El Sistema de Facturas Cualificadas se puso en marcha en Japón en octubre de 2023. Exige que las empresas emitan facturas cualificadas, que son los documentos necesarios para acceder a créditos fiscales por impuesto soportado. El sistema de facturación vigente impone, además, una serie de requisitos relacionados con la emisión de facturas cualificadas. Es fundamental que las empresas comprendan y respeten estos requisitos, incluido el modo en que deben completarse estas facturas.

Este artículo cubre información básica sobre las facturas cualificadas, cómo completarlas y sus ventajas y desventajas. También aborda los aspectos que las empresas japonesas deben tener en cuenta en materia de facturación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas cualificadas?
  
• ¿Se requieren facturas cualificadas aunque se aplique la tasa impositiva estándar?
  
• ¿Pueden los recibos considerarse facturas cualificadas?
  
• ¿Quiénes pueden emitir facturas cualificadas?
  
• Cómo completar una factura cualificada
  
• Ventajas del uso de facturas cualificadas
  
• Desventajas del uso de facturas cualificadas
  
• Puntos a tener en cuenta sobre las facturas cualificadas
  
• Facilitar las transacciones B2B en el marco del Sistema de Facturas Cualificadas
  

¿Qué son las facturas cualificadas?

Como ya se ha explicado, una factura cualificada es un documento que se emite de acuerdo con el sistema de facturación vigente. En ocasiones, se la denomina simplemente «factura», pero este uso no es el más adecuado, ya que el término general «factura» también puede referirse a documentos emitidos con otros fines (p. ej., documentos comerciales). Por lo tanto, es importante emplear el término correcto y diferenciado.

Las facturas cualificadas son documentos extremadamente importantes relacionados con los créditos fiscales por impuesto soportado. Cuando una empresa emite una factura cualificada que cumple con los requisitos establecidos por el sistema de facturación vigente, el cliente puede reclamar un crédito fiscal por impuesto soportado. En otras palabras, sin una factura cualificada, el cliente no puede acceder a ese crédito.

Facturas cualificadas frente a facturas clasificadas por tarifas

Una factura clasificada por tarifas es un documento que cumple con el sistema de retención de facturas clasificadas por tarifas que estaba en vigor antes del lanzamiento del Sistema de Facturas Cualificadas. En el marco del sistema de facturación vigente, se requiere la emisión de facturas cualificadas.

Las facturas cualificadas contienen información más detallada que las facturas convencionales clasificadas por tarifas. Por ejemplo, una factura cualificada requiere un número de registro en el sistema de facturación, que no se indica en una factura clasificada por tarifas.

Una factura clasificada por tarifas no es suficiente para acceder a un crédito fiscal bajo el sistema de facturación vigente. Por lo tanto, debe emitirse una factura cualificada a cada socio comercial para que puedan obtener el crédito correspondiente.

Facturas cualificadas frente a facturas simplificadas cualificadas (también llamadas facturas simplificadas)

Una factura simplificada cualificada o, simplemente, simplificada es un documento que cumple con el sistema de facturación vigente, igual que una factura cualificada. La diferencia radica en que la simplificada incluye menos información, y solo las empresas de determinados sectores están autorizadas a emitirla. Por ejemplo, es posible que los comercios minoristas, los restaurantes y las empresas de taxis, que atienden a un número indeterminado de clientes, tengan dificultades para emitir facturas cualificadas debido a la naturaleza de sus actividades. Por esta razón, en estos sectores se permite la emisión de facturas simplificadas cualificadas.

Si bien una factura simplificada contiene menos información, tiene el mismo efecto que una cualificada. Por lo tanto, los clientes que reciben facturas simplificadas pueden reclamar sin problemas créditos fiscales por impuesto soportado.

Facturas cualificadas frente a formularios cualificados de solicitud de reembolso

La empresa emite una factura cualificada al cliente para demostrar que se ha producido una venta y que se han entregado bienes o prestado servicios. Además, indica la tasa impositiva sobre el consumo y el monto aplicado. Por otro lado, el formulario cualificado de solicitud de reembolso se emite cuando se devuelve o se descuenta un producto. Los formularios cualificados de solicitud de reembolso también se denominan «facturas de reembolso».

Al igual que las facturas cualificadas, los formularios cualificados de solicitud de reembolso son documentos importantes relacionados con los créditos fiscales por impuesto soportado. Por lo tanto, es importante que las empresas comprendan claramente su utilización.

¿Se requieren facturas cualificadas aunque se aplique la tasa impositiva estándar?

