Une fois votre travail de conseil terminé, vous devez effectuer une requête de paiement -clairement, rapidement et d'une manière qui ne déclenche pas une chaîne d'e-mails de quatre semaines avec des comptes payants (AP). Invoicing n'a pas besoin d'être pénible ou déroutant, et bien faire les choses peut vous faire gagner du temps et du travail administratif (sans parler des suivis gênants).
Le marché mondial des services de conseil en gestion d’entreprise était évalué à 161,2 milliards $ en 2024. Des processus de facturation rigoureux assurent la pérennité du secteur. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires pour facturer efficacement vos services de conseil, notamment le format de facture approprié, les bonnes pratiques en matière de facturation et la gestion des problèmes courants.
Que contient cet article ?
- Quels sont les défis de facturation courants auxquels les consultants sont confrontés ?
- Quel est le bon format de facture pour les services de conseil ?
- Quelles sont bonnes pratiques de facturation pour les services de conseil ?
- Comment Stripe Invoicing peut vous aider
Quels sont les défis courants en matière de facturation auxquels sont confrontés les consultants ?
Voici quelques problèmes courants liés aux défis de facturation et comment les gérer.
Descriptions vagues
« Services de conseil » ne signifie pas grand-chose. Développez la description pour inclure ce que vous avez fait, quand et combien de temps cela a pris. Plus vous serez précis, moins votre client aura de questions et plus vous serez payé rapidement.
Bases manquantes
Incluez toutes les informations nécessaires au traitement de votre facture. Consulter des factures sans date d'échéance, montant total ou instructions de paiement peut facilement être négligé et retarder le paiement.
Formatage désordonné
Adoptez un format standard. Si chaque facture est différente ou semble avoir été rédigée à la va-vite, votre crédibilité peut en pâtir. Utilisez un modèle clair et cohérent, et vérifiez les calculs. Les fautes de frappe et les mises en page irrégulières peuvent inciter les clients à retarder le paiement.
Livraison tardive
Attendre une semaine (ou deux) après la fin des travaux pour envoyer une facture peut donner une fausse impression. Cela retarde le paiement et peut indiquer qu'il n'est pas urgent. Envoyez votre facture tant que les travaux sont encore frais dans votre esprit, et dans le leur.
Problèmes d’acheminement côté client
Même les factures par ailleurs parfaites peuvent être retardées si elles sont envoyées à la mauvaise personne ou si un numéro de bon de commande leur est omis. Demandez dès le départ qui dans l’entreprise doit recevoir votre facture et quelles informations sont nécessaires pour la traiter.
La facture fait partie du service que vous fournissez. Traitez-la avec le même soin que vous le faites avec votre travail.
Quel est le bon format de facture pour les services de conseil ?
Une facture conseil utile indique exactement au client ce qu’il paie, son coût, sa date d'échéance et les modalités de paiement. Voici comment cela fonctionne concrètement.
Vos informations
Commencez par indiquer le nom, l'adresse, l'e-mail et le numéro de téléphone de votre entreprise en haut de la facture. Ajoutez votre logo si vous en avez un.
Informations sur le client
Indiquez le nom complet du client ou le nom de l'entreprise et l'adresse de facturation. S'il y a une personne ou un service spécifique qui gère les paiements (comme les comptes fournisseurs), adressez-vous directement à eux.
Numéro et date de la facture
Chaque facture nécessite un numéro de facture unique à des fins de suivi. Il doit également inclure la date d'émission de la facture. L'inclusion d'un numéro de facture et d'une date d'émission définit l'heure de début dans vos conditions de paiement et facilite le suivi ultérieur si nécessaire.
Date d'échéance
Indiquez une date d'échéance précise et évitez les termes vagues (par exemple, « Paiement dû avant le 30 août 2025 », pas seulement « 30 nets »).
Eléments de ligne
Présentez votre travail de manière claire et simple. Utilisez un langage clair : « Atelier stratégique et rédaction du livrable : 10 heures » est plus précis que « Services professionnels ».
Pour chacun d'eux, inclure:
Une brève description de ce que vous avez fait
La date ou la période
Heures ou quantité
Votre taux ou frais
Le total de la ligne
Sous-total, taxes et réductions
Indiquez d'abord le sous-total. Ajoutez ensuite toutes les taxes (avec le taux clairement indiqué) et soustrayez les ristournes ou dépôts éventuels. Soyez aussi détaillé que possible.
Montant total dû
Mettez-le en gras. Faites en sorte que ce numéro se démarque du reste de la facture.
Instructions de paiement
Soyez direct : indiquez la date d’échéance, la manière de payer et l’endroit où envoyer l’argent. Si vous facturez des frais de retard ou accordez des remises pour paiement anticipé, indiquez-le également ici.
