Depois de concluir a consultoria, é necessário solicitar o pagamento de forma clara, rápida e sem gerar uma troca de e-mails interminável com o setor de contas a pagar (AP). O faturamento não precisa ser complicado, e acertar nesse processo pode economizar tempo, esforço administrativo e situações constrangedoras de cobrança.
O mercado global de consultoria em gestão foi avaliado em $161,2 bilhões de dólares em 2024. Processos sólidos de faturamento mantêm esse setor ativo. Abaixo você encontrará todas as informações para faturar corretamente serviços de consultoria, incluindo formato de fatura, práticas recomendadas e como lidar com os principais desafios.
O que este artigo aborda?
- Quais são os desafios comuns de faturamento para consultores?
- Qual é o formato correto de uma fatura para serviços de consultoria?
- Quais são as práticas recomendadas de faturamento em consultoria?
- Como o Stripe Invoicing pode ajudar
Quais são os desafios comuns de faturamento enfrentados por consultores?
A seguir estão os principais desafios de faturamento em consultoria e como lidar com eles.
Descrições vagas
“Serviços de consultoria” não explica muita coisa. Amplie a descrição com detalhes sobre o que foi feito, quando e por quanto tempo. Quanto mais específico, menor a chance de dúvidas do cliente e mais rápido será o pagamento.
Informações ausentes
Inclua todos os dados que o cliente precisa para processar a fatura. Faturas sem data de vencimento, valor total ou instruções de pagamento podem ser ignoradas e gerar atraso.
Formatação confusa
Mantenha um padrão. Se cada fatura tiver um visual diferente ou parecer improvisada, sua credibilidade pode ser prejudicada. Use um modelo limpo e consistente e confira os cálculos. Erros de digitação ou formatação irregular facilitam atrasos.
Envio tardio
Aguardar uma ou duas semanas após a entrega do trabalho para enviar a fatura pode passar uma impressão ruim. Isso atrasa o recebimento e sugere falta de urgência. Envie a fatura enquanto o trabalho ainda está fresco na sua memória e na do cliente.
Problemas de encaminhamento no cliente
Mesmo faturas corretas podem atrasar se forem enviadas para a pessoa errada ou sem número de ordem de compra (PO). Pergunte antes quem deve receber e quais informações são necessárias para o processamento.
A fatura faz parte do serviço que você presta. Dedique a ela o mesmo cuidado que ao restante do trabalho.
Qual é o formato correto de uma fatura para serviços de consultoria?
Uma fatura de consultoria bem elaborada informa claramente ao cliente pelo que ele está pagando, o valor, a data de vencimento e a forma de pagamento. Veja a seguir como isso funciona na prática.
Suas informações
Comece incluindo o nome da sua empresa, endereço, e-mail e telefone no topo da fatura. Se tiver logotipo, insira também.
Dados do cliente
Comece incluindo o nome da sua empresa, endereço, e-mail e telefone no topo da fatura. Se tiver logotipo, insira também.
Número e data da fatura
Cada fatura deve ter um número único de fatura para fins de controle. Também é importante registrar a data de emissão. Esses elementos marcam o início do prazo de pagamento e facilitam o acompanhamento posterior, se necessário.
Data de vencimento
Informe uma data exata e evite expressões vagas (por exemplo, escreva “Pagamento devido até 30 de agosto de 2025” em vez de apenas “net 30”).
Itens de linha
Liste seu trabalho em entradas claras e simples. Use linguagem objetiva: “Oficina de estratégia e relatório: 10 horas” é mais preciso do que apenas “Serviços profissionais”.
Para cada item, inclua:
Breve descrição do que foi feito
Data ou período de execução
Número de horas ou quantidade
Valor da hora ou taxa aplicada
Total do item
Subtotal, impostos e descontos
Mostre primeiro o subtotal. Depois acrescente os impostos (com a alíquota claramente indicada) e subtraia eventuais descontos ou adiantamentos. Seja o mais detalhado possível.
Valor total a pagar
Coloque em negrito. Envolva em uma caixa. Faça esse número se destacar de todo o restante da fatura.