En la actualidad, en Japón existen dos tasas impositivas sobre el consumo: una tasa impositiva estándar del 10 % y una tasa impositiva reducida del 8 %. El Sistema de Facturas Cualificadas se creó teniendo en cuenta estas tasas del impuesto sobre el consumo y sustituyó al sistema anterior de retención de facturas clasificadas por tarifas, con el fin de permitir a las empresas reclamar créditos fiscales por impuesto soportado. Pero, si bien las facturas cualificadas originalmente se introdujeron para garantizar que se aplicara la tasa impositiva adecuada, deben emitirse de todas formas aunque la empresa únicamente aplique la tasa estándar del 10 % del impuesto al consumo. Esto se debe a que los clientes necesitan una factura cualificada para poder reclamar créditos fiscales por el impuesto al consumo. Por lo tanto, incluso si la transacción está únicamente sujeta a la tasa impositiva estándar del 10 %, la emisión de facturas o recibos que no cumplan con los requisitos del Sistema de Facturas Cualificadas probablemente dará lugar a que el cliente solicite la emisión de una factura cualificada.

¿Los recibos pueden tratarse como facturas cualificadas?

Bajo el sistema de facturación vigente, los recibos pueden tratarse como facturas cualificadas. «Factura cualificada» es un término general que designa cualquier documento necesario para acceder a un crédito fiscal por impuesto soportado en el marco del sistema de facturación. Puede incluir recibos, comprobantes de venta, remitos y declaraciones de compra, siempre que cumplan con los requisitos especificados por el Sistema de Facturas Cualificadas.

La misma regla general se aplica a las facturas simplificadas cualificadas. Como ya se ha explicado, solo algunos tipos de empresas pueden emitir este tipo de facturas. Sin embargo, en muchos casos, estas empresas pueden utilizar recibos y comprobantes de venta como facturas simplificadas.

¿Quién puede emitir facturas cualificadas?

Solo las empresas sujetas a impuestos que estén registradas de antemano como emisoras de facturas cualificadas pueden emitir este tipo de facturas. Cuando te conviertes en emisor de facturas cualificadas, se te asigna un número de registro en el sistema de facturación que demuestra que estás incluido en el Sistema de Facturas Cualificadas.

Cabe señalar que tanto las sociedades como las empresas unipersonales pueden convertirse en emisoras de facturas cualificadas si se aprueba su solicitud de registro en el Sistema de Facturas Cualificadas. Sin embargo, si un propietario único que dirige una empresa exenta de impuestos se convierte en emisor de facturas cualificadas para cumplir con el sistema de facturación, su empresa pasará automáticamente a estar sujeta a impuestos. Como tal, se le exigirá que pague el impuesto sobre el consumo.

Cómo completar una factura cualificada

No existen requisitos legales sobre el formato de una factura cualificada o la plantilla que se debe utilizar, siempre y cuando se incluya la información requerida y esta sea exacta. Por lo tanto, las facturas cualificadas pueden completarse a mano o generarse en formato digital.

Lo más importante a la hora de emitir una factura cualificada es asegurarse de que cumpla con los requisitos que establece el sistema de facturación vigente. De acuerdo con lo dispuesto por la Agencia Tributaria de Japón (NTA), las facturas cualificadas deben incluir la siguiente información:

• Nombre o cargo del emisor de la factura cualificada.
  
• Fecha de la transacción.
  
• Detalles de la transacción. Cabe destacar que, si ciertos productos califican para una tasa impositiva reducida, debe incluirse información al respecto. Se recomienda usar un símbolo (por ejemplo, un asterisco) junto al producto para indicar la aplicación de la tasa reducida.
  
• Nombre o cargo de la entidad que recibe la factura cualificada.
  
• Número de registro del emisor de la factura cualificada.
  
• Costo total y tasa impositiva aplicada, ya sea que el precio se exprese sin impuestos o con impuestos incluidos, según corresponda (8 % o 10 %).
  
• Monto total del impuesto sobre el consumo correspondiente a cada una de las tasas impositivas.
  

Ventajas de la emisión de facturas cualificadas

Registrarse en el Sistema de Facturas Cualificadas y convertirse en emisor de este tipo de facturas no es obligatorio, sino voluntario. Por lo tanto, la decisión de incorporar facturas cualificadas queda a discreción del titular de la empresa. Sin embargo, la falta de facturas cualificadas podría generar diversos problemas en las transacciones entre empresas, por lo que se recomienda ajustarse al sistema en la mayor medida posible.

Estas son algunas de las ventajas de incorporar facturas cualificadas.

