วิธีออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการให้คำปรึกษาในฐานะฟรีแลนซ์หรือที่ปรึกษาอิสระ

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing คือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สำหรับทั่วโลกที่สร้างมาเพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับเงินได้เร็วขึ้น สร้างใบแจ้งหนี้แล้วส่งให้ลูกค้าของคุณได้ในไม่กี่นาทีโดยไม่ต้องใช้โค้ด

ดูข้อมูลเพิ่มเติม 
  1. บทแนะนำ
  2. ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้ซึ่งที่ปรึกษาต้องเผชิญมีอะไรบ้าง
    1. คำอธิบายที่คลุมเครือ
    2. การขาดข้อมูลพื้นฐาน
    3. การจัดรูปแบบที่ไม่เป็นระเบียบ
    4. การจัดส่งล่าช้า
    5. ปัญหาในการส่งต่อเอกสารทางฝั่งลูกค้า
  3. รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องสำหรับบริการให้คำปรึกษาคืออะไร
    1. ข้อมูลของคุณ
    2. ข้อมูลลูกค้า
    3. หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่
    4. วันครบกำหนด
    5. บรรทัดรายการ
    6. ยอดรวมย่อย ภาษี และส่วนลด
    7. ยอดรวมที่ต้องชำระ
    8. คำแนะนำการชำระเงิน
    9. หมายเหตุแบบไม่บังคับ
  4. แนวทางทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับบริการให้คำปรึกษามีอะไรบ้าง
    1. กำหนดความคาดหวังตั้งแต่เนิ่นๆ
    2. ติดตามงานของคุณ
    3. ไม่ต้องรอที่จะออกใบแจ้งหนี้
    4. ใช้รูปแบบที่เรียบร้อยประณีตและสอดคล้องกัน
    5. แสดงบรรทัดรายการของคุณอย่างชัดเจน
    6. ทำให้การชำระเงินทำได้ง่าย
    7. เน้นย้ำข้อกำหนดของคุณ
    8. ติดตามทวงถาม (อย่างสุภาพ)
    9. ติดต่อสอบถาม
    10. ทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเมื่อคุณทำได้
    11. จัดเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบ
    12. มีความเด็ดขาดหากจำเป็น
  5. Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

หลังจากที่คุณทำงานให้คำปรึกษาเสร็จสิ้นแล้ว คุณจำเป็นต้องเรียกเก็บเงิน โดยทำอย่างชัดเจน ทันท่วงที และในลักษณะที่ไม่ทำให้เกิดอีเมลโต้ตอบกับแผนกบัญชีเจ้าหนี้ (AP) นานถึง 4 สัปดาห์ การออกใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่ยุ่งยากหรือสับสน และการทำอย่างถูกต้องจะช่วยคุณประหยัดเวลาและลดงานธุรการได้ (ยังไม่นับรวมถึงการติดตามทวงถามที่น่าอึดอัดใจ)

ตลาดบริการให้คำปรึกษาด้านการบริหารธุรกิจทั่วโลกมีมูลค่า 1.612 แสนล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024 ซึ่งขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยขับเคลื่อนอุตสาหกรรมนี้ให้ดำเนินต่อไปได้ ด้านล่างนี้ คุณจะพบข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการให้คำปรึกษาได้อย่างประสบความสำเร็จ เช่น รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับใบแจ้งหนี้ และวิธีจัดการกับความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

  • ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้ซึ่งที่ปรึกษาต้องเผชิญมีอะไรบ้าง
  • รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องสำหรับบริการให้คำปรึกษาคืออะไร
  • แนวทางทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับบริการให้คำปรึกษามีอะไรบ้าง
  • Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้ซึ่งที่ปรึกษาต้องเผชิญมีอะไรบ้าง

ต่อไปนี้คือความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้และวิธีการจัดการ

คำอธิบายที่คลุมเครือ

"บริการให้คำปรึกษา" สื่อความหมายได้ไม่มากนัก โปรดขยายคำอธิบายให้ครอบคลุมถึงสิ่งที่คุณทำ เวลาที่คุณทำ และระยะเวลาที่ใช้ ยิ่งคุณใส่รายละเอียดได้เฉพาะเจาะจงมากเท่าไร ลูกค้าก็มีแนวโน้มที่จะมีคำถามน้อยลงมากเท่านั้น และคุณเองก็มีแนวโน้มที่จะได้รับเงินเร็วขึ้นด้วย

