Op 1 oktober 2023 werd in Japan de gekwalificeerde factuurmethode voor het factuursysteem ingevoerd. Deze methode vereist de uitgifte en opslag van gekwalificeerde facturen die voldoen aan het factuursysteem om aankoopbelastingkredieten te ontvangen die het bedrag aan verbruiksbelasting dat een bedrijf verschuldigd is, verlagen.

Omdat deze gekwalificeerde facturen aan specifieke eisen moeten voldoen, hebben leveranciers die deze facturen onder het nieuwe systeem uitgeven, soms problemen ondervonden.

Daarom mogen bepaalde sectoren vereenvoudigde facturen (officieel 'vereenvoudigde gekwalificeerde facturen' genoemd) met eenvoudigere vereisten uitgeven in plaats van gewone gekwalificeerde facturen. Voor de duidelijkheid gebruiken we de term 'vereenvoudigde factuur' alleen voor vereenvoudigde gekwalificeerde facturen.

In dit artikel leggen we uit welke sectoren vereenvoudigde facturen mogen gebruiken, wat de eisen voor deze facturen zijn, hoe ze verschillen van gekwalificeerde facturen, hoe ze moeten worden opgemaakt en nog veel meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een vereenvoudigde factuur?
  
• Transacties en sectoren die in aanmerking komen voor vereenvoudigde facturen
  
• Wat je moet doen om een vereenvoudigde factuur te maken
  
• Verschillen tussen gekwalificeerde en vereenvoudigde facturen
  
• Hoe maak je vereenvoudigde facturen die voldoen aan het factuursysteem?
  
• Hoe lang moet je vereenvoudigde facturen bewaren?
  

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Zoals hierboven vermeld, zijn gekwalificeerde vereenvoudigde facturen facturen met een eenvoudiger formaat die minder informatie vereisen dan gekwalificeerde facturen. Deze facturen kunnen worden uitgegeven door bepaalde sectoren en worden ook wel vereenvoudigde facturen genoemd.

Hoewel het schriftelijke formaat van deze facturen is vereenvoudigd, behouden ze dezelfde geldigheid als gekwalificeerde facturen, zodat kopers die deze facturen ontvangen, ze kunnen gebruiken voor aankoopbelastingkredieten. Vereenvoudigde facturen kunnen bonnen bevatten voor aankopen in een supermarkt, buurtwinkel, restaurant of soortgelijke instelling.

Voordelen van vereenvoudigde facturen

Het belangrijkste voordeel van vereenvoudigde facturen is dat er minder gegevens in moeten worden ingevuld dan bij een gekwalificeerde factuur, waardoor ontvangstbewijzen en inkooporders die aan de vereisten van een vereenvoudigde factuur voldoen, worden geaccepteerd als geldige documenten in het factuursysteem.

Daardoor zijn er geen belemmeringen voor transacties tussen verkopers in sectoren waar het moeilijk is om een gekwalificeerde factuur uit te geven en hun kopers, waardoor bestaande zakelijke relaties in stand kunnen worden gehouden.

Transacties en sectoren die in aanmerking komen voor vereenvoudigde facturen

Met het factuursysteem kun je voor een aantal sectoren vereenvoudigde facturen gebruiken in plaats van gekwalificeerde facturen.

De Japanse nationale belastingdienst vindt het oké om vereenvoudigde facturen te gebruiken voor transacties met "verkopen aan een groot aantal niet-gespecificeerde kopers" (vraag 24, "welke bedrijven kunnen gekwalificeerde vereenvoudigde facturen gebruiken?"). Hierdoor kunnen bedrijven die aan deze eis voldoen, deze facturen gebruiken.

De sectoren die onder het factuursysteem vereenvoudigde facturen mogen uitgeven, zijn onder meer:

• Detailhandel
  
• Restaurants of andere eet- en drinkgelegenheden
  
• Fotografiebedrijven
  
• Reisgerelateerde bedrijven
  
• Taxi's
  
• Bedrijven die parkeerplaatsen exploiteren (alleen bedrijven die aan veel verschillende klanten verkopen)
  
• Bedrijven die lijken op de hierboven genoemde bedrijven en die zaken doen met een groot aantal niet-gespecificeerde klanten
  

In deze sectoren kan het lastig zijn om gekwalificeerde facturen te maken, omdat ze vaak met veel onbekende klanten werken. Daarom kunnen bonnen worden gezien als vereenvoudigde facturen, zolang ze maar alle info hebben die nodig is voor een vereenvoudigde factuur volgens het factuursysteem. Er zijn geen regels voor het met de hand schrijven van deze facturen.

