Le système de factures qualifiées a été mis en place au Japon en octobre 2023. Il impose aux entreprises l’émission de factures qualifiées, documents nécessaires pour bénéficier de crédits d'impôt en amont. Le système de facturation actuel a également établi diverses exigences concernant l'émission de factures qualifiées. Les entreprises doivent donc saisir ces exigences et y prêter attention, notamment en ce qui concerne la manière de remplir les factures qualifiées.

Le présent article présente des informations de base sur les factures qualifiées, la manière de les remplir, ainsi que leurs avantages et inconvénients. Il aborde également les points auxquels les entreprises japonaises doivent prêter une attention particulière en matière de facturation.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une facture qualifiée ?
  
• Des factures qualifiées sont-elles nécessaires même si le taux de taxe standard est appliqué ?
  
• Les reçus peuvent-ils être considérés comme des factures qualifiées ?
  
• Qui peut émettre des factures qualifiées ?
  
• Comment remplir une facture qualifiée ?
  
• Les avantages de l'utilisation de factures qualifiées
  
• Les inconvénients de l'utilisation de factures qualifiées
  
• Points à retenir concernant les factures qualifiées
  
• Faciliter les transactions B2B dans le cadre du système de factures qualifiées
  

Qu'est-ce qu'une facture qualifiée ?

Comme expliqué ci-dessus, une facture qualifiée est un document qui est émis selon le système de facturation en vigueur. Les factures qualifiées sont parfois appelées simplement « factures », mais cette terminologie n’est pas idéale : le terme générique « factures » peut également faire référence à des documents émis à d'autres fins (par exemple, des documents liés au commerce). Il est donc important d'utiliser le terme spécifique et distinct de « facture qualifiée ».

Les factures qualifiées sont des documents extrêmement importants pour les crédits d'impôt en amont. En émettant une facture qualifiée qui répond aux exigences stipulées par le système de facturation en vigueur, l'entreprise permet au client d'appliquer un crédit d'impôt en amont. En d'autres termes, sans facture qualifiée, le client ne peut pas bénéficier d'un crédit d'impôt en amont.

Factures qualifiées vs. factures classées par taux

Une facture classée par taux est un document qui se conforme au système de conservation des factures classées par taux qui était en vigueur avant l’introduction du système de factures qualifiées. Dans le cadre du système de facturation actuel, des factures qualifiées sont requises.

Les factures qualifiées contiennent des informations plus détaillées que les factures conventionnelles classées par taux. À titre d’exemple, une facture qualifiée doit comporter un numéro d’enregistrement au système de facturation, élément qui ne figure pas sur une facture classée par taux.

Une facture classée par taux n'est pas suffisante pour bénéficier d'un crédit d'impôt en amont dans le cadre du système de facturation actuel. Par conséquent, une facture qualifiée doit être émise à l’intention de chaque partenaire commercial afin qu'il puisse bénéficier de ce crédit.

Factures qualifiées vs. factures simplifiées qualifiées (également appelées « factures simplifiées »)

Une facture simplifiée qualifiée, ou facture simplifiée, est un document qui se conforme au système de facturation actuel, au même titre qu’une facture qualifiée. La différence entre les deux tient au fait qu’une facture simplifiée comporte moins d'éléments et que seules les entreprises de certains secteurs sont autorisées à en émettre. Par exemple, les commerces de détail, les restaurants et les compagnies de taxis, qui servent un nombre indéterminé de clients, peuvent rencontrer des difficultés à émettre des factures qualifiées en raison de la nature de leurs activités. Pour cette raison, ces secteurs bénéficient de la possibilité d’émettre des factures simplifiées.

Même si une facture simplifiée comporte moins d'éléments, elle a le même effet qu'une facture qualifiée. Par conséquent, les clients qui reçoivent des factures simplifiées peuvent appliquer des crédits d'impôt en amont sans aucun problème.

