コンサルティング業務を終えたら、支払いを請求する必要があります。その際は、明確かつ迅速に、そして 経理部 (AP) との 4 週間にわたるメールのやり取りを招かない方法で行いましょう。請求書の発行は必ずしも面倒や混乱を伴うものではなく、適切に行えば時間や事務作業を節約できるだけでなく、気まずいフォローアップも避けられます。

世界の経営コンサルティングサービス市場は、2024 年に 1,612 億米ドルと評価されました。強力な請求書作成プロセスにより、業界は継続的に発展しています。以下では、正しい請求書のフォーマット、請求書のベストプラクティス、一般的な請求書発行の課題への対処方法など、コンサルティングサービスの請求書を発行するために必要な情報をご紹介します。

目次

• コンサルタントが直面する一般的な請求書作成の課題とは？
  
• コンサルティングサービスの正しい請求書フォーマットは？
  
• コンサルティングサービスにおける請求書のベストプラクティスとは？
  
• Stripe Invoicing で実現できること
  

コンサルタントが直面する一般的な請求書作成の課題とは？

以下は、よくある請求書発行に関する課題とその対処法です。

説明が曖昧

「コンサルティング業務」だけでは伝わりません。いつ、何をしたのか、どれくらいの時間がかかったのか、など具体的に説明しましょう。具体的であればあるほど、クライアントからの質問も少なくなり、支払いを受けるのも早くなります。

基本事項の欠落

クライアントが請求書を処理するために必要な情報をすべて記載しましょう。期日、合計金額、支払い方法が記載されていない請求書は、クライアントが見落としやすく、支払いが遅れがちです。

乱雑なフォーマット

標準フォーマットにこだわりましょう。請求書が毎回違っていたり、急いで作成したように見えたりすると、信頼性が損なわれます。きれいで一貫性のあるテンプレートを使い、計算をチェックしましょう。誤字脱字や奇妙な書式は、クライアントが支払いを滞らせやすくなります。

配送遅延

作業後 1 週間 (または 2 週間) 待って請求書を送付するのは、誤った印象を与えかねません。支払いが遅れるだけでなく、支払いは緊急ではないという意思表示にもなりかねません。まだ記憶が新しいうちに請求書を送付しましょう。

クライアント側で経路を選定する問題

どんなに完璧な請求書であっても、宛先を間違えたり、私書番号を記入しなかったりすると、処理が遅れてしまうことがあります。会社の誰が請求書を受け取るべきか、請求書を処理するために必要な情報は何か、前もって尋ねておきましょう。

請求書は、お客様が提供するサービスの一部です。自分の仕事と同じレベルの注意を払いましょう。

コンサルティングサービスの正しい請求書フォーマットは？

コンサルティングに役立つ請求書は、クライアントに何を支払うのか、いくらかかるのか、いつまでに支払うのか、どのように支払うのかを正確に伝えます。実際の請求書は次のようになります。

貴社の情報

請求書の上部には、ビジネス名、住所、メール、電話番号を記載します。ロゴがあれば追加してください。

クライアント情報

クライアントのフルネームまたは会社名、請求書送付先住所を記載します。決済を担当する特定の担当者や部署 (買掛金など) がある場合は、その担当者宛に直接送付します。

請求書番号と日付

すべての請求書には、追跡のために請求書番号 が必要です。また、請求書の発行日も記載する必要があります。請求書番号と発行日を記載することで、支払い条件の開始時期が設定され、必要に応じて後のフォローアップが容易になります。

支払期限

具体的な支払期限を明記し、曖昧な表現は避けてください (例：「net 30」ではなく、「支払い期限は 2025 年 8 月 30 日」)。

ラインアイテム

明確でシンプルな項目でお客様の仕事をリストアップしてください。わかりやすい言葉を使いましょう：「戦略ワークショップと成果物の作成：10 時間」の方が「プロフェッショナルサービス」よりも正確です。

それぞれについて：

• 何をしたかの簡単な説明

• 日付または期間

• 時間または数量

• 料金または手数料

• ライン合計

小計、税金、割引

最初に小計を記載します。次に課税する税金 (税率を明記) を加え、割引や預金を差し引きます。できるだけ詳しく記入しましょう。

合計請求額

太字で。枠で囲んでください。この数字を他の請求書より目立たせてください。

支払い手順

支払期日、支払方法、振込先を明記しましょう。延滞手数料や早期支払い割引を請求する場合は、その概要も記載しましょう。

オプションのメモ

最下部には、「一緒に働く機会をいただきありがとうございます」というような短く丁寧なメッセージを添えると好印象を持たれます。クライアントが追加情報や参照番号を必要とする場合は、ここに記載します。

