Fakturasystemet i Japan trädde i kraft den 1 oktober 2023.

För att kunna tillämpa skattekredit för köp enligt fakturasystemet krävs en kvalificerad faktura utfärdad från en säljare som redan är registrerad i systemet. Till följd av detta blir transaktioner där köparen begär att säljaren ska utfärda en kvalificerad faktura allt vanligare.

Även om efterlevnaden av fakturasystemet i princip är frivillig och enskilda näringsidkare – inklusive frilansare – kan registrera sig för systemet på samma sätt som företag, är kraven strängare och mer information måste registreras än för en traditionell faktura med radposter. Det finns därför både stöd och motstånd till fakturasystemet. I detta avseende finns det många skattebefriade företag och egenföretagare som har frågor om konsekvenserna av att inte registrera sig enligt fakturasystemet.

För egenföretagare med en försäljning på 10 miljoner JPY eller mindre är beslutet viktigt. Frågan om huruvida man ska registrera sig i fakturasystemet för att kunna tillgodose kundernas behov bör övervägas noga. Samtidigt är det också viktigt att förstå riskerna med att inte registrera sig i fakturasystemet.

I den här artikeln kommer vi att undersöka de olika risker och effekter som kan uppstå för egenföretagare (befriade från skatteplikt med en omsättning på mindre än 10 miljoner JPY) genom att inte registrera sig enligt fakturasystemet, samt åtgärder som egenföretagare kan vidta för att hantera fakturasystemet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Konsekvenser för egenföretagare som inte registrerar sig i fakturasystemet
  
• Vad händer efter att en egenföretagare registrerat sig i fakturasystemet?
  
• Hur egenföretagare kan besluta om de ska registrera sig och följa fakturasystemet
  
• Förstå fakturasystemet och välja en optimal strategi
  

Konsekvenser för egenföretagare som inte registrerar sig i fakturasystemet

Enligt det nuvarande fakturasystemet kan endast företag som är föremål för konsumtionsskatt registrera sig som kvalificerade fakturautställande företag. Följaktligen är effekterna av fakturasystemet större för skattebefriade egenföretagare med en omsättningsskatt på mindre än 10 miljoner JPY än för beskattade företag.

Skattebefriade företag kan lämna in en ansökan om registrering som kvalificerat fakturautställande företag för att bli ett beskattat företag. Detta gör att de kan utfärda kvalificerade fakturor, vilket de inte kan göra utan att först registrera sig.

Det vill säga, om säljaren som tillhandahåller och säljer en vara är en skattebefriad egenföretagare och köparen som köper varan är ett skattepliktigt företag, kommer köparen inte att kunna få en kvalificerad faktura och kommer därför inte att kunna anspråk på skattekredit för omsättningsskatt. Om en egenföretagare inte registrerar sig i fakturasystemet bör denne därför vara medveten om den potentiella negativa inverkan på de företag som köper från denne.

Annullering av befintliga transaktioner och nya kunder

Som nämnts ovan är tillgången till skattekrediter för ingående skatt ur en köpares perspektiv en viktig faktor för om de i slutändan betalar mer eller mindre skatt. Det är därför en viktig faktor vid beslut om var varor ska köpas in från.

Efter införandet av fakturasystemet har följaktligen många köpare insett att det sannolikt är mer lönsamt att göra affärer med beskattade företag än med skattebefriade företag. För egenföretagare kan underlåtenhet att registrera sig i fakturasystemet därför leda till annullerade transaktioner, begäran om revidering av transaktionskostnader och negativa effekter på befintliga transaktioner. När leverantörer försöker nå nya kunder kan det bli svårare, vilket kan hindra expansionen av deras företag.

Fördelar med att inte registrera sig i fakturasystemet

Om en egenföretagare inte registrerar sig enligt fakturasystemet kan de få färre transaktioner med skattepliktiga företag, enligt vad som nämns ovan. Det finns dock fördelar med att inte registrera sig.

Den viktigaste fördelen med att inte registrera sig enligt fakturasystemet och behålla sin status som skattebefriad är att företaget inte behöver betala omsättningsskatt och inte behöver oroa sig för den ökade tid och arbete som krävs för att betala dessa skatter. Eftersom bokföringsprogrammet och andra verktyg som används för att generera fakturor inte behöver följa fakturasystemet kan företaget dessutom fortsätta att använda samma system som det redan har.

Företag som inte registrerar sig i fakturasystemet

Även om fakturasystemet innebär detaljerade begränsningar för många företag finns det vissa företag som jämförelsevis inte påverkas av det. Jämfört med vissa andra företag är det till exempel osannolikt att fakturasystemet kommer att ha någon större inverkan på frisersalonger, nagelsalonger etc. som tillhandahåller tjänster till köpare som är återkommande kunder snarare än andra företag.

Företag vars vanligaste transaktionsmotparter är andra skattebefriade företag och som inte kräver kvalificerade fakturor kan också fortsätta att bedriva verksamhet som skattebefriade företag utan att registrera sig enligt fakturasystemet. När ett företag växer och dess kunder börjar omfatta fler skattepliktiga företag är det dock viktigt att notera att framtida transaktioner kan behöva följa fakturasystemet.

Registrering enligt fakturasystemet är som tidigare nämndes frivillig, inte obligatorisk. Beslutet att registrera sig i fakturasystemet fattas av varje enskilt företag, oavsett verksamhetsform (dvs. om det är en enskild firma eller ett aktiebolag).

Efter att ha fått en tillräcklig förståelse för de risker som är förknippade med att inte registrera sig i fakturasystemet undersöker vi detaljerna i registreringen för de som finner det nödvändigt.

