatsen, skulle formatet vara följande:

• Konsumtionsskatt på 8 % - 80 JPY
  
• Konsumtionsskatt på 10 % - 100 JPY
  

För mer information om formatering och exempel på förenklade fakturor som uppfyller kraven i fakturasystemet, se Skatteverkets översikt över metoder för att bevara kvalificerade fakturor (sidan 5).

Lagringsperiod för förenklade fakturor

Förenklade fakturor är viktiga dokument för köpare för att erhålla skattekredit för inköp. När en förenklad faktura utfärdas är det viktigt att säljaren noggrant granskar den information som fakturasystemet kräver innan fakturan skickas till köparen.

Det är också viktigt att notera att efter att ha utfärdat dokument enligt fakturasystemet, antingen kvalificerade eller förenklade fakturor, måste säljare behålla kopior av dokumenten under en viss tidsperiod.

I princip är denna period sju år och två månader från dagen efter den sista dagen i skatteperioden för den förenklade fakturan. För en enskild näringsidkare till exempel, är beskattningsperioden från den 1 januari till den 31 december. I det här fallet är skatteperiodens sista dag den 31 december, så en förenklad faktura utfärdad den 1 december 2023 måste sparas i sju år och två månader efter den 1 januari 2024 (dvs. i sju år från och med den 1 mars 2024).

För detaljer hänvisa till Skatteverkets översikt över metoder för bevarande av kvalificerade fakturor (sidan 11).