Am 1. Oktober 2023 wurde in Japan die Qualified Invoice Method for the Invoice System eingeführt. Diese Methode erfordert die Ausstellung und Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen nach den Grundsätzen des Rechnungssystems, damit sich ein Unternehmen die Erwerbssteuer zurückholen kann.
Aufgrund der spezifischen Anforderungen der neuen qualifizierten Rechnungen haben Lieferanten gelegentlich Schwierigkeiten bei der Ausstellung von Rechnungen nach dem neuen System.
Aus diesem Grund ist es bestimmten Branchen gestattet, anstelle von regulären qualifizierten Rechnungen vereinfachte Rechnungen (offiziell als „vereinfachte qualifizierte Rechnungen“ bezeichnet) auszustellen, für die weniger strenge Anforderungen gelten. Aus Gründen der Übersichtlichkeit verwenden wir in diesem Artikel anstatt der vollständigen offiziellen Bezeichnung den verkürzten Begriff „vereinfachte Rechnung“.
Wir erklären, in welchen Branchen vereinfachte Rechnungen ausgestellt werden können, welche Anforderungen diese Rechnungen erfüllen müssen, wie sie sich von qualifizierten Rechnungen unterscheiden, wie sie formatiert sein müssen und vieles mehr.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine vereinfachte Rechnung?
- Für welche Transaktionen und Branchen gilt die vereinfachte Rechnung?
- Welche Voraussetzungen gelten für die Ausstellung vereinfachter Rechnungen?
- Wie unterscheidet sich eine vereinfachte von einer qualifizierten Rechnung?
- Wie stellen Sie vereinfachte Rechnungen nach dem Rechnungssystem aus?
- Wie lange müssen vereinfachte Rechnungen aufbewahrt werden?
Was ist eine vereinfachte Rechnung?
Wie bereits erwähnt handelt es sich bei qualifizierten vereinfachten Rechnungen um Rechnungen mit einem einfacheren Format, die weniger Informationen erfordern als qualifizierte Rechnungen. Diese Rechnungen dürfen nur in bestimmten Branchen ausgestellt werden.
Trotz des einfacheren Formats sind sie vollwertige Rechnungen, was bedeutet dass Käufer sie für die Erwerbssteuergutschrift verwenden können. Supermärkte, Minimärkte, Restaurants und ähnliche Betriebe können beispielsweise vereinfachte Rechnungen ausstellen.
Vorteile einer vereinfachten Rechnung
Der Hauptvorteil einer vereinfachten Rechnung besteht darin, dass dafür weniger Informationen benötigt werden. Belege und Bestellungen, die die Anforderungen einer vereinfachten Rechnung erfüllen, werden im Rechnungssystem als zulässige Dokumente akzeptiert.
Infolgedessen gibt es keine Hindernisse für Transaktionen zwischen Käufern und Verkäufern in Branchen, in denen es schwierig wäre, eine qualifizierte Rechnung auszustellen, sodass bestehende Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten werden können.
Für welche Transaktionen und Branchen gilt die vereinfachte Rechnung?
Das Rechnungssystem ermöglicht die Ausstellung vereinfachter Rechnungen anstelle von qualifizierten Rechnungen in mehreren Branchen.
Die japanische nationale Steuerbehörde betrachtet die Ausstellung vereinfachter Rechnungen als akzeptabel für Transaktionen, bei denen es um „Verkäufe an eine große Anzahl nicht näher bezeichneter Käufer“ geht (Frage 24, „Welche Unternehmen dürfen qualifizierte vereinfachte Rechnungen ausstellen?“). Dadurch können Unternehmen, die diese Anforderung erfüllen, diese Rechnungen ausstellen.
Zu den Branchen, die im Rahmen des Rechnungssystems vereinfachte Rechnungen ausstellen dürfen, gehören:
- Einzelhandel
- Restaurants und andere Verkäufer von Lebensmitteln und Getränken
- Fotografen
- Reisebüros und Reiseanbieter
- Taxibetriebe
- Parkplatzbetreiber (soweit sie eine große Anzahl nicht näher bezeichneter Kunden bedienen)
- Unternehmen, die den oben aufgeführten ähneln und eine große Anzahl nicht näher bezeichneter Kunden bedienen
In diesen Branchen ist die Ausstellung qualifizierter Rechnungen generell schwierig, da eine große Anzahl von Kunden bedient wird, über die der Verkäufer wenig weiß. Folglich können einfache Quittungen als vereinfachte Rechnungen dienen, solange sie alle Informationen enthalten, die nach dem Rechnungssystem für eine vereinfachte Rechnung erforderlich sind. Quittungen dürfen auch von Hand ausgestellt werden.