การขาดข้อมูลพื้นฐาน

ระบุข้อมูลทั้งหมดที่ลูกค้าจำเป็นต้องใช้ในการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ของคุณ ใบแจ้งหนี้การให้คำปรึกษาที่ไม่มีวันครบกำหนด ยอดรวม หรือคำแนะนำการชำระเงินนั้นง่ายต่อการที่ลูกค้าจะมองข้ามและชะลอการชำระเงิน

การจัดรูปแบบที่ไม่เป็นระเบียบ

ยึดตามรูปแบบมาตรฐาน หากใบแจ้งหนี้ทุกฉบับมีหน้าตาที่แตกต่างกันหรือดูเหมือนทำขึ้นมาอย่างรีบร้อน ความน่าเชื่อถือของคุณอาจได้รับผลกระทบ โปรดใช้เทมเพลตที่ดูเรียบร้อยและมีความสอดคล้องกันและตรวจสอบตัวเลขต่างๆ ข้อผิดพลาดในการพิมพ์และการจัดรูปแบบที่ดูอาจทำให้ลูกค้าชะลอการชำระเงินได้ง่ายขึ้น

การจัดส่งล่าช้า

การรอเวลา 1 สัปดาห์ (หรือ 2 สัปดาห์) หลังจากที่งานเสร็จแล้วจึงค่อยส่งใบแจ้งหนี้สามารถสร้างความเข้าใจผิดได้ โดยจะทำให้การชำระเงินล่าช้าและอาจส่งสัญญาณว่าการชำระเงินนั้นไม่เร่งด่วน โปรดส่งใบแจ้งหนี้ของคุณในขณะที่คุณและลูกค้าของคุณยังไม่ลืมงานนั้น

ปัญหาในการส่งต่อเอกสารทางฝั่งลูกค้า

แม้แต่ใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบก็อาจล่าช้าหากส่งไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ได้ระบุหมายเลข PO โปรดสอบถามล่วงหน้าว่าใครในบริษัทควรได้รับใบแจ้งหนี้ของคุณ และพวกเขาต้องการข้อมูลใดบ้างในการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของบริการที่คุณให้บริการ โปรดใส่ใจกับใบแจ้งหนี้ในระดับเดียวกันกับที่คุณใส่ใจงานของคุณ

รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องสำหรับบริการให้คำปรึกษาคืออะไร

ใบแจ้งหนี้สำหรับบริการให้คำปรึกษาที่มีประโยชน์จะบอกลูกค้าอย่างชัดเจนว่าพวกเขาต้องชำระค่าอะไร ชำระเท่าไร ครบกำหนดชำระเมื่อใด และจะชำระได้อย่างไร ต่อไปนี้คือตัวอย่างในทางปฏิบัติ

ข้อมูลของคุณ

เริ่มต้นด้วยการใส่ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ และเพิ่มโลโก้ของคุณ (หากมี)

ข้อมูลลูกค้า

ระบุชื่อ-นามสกุลของลูกค้าหรือชื่อบริษัทและที่อยู่ในการเรียกเก็บเงิน หากมีบุคคลหรือแผนกที่มีหน้าที่จัดการดูแลการชำระเงินโดยเฉพาะ (เช่น แผนกบัญชีเจ้าหนี้) ให้ระบุถึงพวกเขาโดยตรง

หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับจำเป็นต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อจุดประสงค์ในการติดตาม อีกทั้งยังควรระบุวันที่มีการออกใบแจ้งหนี้ด้วย การใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ออกใบแจ้งหนี้จะช่วยกำหนดเวลาเริ่มต้นของข้อกำหนดการชำระเงินและช่วยให้คุณติดตามทวงถามได้ง่ายขึ้นในภายหลังหากจำเป็น

วันครบกำหนด

ระบุวันครบกำหนดที่ชัดเจนและหลีกเลี่ยงภาษาที่คลุมเครือ (เช่น "การชำระเงินครบกำหนดชำระภายในวันที่ 30 สิงหาคม 2025" ไม่ใช่แค่ "สิ้นสุด 30")