Contar con facturas cualificadas aumenta la probabilidad de que te elijan como proveedor

Si tu empresa no emite facturas cualificadas, el impuesto sobre el consumo que el cliente le paga a tu empresa no puede computarse como crédito fiscal. Aunque hayas tenido una relación comercial de muchos años con un cliente, corres el riesgo de perderlo por esta causa. Supongamos que eres propietario único y que tu empresa no está registrada en el sistema de facturación vigente; tal vez tengas una empresa exenta de impuestos con ventas de 10 millones de yenes o menos. Al darse cuenta de que no va a recibir un crédito fiscal por impuesto soportado, el cliente podría proponer dar por finalizada la transacción o pedir una modificación del precio acordado.

Si tu empresa emite facturas cualificadas en cumplimiento de la normativa del sistema de facturación vigente, los clientes podrán reclamar créditos fiscales por impuesto soportado, lo que favorecerá la continuidad de las transacciones comerciales. Además, es probable que nuevos clientes te den prioridad como proveedor.

El sistema de facturación vigente permite que tu empresa pase a la facturación electrónica

El Sistema de Facturas Cualificadas permite emitir y almacenar facturas cualificadas en formato electrónico. Para muchas empresas, esta es una gran oportunidad para evaluar sus procesos internos y realizar la transición hacia un sistema sin papel.

Cuando se manejan datos electrónicos, se debe cumplir con las disposiciones de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, lo que podría percibirse como un desafío. Sin embargo, cuando se digitaliza el proceso de facturación, todas las operaciones contables (incluida la emisión y el almacenado de facturas cualificadas, así como su intercambio entre empresas) pueden realizarse de manera más ágil.

Desventajas de la emisión de facturas cualificadas

Veamos ahora las desventajas de utilizar facturas cualificadas.

Operar con facturas cualificadas genera responsabilidad fiscal

Si una empresa exenta de impuestos decide no registrarse en el Sistema de Facturas Cualificadas y mantener su condición de exenta, no está obligada a pagar el impuesto sobre el consumo. De esta manera, puede evitar el riesgo de presión financiera que genera este impuesto. Además, no tiene que preocuparse por el incremento de la carga administrativa asociada al pago de impuestos, por lo que puede continuar operando con normalidad.

Por otro lado, las empresas que anteriormente estaban exentas del pago del impuesto sobre el consumo pasan a estar sujetas a dicho impuesto una vez que comienzan a emitir facturas cualificadas. Por lo tanto, aumenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para la presentación de sus declaraciones de impuestos. Esto puede hacer más difícil enfocarse en la actividad principal de la empresa.

Debes implementar el Sistema de Facturas Cualificadas y cumplir sus reglas

Para emitir facturas cualificadas, se debe implementar el Sistema de Facturas Cualificadas y modificar el formato de los documentos en cumplimiento de la normativa. Debes tener en cuenta no solo el tiempo y el esfuerzo necesarios, sino también el costo de la incorporación del sistema.

Dicho esto, como las facturas cualificadas pueden emitirse y almacenarse electrónicamente, una vez incorporado el sistema, la gestión y el almacenamiento se simplifican. Por lo tanto, aunque el nuevo sistema de facturación exige varios pasos previos, su implementación puede traducirse en una mayor eficiencia y productividad operativa, lo que genera un efecto globalmente positivo en la empresa.

Puntos a tener en cuenta sobre las facturas cualificadas

Debes registrarte como emisor de facturas cualificadas

Dentro del marco de los requisitos de facturación convencionales, cualquier empresa puede emitir las facturas que necesite. Sin embargo, solo las empresas sujetas a impuestos que se hayan convertido en emisoras de facturas cualificadas y a las que se les haya asignado un número de registro están autorizadas a emitir facturas cualificadas. Asegúrate de registrarte en el sistema de facturación vigente para no verte impedido de emitir una factura cualificada en caso de que un cliente te la solicite.

Ten en cuenta que los emisores de facturas cualificadas registrados en el sistema de facturación vigente deben emitir facturas cualificadas cuando así se lo soliciten sus socios comerciales.

Las facturas cualificadas deben conservarse durante un tiempo determinado

Según el Sistema de Facturas Cualificadas, ya sea que se trate de una factura cualificada o de una versión simplificada, la empresa debe emitir una factura cualificada al cliente y conservar una copia durante un tiempo determinado. El cliente también tiene la obligación de conservar la factura cualificada durante el tiempo que exige la normativa.

Según el resumen sobre el sistema de retención de facturas cualificadas de la NTA, las empresas deben conservar las facturas cualificadas, en principio, durante un período de siete años y dos meses a partir del día siguiente al cierre del período impositivo correspondiente. Por ejemplo, para los propietarios únicos, el período fiscal abarca del 1 de enero al 31 de diciembre. En este caso, el último día del período fiscal es el 31 de diciembre, por lo que una factura calificada que se emitió el 1 de diciembre de 2024 debe guardarse durante siete años a partir del 1 de marzo de 2025, dos meses después del inicio de 2025.

