Après avoir effectué une mission de conseil, vous devez demander le paiement - clairement, rapidement et d'une manière qui ne déclenche pas une chaîne de courriels de quatre semaines avec comptes créditeurs (AP). L'Invoicing n'a pas à être pénible ou déroutant, et le faire correctement peut vous faire gagner du temps et du travail administratif (sans parler des suivis gênants).

Le marché mondial des services de conseil en gestion d'entreprise était évalué à 161,2 milliards USD en 2024. De solides processus d'Invoicing permettent au secteur de continuer à fonctionner. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations dont vous avez besoin pour facturer des services de conseil avec succès, y compris le format de facture correct, les bonnes pratiques en matière de facturation et la manière de relever les défis les plus courants en matière de facturation.

Que contient cet article?

• Quels sont les défis les plus courants auxquels les consultants sont confrontés en matière de facturation ?
  
• Quel est le format de facture correct pour les services de conseil ?
  
• Quelles sont les bonnes pratiques en matière d'Invoicing pour les services de conseil ?
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Quelles sont les difficultés de facturation courantes pour les consultants?

Voici quelques difficultés de facturation courantes et la manière de les gérer.

Descriptions vagues

« Services de consultation » n’est pas très explicite. Développez la description pour inclure ce que vous avez fait, quand et combien de temps cela a pris. Plus vous êtes précis, moins votre client risque d’avoir des questions, et plus vite vous serez probablement payé.

Éléments de base manquants

Incluez toutes les informations dont le client a besoin pour traiter votre facture. Les factures de consultation auxquelles il manque une date d’échéance, un total ou des instructions de paiement sont faciles à oublier pour les clients, ce qui retarde le paiement.

Formatage désordonné

Tenez-vous-en à un format standard. Si chaque facture est différente ou semble avoir été faite à la hâte, votre crédibilité peut en souffrir. Utilisez un modèle clair et cohérent, et vérifiez les calculs. Les fautes de frappe et un formatage étrange peuvent inciter les clients à retarder le paiement.

Envoi tardif

Attendre une semaine (ou deux) après la fin du travail pour envoyer une facture peut donner une mauvaise impression. Cela retarde le paiement et pourrait signaler que le paiement n’est pas urgent. Envoyez votre facture pendant que le travail est encore frais dans votre esprit, et dans celui de votre client.

Problèmes d’acheminement du côté du client

Même des factures par ailleurs parfaites peuvent être retardées si elles sont envoyées à la mauvaise personne ou s’il leur manque un numéro de bon de commande. Demandez d’emblée qui, dans l’entreprise, doit recevoir votre facture et de quelles informations cette personne a besoin pour la traiter.

La facture fait partie du service que vous fournissez. Apportez-y le même soin qu’à votre travail.

Quel est le format de facture approprié pour les services de consultation?

Une facture de consultation utile indique au client exactement ce pour quoi il paie, combien cela coûte, quand le paiement est dû et comment le régler. Voici à quoi cela ressemble en pratique.

Vos informations

Commencez par inscrire le nom, l’adresse, le courriel et le numéro de téléphone de votre entreprise en haut de la facture. Ajoutez votre logo si vous en avez un.

Informations sur le client

Incluez le nom complet du client ou le nom de l’entreprise et l’adresse de facturation. Si une personne ou un service en particulier s’occupe des paiements (comme les comptes créditeurs), adressez-lui directement la facture.

Numéro et date de la facture

Chaque facture doit avoir un numéro de facture unique à des fins de suivi. Elle doit également inclure la date à laquelle elle a été émise. L’inclusion d’un numéro de facture et d’une date d’émission marque le début de vos conditions de paiement et facilite le suivi ultérieur si nécessaire.

Date d’échéance

Indiquez une date d’échéance précise et évitez les termes vagues (p. ex., « Paiement dû au plus tard le 30 août 2025 », et non simplement « net 30 jours »).

Postes de facture

Dressez la liste de votre travail en des termes clairs et simples. Utilisez un langage simple : « Atelier de stratégie et rédaction de livrables : 10 heures » est plus précis que « Services professionnels ».

Pour chaque poste, incluez :

• Une courte description de ce que vous avez fait

• La date ou la période

• Les heures ou la quantité

• Votre taux ou vos frais

• Le total du poste

Sous-total, taxes et rabais

Indiquez d’abord le sous-total. Ajoutez ensuite les taxes (avec le taux clairement indiqué) et soustrayez les rabais ou les dépôts. Soyez aussi détaillé que possible.

Montant total dû

Mettez-le en gras. Encadrez-le. Faites en sorte que ce chiffre se distingue du reste de la facture.

