เมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2023 ประเทศญี่ปุ่นได้นำวิธีการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์สำหรับระบบใบแจ้งหนี้เข้ามาใช้ วิธีนี้กำหนดให้ต้องออกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ที่เป็นไปตามระบบใบแจ้งหนี้เอาไว้ เพื่อรับเครดิตภาษีการซื้อที่นำไปใช้หักลดภาษีการบริโภคที่บริษัทต้องชำระได้

แต่เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เหล่านี้มีข้อกำหนดเฉพาะ ผู้ให้บริการที่ออกใบแจ้งหนี้เหล่านี้ภายใต้ระบบใหม่จึงประสบปัญหาอยู่บ้างเป็นบางครั้ง

ด้วยเหตุนี้ อุตสาหกรรมบางแห่งจึงได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้อย่างง่าย (มีชื่อเรียกอย่างเป็นทางการว่า "ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์") โดยมีข้อกำหนดที่เรียบง่ายขึ้น แทนใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ทั่วๆ ไป ทั้งนี้ เราจะใช้คำว่า "ใบแจ้งหนี้อย่างง่าย" แทนคำว่า "ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์" เพื่อความชัดเจนเท่านั้น

ในบทความนี้ เราจะพาไปดูว่ามีอุตสาหกรรมใดบ้างที่ออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายได้ รวมถึงข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้เหล่านี้ ข้อแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ วิธีการจัดรูปแบบที่เหมาะสม และอีกมากมาย

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายคืออะไร
  
• ธุรกรรมและอุตสาหกรรมที่มีสิทธิ์ใช้ใบแจ้งหนี้อย่างง่าย
  
• ข้อกำหนดสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อย่างง่าย
  
• ข้อแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์กับใบแจ้งหนี้อย่างง่าย
  
• วิธีจัดทำใบแจ้งหนี้อย่างง่ายให้สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้
  
• ระยะเวลาจัดเก็บสำหรับใบแจ้งหนี้อย่างง่าย
  

ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายคืออะไร

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้ว ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ คือ ใบแจ้งหนี้ที่มีรูปแบบที่เรียบง่ายขึ้นและต้องใช้ข้อมูลน้อยกว่าใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ซึ่งอุตสาหกรรมบางประเภทสามารถออกให้ได้ โดยมีชื่อเรียกอีกอย่างว่าใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

แม้ว่าใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะมีรูปแบบลายลักษณ์อักษรที่เรียบง่ายขึ้น แต่ก็ยังคงมีระดับความถูกต้องเหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ผู้ซื้อที่ได้รับใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จึงนำมาใช้เพื่อรับเครดิตภาษีการซื้อได้ โดยใบแจ้งหนี้อย่างง่ายอาจรวมถึงใบเสร็จจากการซื้อของที่ซูเปอร์มาร์เก็ต ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร หรือสถานประกอบการที่คล้ายๆ กัน

ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

ประโยชน์หลักของใบแจ้งหนี้อย่างง่าย คือ มีรายการที่ต้องระบุน้อยกว่าใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ซึ่งช่วยใบเสร็จและใบสั่งซื้อที่ตรงตามข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้อย่างง่ายสามารถใช้เป็นเอกสารที่เข้าเกณฑ์ในระบบใบแจ้งหนี้ได้

ด้วยเหตุนี้ ผู้ขายจึงทำธุรกรรมกับผู้ซื้อได้แบบไร้อุปสรรค แม้จะเป็นอุตสาหกรรมที่ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้ยากก็ตาม วิธีนี้จึงช่วยให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีอยู่ดำเนินต่อไปได้

ธุรกรรมและอุตสาหกรรมที่มีสิทธิ์ใช้ใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

ระบบใบแจ้งหนี้ช่วยให้หลายๆ อุตสาหกรรมสามารถออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายแทนใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้

กรมสรรพากร (National Tax Agency) ของญี่ปุ่นอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายสำหรับธุรกรรมเกี่ยวกับ "การขายให้กับผู้ซื้อจำนวนมากที่ไม่มีการลงบันทึกข้อมูล" ได้ (คำถามข้อที่ 24 "ธุรกิจใดบ้างที่ออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้") การทำเช่นนี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ ที่เป็นไปตามข้อกำหนดนี้สามารถออกใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้

อุตสาหกรรมที่ได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายตามระบบใบแจ้งหนี้ได้มีดังนี้

• ธุรกิจค้าปลีก
  
• ร้านอาหารหรือธุรกิจด้านอาหารและเครื่องดื่มอื่นๆ
  
• ธุรกิจถ่ายภาพ
  
• ธุรกิจเกี่ยวกับการท่องเที่ยว
  
• แท็กซี่
  
• ธุรกิจที่ให้บริการที่จอดรถ (จำกัดเฉพาะธุรกิจที่ขายสินค้าให้แก่ลูกค้าจำนวนมากที่ไม่มีการลงบันทึกข้อมูล)
  
• ธุรกิจที่คล้ายคลึงกับรายการข้างต้น ซึ่งทำธุรกรรมกับลูกค้าจำนวนมากที่ไม่มีการลงบันทึกข้อมูล
  

