System för kvalificerade fakturor – Qualified Invoicing System – lanserades i Japan i oktober 2023. Det kräver att företag utfärdar kvalificerade fakturor, vilket är det dokument som krävs för att få skattekredit för ingående skatt. Det nuvarande fakturasystemet fastställde också olika krav avseende utfärdandet av kvalificerade fakturor. Företag måste förstå och vara uppmärksamma på dessa krav, inklusive hur man fyller i kvalificerade fakturor.

Den här artikeln innehåller grundläggande information om kvalificerade fakturor, hur man fyller i dem och deras för- och nackdelar. Den går också igenom punkter som japanska företag måste tänka på när det gäller fakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är kvalificerade fakturor?
  
• Krävs kvalificerade fakturor även om den vanliga skattesatsen tillämpas?
  
• Kan kvitton behandlas som kvalificerade fakturor?
  
• Vem kan utfärda kvalificerade fakturor?
  
• Så här fyller du i en kvalificerad faktura
  
• Fördelarna med att använda kvalificerade fakturor
  
• Nackdelarna med att använda kvalificerade fakturor
  
• Saker att ha i åtanke vad gäller kvalificerade fakturor
  
• Underlättande av B2B-transaktioner inom ramen för systemet med kvalificerade fakturor (QIS)
  

Vad är kvalificerade fakturor?

Som förklaras ovan är en kvalificerad faktura ett dokument som utfärdas enligt det nuvarande fakturasystemet. Kvalificerade fakturor kallas ibland helt enkelt för “fakturor” men detta är inte idealiskt. Den allmänna termen “faktura” kan också syfta på ett dokument som utfärdas för andra ändamål (t.ex. handelsrelaterade dokument). Det är därför viktigt att använda denna korrekta och precisa termen.

Kvalificerade fakturor är oerhört viktiga dokument när det kommer till skattekrediter på ingående skatt. Genom att utfärda en kvalificerad faktura som uppfyller de krav som ställs i det nuvarande fakturasystemet, gör företaget det möjligt för kunden att tillämpa en skattekredit för ingående skatt. Med andra ord, utan en kvalificerad faktura så erhåller kunden ingen skattekredit på ingående skatt.

Kvalificerade fakturor jämfört med fakturor som är avgiftsklassificerade

En avgiftsklassificerad faktura är ett dokument som uppfyller reglerna i det system för arkivering av avgiftsklassificerade fakturor som gällde innan systemet för kvalificerade fakturor började tillämpas. Enligt det nuvarande fakturasystemet krävs kvalificerade fakturor.

Kvalificerade fakturor innehåller mer detaljerad information än konventionella avgiftsklassificerade fakturor. Till exempel kräver en kvalificerad faktura ett registreringsnummer för faktureringssystemet, något som inte krävs för en avgiftsklassificerad faktura.

En faktura som är avgiftsklassificerad är inte tillräcklig för att ge rätt till skattekredit på ingående skatt enligt det nuvarande fakturasystemet. Och därför bör en kvalificerad faktura utfärdas till alla affärspartner för att de ska kunna få kredit.

Kvalificerade fakturor jämfört med kvalificerade förenklade fakturor (även kallade förenklade fakturor)

En kvalificerad förenklad faktura, eller förenklad faktura, är ett dokument som efterlever det nuvarande fakturasystemet, precis som en kvalificerad faktura. Skillnaden mellan de två är att en förenklad faktura har färre radposter listade och att endast företag i vissa branscher får utfärda den. Detaljhandlare, restauranger och taxibolag, som betjänar ett ospecificerat antal kunder, kan till exempel ha svårt att utfärda kvalificerade fakturor på grund av verksamhetens karaktär. Av denna anledning är kvalificerade förenklade fakturor tillåtna i dessa branscher.

Även om en förenklad faktura innehåller färre radposter har den samma effekt som en kvalificerad faktura. Därför kan kunder som tar emot förenklade fakturor tillämpa skattekredit på ingående skatt utan problem.