Instructions de paiement

Soyez direct : incluez la date d’échéance, la façon de payer et l’endroit où envoyer l’argent. Si vous facturez des frais de retard ou accordez des rabais pour paiement anticipé, indiquez-le également ici.

Remarque facultative

Un court message poli au bas de la page, comme « Merci de nous donner l’occasion de travailler ensemble », peut être une belle touche. Si le client a besoin d’un contexte supplémentaire ou d’un numéro de référence, c’est ici qu’il faut l’inscrire.

Révisez tout, en particulier les noms, les dates et les calculs. Envoyez ensuite votre facture par le canal convenu (généralement par courriel). Si vous utilisez une plateforme de facturation, vous pouvez suivre l’ouverture de la facture et recevoir une notification lorsqu’elle est payée.

Quelles sont les bonnes pratiques de facturation pour les services de consultation?

Une facture claire peut vous aider à vous faire payer plus rapidement, tandis qu’une facture désordonnée peut ralentir le processus. Voici comment garder votre processus de facturation simple et sans stress.

Établir les attentes dès le départ

Dans votre contrat ou votre courriel de lancement, décrivez comment et quand vous facturez : mensuellement, par jalon, à l’heure, avec dépôt initial, etc. Incluez vos modes de paiement, les dates d’échéance et si vous facturez des frais de retard.

Suivre votre travail

Que vous facturiez à l’heure ou à un tarif forfaitaire, tenez des registres clairs. Notez votre temps, sauvegardez les livrables et documentez les jalons. Le moment venu de facturer, vous aurez toutes les informations nécessaires à portée de main.

Ne pas attendre pour facturer

Envoyez les factures dès que le travail est terminé ou à une cadence désignée (p. ex., à la fin de chaque mois). L’envoi tardif d’une facture peut être perçu comme un manque de professionnalisme.

Utiliser un format cohérent et soigné

Tenez-vous-en à un seul modèle avec la même structure et le même ton à chaque fois. Un format cohérent a l’air professionnel et facilite le processus de paiement pour votre client.

Être clair dans vos postes de facture

Utilisez un langage simple. Dites ce que vous avez fait, quand, combien de temps cela a pris et combien cela a coûté. Incluez tous les codes de bon de commande ou de projet.

Faciliter le paiement

Plus il est pratique pour votre client de vous payer, plus vite il le fera probablement. Offrez plusieurs modes de paiement si vous le pouvez.

Renforcer vos conditions

Chaque facture doit inclure la date d’échéance du paiement, les modes de paiement acceptés et toute politique de frais de retard. Soyez cohérent d’une facture à l’autre.

Faire un suivi (poliment)

Si la date d’échéance est passée et que vous n’avez pas été payé, faites un suivi auprès du client. Un court rappel amical peut être efficace dans de nombreux cas. Si cela ne fonctionne pas, faites un autre suivi. Maintenez un ton calme et amical, et conservez des traces de vos communications.

Vérifier

Si vous soupçonnez que le client est confus, frustré ou simplement dépassé, une brève vérification peut aider. Demandez-lui s’il a tout ce dont il a besoin pour traiter la facture.

Automatiser lorsque vous le pouvez

L’utilisation d’un logiciel pour créer, envoyer et suivre les factures réduit le temps administratif et les erreurs. De nombreuses plateformes de facturation vous donnent la possibilité de configurer des factures récurrentes, de voir quand un client a ouvert une facture et de déclencher automatiquement des rappels de paiement.

Tout garder organisé

Conservez toutes les factures que vous envoyez et suivez celles qui sont encore impayées. Cela vous fera gagner du temps pendant la saison des impôts, vous aidera à surveiller votre flux de trésorerie et vous donnera un dossier clair en cas de litige de paiement.

Être ferme au besoin

De nombreux retards de paiement sont dus à des délais plutôt qu’à une retenue malveillante de fonds. Mais si un client ignore systématiquement vos conditions de paiement, vous pouvez vous référer au contrat, renvoyer la facture et faire remonter le problème si nécessaire. Soyez ferme et juste.

Les factures sont le reflet de la façon dont vous gérez votre entreprise. Maintenez-les cohérentes, réfléchies et ponctuelles, et vous passerez moins de temps à courir après les paiements et plus de temps à faire votre travail.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients, de la création des factures à l'encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisez vos comptes clients:** Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l'état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet de garder la maîtrise de votre flux de paiement.

• Accélérez votre flux de trésorerie :__ Réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l'IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorez l'expérience client: Offrez une expérience de paiement moderne en supportant plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles à accéder et à payer via un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Stripe Invoicing s'intègre à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou commencer dès aujourd'hui.