Wat moet je doen om vereenvoudigde facturen uit te geven?

Net als bij gewone gekwalificeerde facturen moet een bedrijf voor het uitgeven van vereenvoudigde facturen een belastingplichtige entiteit zijn die bij het factuursysteem is geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgever.

Belastingvrije bedrijven mogen geen vereenvoudigde facturen uitgeven. Belastingvrije bedrijven moeten de voor- en nadelen van registratie bij het factuursysteem begrijpen en zorgvuldig overwegen of ze een belastbaar bedrijf willen worden.

Het is ook een goed idee om deze tijd te gebruiken om na te denken over het invoeren van nieuwe functies en tools die de efficiëntie van je bedrijf kunnen verhogen. Stripe Invoicing kan bijvoorbeeld voorzien in de verschillende behoeften die gepaard gaan met het maken van gekwalificeerde facturen, en Stripe biedt ondersteuning voor het stroomlijnen van backoffice-activiteiten.

Bovendien zijn er overgangsmaatregelen genomen waardoor een bedrijf automatisch een belastingplichtige onderneming wordt door zich vóór 30 september 2029 te registreren voor het factuursysteem.

Verschillen tussen gekwalificeerde en vereenvoudigde facturen

In de volgende tabel worden de verschillen tussen gekwalificeerde facturen en vereenvoudigde facturen vergeleken en uitgelegd.

Zoals je in de tabel hierboven kunt zien, zijn er wat verschillen tussen de vereisten voor de vereenvoudigde factuur aan de rechterkant en de gekwalificeerde factuur aan de linkerkant. Zo hoef je bijvoorbeeld niet de naam van de ontvanger van de factuur te vermelden. Ook kun je kiezen of je het totale bedrag aan omzetbelasting of het toegepaste belastingtarief laat zien, wat het makkelijker maakt om documenten uit te geven voor transacties met veel onbekende kopers.

Zowel vereenvoudigde als gekwalificeerde facturen moeten echter het registratienummer van een gekwalificeerde factuuruitgever bevatten. Als een verkoper een vereenvoudigde factuur uitreikt, moet dit registratienummer dus duidelijk worden vermeld, zodat de koper in aanmerking komt voor aftrek van de aankoopbelasting.

Hoe maak je vereenvoudigde facturen die voldoen aan het factuursysteem?

Zoals eerder gezegd, worden voor vereenvoudigde facturen in het factuursysteem meestal ontvangstbewijzen gebruikt. Daarom wordt bij het maken van een vereenvoudigde factuur meestal het ontvangstbewijsformaat gebruikt.

Om een vereenvoudigde factuur te maken die voldoet aan het factuursysteem, kun je (1), (2) en (4) uit de bovenstaande tabel gebruiken als normaal ontvangstbewijs. Wees echter voorzichtig met (3), (5), (6) en (7), aangezien dit specifieke gegevens zijn die door het factuursysteem worden vereist. De belangrijkste punten waarmee je rekening moet houden bij het gebruik van een ontvangstbewijs als vereenvoudigde factuur, staan hieronder vermeld.

De transactiegegevens opmaken (3)

In de transactiegegevens moet worden aangegeven welke producten onder een verlaagd belastingtarief vallen. Er moet een asterisk () worden weergegeven voor goederen die in aanmerking komen voor een verlaagd belastingtarief, zodat deze producten gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd, met een legenda die bijvoorbeeld vermeldt: " geeft aan dat deze artikelen in aanmerking komen voor een verlaagd belastingtarief van 8%", waardoor het doel en de betekenis van het symbool duidelijk worden aangegeven.

