Una volta completato il lavoro di consulenza, è necessario richiedere il pagamento in modo chiaro, tempestivo ed evitando quattro settimane di scambi di email con la contabilità fornitori. La fatturazione non deve essere un fastidio o una fonte di confusione, e farla bene può farti risparmiare tempo e lavoro amministrativo (per non parlare di eventuali seguiti imbarazzanti).

Il mercato globale della gestione commerciale delle attività di consulenza è stato valutato in 161,2 miliardi di dollari nel 2024. Procedure di fatturazione affidabili mantengono attivo il settore. Di seguito troverai tutte le informazioni necessarie per fatturare correttamente i servizi di consulenza, tra cui il formato corretto delle fatture, le best practice per la fatturazione e come gestire le difficoltà più comuni connesse alla fatturazione.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono le difficoltà più comuni che i consulenti devono affrontare per la fatturazione?
  
• Qual è il formato corretto delle fatture per i servizi di consulenza?
  
• Quali sono le best practice della fatturazione per i servizi di consulenza?
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Quali sono le difficoltà più comuni che i consulenti devono affrontare con la fatturazione?

Ecco alcune comuni difficoltà nella fatturazione e come gestirle.

Descrizioni vaghe

"Servizi di consulenza" non significa molto. Espandi la descrizione per includere ciò che hai fatto, quando e quanto tempo è stato impiegato. Più sei specifico, tanto meno è probabile che il tuo cliente ponga delle domande e, probabilmente, sarai pagato più velocemente.

Dati di base mancanti

Includi tutte le informazioni di cui il cliente ha bisogno per elaborare la fattura. È probabile che le fatture di consulenza prive di data di scadenza, totale o istruzioni di pagamento siano ignorate, o ne verrà ritardato il pagamento.

Formattazione disordinata

Attieniti a un formato standard. Se ogni fattura ha un aspetto diverso o sembra compilata frettolosamente, è la tua credibilità a risentirne. Utilizza un modello pulito e coerente e controlla i calcoli. Gli errori di battitura e la formattazione bizzarra possono indurre i clienti a bloccare il pagamento.

Consegna ritardata

Attendere una settimana (o due) dopo la fine del lavoro prima di inviare la fattura può dare un'impressione sbagliata. Ritarda il pagamento e potrebbe indicare che non è urgente effettuare il pagamento. Invia la fattura mentre il lavoro è ancora fresco nella tua, e nella loro mente.

Problemi di inoltro sul lato del cliente

Anche fatture comunque perfette possono subire ritardi se vanno alla persona sbagliata o non riportano il numero dell'ordine d'acquisto. Chiedi in anticipo quale funzione aziendale dovrebbe ricevere la fattura e quali informazioni sono necessarie per elaborarla.

La fattura fa parte del servizio che fornisci. Rivolgile la stessa attenzione con cui esegui il tuo lavoro.

Qual è il formato corretto delle fatture per i servizi di consulenza?

Una fattura di consulenza è utile perché indica esattamente al cliente per cosa sta pagando, quanto costa, qual è la scadenza e come pagarla. Ecco come si presenta in pratica.

Le tue informazioni

Inizia specificando la ragione sociale, l'indirizzo, l'email e il numero di telefono nella parte superiore della fattura. Se hai un logo, aggiungilo.

Informazioni sul cliente

Includi il nome completo o il nome dell'azienda e l'indirizzo di fatturazione del cliente. Se c'è una persona o un reparto specifico che gestisce i pagamenti (ad esempio, la contabilità fornitori), indirizzala direttamente a quel reparto.

Numero e data della fattura

Ogni fattura necessita di un numero di fattura univoco per il monitoraggio. Dovresti anche includere la data di emissione della fattura. L'inclusione del numero di fattura e della data di emissione determina l'ora di inizio dei termini di pagamento e, se necessario, ne semplifica il follow-up.

Data di scadenza

Indica una data di scadenza specifica ed evita termini vaghi (ad esempio, "Da pagare entro il 30 agosto 2025", non solo "30 gg netto").

Voci riga

Descrivi il lavoro con termini chiari e semplici. Usa termini comuni: "Seminario strategico e descrizione dei risultati finali: 10 ore" è più preciso di "Servizi professionali".

Per ciascuna voce, includi:

• Una breve descrizione di ciò che hai fatto

• La data o l'intervallo di tempo

• Ore o quantità

• Tariffa o onorario

• Totale della riga

Subtotale, imposte e sconti

Elenca prima il subtotale. Aggiungi in seguito le eventuali imposte (con l'aliquota chiaramente indicata) e sottrai eventuali sconti o acconti. Sii il più dettagliato possibile.

Importo totale dovuto

Mettilo in grassetto. Inseriscilo in un riquadro. Fai risaltare il numero sul resto della fattura.

