Nadat je je advieswerk hebt gedaan, moet je om betaling vragen - duidelijk, snel en op een manier die geen vier weken durende e-mailwisseling met crediteurenadministratie (AP) veroorzaakt. Factureren hoeft niet lastig of verwarrend te zijn, en als je het goed doet, kun je tijd en administratief werk besparen (en ongemakkelijke follow-ups).
De wereldwijde markt voor bedrijfsadviesdiensten werd in 2024 geschat op 161,2 miljard dollar. Goede factureringsprocessen houden de sector draaiende. Hieronder vind je alle info die je nodig hebt om succesvol te factureren voor adviesdiensten, inclusief het juiste factuurformaat, best practices voor facturering en hoe je omgaat met veelvoorkomende factureringsuitdagingen.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van facturering waarmee consultants te maken hebben?
- Wat is de juiste manier om een factuur op te stellen voor consultancydiensten?
- Wat zijn de beste manieren om facturen te maken voor adviesdiensten?
- Hoe Stripe Invoicing kan helpen
Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van facturering waarmee consultants te maken hebben?
Hier zijn een paar veelvoorkomende uitdagingen bij facturering en hoe je hiermee om kunt gaan.
Vage beschrijvingen
"Adviesdiensten" zegt niet veel. Maak de beschrijving wat uitgebreider en vertel wat je precies hebt gedaan, wanneer en hoe lang het duurde. Hoe specifieker je bent, hoe minder vragen je klant waarschijnlijk zal hebben en hoe sneller je waarschijnlijk betaald krijgt.
Ontbrekende basisinformatie
Zorg dat je alle info toevoegt die de klant nodig heeft om je factuur te kunnen verwerken. Facturen zonder vervaldatum, totaalbedrag of betalingsinstructies worden makkelijk over het hoofd gezien door klanten, waardoor ze de betaling uitstellen.
Rommelige opmaak
Gebruik een standaardopmaak. Als elke factuur er anders uitziet of alsof hij snel in elkaar is geflanst, kan dat je geloofwaardigheid schaden. Gebruik een overzichtelijke, consistente sjabloon en controleer de berekeningen. Typefouten en rare opmaak kunnen klanten een excuus geven om de betaling uit te stellen.
Te late levering
Een week (of twee) wachten na het voltooien van het werk om een factuur te sturen kan een verkeerde indruk geven. Het vertraagt de betaling en kan het signaal geven dat de betaling niet dringend is. Stuur je factuur terwijl het werk nog vers in je geheugen ligt - en in dat van hen.
Problemen met de routing aan de kant van de klant
Zelfs facturen die verder helemaal in orde zijn, kunnen vertraging oplopen als ze bij de verkeerde persoon terechtkomen of als er een PO-nummer ontbreekt. Vraag van tevoren wie binnen het bedrijf je factuur moet ontvangen en welke info ze nodig hebben om deze te verwerken.
De factuur maakt deel uit van de dienst die je levert. Besteed er evenveel aandacht aan als aan je werk.
Wat is de juiste factuurindeling voor adviesdiensten?
Een handige adviesfactuur laat de klant precies zien waarvoor hij betaalt, hoeveel het kost, wanneer het betaald moet worden en hoe hij kan betalen. Hieronder zie je hoe dat er in de praktijk uitziet.
Jouw gegevens
Begin met je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer bovenaan de factuur. Voeg je logo toe als je dat hebt.
Gegevens van de klant
Vermeld de volledige naam of bedrijfsnaam van de klant en het factuuradres. Als er een specifieke persoon of afdeling is die betalingen afhandelt (zoals de crediteurenadministratie), richt je je dan rechtstreeks tot hen.
Factuurnummer en -datum
Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben om te kunnen volgen. Ook moet de datum waarop de factuur is uitgegeven erop staan. Door een factuurnummer en uitgiftedatum te vermelden, wordt de startdatum van je betalingsvoorwaarden vastgelegd en kun je later makkelijker opvolgen als dat nodig is.
Vervaldatum
Geef een specifieke vervaldatum op en vermijd vage bewoordingen (bijvoorbeeld: 'Betaling verschuldigd op 30 augustus 2025', in plaats van alleen 'net 30').
Factuurregels
Zet je werk in duidelijke, simpele regels op een rijtje. Gebruik simpele taal: "Strategieworkshop en rapportage: 10 uur" is preciezer dan "Professionele diensten".
Vermeld voor elk item:
Een korte beschrijving van wat je hebt gedaan
De datum of periode
Uren of hoeveelheid
Jouw tarief of kosten
Het totaal van de regel
Subtotaal, belastingen en kortingen
Zet eerst het subtotaal op een rijtje. Tel daar dan eventuele belastingen bij op (met duidelijk aangegeven tarief) en trek eventuele kortingen of aanbetalingen ervan af. Wees zo gedetailleerd mogelijk.
