Nachdem Sie Ihre Beratungsarbeit abgeschlossen haben, müssen Sie die Zahlung anfragen – klar, schnell und auf eine Art und Weise, die keine vierwöchige E-Mail-Kette mit der Kreditorenbuchhaltung (AP) auslöst. Invoicing muss nicht schmerzhaft oder verwirrend sein, und wenn Sie es richtig machen, können Sie Zeit und Verwaltungsarbeit sparen (ganz zu schweigen von unangenehmen Nachfassaktionen).

Der globale Markt für Unternehmensberatungsdienste wurde 2024 auf 161,2 Milliarden USD geschätzt. Starke Prozesse für die Invoicing-Prozesse halten die Branche am Laufen. Im Folgenden finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um erfolgreich Rechnungen für Beratungsleistungen auszustellen. Dazu gehören das richtige Rechnungsformat, Best Practices für Rechnungen und der Umgang mit häufigen Herausforderungen beim Invoicing.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Invoicing, mit denen Beraterinnen und Berater konfrontiert werden?
  
• Welches ist das korrekte Rechnungsformat für Beratungsleistungen?
  
• Was sind die Best Practices für das Invoicing von Beratungsleistungen?
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Invoicing, mit denen Beraterinnen und Berater konfrontiert werden?

Hier sind einige häufige Herausforderungen im Hinblick auf die Rechnungsstellung (Invoicing) und wie Sie diese bewältigen können.

Vage Beschreibungen

„Beratungsleistungen“ sagt nicht viel aus. Erweitern Sie die Beschreibung und geben Sie an, was Sie wann gemacht haben und wie lange es gedauert hat. Je genauer Sie sind, desto weniger Fragen wird Ihr Client haben und desto schneller werden Sie wahrscheinlich bezahlt werden.

Fehlende Grundlagen

Geben Sie alle Informationen an, die der Client benötigt, um Ihre Rechnung zu bearbeiten. Rechnungen für Beratungsleistungen ohne Fälligkeitsdatum, Gesamtsumme oder Zahlungsanweisungen werden von Ihren Clients leicht übersehen und verzögern die Bezahlung.

Unordentliche Formatierung

Halten Sie sich an ein Standardformat. Wenn jede Rechnung anders aussieht oder als wäre sie in Eile erstellt worden, kann Ihre Glaubwürdigkeit darunter leiden. Verwenden Sie eine saubere, einheitliche Vorlage und überprüfen Sie die Berechnung. Tippfehler und ungerade Formatierungen können es dem Client erleichtern, die Zahlung zu verzögern.

Verspätete Lieferung

Eine Woche (oder zwei) nach getaner Arbeit zu warten, um eine Rechnung zu schicken, kann einen falschen Eindruck vermitteln. Die Zahlung verzögert sich und man könnte signalisieren, dass die Zahlung nicht dringend ist. Schicken Sie Ihre Rechnung, solange Sie – und die Kunden – die Arbeit noch frisch im Gedächtnis haben.

Routing-Probleme auf der Seite des Client

Selbst bei ansonsten perfekten Rechnungen kann es zu Verzögerungen kommen, wenn sie an die falsche Person gehen oder eine Bestellnummer fehlt. Fragen Sie im Voraus, wer im Unternehmen Ihre Rechnung erhalten soll und welche Informationen diese Person für den Prozess benötigt.

Die Rechnung ist Teil der Dienstleistung, die Sie erbringen. Gehen Sie mit ihr genauso sorgfältig um wie mit Ihrer Arbeit.

Welches ist das korrekte Rechnungsformat für Beratungsleistungen?

In einer nützlichen Rechnung für Beratungsleistungen wird dem Client genau mitgeteilt, wofür man bezahlt, wie viel die Beratung kostet, wann die Rechnung fällig ist und wie sie zu bezahlen ist. Hier sehen Sie, wie das in der Praxis aussieht.

