在您完成咨询工作后,您需要请求付款--清晰、及时,并且不会引发与应付账款 (AP) 长达四周的电子邮件链。开具发票并不一定是一件痛苦或令人困惑的事情,正确地开具发票可以节省您的时间和管理工作(更不用说令人尴尬的后续工作了)。
2024 年全球商家管理咨询服务市场估值为 1612 亿美元 。强大的发票开具流程保证了行业的正常运行。下面,您将找到成功开具咨询服务发票所需的全部信息,包括正确的发票格式、发票最佳实践以及如何处理常见的发票验证难题。
本文内容
- 咨询师面临哪些常见的发票验证难题?
- 咨询服务的正确发票格式是什么?
- 咨询服务的发票最佳实践是什么?
- Stripe Invoicing 如何提供帮助
##顾问面临哪些常见的发票验证难题?
以下是一些常见的发票开具 验证挑战和管理方法。
描述含糊不清
"咨询服务 "并不能表达太多内容。扩大描述范围,包括你做了什么、什么时候做的以及花了多长时间。你说得越具体,你的客户端就越不容易产生疑问,你也就越有可能更快地收到收款。
缺少基础知识
包含客户处理发票流程所需的所有信息。缺少到期日、总额或支付说明的咨询发票很容易被客户端忽略而延迟支付。
格式杂乱
坚持使用标准格式。如果每张发票看起来都不一样,或者像是匆忙制作的,那么你的信誉就会受到影响。使用整洁、一致的模板,并检查计算结果。错别字和奇怪的格式会让客户更容易拖延支付。
延迟交货
在工作完成后等待一周(或两周)才发送发票 会给人留下错误印象。这不仅会延迟支付,还可能表明支付并不急迫。请在您和他们对工作还记忆犹新的时候发送发票。
客户端的路径引向问题
即使是完美无缺的发票,如果找错了人或漏掉了 PO 号码,也可能会被延误。请事先问清楚公司里谁应该接收您的发票,以及他们需要哪些信息来处理您的发票。
发票是您所提供服务提供者的一部分。请像对待您的工作一样认真对待它。
咨询服务的正确发票格式是什么?
一张有用的咨询发票能清楚地告诉客户端他们要支付什么费用、费用多少、何时到期以及如何支付。下面是实际操作中的对等结算方式。
您的信息
请在发票上方注明商家名称、地址、邮箱和电话号码。如果有徽标,请加上徽标。
客户信息
包括客户全名或公司名称和账单地址。如果有特定的人员或部门负责处理付款(如账户支付),请直接写给他们。
发票编号和日期
每张发票都需要一个独一无二的发票运单号 ,以便进行路线跟踪。它还应包括发票的发卡日期。包含发票号码和发卡日期可设定支付条款的起始时间,便于日后在需要时进行跟进。
到期日
写明具体的到期日,避免使用含糊不清的语言(例如,"应在 2025 年 8 月 30 日前支付",而不是只写"net 30")。
行项目
用简单明了的条目列出您的作品。使用通俗易懂的语言:"战略研讨会和可交付成果的撰写:10小时 "比 "专业服务 "更准确。
每项内容包括
简短描述您的工作
日期或时间段
小时或数量
您的费率或费用
线路总数
小计、税费和折扣
先列出小计。然后加上任何收税(清楚标明税率),再减去任何折扣或存款。尽可能详细。
应付总额
加粗。放在方框内。让这个数字从其他发票中脱颖而出。
付款说明
要直接:包括到期时间、付款方式和汇款地点。如果要收取滞纳金或给予提前支付费用折扣,也要在此列出。
可选说明
在底部写上简短、礼貌的信息,如 "感谢您给我合作的机会",也是一键式的好方法。如果客户端需要任何额外的背景资料或参考编号,也可以在这里提供。
校对所有内容,尤其是姓名、日期和数学。然后使用你们约定的渠道(通常是邮箱)发送发票。如果您使用的是发票开具平台 ,您可以路线发票打开的时间,并在发票收款时收到通知。
咨询服务的发票最佳实践是什么?
一张整洁的发票可以帮助您更快地获得收款,而一张杂乱无章的发票则会拖慢收款流程。以下是如何让您的发票开具流程保持清晰、无压力的方法。
提前设定预期
在您的合同或启动电子邮件中,概述您开具发票的方式和时间:按月、按里程碑、 按小时、预付定金等。包括您的支付方式 、到期日以及是否收取滞纳金。
跟踪您的工作
无论您是按小时开单还是统一收款,都要保持清晰的记录。日志记录你的时间、保存可交付成果并记录里程碑。到了开发票的时候,您就可以准备好所有必要的信息。
不要等着开发票
工作完成后立即发送发票,或在指定的时间内(如每月月底)发送发票。逾期发送发票可能会被视为不专业。
使用一致、精炼的格式
坚持使用一个模板,每次都采用相同的结构和语气。统一的格式看起来更专业,也能让您的客户更轻松地完成支付流程。
行项目要明确
使用通俗易懂的语言。说明你做了什么、什么时候做的、花了多长时间以及成本是多少。包括任何 PO 或项目代码。
简化支付手续
客户付款越方便,就可能越快。如果可以的话,提供多种支付方式。
强化你的条款
每张发票都应包括付款到期日、接受的付款方式以及任何滞纳金政策。每张发票都要保持一致。
跟进(礼貌地)
如果到期日已过,但您还未收到付款,请与客户端跟进。简短而友好的提醒在很多情况下都很有效。如果无效,请再次跟进。保持平和友好的语气,并保留您的联系记录。
办理登机手续
如果您怀疑客户感到困惑、沮丧或不知所措,快速的询问会有所帮助。询问他们是否已经准备好处理发票流程所需的一切。
尽可能自动化
使用软件创建、发送和路线发票可以减少管理时间和错误。许多 Invoicing 平台让您可以设置经常性发票 ,查看客户端何时打开发票,并自动触发支付提醒。
保持一切井井有条
已存储您发出的每张发票,并跟踪哪些发票尚未支付。这将在收税季节省您的时间,帮助您监控现金流,并在将来出现支付争议时为您提供清晰的记录。
必要时要断言
许多延迟支付都是由于延误而非恶意扣留资金。但如果客户始终无视你的支付条款 ,你可以参考合同,重新发送发票,必要时升级。坚定而公平。
发票是商家经营方式的反映。保持发票的一致性、周到性和及时性,您就能减少追讨支付的时间,把更多的时间花在工作上。
Stripe Invoicing 如何提供帮助
Stripe 账户开票简化了您的应收账款(AR)流程--从创建发票到收取催款。无论您是管理一次性账单还是定期开单,Stripe 都能帮助商家更快地收款并简化运营:
应收账户自动化:** 轻松创建、自定义和发送专业发票--无代码要求。Stripe 会自动路线发票状态、发送支付提醒并处理退款流程,帮助您随时掌握现金流。
加速现金流: 通过集成的全球支付、自动提醒和人工智能驱动的催款工具,减少应收账款回收天数 (DSO),并更快地收款,帮助您恢复更多收入。
增强客户体验:提供现代化的支付体验,支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。发票可通过自助服务客户门户轻松访问和支付。
减少后台工作量: 在几分钟内生成账单,并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款时间。
与现有系统集成: Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成,助您保持系统同步,减少手动数据录入工作量。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的,不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议,以就您的特定情况提供建议。