El 1 de octubre de 2023 se introdujo en Japón el método de facturas cualificadas para el sistema de facturas. Este método requiere la emisión y almacenamiento de facturas cualificadas que cumplan con el sistema de facturas con el fin de recibir créditos fiscales por compras que reduzcan el importe del impuesto sobre el consumo que debe una empresa.

Sin embargo, dado que estas facturas cualificadas tienen requisitos específicos, los proveedores que las emiten con el nuevo sistema han experimentado dificultades ocasionalmente.

Debido a esto, a ciertos sectores se les permite emitir facturas simplificadas (oficialmente llamadas «facturas cualificadas simplificadas») con requisitos más simples en lugar de las facturas cualificadas regulares. Para mayor claridad, utilizaremos el término «factura simplificada» para referirnos únicamente a las facturas cualificadas simplificadas.

En este artículo, explicaremos qué sectores pueden emitir facturas simplificadas, cuáles son los requisitos de estas facturas, en qué se diferencian de las facturas cualificadas, qué formato deben tener y más.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura simplificada?
  
• Transacciones y sectores aptos para utilizar facturas simplificadas
  
• Requisitos para la emisión de facturas simplificadas
  
• Diferencias entre facturas cualificadas y simplificadas
  
• Cómo crear facturas simplificadas que cumplan con el sistema de facturas
  
• Período de almacenamiento de las facturas simplificadas
  

¿Qué es una factura simplificada?

Como se mencionó anteriormente, las facturas simplificadas cualificadas son aquellas que tienen un formato más simple y que requieren menos información que las facturas cualificadas. Estas facturas pueden ser emitidas por ciertos sectores, y también se denominan facturas simplificadas.

Aunque se ha simplificado el formato escrito de estas facturas, conservan el mismo nivel de validez que las facturas cualificadas, por lo que los compradores que reciben estas facturas pueden usarlas para los créditos fiscales por compras. Las facturas simplificadas pueden incluir recibos de compras realizadas en supermercados, tiendas locales, restaurantes o establecimientos similares.

Beneficios de las facturas simplificadas

El principal beneficio de las facturas simplificadas es que requieren menos entradas que una factura cualificada, lo que permite que los recibos y las órdenes de compra que cumplen con los requisitos de una factura simplificada se acepten como documentos aptos en el sistema de facturas.

Como resultado, no existen obstáculos para las transacciones entre vendedores en sectores donde sería difícil emitir una factura cualificada y sus compradores, lo que permite mantener las relaciones comerciales existentes.

Transacciones y sectores aptos para utilizar facturas simplificadas

El sistema de facturas permite a varios sectores emitir facturas simplificadas en lugar de facturas cualificadas.

La Agencia Tributaria Nacional de Japón considera que la emisión de facturas simplificadas es aceptable para las transacciones que implican «ventas a un gran número de compradores no especificados» (pregunta 24, «¿qué empresas pueden emitir facturas simplificadas cualificadas?»). Esto permite que las empresas que cumplan con este requisito puedan emitir estas facturas.

Las industrias que pueden emitir facturas simplificadas en el sistema de facturas incluyen las siguientes:

• Comercios minoristas
  
• Restaurantes u otras empresas de alimentos y bebidas
  
• Empresas de fotografía
  
• Empresas relacionadas con los viajes
  
• Taxis
  
• Empresas que operan garajes (limitado a empresas que venden a un gran número de clientes no especificados)
  
• Empresas similares a las mencionadas anteriormente que realizan transacciones con un gran número de clientes no especificados
  

En estos sectores, la emisión de facturas cualificadas puede resultar difícil, ya que suelen gestionar un gran número de clientes no especificados. Como resultado, los recibos pueden ser tratados como facturas simplificadas siempre y cuando contengan toda la información requerida para una factura simplificada en el sistema de facturas. No existen restricciones para escribir estas facturas a mano.

Requisitos para la emisión de facturas simplificadas

Al igual que ocurre con las típicas facturas cualificadas, la emisión de facturas simplificadas requiere que la empresa sea una entidad sujeta a impuestos registrada en el sistema de facturas como emisor de facturas cualificadas.

Las empresas exentas de impuestos no pueden emitir facturas simplificadas. Las empresas exentas de impuestos deben comprender los pro y los contras de registrarse en el sistema de facturas y considerar muy bien la decisión de convertirse en una empresa sujeta a impuestos.

También es una buena idea aprovechar este momento como una oportunidad para considerar la introducción de nuevas funciones y herramientas que puedan aumentar la eficiencia de la empresa. Por ejemplo, Stripe Invoicing puede abordar las distintas necesidades asociadas a la creación de facturas cualificadas y Stripe ofrece soporte para agilizar las operaciones administrativas.

Además, se han puesto en marcha medidas transitorias que permiten que una empresa se convierta automáticamente en una empresa sujeta a impuestos si se registra en el sistema de facturas antes del 30 de septiembre de 2029.

Diferencias entre facturas cualificadas y simplificadas

En la siguiente tabla se comparan y explican las diferencias entre las facturas cualificadas y las facturas simplificadas.