特に名前、日付、計算など、すべてを校正してください。その後、合意した方法 (通常はメール) で請求書を送付します。請求書発行プラットフォーム を利用している場合は、請求書がいつ開封されたかを追跡し、支払いを受けたら通知を受け取ることができます。

コンサルティングサービスにおける請求書のベストプラクティスとは？

クリーンな請求書はより早く支払いを受けることができ、逆に乱雑な請求書はプロセスを遅らせる可能性があります。ここでは、請求書の作成プロセスをストレスなくスムーズに進める方法をご紹介します。

早い段階で期待値を設定する

契約書またはキックオフ・メールに、請求書発行の方法と時期 (月次、マイルストーン単位、時間単位、前払いなど) を明記しましょう。支払い方法、支払期日、遅延損害金の有無も記載しましょう。

作業を追跡する

時間単位で請求する場合でも、一律料金を請求する場合でも、明確な記録を残しましょう。時間をログに残し、成果物を保存し、マイルストーンを文書化しましょう。請求書を作成する際には、必要な情報をすべて準備しておきましょう。

請求書を待つ必要はありません

請求書は、業務が完了したらすぐに、または決められた期日 (毎月末など) に送付しましょう。請求書の送付が遅れると、プロ意識に欠けると思われかねません。

一貫性のある洗練されたフォーマットを使用

毎回同じ構成とトーンで1つのテンプレートにこだわりましょう。一貫性のある書式はプロフェッショナルに見え、クライアントにとっても支払い手続きが簡単になります。

項目を明確にすること

わかりやすい言葉を使いましょう。いつ、何をし、どれくらいの時間がかかり、いくらかかったかを明記してください。PO またはプロジェクトコードも含めてください。

支払いを簡単に

クライアントにとって支払いが便利であればあるほど、より早く支払いが行われる可能性が高くなります。可能であれば複数の支払い方法を提供しましょう。

規約の強化

請求書には、支払い期限、受け入れられる支払い方法、延滞手数料の規定などを記載しましょう。請求書ごとに一貫性を持たせましょう。

フォローアップ (丁寧に)

期日が過ぎても支払いがない場合は、クライアントに連絡を取りましょう。多くの場合、短時間の親切な催促が効果的です。それでもダメなら、もう一度フォローアップしましょう。冷静で友好的な口調を保ち、働きかけの記録を残しましょう。

チェックイン

クライアントが混乱している、イライラしている、あるいは単に圧倒されていると思われる場合は、素早く確認することが有効です。請求書を処理するのに必要なものがすべて揃っているかどうかを尋ねましょう。

可能な範囲での自動化

請求書の作成、送付、追跡にソフトウェアを使用することで、管理時間を削減し、ミスを減らすことができます。多くの請求書発行プラットフォームでは、継続請求書を設定したり、クライアントがいつ請求書を開封したかを確認したり、支払いのリマインダーを自動的に発行したりすることができます。

整理整頓

送付した請求書をすべて保管し、未払いとなっている請求書を追跡しましょう。これにより、課税シーズンに時間を節約し、キャッシュフローを監視し、将来不審請求の申請が発生する場合に明確な記録を残すことができます。

必要な場面では主張する

支払いの遅れの多くは、悪意のある資金留保ではなく、遅延によるものです。しかし、クライアントがお客様の支払い条件を一貫して無視する場合は、契約書を参照し、請求書を再送し、必要であればエスカレーションすることができます。毅然と公正に。

請求書は、お客様のビジネスの運営方法を反映するものです。請求書を一貫性のある、心のこもった、タイムリーなものにすることで、支払いに追われる時間を減らし、より多くの時間を仕事に費やすことができます。

Stripe Invoicing で実現できること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします：

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを加速: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く収入を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収作業の時間を短縮します。

• 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトやエンタープライズ・リソース・プランニング ( ERP) ソフトと連携し、システム間の同期を保ち、手作業でのデータ入力を削減します。

Stripe が売掛金管理プロセスをどのように簡素化できるかについて、詳細はこちらをご覧ください。また今すぐ始めることもできます。