Istruzioni per il pagamento

Sii diretto: includi la data di scadenza, come effettuare il pagamento e dove inviare il denaro. Se addebiti delle penali per ritardato pagamento o offri degli sconti in caso di pagamento anticipato, spiega anche questi dettagli.

Nota facoltativa

Aggiungi in fondo un breve messaggio di cortesia, ad esempio "Grazie per averci offerto l'opportunità di lavorare insieme", può essere una buona idea. Se il cliente ha bisogno di un contesto aggiuntivo o di un numero di riferimento, è qui che va inserito.

Correggi il tutto, soprattutto nomi, date e calcoli. Quindi invia la fattura utilizzando il canale concordato (in genere un'email). Se utilizzi una piattaforma di fatturazione, puoi tener traccia del momento in cui viene aperta la fattura e ricevere una notifica quando viene pagata.

Quali sono le best practice della fatturazione per i servizi di consulenza?

Una fattura nitida può aiutarti a farti pagare più velocemente, mentre una fattura disordinata può rallentare il processo. Ecco come mantenere nitido e senza stress il tuo processo di fatturazione.

Stabilisci in anticipo le aspettative

Nel contratto o nell'email di inizio del lavoro, indica come e quando effettui la fatturazione: mensilmente, a scadenza, a ore, con anticipo, ecc. Includi i metodi di pagamento, le date di scadenza e le eventuali penali per ritardato pagamento.

Tieni traccia del tuo lavoro

Sia che tu emetta fatture su base oraria o con tariffa forfettaria, conserva registrazioni chiare. Registra i tempi, salva i risultati e documenta le tappe chiave. Quando sarà il momento della fatturazione, avrai a disposizione tutte le informazioni necessarie.

Non aspettare a fatturare

Invia le fatture non appena il lavoro è terminato o secondo una cadenza specifica (ad esempio, alla fine di ogni mese). Inviare in ritardo una fattura potrebbe essere considerato poco professionale.

Usa un formato coerente e pulito

Attieniti sempre a un modello con la stessa struttura e lo stesso tono. Un formato coerente appare professionale e semplifica la procedura di pagamento per il tuo cliente.

Sii chiaro nelle voci riga

Usa un linguaggio semplice. Descrivi cosa hai fatto, quando, quanto tempo è stato richiesto e quanto è costato. Includi eventuali numeri d'ordine o di progetto.

Rendi semplice il pagamento

Quanto più è comodo pagarti per il tuo cliente, tanto più è probabile che questo accada più rapidamente. Se puoi, offri più metodi di pagamento.

Ribadisci i termini

Ogni fattura deve includere la data di scadenza del pagamento, i metodi di pagamento accettati e l'eventuale politica di penali per ritardi. Sii coerente tra le diverse fatture.

Follow-up (con gentilezza)

Se la scadenza è trascorsa e non ricevi il pagamento, contatta il cliente. In molti casi può essere efficace un breve e amichevole promemoria. Se non funziona, continua. Mantieni un tono calmo e amichevole e tieni traccia del contatto.

Controllo

Se sospetti che il cliente sia confuso, frustrato o semplicemente oberato di lavoro, un controllo rapido può essere d'aiuto. Chiedigli se ha tutto il necessario per elaborare la fattura.

Automatizza quando puoi

L'utilizzo di un software per creare, inviare e tener traccia delle fatture riduce i tempi amministrativi e gli errori. Molte piattaforme di fatturazione ti offrono la possibilità di impostare fatture ricorrenti, vedere quando un cliente ha aperto una fattura e attivare automaticamente i promemoria per il pagamento.

Mantieni tutto organizzato

Archivia tutte le fatture che invii e tieni traccia di quelle non ancora pagate. In questo modo risparmierai tempo durante le scadenze fiscali, terrai traccia del flusso di cassa e avrai una situazione pulita in caso di future contestazioni relative al pagamento.

Sii assertivo se è necessario

Molti pagamenti dopo la scadenza sono dovuti a ritardi piuttosto che a trattenimento intenzionale dei fondi. Tuttavia, se une client ignora costantemente i tuoi termini di pagamento, puoi fare riferimento al contratto, inviare di nuovo la fattura e, se necessario, inoltrarla a un livello superiore. Sii fermo ma corretto.

Le fatture rispecchiano il modo in cui gestisci la tua attività. Mantienile coerenti, ponderate e tempestive, e perderai meno tempo a inseguire i pagamenti e più tempo a svolgere il tuo lavoro.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione delle fatture fornitori, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire gli addebiti, singoli o ricorrenti, per una maggiore rapidità della liquidazione e una semplificazione delle operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la contabilità dei clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza dover scrivere alcun codice. Stripe monitora automaticamente lo stato delle fatture, invia i promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.

• Accelera il flusso di cassa: riduci i giorni prima dell'incasso (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA, che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con il supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale self-service per i clienti.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera le fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture in hosting su Stripe.

• Integra i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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