Instruções de pagamento
Especifique de forma direta: quando vence, como efetuar o pagamento e para onde enviar o valor. Se você aplicar multas por atraso ou conceder desconto por pagamento antecipado, explique aqui também.
Nota opcional
Uma mensagem curta e cordial ao final, como “Obrigado pela oportunidade de trabalharmos juntos”, pode ser um diferencial simpático. Caso o cliente precise de informações adicionais ou de um número de referência, este é o local adequado.
Revise tudo cuidadosamente, principalmente nomes, datas e cálculos. Em seguida, envie sua fatura pelo canal combinado (normalmente e-mail). Se estiver usando uma plataforma de faturamento, será possível verificar quando a fatura foi aberta e receber alerta quando for quitada.
Quais são as práticas recomendadas de faturamento em serviços de consultoria?
Uma fatura bem organizada ajuda a receber mais rápido, enquanto uma confusa pode atrasar o processo. Veja como manter o faturamento eficiente e sem complicações.
Estabeleça expectativas desde o início
No contrato ou no e-mail inicial, explique como e quando você fará a cobrança: mensal, por marco de projeto, por hora, com adiantamento etc. Inclua seus métodos de pagamento, prazos de vencimento e política de multa por atraso, se houver.
Registre seu trabalho
Seja cobrando por hora ou valor fixo, mantenha registros claros. Anote horas, salve entregáveis e documente marcos. Assim, terá todas as informações à mão na hora de faturar.
Não demore para faturar
Envie as faturas assim que o trabalho for concluído ou em uma periodicidade definida (por exemplo, no fim de cada mês). Atrasos no envio podem ser vistos como falta de profissionalismo.
Use um formato consistente e profissional
Utilize sempre o mesmo modelo, com estrutura e tom uniformes. Isso passa credibilidade e facilita o processamento pelo cliente.
Seja claro nos itens de linha
Explique em linguagem simples o que foi feito, quando, quanto tempo levou e o custo. Inclua eventuais códigos de projeto ou ordens de compra.
Facilite o pagamento
Quanto mais simples for para o cliente pagar, maior a chance de o pagamento ocorrer dentro do prazo. Se possível, ofereça mais de uma forma de pagamento.
Reforce os seus termos
Cada fatura deve mencionar a data de vencimento, métodos aceitos e eventuais penalidades por atraso. A consistência fortalece a clareza.
Faça acompanhamentos cordiais
Se o prazo vencer e o pagamento não for feito, envie lembrete ao cliente. Uma mensagem curta e educada costuma ser eficaz. Caso não funcione, insista novamente, mas sempre mantendo um tom respeitoso e registrando as tentativas.
Verifique com o cliente
Se houver indícios de confusão ou sobrecarga, um contato rápido pode ajudar. Pergunte se ele tem tudo o que precisa para processar a fatura.
Automatize quando possível
Recorrer a softwares de faturamento agiliza o processo de emissão, envio e acompanhamento das faturas. Muitas plataformas permitem configurar cobranças recorrentes, identificar quando o cliente abriu a fatura e enviar lembretes automáticos.
Mantenha tudo organizado
Guarde todas as faturas emitidas e acompanhe as pendentes. Isso economiza tempo no período de impostos, ajuda a monitorar o fluxo de caixa e fornece registro útil em caso de disputa.
Seja firme quando necessário
Atrasos muitas vezes acontecem por descuido e não por má-fé. Mas, se um cliente desrespeitar repetidamente seus termos de pagamento, faça referência ao contrato, reenvie a fatura e, se preciso, avance para medidas mais formais. Mantenha firmeza e equilíbrio.
As faturas refletem a forma como você conduz o negócio. Mantendo consistência, clareza e pontualidade, você reduzirá esforços com cobranças e terá mais tempo para o trabalho em si.
Como o Stripe Invoicing pode ajudar
O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:
Automatizar contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
Acelerar o fluxo de caixa: Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e aumente a velocidade dos pagamentos com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
Melhorar a experiência do cliente: Ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 métodos de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal de autoatendimento.
Reduzir o trabalho administrativo: Gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento hospedada pela Stripe.
Integrar com seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece agora.
O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.