บรรทัดรายการ

ระบุงานของคุณในรูปแบบรายการที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย ใช้ภาษาที่เรียบง่าย เช่น "ค่าเวิร์กช็อปกลยุทธ์และการจัดทำเอกสารส่งมอบ: 10 ชั่วโมง" นั้นมีความถูกต้องแม่นยำกว่าการระบุว่า "ค่าบริการเฉพาะทาง"

รายละเอียดที่ต้องใส่ ได้แก่

  • คำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำ

  • วันที่หรือระยะเวลา

  • ชั่วโมงหรือจำนวน

  • อัตราหรือค่าธรรมเนียมของคุณ

  • บรรทัดยอดรวม

ยอดรวมย่อย ภาษี และส่วนลด

แสดงรายการยอดรวมย่อยก่อน จากนั้นจึงค่อยบวกภาษี (โดยแสดงอัตราไว้อย่างชัดเจน) และหักส่วนลดหรือเงินมัดจำออก โดยระบุให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้

ยอดรวมที่ต้องชำระ

ทำตัวเลขนี้ให้เป็นตัวหนา ใส่ตัวเลขนี้ไว้ในกรอบ ทำให้ตัวเลขนี้โดดเด่นกว่าส่วนที่เหลือของใบแจ้งหนี้

คำแนะนำการชำระเงิน

ระบุให้ชัดและตรงประเด็น โดยใส่ข้อมูลวันครบกำหนดชำระ วิธีการชำระเงิน และปลายทางการชำระเงิน หากคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าหรือให้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า ให้ระบุรายละเอียดไว้ที่นี่ด้วย

หมายเหตุแบบไม่บังคับ

ข้อความสั้นๆ ที่อยู่ด้านล่าง เช่น "ขอบคุณสำหรับโอกาสในการทำงานร่วมกัน" สามารถสร้างความประทับใจได้ หากลูกค้าต้องการบริบทเพิ่มเติมหรือต้องการหมายเลขอ้างอิง ให้ใส่ข้อมูลนั้นในส่วนนี้

อ่านตรวจทานทุกอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งชื่อ วันที่ และตัวเลข จากนั้นส่งใบแจ้งหนี้ตามช่องทางที่คุณตกลงกันไว้ (โดยทั่วไปคือทางอีเมล) หากคุณใช้แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ คุณจะสามารถติดตามได้ว่ามีการเปิดใบแจ้งหนี้เมื่อใดและจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการชำระเงิน

แนวทางทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับบริการให้คำปรึกษามีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ที่เรียบร้อยสามารถช่วยให้คุณได้รับการชำระเงินเร็วขึ้นได้ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นระเบียบสามารถทำให้กระบวนการช้าลงได้ ต่อไปนี้คือวิธีทำให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณราบรื่นและไร้กังวล

กำหนดความคาดหวังตั้งแต่เนิ่นๆ

ในสัญญาหรืออีเมลเริ่มต้นงานของคุณ ให้ระบุวิธีและเวลาที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ เช่น รายเดือน ตามเป้าหมายสำคัญของงาน รายชั่วโมง เงินมัดจำล่วงหน้า ฯลฯ โดยใส่ข้อมูลวิธีการชำระเงิน วันครบกำหนดชำระเงิน และระบุว่าคุณมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าหรือไม่

ติดตามงานของคุณ

ไม่ว่าคุณจะเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมงหรือเรียกเก็บเงินแบบอัตราคงที่ ให้เก็บบันทึกไว้อย่างชัดเจน โดยลงข้อมูลเวลาของคุณ บันทึกงานที่ส่งมอบ และจดบันทึกขั้นตอนสำคัญของงาน เมื่อถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ คุณก็จะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมใช้

ไม่ต้องรอที่จะออกใบแจ้งหนี้

ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่งานเสร็จสิ้นหรือส่งตามกำหนดเวลาที่ตกลงไว้ (เช่น สิ้นเดือนของทุกเดือน) การส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้าอาจถูกมองว่าคุณไม่เป็นมืออาชีพ