Het registratienummer op een vereenvoudigde factuur opmaken (5)

Het registratienummer van het bedrijf dat door de lokale belastingdienst is goedgekeurd, is misschien wel het belangrijkste detail dat je moet vermelden. Het registratienummer moet naast de titel of bedrijfsnaam staan van de gekwalificeerde facturerende entiteit die de vereenvoudigde factuur (in dit geval het ontvangstbewijs) uitgeeft.

De totale kosten en het toegepaste belastingtarief opmaken met behulp van de prijs exclusief of inclusief belasting per belastingtarief (8% of 10%) (6)

Het totale bedrag van de transactie moet worden aangegeven in een vorm exclusief of inclusief belasting voor elk toegepast belastingtarief. Zelfs voor vereenvoudigde facturen is het over het algemeen niet nodig om het toegepaste belastingtarief (%) aan te geven. Dit is optioneel. (Zorg er echter voor dat je het toegepaste belastingtarief registreert bij het aanmaken van gekwalificeerde facturen.)

Voorbeeld: Hier is het formaat om het toegepaste belastingtarief (%) aan te geven, wat optioneel is voor vereenvoudigde facturen. Voor ¥ 1.000 aan goederen die zijn gekocht tegen het verlaagde belastingtarief (8%) en ¥ 1.000 aan goederen die zijn gekocht tegen het standaard belastingtarief (10%), zou een registratie van de prijs inclusief belasting samen met het toegepaste belastingtarief er als volgt uitzien:

• Totaal inclusief belasting - 1 artikel tegen 8% - ¥ 1.080
  
• Totaal inclusief belasting - 1 item tegen 10% - ¥ 1.100
  

Het totale bedrag aan verbruiksbelasting voor elk belastingtarief opmaken (7)

Het totale bedrag aan verbruiksbelasting voor elk toegepast belastingtarief moet apart worden weergegeven. Voor vereenvoudigde facturen kan ofwel het toegepaste belastingtarief (%) ofwel het totale bedrag aan omzetbelasting worden weergegeven. Als alleen het toegepaste belastingtarief wordt weergegeven, moeten elk belastingtarief en de totale kosten van goederen voor dat belastingtarief (6) duidelijk aan elkaar worden gekoppeld.

Voorbeeld: Hier is het formaat voor het vermelden van zowel het toegepaste belastingtarief (%) als de totale verbruiksbelasting. Voor ¥ 1.000 aan goederen die tegen het verlaagde belastingtarief zijn gekocht en ¥ 1.000 aan goederen die tegen het standaard belastingtarief zijn gekocht, zou het formaat als volgt zijn:

• Belasting van 8% - ¥ 80
  
• 10% btw - ¥100
  

Voor meer info over het opmaken en voorbeelden van vereenvoudigde facturen die voldoen aan het factuursysteem, controleer je het overzicht van de Nationale Belastingdienst over methoden voor het bewaren van gekwalificeerde facturen (pagina 5).

Bewaartermijn voor vereenvoudigde facturen

Vereenvoudigde facturen zijn belangrijke documenten voor kopers om belastingvermindering te krijgen. Bij het uitreiken van een vereenvoudigde factuur is het belangrijk dat verkopers de door het factuursysteem vereiste informatie zorgvuldig controleren voordat ze de factuur aan de koper verstrekken.

Het is ook belangrijk om te weten dat verkopers, nadat ze documenten hebben afgegeven via het factuursysteem, of dat nu gekwalificeerde of vereenvoudigde facturen zijn, kopieën van de documenten een tijdje moeten bewaren.

In principe is deze periode zeven jaar en twee maanden vanaf de dag na de laatste dag van de belastingperiode van de vereenvoudigde factuur. Voor een eenmanszaak is de belastingperiode bijvoorbeeld van 1 januari tot en met 31 december. In dit geval is de laatste dag van de belastingperiode 31 december, dus een vereenvoudigde factuur die op 1 december 2023 is uitgegeven, moet zeven jaar en twee maanden na 1 januari 2024 worden bewaard (d.w.z. zeven jaar vanaf 1 maart 2024).

Voor meer info, controleer het overzicht van de Nationale Belastingdienst over methoden voor het bewaren van gekwalificeerde facturen (pagina 11).