Factures qualifiées et formulaires de demande de remboursement qualifiés

Une facture qualifiée est émise par l'entreprise à destination du client afin de prouver la réalisation d’une vente et la fourniture de biens ou de services. Elle indique également le taux et le montant de la taxe sur la consommation appliquée. En revanche, le formulaire de demande de remboursement qualifié est un document émis lorsqu'un produit est retourné ou lorsqu’une remise est accordée. Les formulaires de demande de remboursement qualifiés sont également appelés « factures de remboursement ».

À l’instar des factures qualifiées, les formulaires de demande de remboursement qualifiés sont des documents essentiels liés aux crédits d'impôt en amont. Il est donc primordial que les entreprises en comprennent parfaitement l’usage.

Des factures qualifiées sont-elles nécessaires même si le taux de taxe standard est appliqué ?

Actuellement, il existe deux taux de taxe sur la consommation au Japon : un taux de taxe standard de 10 % et un taux de taxe réduit de 8 %. Le système de factures qualifiées a été créé en tenant compte de ces taux de taxe sur la consommation - en remplacement du système de conservation des factures classées par taux - afin de permettre aux entreprises d'obtenir des crédits d’impôt en amont. Bien que les factures qualifiées aient été introduites à l'origine pour garantir l'application du taux de taxe approprié, leur émission demeure obligatoire, même si une entreprise applique exclusivement le taux de taxe sur la consommation standard de 10 %. En effet, les clients ont besoin d'une facture qualifiée pour bénéficier de crédits d'impôt en amont. Par conséquent, même si la transaction n'est soumise qu'au taux de taxe standard de 10 %, l'émission de factures ou de reçus qui ne répondent pas aux exigences du système de factures qualifiées conduira vraisemblablement le client à exiger la création d'une facture qualifiée.

Les reçus peuvent-ils être considérés comme des factures qualifiées ?

Dans le cadre du système de facturation actuel, les reçus peuvent être considérés comme des factures qualifiées. Le terme « facture qualifiée » est en réalité une notion générique qui désigne tout document requis pour bénéficier d'un crédit d'impôt en amont dans le cadre du système de facturation. Il peut s'agir de reçus, de bordereaux de vente, de bordereaux de livraison et de déclarations d'achat, dès lors qu’ils répondent aux exigences spécifiées par le système de factures qualifiées.

La même règle générale s'applique aux factures simplifiées qualifiées. Comme expliqué précédemment, les types d'entreprises autorisées à émettre ce type de factures sont limités. Toutefois, dans de nombreux cas, ces entreprises peuvent utiliser des reçus et des bordereaux de vente comme factures simplifiées.

Qui peut émettre des factures qualifiées ?

Seules les entreprises taxables qui se sont préalablement enregistrées en tant qu’émetteurs de factures qualifiées peuvent émettre de telles factures. Lorsque vous devenez émetteur de factures qualifiées, vous recevez un numéro d’enregistrement au système de facturation qui prouve que vous êtes inscrit au système de factures qualifiées.

Il convient de noter que les entreprises et les entrepreneurs individuels peuvent devenir des émetteurs de factures qualifiées si leur formulaire d’enregistrement au système de factures qualifiées est approuvé. Toutefois, si un entrepreneur individuel gérant une entreprise exonérée de taxes devient un émetteur de factures qualifiées afin de se conformer au système de facturation, son entreprise deviendra automatiquement taxable. À ce titre, il sera tenu de payer la taxe sur la consommation.

Comment remplir une facture qualifiée ?

Il n'existe pas d’exigences juridiques concernant le format d'une facture qualifiée ou le modèle utilisé, dès lors que les informations obligatoires y figurent de manière exacte. Les factures qualifiées peuvent donc être établies aussi bien sous forme manuscrite qu’électronique.