Ihre Angaben

Beginnen Sie mit dem Namen Ihres Unternehmens, Ihrer Adresse, E-Mail und Telefonnummer oben auf der Rechnung. Fügen Sie Ihr Logo hinzu, wenn Sie eines haben.

Client-Informationen

Geben Sie den vollständigen Namen des Client oder des Unternehmens und die Rechnungsadresse an. Wenn es eine bestimmte Person oder Abteilung gibt, die für Zahlungen zuständig ist (z. B. die Kreditorenbuchhaltung), wenden Sie sich direkt an diese.

Rechnungsnummer und -datum

Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer für Nachverfolgungsdienste. Sie sollte auch das Datum enthalten, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Angabe der Rechnungsnummer und des Ausstellungsdatums legt den Beginn Ihrer Zahlungsbedingungen fest und erleichtert die spätere Nachverfolgung, falls erforderlich.

Fälligkeitsdatum

Geben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum an und vermeiden Sie vage Formulierungen (z. B. „Zahlung fällig bis zum 30. August 2025“, nicht nur „netto 30“).

Einzelposten

Listen Sie Ihre Arbeit in klaren, einfachen Einträgen auf. Verwenden Sie eine einfache Sprache: „Strategie-Workshop und Ausarbeitung der Ergebnisse: 10 Stunden“ ist präziser als „Fachdienstleistungen“.

Fügen Sie für jeden Einzelposten Folgendes hinzu:

• Eine kurze Beschreibung der von Ihnen erbrachten Leistung

• Das Datum oder die Zeitspanne

• Stunden oder Menge

• Ihren Tarif oder Ihre Gebühr

• Die Gesamtsumme der Zeile

Zwischensumme, Steuern und Rabatte

Geben Sie zuerst die Zwischensumme an. Addieren Sie dann alle Steuern (mit deutlichem Ausweis des Steuersatzes) und ziehen Sie alle Rabatte oder Anzahlungen ab. Seien Sie so detailliert wie möglich.

Fälliger Gesamtbetrag

Benutzen Sie Fettdruck. Setzen Sie den Betrag in ein Kästchen. Heben Sie diese Zahl vom Rest der Rechnung ab.

Zahlungsanweisungen

Seien Sie direkt: Geben Sie an, wann der Betrag fällig ist, wie er zu zahlen ist und wohin das Geld zu senden ist. Wenn Sie Verzugsgebühren erheben oder Rabatte für vorzeitige Zahlungen gewähren, sollten Sie auch das hier angeben.

Optionale Anmerkung

Eine kurze, höfliche Nachricht am Ende, wie z. B. „Danke für die Gelegenheit zur Zusammenarbeit“, kann eine nette Geste sein. Wenn der Client zusätzliche Informationen oder eine Referenznummer benötigt, finden Sie diese hier.

Überprüfen Sie alles, insbesondere Namen, Daten und Angaben zur Berechnung. Senden Sie dann Ihre Rechnung über den vereinbarten Kanal (in der Regel per E-Mail). Wenn Sie eine Invoicing-Plattform verwenden, können Sie den Bereich verfolgen, in dem die Rechnung geöffnet wird, und sich benachrichtigen lassen, wenn sie bezahlt wird.

Was sind Best Practices für das Invoicing von Beratungsleistungen?

Eine saubere Rechnung kann dazu beitragen, dass Sie Zahlungen schneller akzeptieren, während eine unordentliche Rechnung den Prozess verlangsamen kann. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Invoicing-Prozesse genau und stressfrei gestalten können.

Erwartungen früh setzen

Legen Sie in Ihrem Vertrag oder in Ihrer E-Mail zu Beginn fest, wie und wann Sie Rechnungen stellen: monatlich, nach Meilensteinen, stündlich, Einzahlung im Voraus usw. Nennen Sie auch Ihre Zahlungsmethoden, Fälligkeitstermine und ob Sie Verzugsgebühren erheben.