ในอุตสาหกรรมเหล่านี้ การออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์อาจทำได้ยาก เพราะมักมีลูกค้าจำนวนมากที่ไม่มีการลงบันทึกข้อมูลไว้ ด้วยเหตุนี้ ใบเสร็จจึงอาจถือเป็นใบแจ้งหนี้อย่างง่ายได้หากมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้อย่างง่ายอยู่ครบถ้วนตามระบบใบแจ้งหนี้ โดยสามารถเขียนใบแจ้งหนี้เหล่านี้ด้วยลายมือได้

ข้อกำหนดสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

การออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายก็เหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ทั่วไป โดยกำหนดให้ธุรกิจต้องเป็นนิติบุคคลที่เสียภาษีและจดทะเบียนกับระบบใบแจ้งหนี้เป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายได้ ธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีควรทำความเข้าใจข้อดีและข้อเสียของการจดทะเบียนกับระบบใบแจ้งหนี้ และตัดสินใจอย่างรอบคอบว่าจะเป็นธุรกิจที่เสียภาษีหรือไม่

คุณควรถือโอกาสใช้ช่วงเวลานี้ในการนำฟีเจอร์และเครื่องมือใหม่ๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจได้เข้ามาใช้ด้วย เช่น Stripe Invoicing จะช่วยรับมือกับความต้องการต่างๆ เกี่ยวกับการจัดทำใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้ และ Stripe จะคอยสนับสนุนในการยกระดับการดำเนินงานหลังบ้าน

นอกจากนี้ ยังมีมาตรการในช่วงเปลี่ยนผ่านที่ช่วยให้ธุรกิจกลายเป็นธุรกิจที่เสียภาษีโดยอัตโนมัติด้วยการจดทะเบียนในระบบใบแจ้งหนี้ภายในวันที่ 30 กันยายน 2029

ข้อแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์กับใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

ตารางต่อไปนี้จะเปรียบเทียบและชี้ให้เห็นข้อแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์กับใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

คุณจะเห็นได้จากตารางข้างต้นว่า รายละเอียดของใบแจ้งหนี้อย่างง่ายทางขวาจะมีข้อแตกต่างบางประการจากใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ทางซ้าย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายจะไม่ต้องระบุชื่อของนิติบุคคลที่เป็นผู้รับใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ คุณยังแสดงยอดรวมของภาษีการขายหรืออัตราภาษีที่ใช้ได้ด้วย จึงช่วยให้ออกเอกสารสำหรับธุรกรรมกับผู้ซื้อจำนวนมากที่ไม่มีการลงบันทึกข้อมูลได้ง่ายขึ้น

แต่ทั้งใบแจ้งหนี้อย่างง่ายและใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์จะต้องมีหมายเลขการจดทะเบียนของผู้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ดังนั้น เมื่อผู้ขายออกใบแจ้งหนี้อย่างง่าย ก็จะต้องแสดงหมายเลขการจดทะเบียนนี้ไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้ซื้อมีสิทธิ์รับเครดิตภาษีการซื้อสำหรับการซื้อครั้งนั้นๆ

วิธีจัดทำใบแจ้งหนี้อย่างง่ายให้สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้

อย่างที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายในระบบใบแจ้งหนี้มักจะใช้ใบเสร็จ เราจึงมักใช้รูปแบบใบเสร็จในการจัดทำใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

หากต้องการจัดทำใบแจ้งหนี้อย่างง่ายให้สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้ (1), (2) และ (4) จากตารางข้างต้นเป็นใบเสร็จปกติได้ แต่โปรดใส่ใจกับ (3), (5), (6) และ (7) เนื่องจากเป็นข้อมูลเฉพาะที่ระบบใบแจ้งหนี้กำหนดไว้ เมื่อใช้ใบเสร็จเป็นใบแจ้งหนี้อย่างง่าย ประเด็นสำคัญที่สุดที่ห้ามลืมมีดังนี้

การจัดรูปแบบรายละเอียดของธุรกรรม (3)

รายละเอียดธุรกรรมควรมีการระบุข้อความไว้ว่าผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่มีสิทธิ์รับอัตราภาษีลดหย่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณควรใส่เครื่องหมายดอกจัน () กำกับสินค้าที่มีสิทธิ์รับอัตราภาษีลดหย่อน เพื่อให้ระบุสินค้าเหล่านี้ได้ง่ายๆ เช่น มีข้อความที่ระบุว่า " แสดงถึงรายการที่มีสิทธิ์รับอัตราภาษีลดหย่อนที่ 8%" ซึ่งจะระบุวัตถุประสงค์และความหมายของสัญลักษณ์อย่างชัดเจน

การจัดรูปแบบหมายเลขการจดทะเบียนในใบแจ้งหนี้อย่างง่าย (5)