Le plus important lors de l'émission d'une facture qualifiée est de veiller à ce qu’elle respecte les exigences fixées par le système de facturation actuel. Les informations suivantes doivent figurer sur les factures qualifiées, comme le stipule l'Agence nationale japonaise des impôts (NTA) :

• Le nom ou le titre de l'émetteur de la facture qualifiée.
  
• La date de la transaction.
  
• Les détails de la transaction. Notez que si des biens sont éligibles à un taux de taxe réduit, des informations à cet effet doivent être fournies. L’usage d’un symbole, tel qu’un astérisque placé à côté de l’article concerné, est recommandé pour indiquer l’application du taux réduit.
  
• Le nom ou le titre de l'entité qui reçoit la facture qualifiée.
  
• Le numéro d'enregistrement de l'émetteur de la facture qualifiée.
  
• Le coût total et le taux de taxe appliqué, indiqués en utilisant soit le prix hors taxe, soit le prix toutes taxes comprises, en précisant le taux applicable (8 % ou 10 %).
  
• Le montant total de la taxe sur la consommation pour chaque taux de taxe respectif.
  

Les avantages de l'émission de factures qualifiées

L’enregistrement au système de factures qualifiées et l'obtention du statut d'émetteur de factures qualifiées ne sont pas obligatoires, mais volontaires. Par conséquent, la décision de mettre en place des factures qualifiées est laissée à la discrétion du chef d'entreprise. Toutefois, en l'absence de factures qualifiées, divers problèmes peuvent surgir dans les transactions entre entreprises. Il est donc préférable de se conformer autant que possible au système de factures qualifiées.

Voici quelques-uns des avantages liés à l’adoption des factures qualifiées.

Les factures qualifiées augmentent vos chances d'être choisi comme fournisseur.

Si votre entreprise n'émet pas de factures qualifiées, la taxe sur la consommation payée par le client à votre entreprise ne pourra pas faire l'objet de crédits d’impôt en amont. Même si vous entretenez une relation commerciale de longue date avec un client, vous risquez de le perdre pour cette raison. Supposons que vous soyez un entrepreneur individuel et que votre entreprise ne soit pas enregistrée dans le cadre du système de facturation actuel; peut-être avez-vous une entreprise exonérée de taxes dont les ventes sont inférieures ou égales à 10 millions de yens. En constatant l’impossibilité de bénéficier du crédit d’impôt en amont, le client pourrait envisager de mettre fin à la transaction ou requérir un réajustement des conditions tarifaires de la transaction.

À l’inverse, si votre entreprise émet des factures qualifiées en conformité avec le système de facturation actuel, les clients pourront bénéficier des crédits d’impôt en amont, ce qui leur permettra de continuer à passer des commandes en toute sérénité. Vous pouvez également vous attendre à être considéré comme un fournisseur prioritaire par de nouveaux clients.

Le système de facturation actuel permet à votre entreprise de passer à la facturation électronique

Le système de factures qualifiées permet l'émission et la conservation de factures qualifiées au format électronique. Pour de nombreuses entreprises, il s'agit d'une occasion idéale pour vérifier leurs opérations de back-office et passer à un système sans papier.

La gestion des données électroniques doit toutefois respecter les exigences de laLoi sur la conservation des livres électroniques , ce qui peut sembler un défi. Néanmoins, la numérisation du processus de facturation permet d’exécuter plus efficacement l’ensemble des opérations comptables : de l’émission et de la conservation des factures qualifiées à leur échange entre entreprises.

Les inconvénients de l'émission de factures qualifiées

Examinons maintenant les inconvénients de l'utilisation de factures qualifiées.

La charge fiscale liée à l’émission de factures qualifiées

Si une entreprise exonérée de taxes décide de ne pas s’enregistrer au système de factures qualifiées et demeure exonérée, elle n’est pas tenue d’acquitter la taxe sur la consommation. Il est donc possible d'éviter le risque de pression sur les revenus due à la taxe sur la consommation. En outre, il n'y a pas lieu de s'inquiéter d'une augmentation de la charge administrative associée aux paiements de taxes, ce qui lui permet de poursuivre ses activités dans les mêmes conditions qu’auparavant.