Welche Voraussetzungen gelten für die Ausstellung vereinfachter Rechnungen?
Wie auch bei qualifizierten Rechnungen muss der Aussteller eine vereinfachten Rechnung ein steuerpflichtiges Unternehmen sein, das im Rechnungssystem als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert ist.
Steuerbefreite Unternehmen dürfen keine vereinfachten Rechnungen ausstellen. Steuerbefreite Unternehmen sollten sich über die Vor- und Nachteile der Registrierung im Rechnungssystem im Klaren sein und sorgfältig überlegen, ob es nicht vorteilhafter wäre, sich als steuerpflichtiges Unternehmen registrieren zu lassen.
Diese Überlegungen sind auch eine gute Gelegenheit, die Einführung neuer Funktionen und Tools in Betracht zu ziehen, die die Geschäftseffizienz steigern können. Stripe Invoicing bietet beispielsweise Lösungen für unterschiedlichste Anforderungen im Zusammenhang mit der Ausstellung qualifizierter Rechnungen. Zudem bietet Stripe Unterstützung bei der Optimierung von Backoffice-Abläufen.
Es wurden Übergangsmaßnahmen eingeführt, die es Unternehmen ermöglichen, automatisch steuerpflichtig zu werden, indem sie sich bis zum 30. September 2029 im Rechnungssystem registrieren.
Wie unterscheidet sich eine vereinfachte von einer qualifizierten Rechnung?
Die folgende Tabelle zeigt ein Vergleich zwischen qualifizierter und vereinfachter Rechnung.
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Qualifizierte Rechnung
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Vereinfachte Rechnung
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(1)
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Name oder Titel des qualifizierten Rechnungsausstellers | Erforderlich |
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(2)
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Transaktionsdatum | Erforderlich |
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(3)
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Transaktionsdetails (wenn für bestimmte Waren ein ermäßigter Steuersatz gilt, sollten entsprechende Angaben gemacht werden) | Erforderlich |
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(4)
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Name oder Titel der Stelle, die die Rechnung erhält | Nicht erforderlich |
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(5)
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Registrierungsnummer des qualifizierten Rechnungsausstellers | Erforderlich |
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(6)
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Gesamtkosten und angewandter Steuersatz als Preis ohne oder mit Steuer nach Steuersatz (8 % oder 10 %) | Gesamtkosten als Preis ohne oder mit Steuer nach Steuersatz |
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(7)
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Gesamtbetrag der Verbrauchssteuer usw. für jeden Steuersatz | Gesamtbetrag der Verbrauchssteuer usw. für jeden Steuersatz oder angewandten Steuersatz |
Wie Sie der Tabelle entnehmen können, unterscheidet sich die vereinfachte Rechnung rechts in einigen wesentlichen Punkten von der qualifizierten Rechnung links. Auffällig ist, dass der Name des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin nicht erforderlich ist. Darüber hinaus kann entweder der Gesamtbetrag der Umsatzsteuer oder der angewandte Steuersatz angegeben werden, was die Ausstellung von Dokumenten für Transaktionen mit einer großen Anzahl nicht spezifizierter Käufer erleichtert.
Allerdings müssen sowohl vereinfachte als auch qualifizierte Rechnungen die Registrierungsnummer des Ausstellers qualifizierte Rechnungen enthalten. Diese muss auf der Rechnung deutlich sichtbar sein, damit der Käufer die Erwerbssteuergutschrift beanspruchen kann.
Wie stellen Sie vereinfachte Rechnungen nach dem Rechnungssystem aus?
Wie bereits erwähnt sind die meisten vereinfachten Rechnungen im Rechnungssystem einfache Quittungen. Daher folgen die vereinfachten Rechnungen auch dem Format der Quittung.
Für eine vereinfachte Rechnung nach dem Rechnungssystem können Sie (1), (2) und (4) aus der obigen Tabelle als gewöhnliche Quittung verwenden. Seien Sie jedoch vorsichtig mit (3), (5), (6) und (7), da es sich hierbei um spezifische Informationen handelt, die vom Rechnungssystem benötigt werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aufgeführt, die bei der Verwendung einer Quittung als vereinfachte Rechnung zu beachten sind.