Totaal verschuldigd bedrag
Maak het vetgedrukt. Zet het in een kader. Zorg dat dit bedrag opvalt op de rest van de factuur.
Betaalinstructies
Wees duidelijk: vermeld wanneer de betaling moet gebeuren, hoe je betaalt en waar je het geld naartoe moet sturen. Als je kosten voor te late betaling in rekening brengt of korting geeft bij vroege betaling, vermeld dat dan ook hier.
Optioneel bericht
Een kort, beleefd berichtje onderaan, zoals 'Bedankt voor de kans om samen te werken', kan een leuke toevoeging zijn. Als de klant extra context of een referentienummer nodig heeft, kun je dat hier vermelden.
Controleer alles nog even, vooral namen, datums en cijfers. Stuur je factuur dan via het kanaal dat je hebt afgesproken (meestal e-mail). Als je een facturatieplatform gebruikt, kun je zien wanneer de factuur is geopend en krijg je een melding als deze is betaald.
Wat zijn de beste manieren om facturen te maken voor adviesdiensten?
Een overzichtelijke factuur kan ervoor zorgen dat je sneller betaald wordt, terwijl een rommelige factuur het proces kan vertragen. Hier lees je hoe je je facturatieproces strak en stressvrij kunt houden.
Vroegtijdig verwachtingen schappen
Zet in je contract of eerste e-mail duidelijk hoe en wanneer je factureert: maandelijks, per mijlpaal, per uur, aanbetaling vooraf, enz. Vermeld ook je betaalmethoden, vervaldata en of je kosten in rekening brengt bij te late betaling.
Je werk bijhouden
Of je nu per uur factureert of een vast tarief hanteert, houd een duidelijke administratie bij. Noteer je gewerkte uren, bewaar geleverde producten en documenteer mijlpalen. Als het tijd is om te factureren, heb je alle benodigde informatie bij de hand.
Wacht niet met factureren
Stuur facturen meteen nadat je klaar bent met het werk of op een vast moment (bijvoorbeeld aan het einde van elke maand). Als je een factuur te laat stuurt, kan dat onprofessioneel overkomen.
Gebruik een consistent, verzorgd formaat
Gebruik elke keer hetzelfde sjabloon met dezelfde structuur en toon. Een consistent formaat ziet er professioneel uit en maakt het betalingsproces makkelijker voor je klant.
Wees duidelijk in je regelitems
Gebruik duidelijke taal. Vertel wat je hebt gedaan, wanneer, hoe lang het duurde en wat het kostte. Vermeld eventuele PO- of projectcodes.
Maak betalen makkelijk
Hoe makkelijker het voor je klant is om te betalen, hoe sneller dat waarschijnlijk zal gebeuren. Bied indien mogelijk meerdere betaalmethoden aan.
Maak je voorwaarden duidelijk
Elke factuur moet de vervaldatum, geaccepteerde betaalmethoden en eventuele kosten voor te late betaling bevatten. Wees consistent van factuur tot factuur.
Volg (beleefd) op
Als de betalingstermijn voorbij is en je nog steeds niet betaald bent, neem dan contact op met de klant. Een korte, vriendelijke herinnering kan vaak al helpen. Als dat niet werkt, neem dan nog een keer contact op. Blijf rustig en vriendelijk en houd een overzicht bij van je contactmomenten.
Neem contact op met je klant
Als je denkt dat de klant in de war, gefrustreerd of gewoon overweldigd is, kan een snelle check-in helpen. Vraag of ze alles hebben wat ze nodig hebben om de factuur te verwerken.
Automatiseer waar mogelijk
Door software te gebruiken om facturen te maken, te versturen en bij te houden, bespaar je tijd en maak je minder fouten. Veel facturatieplatforms laten je toe om terugkerende facturen in te stellen, te zien wanneer een klant een factuur heeft geopend en automatisch betalingsherinneringen te versturen.
Houd alles georganiseerd
Bewaar alle facturen die je verstuurt en houd bij welke nog niet betaald zijn. Dit bespaart je tijd tijdens het belastingseizoen, helpt je bij het monitoren van de cashflow en geeft je een duidelijk overzicht als er in de toekomst een betalingsgeschil ontstaat.
Wees assertief als dat nodig is
Veel late betalingen komen door vertragingen en niet omdat iemand expres geld achterhoudt. Maar als een klant je betalingsvoorwaarden steeds negeert, kun je naar het contract verwijzen, de factuur opnieuw sturen en het indien nodig escaleren. Wees duidelijk en eerlijk.
Facturen laten zien hoe je je bedrijf runt. Zorg dat ze consistent, doordacht en op tijd zijn, dan hoef je minder tijd te besteden aan het achterhalen van betalingen en heb je meer tijd om je werk te doen.
De voordelen van Stripe Invoicing
Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:
Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow altijd onder controle hebt.
De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk te bekijken en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
Verminder de werkdruk van je backoffice: maak facturen binnen een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.