Después de completar el trabajo de asesoramiento, necesitas una solicitud de pago clara, rápida y de una manera que no active una cadena de correos electrónicos de cuatro semanas con cuentas por pagar (AP). La facturación no tiene por qué ser dolorosa ni confusa, y hacerla bien puede ahorrarte tiempo y trabajo administrativo (además de los incómodos seguimientos).
El mercado global de servicios de asesoramiento de gestión empresarial se valoró en $161,200 millones en 2024. Los sólidos procesos de facturación mantienen el sector en funcionamiento. A continuación, encontrarás toda la información que necesitas para facturar correctamente los servicios de asesoramiento, incluido el formato de factura correcto, las prácticas recomendadas de facturación y cómo manejar los desafíos comunes de en materia de facturación.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Cuáles son los desafíos comunes de facturación a los que se enfrentan los asesores?
- ¿Cuál es el formato correcto de factura para los servicios de asesoramiento?
- ¿Cuáles son las prácticas recomendadas en materia de facturación para los servicios de asesoramiento?
- ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
¿Cuáles son los desafíos comunes de facturación a los que se enfrentan los asesores?
Estos son algunos de los desafíos de facturación más comunes y cómo abordarlos.
Descripciones vagas
«Servicios de asesoramiento» no transmite mucha información. Amplía la descripción para incluir lo que hiciste, cuándo y cuánto tiempo te tomó. Cuanto más específico seas, menos probable será que tu cliente tenga preguntas y más rápido recibirás los pagos.
Conceptos básicos faltantes
Incluye toda la información que el cliente necesita para procesar tu factura. Las facturas de asesoramiento que carecen de la fecha de vencimiento, el total o las instrucciones de pago fácil puede causar que los clientes pasen por alto y se retrasen en el pago.
Formato desordenado
Utiliza un formato estándar. Si cada factura se ve diferente, o como si se hubiera hecho con prisa, tu credibilidad puede verse afectada. Usa una plantilla clara y consistente, y revisa las cifras. Los errores tipográficos y el formato extraño pueden causar que los clientes se atrasen en el pago.
Entrega tardía
Esperar una semana (o dos) después de que se haya terminado el trabajo para enviar una factura puede dar una impresión equivocada. Retrasa el pago y podría indicar que el pago no es urgente. Envía tu factura mientras el trabajo aún está fresco en tu mente, y en la de ellos.
Problemas de enrutamiento del lado del cliente
Incluso las facturas que no presentan ningún error pueden retrasarse si se envían a la persona equivocada o si no incluyen el número de orden de compra. Pregunta por adelantado quién debe recibir su factura en la empresa y qué información necesitan para procesarla.
La factura es parte del servicio que prestas. Ten el mismo nivel de cuidado con ella que con tu trabajo.
¿Cuál es el formato correcto de una factura de servicios de asesoramiento?
Una factura de asesoramiento útil le dice al cliente exactamente lo que está pagando, cuánto cuesta, cuándo vence y cómo pagarla. Así es como se ve en la práctica.
Tu información
Comienza con el nombre de la empresa, dirección, correo electrónico y número de teléfono en la parte superior de la factura. Agrega tu logotipo si tienes uno.
Información del cliente
Incluye el nombre completo del cliente o el nombre de la empresa y la dirección de facturación del cliente. Si hay una persona o departamento específico que maneja los pagos (como cuentas por pagar), envíasela a ellos directamente.
Número y fecha de la factura
Toda factura necesita un número de factura único para fines de seguimiento, y también debe incluir la fecha en que se emitió la factura. La inclusión de un número de factura y una fecha de emisión establece la hora de inicio de tus condiciones de pago y permite el seguimiento posterior si es necesario.
Fecha de vencimiento
Indica una fecha de vencimiento específica y evita expresiones ambiguas (p. ej., «Pago vencido antes del 30 de agosto de 2025», no solo «30 neto»).
Partidas
Enumera tu trabajo en entradas claras y sencillas. Usa un lenguaje sencillo: «Taller de estrategia y redacción de informes: 10 horas» es más preciso que «Servicios profesionales».
Para cada una, incluye:
Una breve descripción de lo que hiciste
La fecha o el período de tiempo
Horas o cantidad
Tu tarifa o comisión
El total general
Subtotal, impuestos y descuentos
Primero enumera el subtotal. Luego, agrega los impuestos (con la tarifa que se muestra claramente) y resta los descuentos o depósitos. Sé lo más detallado posible.