Kvalificerade fakturor jämfört med kvalificerade formulär gällande återbetalning

En kvalificerad faktura utfärdas av företaget till kunden för att bevisa att en försäljning har ägt rum och att varor eller tjänster har tillhandahållits. Den innehåller också uppgifter om skattesats och belopp vad gäller konsumtionsskatt. Å andra sidan är ett formulär med kvalificerat anspråk gällande återbetalning ett dokument som utfärdas när en produkt returneras eller är föremål för rabatt. Formulär för kvalificerade anspråk gällande återbetalning kallas också “återbetalningsfakturor”.

Precis som kvalificerade fakturor är formulär för kvalificerade anspråk gällande återbetalning viktiga dokument som är kopplade till skattekredit på ingående skatt. Därför är det viktigt för företag att ha en god förståelse för hur dessa används.

Krävs kvalificerade fakturor även om den vanliga skattesatsen tillämpas?

För närvarande finns det två skattesatser för konsumtionsskatt i Japan: en normal skattesats på 10 % och en reducerad skattesats på 8 %. Systemet med kvalificerade fakturor skapades med dessa konsumtionsskattesatser i åtanke – och ersatte systemet för arkivering av avgiftsklassificerade fakturor – som ett sätt för företag att erhålla skattekrediter på ingående skatt. Men även om kvalificerade fakturor ursprungligen infördes för att säkerställa att rätt skattesats tillämpades, så krävs det ändå att man utfärdar sådana även om ett företag bara tillämpar den normala skattesatsen för konsumtionsskatt på 10 %. Anledningen till detta är att kunderna behöver en kvalificerad faktura för att kunna erhålla skattekredit på ingående skatt. Så även om transaktionen endast omfattas av den normala skattesatsen på 10 % kommer utfärdande av fakturor eller kvitton som inte uppfyller kraven i systemet för kvalificerade fakturor sannolikt att leda till att kunden begär att en kvalificerad faktura ska skapas.

Kan kvitton behandlas som kvalificerade fakturor?

Enligt det nuvarande fakturasystemet kan kvitton behandlas som kvalificerade fakturor. “Kvalificerad faktura” är en allmän term för ett dokument som krävs för att få en skattkredit för ingående skatt enligt fakturasystemet. Det kan innefatta kvitton, betalningsbevis, följesedlar och köpsutdrag, så länge de uppfyller de krav som anges i systemet för kvalificerade fakturor.

Samma allmänna regel gäller för kvalificerade förenklade fakturor. Som tidigare förklarats är de verksamhetsformer som får utfärda dessa typer av fakturor begränsade. I många fall kan dessa företag dock använda kvitton och betalningsbevis som förenklade fakturor.

Vem kan utfärda kvalificerade fakturor?

Endast skattepliktiga företag som är registrerade i förväg som utfärdare av kvalificerade fakturor kan ställa ut kvalificerade fakturor. När du blir en kvalificerad fakturautfärdare tilldelas du ett registreringsnummer för fakturasystemet som visar att du är registrerad i systemet för kvalificerade fakturor.

Det bör noteras att både företag och enskilda näringsidkare kan bli kvalificerade fakturautfärdare om deras ansökan om registrering enligt systemet för kvalificerade fakturor godkänns. Men om en enskild näringsidkare som driver en verksamhet med befrielse från skatt blir en kvalificerad utfärdare av fakturor så blir deras verksamhet dock automatiskt skattepliktig, för att reglerna i systemet ska kunna följas. De kommer därför att bli skyldiga att betala konsumtionsskatt.

Så här fyller du i en kvalificerad faktura

Det finns inga juridiska krav på formatet på en kvalificerad faktura eller på den mall som används, så länge den information som krävs finns med och dessa uppgifter är korrekta. Kvalificerade fakturor kan därför vara handskrivna eller elektroniska.