Las facturas cualificadas con errores pueden ocasionar pérdidas a los clientes

Como ya mencionamos, se necesita una factura cualificada para que el cliente pueda reclamar un crédito fiscal por impuesto soportado. Si una factura cualificada está mal confeccionada, no se aceptará como tal. En este caso, el cliente ya no podrá reclamar un crédito fiscal por impuesto soportado, lo que se traducirá en un aumento de la obligación fiscal del cliente por el impuesto al consumo. Por lo tanto, es muy importante que las empresas presten especial atención al momento de emitir facturas cualificadas a fin de garantizar que no haya errores ni omisiones.

Por otro lado, existen excepciones especiales; la obligación de emitir facturas cualificadas no se aplica a aquellas operaciones en las que su emisión resulte compleja, como en el caso de los servicios de transporte público de pasajeros (p, ej., autobús, tren o barco) con una tarifa inferior a 30,000 yenes, ni a la compra de productos a través de máquinas expendedoras o equipos de servicio automatizados. Y, como no se exigen facturas cualificadas para estas transacciones, se consideran válidas para acceder a créditos fiscales aunque no se emitan esas facturas. Para obtener más información, vuelve a consultar el resumen sobre el sistema de retención de facturas cualificadas de la NTA.

Debes familiarizarte con las medidas transitorias del Sistema de Facturas Cualificadas

El Sistema de Facturas Cualificadas incluye medidas transitorias escalonadas diseñadas para lograr estos dos objetivos:

• Para empresas sujetas a impuestos: reducir la carga del impuesto sobre el consumo
  
• Para empresas exentas de impuestos: evitar interrupciones en las operaciones comerciales
  

Concretamente, durante el período que se establece en las medidas transitorias, un cierto porcentaje del monto del impuesto sobre el consumo aplicado a las compras gravadas efectuadas a empresas exentas de impuestos se considerará como impuesto soportado, lo que permitirá reclamar créditos fiscales.

Los períodos de aplicación de las medidas transitorias y los porcentajes de deducción son los siguientes:

• Del 1 de octubre de 2023 al 30 de septiembre de 2026 (3 años): las empresas exentas de impuestos pueden deducir el 80 % del monto del impuesto sobre el consumo de las compras sujetas a impuestos.
  
• Del 1 de octubre de 2026 al 30 de septiembre de 2029 (3 años): las empresas exentas de impuestos pueden deducir el 50 % del monto del impuesto sobre el consumo de las compras sujetas a impuestos.
  

Desde la introducción del Sistema de Facturas Cualificadas, las transacciones realizadas con empresas exentas de impuestos suponen una preocupación para los clientes, ya que no pueden reclamar créditos fiscales. Sin embargo, aprovechando estas medidas transitorias, se puede reducir la carga del impuesto sobre el consumo que recae sobre el cliente.

Facilitar las transacciones B2B en el marco del Sistema de Facturas Cualificadas

Para que las empresas puedan acceder sin inconvenientes a los créditos fiscales por impuesto soportado en el marco del sistema de facturación vigente, es necesario que tanto el vendedor como el comprador realicen las acciones adecuadas. En particular, es importante que los vendedores que sean emisores de facturas cualificadas creen un entorno compatible con el Sistema de Facturas Cualificadas que garantice la entrega y la conservación fluida de documentos.

Además, puede resultar útil incorporar herramientas en línea que optimicen el trabajo, como pueden ser herramientas de cálculo automático de impuestos sobre el consumo y software de contabilidad, ya que son extremadamente útiles para crear facturas cualificadas. Stripe Invoicing, de Stripe, admite el Sistema de Facturas Cualificadas, lo que permite a las empresas emitir y almacenar facturas de forma adecuada mediante generación automática. Además, como proporciona todas las funcionalidades relacionadas con las operaciones de facturación (como gestión de cuentas por cobrar, cobro de pagos y conciliación de transacciones), las empresas pueden mejorar la fluidez y eficiencia de sus operaciones administrativas.

Existen varios requisitos para la emisión de facturas cualificadas, y se deben realizar los pasos previos necesarios, como la incorporación de formularios y sistemas que sean compatibles con las facturas cualificadas, y el proceso de registro en el Sistema de Facturas Cualificadas. Sin embargo, cuando esté todo listo, las operaciones contables podrán desarrollarse sin inconvenientes.

Es posible que a las empresas exentas de impuestos les resulte difícil determinar si deben cumplir o no con el sistema de facturación vigente. Por lo tanto, es importante comprender a fondo las ventajas y desventajas de incorporar facturas cualificadas. Evalúa cuidadosamente si perderás alguna venta y ten en cuenta las necesidades de tus socios comerciales antes de tomar una decisión.