Vad händer efter att en egenföretagare registrerat sig i fakturasystemet?

För egenföretagare, även om den totala försäljningen är mindre än 10 miljoner JPY, kan registrering enligt fakturasystemet göra att köpare tycker att det är lättare att göra transaktioner med företaget. Detta beror på att transaktionsmotparter som köper från företaget kan tillämpa skattekredit för inköp.

Om de flesta av de befintliga kunderna är skattepliktiga företag innebär registrering enligt fakturasystemet följaktligen en fördel för transaktioner med köpare. På samma sätt är det möjligt att registrering enligt systemet, när nya kunder kommer in, gör det möjligt för företaget att vinna mark och få fler transaktioner än det annars skulle ha fått, så registrering är sannolikt en fördel för företag som vill expandera.

Men förutom att medföra en skyldighet att betala konsumtionsskatt som företaget tidigare var befriat från skapar registrering enligt fakturasystemet också komplexa redovisningskrav vid deklaration. För att göra processen efter registreringen så smidig som möjligt är det en bra idé att överväga metoder som undviker onödigt slöseri och frustration, till exempel att införa system som har funktioner för att hantera kvalificerade fakturor.

Vidare kan företag som för närvarande undersöker hur de ska hantera fakturasystemet eller som planerar att göra det, överväga att införandet av nya verktyg och funktioner också kan leda till en effektivare verksamhet.

Med Stripe gör t.ex. Stripe Invoicing det möjligt att tillgodose olika faktureringsbehov samt skapa fakturor som överensstämmer med fakturasystemet. Dessa förändringar ger sedan stöd för optimering av back office-verksamheten. Genom att använda Stripe Tax, som automatiskt kan beräkna anpassad konsumtionsskatt i enlighet med verksamhetens krav, automatiseras all skattebehandling av elektroniska transaktioner, vilket gör det möjligt att driva en smidigare och mer effektiv verksamhet.

Åtgärder som är tillgängliga för företag som är skattebefriade

Fakturasystemet beaktar effekterna av att bedriva en B2B-verksamhet (business-to-business) för företag med skattebefrielse och tillhandahåller övergångsåtgärder och särskilda bestämmelser för skattepliktiga inköp från företag med skattebefrielse.

• Övergångsbestämmelser
  Enligt övergångsbestämmelserna -–som gäller i sex år från och med den 1 oktober 2023, då fakturasystemet först trädde i kraft – anses en viss del av den konsumtionsskatt som tas ut vid inköpet vara en inköpsskatt och kan täckas av skattekrediter, även för skattepliktiga inköp från skattebefriade företag. För mer information, se följande referensmaterial från Japans nationella skattemyndighet: Övergångsbestämmelser för inköp från skattebefriade företag.

• 20 % särskilt undantag
  Denna särskilda bestämmelse är tillämplig på företag som har övergått från skattebefriade till skattepliktiga och föreskriver betalning av omsättningsskatt med en skattesats på 20 % under en viss period efter övergången.

Hur egenföretagare kan besluta om de ska registrera sig och följa fakturasystemet

Företagens åsikter kan vara delade i frågan om att registrera sig enligt fakturasystemet. Men oavsett om ett företag registrerar sig eller inte bör egenföretagare med en försäljning på mindre än 10 miljoner JPY först diskutera transaktionskostnaderna med sina köpare för att undvika problem som kan uppstå på grund av fakturasystemet. Det bästa sättet att gå vidare med fakturasystemet kan komma att klargöras som ett resultat av dessa diskussioner.

För egenföretagare som erbjuder en produkt eller tjänst som använder sig av teknik med undantag och som har en god affärsrelation med befintliga kunder kan det dessutom vara möjligt att helt enkelt fortsätta att bedriva verksamhet som ett företag med skattebefrielse utan att transaktionskostnaderna förändras. Det är därför viktigt för företag att erhålla användbara färdigheter och kunskaper och att anstränga sig för att undersöka vilka produkter eller tjänster deras kunder behöver för att kunna sticka ut från andra företag.

Förstå fakturasystemet och välja en optimal strategi

I den här artikeln har vi förklarat de olika effekter som kan uppstå när man inte registrerar sig enligt det nuvarande fakturasystemet, samt viktiga punkter att förstå och tänka på.

Eftersom kraven på registrerad information och registrering är strängare för fakturasystemet (som började användas för mindre än ett år sedan) än för traditionella fakturor och kvitton, har reaktionerna från företagen utgjort en blandning av stöd och motstånd. När det gäller huruvida egenföretagare väljer att följa fakturasystemet, beror beslutet på kundsegmentet, karaktären på kundernas transaktioner och relationer samt affärsplaner. Beslutet kan vara särskilt svårt för företag som är skattebefriade, men som nämnts ovan har skattemyndigheten också infört övergångslättnader och särskilda regler för företag som är skattebefriade. Det är därför viktigt för skattebefriade företag att förstå dessa bestämmelser och överväga den framtida utvecklingen av företaget för att fastställa en väg framåt.

Framöver rekommenderar vi att du analyserar riskerna med fakturasystemet från många olika vinklar och bestämmer det bästa tillvägagångssättet för ditt eget företag för att säkerställa att det inte hindrar företagets utveckling om det registreras i fakturasystemet.

För de företag som väljer att registrera sig enligt fakturasystemet är det också viktigt att undersöka registreringen med full förståelse för de kort- och långsiktiga effekterna på företaget samt för- och nackdelarna med att göra det.