Den viktigaste aspekten vid utfärdandet av en kvalificerad faktura är att se till att den uppfyller de krav som ställs i det nuvarande fakturasystemet. Följande information måste anges på kvalificerade fakturor, enligt vad som föreskrivs av den nationella japanska skattemyndigheten (NTA):

• Namn eller titel på utfärdaren av den kvalificerade fakturan.
  
• Datum för transaktionen.
  
• Uppgifter om transaktionen. Observera att om vissa av varorna är berättigade till en reducerad skattesats måste information om detta anges. Använd en symbol, t.ex. en asterisk, bredvid radposten för att ange den reducerade skattesatsen.
  
• Namn eller titel på den juridiska enhet som tar emot den kvalificerade fakturan.
  
• Registreringsnumret för utfärdaren av den kvalificerade fakturan.
  
• Den totala kostnaden och tillämpad skattesats genom att använda antingen priset exklusive skatt eller priset inklusive skatt med skattesats (8 % eller 10 %).
  
• Det totala beloppet för konsumtionsskatt för varje enskild skattesats.
  

Fördelarna med utfärdande av kvalificerade fakturor

Registrering i systemet för kvalificerade fakturor och att bli en kvalificerad utfärdare av fakturor är inte obligatorisk utan frivillig. Därför är det upp till innehavaren av företaget att fatta beslut om att införa kvalificerade fakturor. Utan kvalificerade fakturor kan dock olika problem uppstå i transaktioner mellan företag så det är bäst att följa reglerna för kvalificerade fakturor i så hög grad som möjligt.

Här följer några av fördelarna med att implementera kvalificerade fakturor.

Kvalificerade fakturor gör det mer sannolikt att du blir vald som leverantör

Om ditt företag inte utfärdar kvalificerade fakturor kommer den konsumtionsskatt som kunden betalar till ditt företag inte att vara berättigad till skattekredit på ingående skatt. Även om du har gjort affärer med en kund i många år finns det en risk att du förlorar kunden till följd av detta. Låt oss säga att du har en enskild firma och ditt företag inte är registrerat enligt det nuvarande systemet för fakturor. Till exempel så kanske du har ett skattebefriat företag med en omsättning på 10 miljoner yen eller mindre. När en kund inser att hen inte kommer att få någon skattekredit för ingående skatt kan han föreslå att transaktionen ska annulleras eller begära en justering av transaktionspriset.

Om ditt företag utfärdar kvalificerade fakturor i överensstämmelse med det nuvarande fakturasystemet, kommer kunderna att kunna tillämpa skattekrediter för ingående skatt, vilket gör att de kan fortsätta att göra beställningar utan att oroa sig. Du kan också förvänta dig att nya kunder väljer just dig som leverantör.

Det nuvarande fakturasystemet gör det möjligt för ditt företag att gå över till elektronisk fakturering

Systemet för kvalificerade fakturor gör det möjligt att utfärda och lagra kvalificerade fakturor i elektroniskt format. För många företag är detta ett gyllene tillfälle att granska sin backoffice-verksamhet och gå över till ett papperslöst system.

Vid hantering av elektronisk data är det nödvändigt att följa reglerna i Förordningen om bevarande av elektronisk bokföring (Electronic Books Preservation Act), vilket kan kännas som en utmaning. Men genom att digitalisera processen för fakturering kan alla bokföringsåtgärder – inklusive utfärdande och lagring av kvalificerade fakturor och att skicka dem mellan företag – utföras på ett mer effektivt sätt.

Nackdelarna med utfärdande av kvalificerade fakturor

Låt oss nu ta en titt på nackdelarna med att använda kvalificerade fakturor.

Skattskyldighet uppstår när man hanterar kvalificerade fakturor

Om ett företag med skattebefrielse beslutar att inte registrera sig i systemet för kvalificerad faktura och förblir ett skattebefriat företag så behöver det inte betala konsumtionsskatt. Det är därför möjligt att undvika risken för att intäkterna pressas på grund av konsumtionsskatt. Dessutom finns det ingen anledning att oroa sig för en ökning av den administrativa bördan i samband med betalningar av skatt. Företaget kan fortsätta att bedriva sin verksamhet som vanligt.