Como verás en la tabla anterior, los datos de la factura simplificada a la derecha difieren en algunos datos de los de la factura cualificada a la izquierda. En particular, no se requiere el nombre de la entidad que recibe la factura. Además, se puede mostrar el importe total del impuesto sobre las ventas o el tipo impositivo aplicado, lo que facilita la emisión de la documentación para las transacciones con un gran número de compradores no especificados.

Sin embargo, tanto las facturas simplificadas como las cualificadas deben contener el número de registro de un emisor de facturas cualificadas. Como resultado, cuando un vendedor emite una factura simplificada, este número de registro debe mostrarse claramente para que el comprador cumpla con los requisitos para los créditos fiscales por la compra.

Cómo crear facturas simplificadas que cumplan con el sistema de facturas

Como se mencionó anteriormente, en el sistema de facturas, las facturas simplificadas en general utilizan recibos. Como resultado, cuando se crea una factura simplificada se suele utilizar el formato del recibo.

Para crear una factura simplificada que cumpla con el sistema de facturas, se pueden utilizar los puntos (1), (2) y (4) de la tabla anterior como recibo normal. Sin embargo, ten cuidado con los puntos (3), (5), (6) y (7), ya que son datos específicos requeridos por el sistema de facturas. A continuación se enumeran los puntos más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de utilizar un recibo como factura simplificada.

Formato de los datos de la transacción (3)

Debe incluirse un extracto en los detalles de la transacción que indique qué productos están sujetos a un tipo impositivo reducido. Específicamente, se debe mostrar un asterisco () para los bienes que son aptos para un tipo impositivo reducido para que estos productos puedan identificarse fácilmente, con una clave que indique, por ejemplo, « indica los artículos aptos para un tipo impositivo reducido del 8 %», lo que identifica claramente el propósito y el significado del símbolo.

Formato del número de registro en una factura simplificada (5)

El número de registro de la empresa autorizada por la oficina fiscal local es quizás el detalle más importante a incluir. El número de registro debe aparecer junto al nombre o razón social de la entidad de facturación cualificada que emite la factura simplificada (en este caso, el recibo).

El formato del coste total y del tipo impositivo aplicado utilizando el precio con impuestos excluidos o incluidos según el tipo impositivo (8 % o 10 %) (6)

El importe total de la transacción debe indicarse con los impuestos excluidos o incluidos para cada tipo impositivo aplicado. Incluso en el caso de las facturas simplificadas, generalmente no es necesario indicar el tipo impositivo (%) aplicado. Esto es opcional. (Sin embargo, asegúrate de registrar el tipo impositivo aplicado cuando se crean facturas cualificadas).

Ejemplo: este es el formato para indicar el tipo impositivo aplicado (%), que es opcional para las facturas simplificadas. Para 1000 ¥ de mercancías compradas con el tipo impositivo reducido (8 %) y 1000 ¥ de mercancías compradas con el tipo impositivo estándar (10 %), un registro del precio con impuestos incluidos junto con el tipo impositivo aplicado aparecería de la siguiente manera:

• Total con impuestos incluidos - 1 artículo al 8 % - 1080 ¥
  
• Total con impuestos incluidos - 1 artículo al 10 % - 1100 ¥
  

Formato del importe total del impuesto sobre el consumo para cada tipo impositivo respectivo (7)

El importe total del impuesto sobre el consumo para cada tipo impositivo aplicado debe mostrarse por separado. En el caso de las facturas simplificadas, puede mostrarse el tipo impositivo aplicado (%) o el importe total del impuesto sobre las ventas. Si solo se indica el tipo impositivo aplicado, cada tipo impositivo y el coste total de los bienes para ese tipo impositivo (6) deben estar claramente vinculados.

Ejemplo: este es el formato para mostrar tanto el tipo impositivo aplicado (%) como el impuesto total sobre el consumo. Para 1000 ¥ de mercancías compradas con el tipo impositivo reducido y 1000 ¥ de mercancías compradas con el tipo impositivo estándar, el formato sería el siguiente:

• Impuesto sobre el consumo del 8 % - 80 ¥
  
• Impuesto sobre consumo del 10 % - 100 ¥
  

Para más información sobre el formato y ejemplos de facturas simplificadas que cumplen con el sistema de facturas, consulta el resumen de métodos de conservación de facturas cualificadas (página 5) de la Agencia Tributaria Nacional.

Período de almacenamiento de las facturas simplificadas

Las facturas simplificadas son documentos importantes para que los compradores obtengan créditos fiscales por compra. Cuando se emite una factura simplificada, es importante que los vendedores revisen cuidadosamente la información requerida por el sistema de facturas antes de emitir la factura al comprador.

También es importante tener en cuenta que, después de emitir documentos en el sistema de facturas, ya sean facturas cualificadas o simplificadas, los vendedores deben conservar copias de los documentos durante un período de tiempo determinado.

En principio, este plazo es de siete años y dos meses desde el día siguiente al último día del período impositivo de la factura simplificada. Por ejemplo, para un empresario individual, el período impositivo va del 1 de enero al 31 de diciembre. En este caso, el último día del período impositivo es el 31 de diciembre, por lo que una factura simplificada emitida el 1 de diciembre de 2023 debe conservarse durante siete años y dos meses después del 1 de enero de 2024 (es decir, durante siete años a partir del 1 de marzo de 2024).

Para más información, consulta el resumen de métodos de conservación de facturas cualificadas (página 11) de la Agencia Tributaria Nacional.