หมายเลขการจดทะเบียนของธุรกิจที่ได้รับอนุญาตจากสำนักงานภาษีท้องถิ่นอาจเป็นรายละเอียดที่สำคัญที่สุดที่ต้องระบุ หมายเลขการจดทะเบียนควรอยู่ถัดจากชื่อหรือชื่อบริษัทของหน่วยงานออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ซึ่งเป็นผู้ออกบัตรใบแจ้งหนี้อย่างง่าย (ในกรณีนี้คือใบเสร็จ)

การจัดรูปแบบค่าใช้จ่ายรวมและอัตราภาษีที่ใช้ โดยใช้ราคาที่ไม่รวมภาษีหรือรวมภาษีแล้ว แยกตามอัตราภาษี (8% หรือ 10%) (6)

คุณควรระบุยอดรวมของธุรกรรมในรูปแบบที่ไม่รวมภาษีหรือรวมภาษีสำหรับแต่ละอัตราภาษีที่ใช้ แม้จะเป็นใบแจ้งหนี้อย่างง่าย แต่โดยทั่วไปแล้ว คุณก็ไม่จำเป็นต้องระบุอัตราภาษีที่ใช้ (%) คุณจะระบุข้อมูลนี้หรือไม่ก็ได้ (แต่อย่าลืมบันทึกอัตราภาษีที่ใช้เอาไว้ เมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์)

ตัวอย่าง: ต่อไปนี้คือรูปแบบที่ระบุอัตราภาษีที่ใช้ (%) ซึ่งเป็นข้อมูลที่ระบุหรือไม่ก็ได้ในใบแจ้งหนี้อย่างง่าย ในกรณีที่มีการซื้อสินค้ามูลค่า 1,000 เยนในอัตราภาษีลดหย่อน (8%) และมีการซื้อสินค้ามูลค่า 1,000 เยนในอัตราภาษีมาตรฐาน (10%) การบันทึกราคาแบบรวมภาษีพร้อมอัตราภาษีที่ใช้จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

• ยอดแบบรวมภาษี - 1 รายการที่ 8% - 1,080 เยน
  
• ยอดแบบรวมภาษี - 1 รายการที่ 10% - 1,100 เยน
  

การจัดรูปแบบยอดภาษีการบริโภคสำหรับอัตราภาษีแต่ละอัตราที่เกี่ยวข้อง (7)

ยอดรวมของภาษีการบริโภคสำหรับแต่ละอัตราภาษีที่ใช้ควรปรากฏแยกจากกัน ในกรณีของใบแจ้งหนี้อย่างง่าย คุณอาจแสดงอัตราภาษีที่ใช้ (%) หรือยอดรวมของภาษีการขายก็ได้ หากแสดงเฉพาะอัตราภาษีที่ใช้ อัตราภาษีแต่ละอัตราและค่าใช้จ่ายรวมของสินค้าสำหรับอัตราภาษีนั้นๆ (6) ก็ควรเชื่อมโยงกันอย่างชัดเจน

ตัวอย่าง: ด้านล่างนี้คือรูปแบบที่แสดงทั้งอัตราภาษีที่ใช้ (%) และภาษีการบริโภคทั้งหมด ในกรณีที่มีการซื้อสินค้ามูลค่า 1,000 เยนในอัตราภาษีลดหย่อน และมีการซื้อสินค้ามูลค่า 1,000 เยนในอัตราภาษีมาตรฐาน รูปแบบจะเป็นดังนี้

• ภาษีการบริโภคที่ 8% - 80 เยน
  
• ภาษีการบริโภคที่ 10% - 100 เยน
  

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบและตัวอย่างใบแจ้งหนี้อย่างง่ายที่สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้ โปรดดูภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ (หน้า 5) ของกรมสรรพากร (National Tax Agency)

ระยะเวลาจัดเก็บสำหรับใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายเป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ซื้อในการขอรับเครดิตภาษีการซื้อ เมื่อออกบัตรใบแจ้งหนี้อย่างง่าย ผู้ขายจึงควรตรวจสอบข้อมูลที่ระบบใบแจ้งหนี้กำหนดไว้อย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อ

ผู้ขายยังควรทราบด้วยว่า หลังจากออกเอกสารในระบบใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์หรือใบแจ้งหนี้อย่างง่าย ผู้ขายก็จะต้องเก็บสำเนาเอกสารเหล่านั้นไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง

โดยหลักการแล้ว ระยะเวลานี้จะอยู่ที่ 7 ปี 2 เดือน นับจากวันถัดจากวันสุดท้ายของรอบภาษีในใบแจ้งหนี้อย่างง่าย เช่น สำหรับธุรกิจเจ้าของคนเดียว รอบภาษีจะนับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมถึง 31 ธันวาคม ในกรณีนี้ วันสุดท้ายของรอบภาษีคือวันที่ 31 ธันวาคม ดังนั้นใบแจ้งหนี้อย่างง่ายที่ออกในวันที่ 1 ธันวาคม 2023 จะต้องได้รับการจัดเก็บไว้เป็นเวลา 7 ปี 2 เดือน หลังจากวันที่ 1 มกราคม 2024 (กล่าวคือ เป็นเวลา 7 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2024)

โปรดดูรายละเอียดในภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ (หน้า 11) ของกรมสรรพากร (National Tax Agency)