Å andra sidan blir företag som tidigare var befriade från att betala konsumtionsskatt skyldiga att betala den när de inför kvalificerade fakturor. Följaktligen behöver man lägga ner med tid och ansträngningar på skattedeklarationer. Detta kan göra det svårare att koncentrera sig på den faktiska affärsverksamheten.

Du måste implementera och efterleva systemet för kvalificerade fakturor

För att kunna utfärda kvalificerade fakturor måste du införa systemet för kvalificerade fakturor och ändra formatet på era dokument så att det uppfyller systemets regler Man behöver inte bara ta hänsyn till den tid och de ansträngningar som krävs för detta, utan också till kostnaden för att införa systemet.

Eftersom kvalificerade fakturor kan utfärdas och sparas elektroniskt blir det dock enklare att hantera och lagra dem när systemet väl är på plats. Så även om det krävs olika förberedelser för det nuvarande systemet för fakturor, kan det förbättra effektiviteten och produktiviteten i verksamheten om man tar tillfället i akt att implementera det. Detta kan ha en positiv inverkan rent generellt på ditt företag.

Saker att ha i åtanke vad gäller kvalificerade fakturor

Du måste registrera dig som en utfärdare av kvalificerade fakturor

Enligt de konventionella faktureringskraven kan alla företag utfärda fakturor efter behov. Det är dock endast skattepliktiga företag som är kvalificerade utfärdare av fakturor och som har tilldelats ett registreringsnummer som gör att de får utfärda kvalificerade fakturor. Se till att registrera dig i det nuvarande fakturasystemet så att du inte blir oförmögen att utfärda en kvalificerad faktura när en kund ber dig om det.

Observera att utfärdare av kvalificerade fakturor som är registrerade enligt det nuvarande fakturasystemet måste utfärda kvalificerade fakturor när de ombeds att göra det av sina affärspartner.

Kvalificerade fakturor måste sparas under en viss tidsperiod

Enligt systemet för kvalificerade fakturor måste företaget, oavsett om en faktura är kvalificerad eller förenklad, utfärda en kvalificerad faktura till kunden och behålla en kopia under en viss tidsperiod. Kunden är också skyldig att behålla den kvalificerade fakturan under en viss tidsperiod.

Enligt NTA:s Översikt över systemet för arkivering av kvalificerade fakturor (Overview of the Qualified Invoice Retention System) är lagringsperioden i princip 7 år och 2 månader från dagen efter den sista dagen i skatteperioden för den kvalificerade fakturan. För innehavare av enskilda firmor är skatteperioden till exempel 1 januari–31 december. I det här fallet är skatteperiodens sista dag den 31 december, så en kvalificerad faktura som utfärdades den 1 december 2024 måste sparas i 7 år från och med den 1 mars 2025 – det vill säga, två månader efter starten av 2025.

Felaktiga kvalificerade fakturor kan leda till förluster för kunderna

Som redan nämnts krävs en kvalificerad faktura för att kunden ska kunna tillämpa skattekrediter på ingående skatt. Om en kvalificerad faktura inte är korrekt ifylld kommer den inte att godtas som en sådan. I så fall kommer kunden inte längre att kunna erhålla en skattekredit på ingående skatt, vilket i slutändan leder till att kundens får en högre konsumtionsskatt. Därför är det mycket viktigt att företag är mycket noggranna när de skapar kvalificerade fakturor för att säkerställa att det inte finns några fel i dem eller att det saknas uppgifter.