Importe total adeudado
Usa negrita. Encierra el importe en un recuadro. Haz que este número se destaque del resto de la factura.
Instrucciones de pago
Sé directo: incluye cuándo vence, cómo pagar y adónde enviar el dinero. Si cobras cargos por pagos atrasados o descuentos por pagos anticipados, describe eso aquí también.
Nota opcional
Un mensaje breve y cortés al final, como «Gracias por la oportunidad de trabajar juntos», puede ser un buen detalle. Si el cliente necesita más contexto o un número de referencia, este es el lugar adecuado para incluirlo.
Revisa todo, especialmente los nombres, las fechas y las cifras. Luego, envía tu factura usando el canal acordado (generalmente correo electrónico). Si utilizas una plataforma de facturación, puedes controlar cuándo se abre la factura y recibir una notificación cuando se paga.
¿Cuáles son las prácticas recomendadas en materia de facturación para los servicios de asesoramiento?
Una factura clara puede ayudarte a recibir el pago más rápido, mientras que una factura desordenada puede ralentizar el procesar. A continuación, te explicamos cómo hacer que tu proceso de facturación sea nítido y no presente dificultades.
Establece expectativas desde el principio
En tu contrato o correo electrónico inicial, describe cómo y cuándo vas a facturar: mensualmente, por hitos, por horas, con un depósito por adelantado, etc. Incluye tus métodos de pago, fechas de vencimiento y si cobras cargos por pagos atrasados.
Realiza un seguimiento de tu trabajo
Ya sea que factures por hora o cobres una tarifa fija, mantén registros claros. Registra tu tiempo, guarda las entregas y documenta los hitos. Cuando llegue el momento de la factura, tendrás lista toda la información necesaria.
No esperes a facturar
Envía factura tan pronto como se haya terminado el trabajo o con la frecuencia designada (p. ej., al final de cada mes). Enviar una factura con retraso puede considerarse poco profesional.
Utiliza un formato coherente y nítido
Utiliza una plantilla con la misma estructura y tono cada vez. Un formato consistente se ve profesional y hace que el proceso de pago sea más sencillo para tu cliente.
Sé claro en tus partidas
Usa lenguaje sencillo. Di lo que hiciste, cuándo, cuánto tiempo te tomó y cuánto costó. Incluye cualquier código postal o de proyecto.
Facilita el pago
Cuanto más conveniente sea que tu cliente te pague, más rápido es probable que suceda. Ofrece varios métodos de pago de ser posible.
Refuerza tus condiciones
Cada factura debe incluir la fecha de vencimiento del pago, los métodos de pago aceptados y cualquier política de comisiones por pagos atrasados. Sé consistente en todas tus facturas.
Realiza un seguimiento (amablemente)
Si la fecha de vencimiento ya pasó y no te han pagado, haz un seguimiento con el cliente. Un recordatorio breve y amistoso puede ser efectivo en muchos casos. Si eso no funciona, haz un seguimiento nuevamente. Mantén un tono tranquilo y amistoso, y un registro de tus contactos.
Comprobación
Si sospechas que el cliente está confundido, frustrado o simplemente abrumado, puede ser útil hacer una rápida comprobación. Pregúntale si tiene todo lo necesario para procesar la factura.
Automatiza todo lo que puedas
El uso de software para crear, enviar y realizar un seguimiento de las facturas reduce el tiempo de gestión y los errores. Muchas plataformas de facturación te permiten configurar facturas recurrentes, ver cuándo un cliente ha abierto una factura y activar recordatorios de pagos automáticos.
Mantén todo organizado
Guarda todas las facturas que envíes y realiza un seguimiento de las que aún no se hayan pagado. Esto te ahorrará tiempo durante la temporada de impuestos, te ayudará a controlar el flujo de caja y te proporcionará un registro claro si surge alguna disputa sobre pagos en el futuro.
Sé asertivo si es necesario
Muchos pagos atrasados se deben a demoras y no a retenciones maliciosas de fondos. Sin embargo, si un cliente ignora constantemente tus condiciones de pago, puedes hacer referencia al contrato, reenviar la factura y elevar el asunto a un nivel superior. Sé firme y justo.
Las facturas son un reflejo de cómo gestionas tu negocio. Asegúrate de que sean consistentes, detalladas y puntuales, y dedicarás menos tiempo a realizar el seguimiento de los pagos y más tiempo a hacer tu trabajo.
¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:
Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
Reduce la carga de trabajo back-office: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pago de facturas alojadas en Stripe.
Se integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.