D'autre part, les entreprises qui étaient auparavant exonérées du paiement de la taxe sur la consommation en deviennent redevables une fois qu'elles optent pour l’émission de factures qualifiées. Par conséquent, le temps et les efforts nécessaires pour déclarer la taxe augmentent, ce qui peut compliquer la concentration sur l’activité principale.

Vous devez mettre en œuvre et respecter le système de factures qualifiées.

Afin d'émettre des factures qualifiées, vous devez introduire le système de factures qualifiées et modifier le format de vos documents en conformité avec celui-ci. Il convient de prendre en compte non seulement le temps et les efforts nécessaires, mais aussi le coût lié à la mise en œuvre du système.

Cela dit, comme les factures qualifiées peuvent être émises et sauvegardées électroniquement, une fois le système en place, la gestion et la conservation deviennent plus faciles. Ainsi, bien que divers préparatifs soient nécessaires pour le système de facturation actuel, saisir l'occasion de le mettre en place peut promouvoir l'efficacité opérationnelle et la productivité, avec un impact global positif sur votre entreprise.

Points à retenir concernant les factures qualifiées

Vous devez vous enregistrer en tant qu'émetteur de factures qualifiées

Dans le cadre des exigences conventionnelles en matière de facturation, toute entreprise peut émettre des factures en fonction de ses besoins. Toutefois, seules les entreprises taxables qui sont devenues des émetteurs de factures qualifiées et qui ont obtenu un numéro d’enregistrement sont autorisées à émettre des factures qualifiées. Veillez à vous enregistrer dans le système de facturation actuel afin de ne pas vous retrouver dans l'incapacité d'émettre une facture qualifiée à la demande d'un client.

Notez que les émetteurs de factures qualifiées enregistrés dans le cadre du système de facturation actuel doivent émettre des factures qualifiées lorsque leurs partenaires commerciaux en font la demande.

Les factures qualifiées doivent être conservées pendant une certaine période.

Dans le cadre du système de facture qualifiée, qu'il s'agisse d'une facture qualifiée ou d'une facture simplifiée qualifiée, l'entreprise doit émettre une facture qualifiée au client et en conserver une copie pendant une durée déterminée. Le client, de son côté, doit également conserver la facture qualifiée pendant un certain temps.

Selon l’Aperçu du Système de Conservation des Factures Qualifiées, publié par la NTA, le délai de conservation est en principe de 7 ans et 2 mois à compter du lendemain du dernier jour de la période fiscale à laquelle se rapporte la facture qualifiée. Par exemple, pour les entrepreneurs individuels, la période fiscale s'étend du 1er janvier au 31 décembre. Dans ce cas, le dernier jour de la période fiscale est le 31 décembre, donc une facture qualifiée qui a été émise le 1er décembre 2024 doit être conservée pendant 7 ans à partir du 1er mars 2025, soit deux mois après le début de l'année fiscale 2025.

Des factures qualifiées incorrectes peuvent entraîner des pertes pour les clients

Comme nous l'avons déjà mentionné, une facture qualifiée est nécessaire pour que le client puisse appliquer un crédit d’impôt en amont. Si une facture qualifiée n'est pas correctement remplie, elle ne sera pas acceptée comme telle. Dans ce cas, le client ne pourra plus bénéficier d'un crédit d'impôt en amont, ce qui augmentera en fin de compte sa charge fiscale en matière de taxe sur la consommation. Il est donc crucial que les entreprises apportent le plus grand soin à la préparation des factures qualifiées, afin d’éviter toute erreur ou omission.