Dokumentieren Sie Ihre Arbeit

Egal, ob Sie nach Stunden abrechnen oder eine pauschale Zahlung erheben, führen Sie klare Aufzeichnungen. Protokollieren Sie Ihre Zeit, speichern Sie die Ergebnisse und dokumentieren Sie Meilensteine. Wenn es an der Zeit ist, eine Rechnung auszustellen, haben Sie alle notwendigen Informationen parat.

Warten Sie nicht damit, die Rechnung auszustellen

Versenden Sie Rechnungen, sobald die Arbeit erledigt ist, oder in einem festgelegten Rhythmus (z. B. am Ende eines jeden Monats). Eine verspätete Rechnung könnte als unprofessionell angesehen werden.

Verwenden Sie ein einheitliches, ausgefeiltes Format

Halten Sie sich an eine Vorlage, die immer die gleiche Struktur und den gleichen Ton hat. Ein einheitliches Format sieht professionell aus und erleichtert den Zahlungsprozess für Ihren Client.

Seien Sie bei Ihren Einzelposten eindeutig

Verwenden Sie eine klare Sprache. Sagen Sie, welche Leistung Sie erbracht haben, wann, wie lange sie gedauert hat und was sie gekostet hat. Geben Sie alle PO- oder Projekt-Codes an.

Erleichtern Sie die Zahlung

Je bequemer es für Ihren Client ist, Sie zu bezahlen, desto schneller wird es wahrscheinlich geschehen. Bieten Sie, wenn möglich, mehrere Zahlungsmethoden an.

Heben Sie Ihre Konditionen hervor

Jede Rechnung sollte das Fälligkeitsdatum der Zahlung, die akzeptierten Zahlungsmethoden und eventuelle Verzugsgebühren enthalten. Seien Sie von Rechnung zu Rechnung einheitlich.

Nachfassen (höflich)

Wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist und Sie noch nicht bezahlt wurden, setzen Sie sich mit dem Client in Verbindung. Eine kurze, freundliche Erinnerung kann in vielen Fällen wirksam sein. Wenn das nicht funktioniert, setzen Sie sich erneut mit ihm in Verbindung. Bewahren Sie einen ruhigen und freundlichen Ton und zeichnen Sie Ihre Kontakte auf.

Einchecken

Wenn Sie den Verdacht haben, dass der Client verwirrt, frustriert oder einfach überfordert ist, kann ein kurzer Check-In helfen. Fragen Sie ihn, ob er alles hat, was er für die Bearbeitung der Rechnung benötigt.

Automatisieren Sie nach Möglichkeit

Der Einsatz von Software zum Erstellen, Versenden und Verfolgen von Rechnungen spart Verwaltungszeit und reduziert Fehler. Viele Invoicing-Plattformen bieten Ihnen die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen einzurichten, zu sehen, wann ein Client eine Rechnung geöffnet hat, und Zahlungserinnerungen automatisch auszulösen.

Halten Sie alles organisiert

Speichern Sie jede Rechnung, die Sie verschicken, und verfolgen Sie, welche Rechnungen noch unbezahlt sind. Das spart Ihnen Zeit bei der Steuererklärung, hilft Ihnen bei der Überwachung des Geldflusses und gibt Ihnen eine klare Dokumentation, falls es in der Zukunft zu einem Zahlungsstreit kommt.

Seien Sie durchsetzungsstark, wenn nötig

Viele verspätete Zahlungen sind eher auf Verzögerungen als auf böswillige Zurückhaltung von Geldern zurückzuführen. Aber wenn ein Client Ihre Zahlungsbedingungen konsequent ignoriert, können Sie auf den Vertrag verweisen, die Rechnung erneut schicken und gegebenenfalls eskalieren. Seien Sie hart und fair.

In den Rechnungen spiegelt sich wider, wie Sie Ihr Unternehmen führen. Wenn Sie sie konsistent, durchdacht und pünktlich erstellen, verbringen Sie weniger Zeit damit, Zahlungen nachzugehen und haben mehr Zeit für Ihre Arbeit.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Portal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihren Forderungsprozess vereinfachen kann, oder legen Sie noch heute los.