Å andra sidan finns det särskilda undantag vad gäller skyldigheten att utfärda en kvalificerad faktura. Det kan frångås i situationer där det är svårt att utfärda en sådan, t.ex. vid offentlig transport av passagerare (t.ex. med buss, tåg eller fartyg) till ett pris som understiger 30 000 yen, eller vid köp av varor från varuautomater eller utrustning för automatiserad tjänster. Och eftersom kvalificerade fakturor inte krävs för dessa transaktioner är de berättigade till skattekredit för ingående skatt även om inga kvalificerade fakturor har utfärdats. Läs NTA:s Översikt över systemet för arkivering av kvalificerade fakturor om du vill få mer information.

Du måste förstå de övergångsåtgärder som krävs för systemet med kvalificerade fakturor

Systemet med kvalificerade fakturor omfattar stegvisa övergångsåtgärder som utformats för att uppnå följande två mål:

• För skattepliktiga företag: För att minska bördan kopplad till konsumtionsskatt
  
• För företag med skattebefrielse: För att undvika störningar i affärsverksamheten
  

Under den period som fastställs i övergångsbestämmelserna kommer en viss procentandel av det konsumtionsskattebelopp som tillämpas på skattepliktiga inköp från företag med skattebefrielse att behandlas som ingående skatt, vilket möjliggör tillämpning av skattekredit för ingående skatt.

Perioderna för tillämpning av övergångsåtgärder och avdragssatserna är följande:

• 1 oktober 2023–30 september 2026 (3 år): 80 % av beloppet för inköpsskatt är avdragsgillt för skattepliktiga inköp som görs av företag som är befriade från skatt.
  
• 1 oktober 2026–30 september 2029 (3 år): 50 % av beloppet för inköpsskatt är avdragsgillt för skattepliktiga inköp som görs av företag som är befriade från skatt.
  

Sedan införandet av systemet med kvalificerade fakturor är alla transaktioner som görs med skattebefriade företag ett problem för kunderna, eftersom de inte kan erhålla skattekredit på ingående skatt. Genom att dra nytta av dessa övergångsåtgärder kan dock bördan kopplad till konsumtionsskatt göras lättare för kunderna.

Underlättande av B2B-transaktioner inom ramen för systemet med kvalificerade fakturor (QIS)

För att företag utan problem ska kunna erhålla skattekrediter på ingående skatt enligt det nuvarande fakturasystemet, krävs lämpliga åtgärder från både säljarens och köparens sida. I synnerhet är det viktigt för säljare som är kvalificerade utfärdare av fakturor att skapa en miljö som är kompatibel med QIS-systemet för kvalificerade fakturor och se till att dokument levereras och sparas på ett smidigt sätt.

Dessutom kan det vara till hjälp att införa onlineverktyg som optimerar arbetet, till exempel automatiska verktyg för beräkning av konsumtionsskatt och programvara för bokföring, eftersom de är mycket användbara för att skapa kvalificerade fakturor. Stripe Invoicing, som tillhandahålls av Stripe, stöder QIS-systemet för kvalificerade fakturor, vilket gör det möjligt för företag att utfärda och lagra fakturor på lämpligt sätt med hjälp av automatisk generering. Dessutom, eftersom det tillhandahåller alla funktioner relaterade till fakturering – till exempel hantering av kundfordringar, inkassering av fakturor och avstämning av transaktioner – kan företag förbättra sin backoffice-verksamhet så att den blir smidigare och effektivare.

Det finns olika krav för utfärdande av kvalificerade fakturor och det är nödvändigt att göra förberedelser i förhand, till exempel att införa formulär och system som är kompatibla med kvalificerade fakturor och registrera sig för QIS-systemet för kvalificerade fakturor (Qualified Invoice System). Men när dessa förberedelser väl är klara kan bokföringsarbetet utföras på ett smidigt sätt.

Det kan vara svårt för företag med skattebefrielse att avgöra om de ska följa reglerna i det nuvarande systemet för fakturor eller inte. Därför är det viktigt att noggrant förstå fördelarna och nackdelarna med att implementera kvalificerade fakturor. Gör en noggrann bedömning av om någon del av försäljningen kommer att gå förlorad och överväg vilka behov dina affärspartner har innan du fattar ett beslut.