Note facultative
Un message court et poli en bas, tel que «Merci de m’avoir donné l’occasion de travailler ensemble », peut être une attention particulière. Si le client a besoin d'informations complémentaires ou d'un numéro de référence, c'est ici qu'il faut les placer.
Relisez tout, en particulier les noms, les dates et les calculs. Envoyez ensuite votre facture par le canal que vous avez convenu (généralement e-mail). Si vous utilisez une plateforme de facturation, vous pouvez suivre quand la facture est ouverte et recevoir une notification quand elle est payée.
Bonnes pratiques de facturation pour les services de conseil
Une facture propre peut vous aider à vous faire payer plus rapidement, tandis qu’une facture désordonnée peut ralentir le processus. Voici comment maintenir votre processus de facturation net et sans stress.
Fixer les attentes dès le début
Dans votre contrat ou e-mail de lancement, indiquez comment et quand vous facturez: mensuel, par étape, horaire, versement initial, etc. Indiquez vos moyens de paiement, les dates d"échéance, et si vous débitez des frais de retard.
Suivez votre travail
Que vous facturiez à l’heure ou débitiez un tarif forfaitaire, tenez des registres clairs. Enregistrez votre temps, sauvegardez vos livrables et documentez les étapes clés. Au moment de la facturation, vous aurez toutes les informations nécessaires à portée de main.
N’attendez pas pour facturer
Envoyez les factures dès que le travail est terminé ou à une fréquence déterminée (par exemple, à la fin de chaque mois). Envoyer une facture en retard pourrait être perçu comme un manque de professionnalisme.
Utilisez un format cohérent et poli
Tenez-vous-en à un modèle présentant à chaque fois la même structure et le même ton. Un format cohérent semble professionnel et facilite le traité des paiements pour votre client.
Soyez clair dans vos lignes d'éléments
Utilisez un langage simple. Dites ce que vous avez fait, quand, combien de temps cela a pris et ce que cela a coûté. Incluez tous les codes PO ou de projet.
Faciliter le paiement
Plus il est pratique pour votre client de vous payer, plus cela risque de se produire rapidement. Proposez plusieurs moyens de paiement si vous le pouvez.
Renforcer vos conditions
Chaque facture doit inclure la date d'échéance du paiement, les moyens de paiement acceptés et toute politique de frais de retard. Soyez cohérent d'une facture à l'autre.
Suivi (poliment)
Si la date d’échéance est dépassée et que vous n’avez pas été payé, faites un suivi avec le client. Un court rappel amical peut s’avérer efficace dans de nombreux cas. Si cela ne fonctionne pas, effectuez un nouveau suivi. Gardez un ton calme et amical, et conservez des traces de vos contacts.
Enregistrement
Si vous soupçonnez le client d'être confus, frustré ou simplement dépassé, un enregistrement rapide peut être utile. Demandez-lui s'il dispose de tout ce dont il a besoin pour traiter la facture.
Automatisez quand vous le pouvez
L'utilisation d'un logiciel pour créer, envoyer et suivre des factures réduit le temps de gestion et réduit les erreurs. De nombreuses plateformes de facturation vous donnent le pouvoir de configurer des factures récurrentes, de voir quand un client a ouvert une facture et de déclencher des rappels de paiement automatiquement.
Gardez tout organisé
Stockez chaque facture que vous envoyez, et suivez celles qui sont encore impayées. Cela vous fera gagner du temps pendant la période des impôts, vous aidera à surveiller vos flux de trésorerie et vous fournira un enregistrement clair si un litige de paiement survient à l'avenir.
Soyez assertif si nécessaire
De nombreux retards de paiement sont dus à des retards plutôt qu'à une rétention de fonds malveillante. Cependant, si un client ne respecte pas systématiquement vos conditions de paiement, vous pouvez vous référer au contrat, renvoyer la facture et faire remonter l'affaire si nécessaire. Soyez ferme et équitable.
Les factures sont le reflet de la façon dont vous gérez votre entreprise. Gardez-les cohérentes, précises et ponctuelles, et vous passerez moins de temps à relancer vos paiements et plus de temps à vous concentrer sur votre travail.
Avantages de Stripe Invoicing
Stripe Invoicing simplifie votre processus de comptes clients, de la création de la facture au recouvrement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à être payées plus rapidement et à simplifier leurs opérations :
Automatisez votre gestion des comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement le statut des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous permettant ainsi de maîtriser votre flux de trésorerie.
Accélérez les flux de trésorerie : Réduisez le délai d'encaissement des ventes (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce aux paiements globaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance alimentés par l'IA qui vous aident à recouvrer davantage de revenus.
Améliorez l'expérience client : Offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, 135 devises et 100 modes de paiement. Les factures sont facilement accessibles et payables via un portail client en libre-service.
Réduisez la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux recouvrements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
Intégrez-vous à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d'entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou démarrer dès maintenant.
Le contenu de cet article est fourni à des fins informatives et pédagogiques uniquement. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.