Il existe toutefois des exceptions spécifiques : l'obligation d'émettre une facture qualifiée est levée dans les situations où il est difficile d'en émettre une, comme dans le cas du transport public de passagers (par exemple, en bus, en train ou en bateau) pour un tarif inférieur à 30 000 yens, ou de l'achat de biens dans des distributeurs automatiques ou autres équipements de service automatisés. Et comme les factures qualifiées ne sont pas requises pour ces transactions, elles donnent droit à des crédits d'impôt en amont même si aucune facture qualifiée n'est émise. Pour plus de détails, consultez à nouveau l’Aperçu du Système de Conservation des Factures Qualifiées de la NTA.

Vous devez comprendre les mesures transitoires nécessaires pour le système de factures qualifiées.

Le système de factures qualifiées comprend des mesures transitoires échelonnées conçues pour atteindre les deux objectifs suivants :

-Pour les entreprises taxables : __ alléger la charge de la taxe sur la consommation.
-Pour les entreprises exonérées de taxes : __ éviter toute perturbation des activités de l'entreprise

Concrètement, au cours de la période établie par les mesures transitoires, un certain pourcentage du montant de la taxe sur la consommation appliqué aux achats taxables réalisés auprès d’entreprises exonérées sera traité comme impôt en amont, permettant ainsi l'application de crédits d'impôt en amont.

Les périodes d'application des mesures transitoires et les taux de déduction sont les suivants :

• 1er octobre 2023-30 septembre 2026 (3 ans) : 80 % du montant de la taxe à l’achat est déductible sur les achats taxables effectués par les entreprises exonérées.
  
• 1er octobre 2026-30 septembre 2029 (3 ans) : 50 % du montant de la taxe à l’achat est déductible sur les achats taxables effectués par les entreprises exonérées.
  

Depuis l’entrée en vigueur du système de factures qualifiées, toutes les transactions effectuées avec des entreprises exonérées de taxes suscitent des préoccupations auprès des clients, car ils ne peuvent pas bénéficier de crédits d'impôt en amont. Toutefois, en profitant de ces mesures transitoires, il est possible d’alléger la charge de la taxe sur la consommation pour le client.

Faciliter les transactions B2B dans le cadre du système de factures qualifiées

Pour que les entreprises puissent bénéficier sans problème des crédits d’impôt en amont dans le cadre du système de facturation actuel, des actions appropriées de la part du vendeur comme de l’acheteur sont requises. Il est particulièrement important que les vendeurs habilités à émettre des factures qualifiées créent un environnement compatible avec le système de factures qualifiées, en veillant à ce que les documents soient livrés et sauvegardés de manière fluide.

De plus, il peut s'avérer judicieux d'introduire des outils en ligne qui optimisent le travail, tels que des outils de calcul automatique de la taxe sur la consommation et des logiciels de comptabilité, car ils sont extrêmement utiles pour créer des factures qualifiées. Stripe Invoicing, fourni par Stripe, est un service d'assistance au système de factures qualifiées, qui permet aux entreprises d'émettre et de conserver des factures de manière appropriée grâce à la génération automatique. Par ailleurs, du fait que cette solution intègre l’ensemble des fonctionnalités liées à la facturation, telles que la gestion des comptes clients, le recouvrement des paiements et le rapprochement des transactions, les entreprises peuvent améliorer leurs opérations de back-office pour qu'elles soient plus fluides et plus efficaces.

L'émission de factures qualifiées est soumise à diverses exigences et il est nécessaire de s'y préparer à l'avance, notamment l’introduction des formulaires et des systèmes compatibles avec les factures qualifiées ainsi que l’enregistrement au système de factures qualifiées. Cependant, une fois ces démarches accomplies, les opérations comptables peuvent être effectuées efficacement dorénavant.

Il pourrait être difficile pour les entreprises exonérées de taxes de déterminer si elles doivent ou non se conformer au système actuel de facturation. Il est donc important de bien comprendre les avantages et les inconvénients de l’adoption de factures qualifiées. Évaluez soigneusement s’il y aurait des pertes de ventes et tenez compte des besoins de vos partenaires commerciaux avant de prendre une décision.