Formatierung der Transaktionsdetails (3)
Den Transaktionsdetails muss eine Erklärung beigefügt werden, aus der hervorgeht, welche Produkte einem ermäßigten Steuersatz unterliegen. Insbesondere sollten Waren, für die ein ermäßigter Steuersatz gilt, mit einem Sternchen () gekennzeichnet werden, damit diese Produkte leicht identifiziert werden können. Eine Erklärung der Bedeutung des Symbols muss hinzugefügt werden, z. B. „ kennzeichnet Waren, für die ein ermäßigter Steuersatz von 8 % gilt“.
Formatierung der Registrierungsnummer auf einer vereinfachten Rechnung (5)
Die vom lokalen Finanzamt ausgestellte Registrierungsnummer ist wahrscheinlich das wichtigste Detail, das Sie angeben müssen. Sie sollte direkt neben dem Firmennamen des Ausstellers erscheinen.
Formatierung des Gesamtpreises und des angewendeten Steuersatzes mit Brutto- oder Nettopreis nach Steuersatz (8 % oder 10 %) (6)
Der Gesamtbetrag der Transaktion ist für jeden angewandten Steuersatz entweder ohne Steuern oder einschließlich Steuern anzugeben. Auch bei vereinfachten Rechnungen ist es in der Regel nicht erforderlich, den angewandten Steuersatz (%) anzugeben. Dies ist optional. (Achtung: Auf qualifizierten Rechnungen muss der angewandte Steuersatz angegeben werden.)
Beispiel: Hier ist das Format für die Angabe des angewandten Steuersatzes (%), das für vereinfachte Rechnungen optional ist. Für Waren im Wert von 1.000 Yen, die zum ermäßigten Steuersatz (8 %) gekauft wurden, und für Waren im Wert von 1.000 Yen, die zum Standardsteuersatz (10 %) gekauft wurden, würde die Angabe des Preises einschließlich Steuer zusammen mit dem angewandten Steuersatz wie folgt aussehen:
- Gesamtbetrag mit Steuer - 1 Artikel zu 8 % - 1.080 ¥
- Gesamtbetrag mit Steuer - 1 Artikel zu 10 % - 1.100 ¥
Formatierung des Gesamtverbrauchsteuerbetrags für den jeweiligen Steuersatz (7)
Der Gesamtbetrag der Verbrauchssteuer für jeden angewandten Steuersatz ist getrennt auszuweisen. Bei vereinfachten Rechnungen kann entweder der angewandte Steuersatz (%) oder der Gesamtbetrag der Umsatzsteuer angezeigt werden. Wenn nur der angewandte Steuersatz angegeben wird, sollten jeder Steuersatz und der Gesamtpreis der Waren für diesen Steuersatz (6) eindeutig miteinander verknüpft werden.
Beispiel: Hier ist das Format für die Angabe sowohl des angewandten Steuersatzes (%) als auch der gesamten Verbrauchssteuer. Für Waren im Wert von 1.000 Yen, die zum ermäßigten Steuersatz gekauft wurden, und für Waren im Wert von 1.000 Yen, die zum Standardsteuersatz gekauft wurden, sieht das Format wie folgt aus:
- Verbrauchssteuer 8 % - 80 ¥
- Verbrauchssteuer 10 % - 100 ¥
Weitere Informationen zur Formatierung und Beispiele für vereinfachte Rechnungen, die dem Rechnungssystem entsprechen, finden Sie in der Übersicht über Methoden zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen (Seite 5) der japanischen Steuerbehörde.
Wie lange müssen vereinfachte Rechnungen aufbewahrt werden?
Vereinfachte Rechnungen sind wichtige Dokumente für Käufer, um die Erwerbssteuergutschrift zu beantragen. Vor der Ausstellung einer vereinfachten Rechnung müssen die Verkäufer die nach dem Rechnungssystem erforderlichen Informationen sorgfältig prüfen.
Es ist auch wichtig zu wissen, dass die Verkäufer Kopien aller im Rahmen des Rechnungssystems ausgestellten Rechnungen, ob qualifiziert oder vereinfacht, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
Diese Frist beträgt grundsätzlich sieben Jahre und zwei Monate ab dem Tag, der auf den letzten Tag der Steuerjahrs, in den die vereinfachte Rechnung fällt, folgt. Beispiel: Für ein Einzelunternehmen beginnt das Steuerjahr am 1. Januar und endet am 31. Dezember. In diesem Fall ist der letzte Tag des Steuerjahrs der 31. Dezember, was bedeutet, dass eine vereinfachte Rechnung, die am 1. Dezember 2023 ausgestellt wurde, für sieben Jahre und zwei Monate ab dem 1. Januar 2024 aufbewahrt werden muss (d. h., sieben Jahre ab dem 1. März 2024).
Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über Methoden zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen (Seite 11) der japanischen Steuerbehörde.
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.