ใช้รูปแบบที่เรียบร้อยประณีตและสอดคล้องกัน

ยึดตามเทมเพลตเดียวที่มีโครงสร้างและโทนเดียวกันในทุกครั้ง รูปแบบที่สอดคล้องกันจะดูเป็นมืออาชีพและทำให้ขั้นตอนการชำระเงินง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ

แสดงบรรทัดรายการของคุณอย่างชัดเจน

ใช้ภาษาที่เรียบง่าย บอกว่าคุณทำอะไร ทำเมื่อใด ใช้เวลานานเท่าใด และมีค่าใช้จ่ายเท่าใด โดยใส่รหัส PO หรือรหัสโครงการด้วย

ทำให้การชำระเงินทำได้ง่าย

ยิ่งลูกค้าของคุณชำระเงินให้คุณได้สะดวกมากเท่าไร การชำระเงินก็มีแนวโน้มที่จะรวดเร็วขึ้นมากเท่านั้น หากคุณทำได้ ให้เสนอวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย

เน้นย้ำข้อกำหนดของคุณ

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรระบุวันครบกำหนดการชำระเงิน วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ และนโยบายค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า โดยควรมีความสอดคล้องกันในใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ

ติดตามทวงถาม (อย่างสุภาพ)

หากเลยวันครบกำหนดชำระแล้วและคุณยังไม่ได้รับเงิน ให้ติดตามทวงถามกับลูกค้า การแจ้งเตือนอย่างสั้นๆ และเป็นมิตรอาจมีประสิทธิภาพในหลายๆ กรณี หากไม่ได้ผล ให้ติดตามทวงถามอีกครั้ง โปรดรักษาน้ำเสียงให้สงบและเป็นมิตร และเก็บบันทึกการติดต่อของคุณไว้

ติดต่อสอบถาม

หากคุณสงสัยว่าลูกค้ากำลังสับสน หงุดหงิด หรือแค่ทำอะไรไม่ถูก การติดต่อสอบถามสั้นๆ สามารถช่วยได้ ให้สอบถามว่าพวกเขามีทุกสิ่งที่ต้องการเพื่อดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วหรือไม่

ทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเมื่อคุณทำได้

การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้จะช่วยลดเวลาในการทำงานธุรการและลดข้อผิดพลาด แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า ดูว่าลูกเปิดดูใบแจ้งหนี้เมื่อใด และเรียกใช้การแจ้งเตือนการชำระเงินโดยอัตโนมัติได้

จัดเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบ

จัดเก็บใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับการชำระ การทำเช่นนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในช่วงฤดูยื่นภาษี ช่วยให้คุณเฝ้าติดตามกระแสเงินสด และให้บันทึกที่ชัดเจนหากมีการโต้แย้งการชำระเงินเกิดขึ้นในอนาคต

มีความเด็ดขาดหากจำเป็น

การชำระเงินล่าช้าจำนวนมากมีสาเหตุมาจากความล่าช้ามากกว่าการจงใจระงับการจ่ายเงินด้วยความประสงค์ร้าย แต่หากลูกค้าเพิกเฉยต่อข้อกำหนดการชำระเงินของคุณอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถอ้างถึงสัญญา ส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้ง และยกระดับมาตรการได้หากจำเป็น จงหนักแน่นและมีความยุติธรรม

ใบแจ้งหนี้คือภาพสะท้อนของวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณ ให้จัดทำใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกันอยู่เสมอ ทำอย่างรอบคอบ และทำอย่างทันท่วงที แล้วคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการติดตามทวงถามการชำระเงินและมีเวลาทำงานมากขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

  • ทำให้การจัดการบัญชีลูกหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

  • ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

  • ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

  • ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing จะผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้

เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ

หากพร้อมเริ่มใช้งานแล้ว

สร้างบัญชีและเริ่มรับการชำระเงินโดยไม่ต้องทำสัญญาหรือระบุรายละเอียดเกี่ยวกับธนาคาร หรือติดต่อเราเพื่อสร้างแพ็กเกจที่ออกแบบเองสำหรับธุรกิจของคุณ
Invoicing

Invoicing

สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้ในไม่กี่นาที โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด

Stripe Docs เกี่ยวกับ Invoicing

สร้างและจัดการใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินครั้งเดียวด้วย Stripe Invoicing