Das Invoice System in Japan ist am 1. Oktober 2023 in Kraft getreten.

Für die Anwendung von Steuergutschriften im Rahmen des Invoice System ist eine qualifizierte Rechnung erforderlich, die von einem/einer bereits im System registrierten Verkäufer/in ausgestellt wurde. Infolgedessen werden Transaktionen, bei denen die Käuferin/der Käufer die Verkäuferin/den Verkäufer auffordert, eine qualifizierte Rechnung auszustellen, immer häufiger.

Zwar ist die Teilnahme am Invoice System grundsätzlich freiwillig und Einzelunternehmer/innen – einschließlich Freiberufler/innen – können sich wie Unternehmen für das System registrieren, doch sind die Anforderungen strenger, und es müssen mehr Informationen erfasst werden als bei einer herkömmlichen Rechnung mit Einzelpositionen. Daher gibt es sowohl Befürworter als auch Gegner des Invoice System. In diesem Zusammenhang gibt es viele steuerbefreite Unternehmen und Einzelunternehmer/innen, die Fragen zu den Folgen einer Nichtregistrierung im Rahmen des Invoice System haben.

Für Einzelunternehmer/innen mit einem Umsatz von 10 Millionen Yen oder weniger ist das eine wichtige Entscheidung. Die Frage, ob Sie sich im Rahmen des Invoice System registrieren lassen, um den Bedürfnissen der Kundinnen/Kunden gerecht zu werden, sollte sorgfältig geprüft werden. Gleichzeitig ist es aber auch wichtig, die Risiken zu verstehen, die entstehen, wenn Sie sich nicht im Rahmen des Invoice System registrieren lassen.

In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Risiken und Auswirkungen, die für Einzelunternehmer/innen (steuerbefreite Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 10 Millionen Yen) entstehen können, wenn sie sich nicht im Rahmen des Invoice Systems registrieren lassen, sowie die Schritte, die Einzelunternehmer/innen durchführen können, um mit dem Invoice System umzugehen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Konsequenzen für Einzelunternehmer/innen, die sich nicht im Rahmen des Invoice System registrieren lassen
  
• Was passiert, nachdem sich ein/e Einzelunternehmer/in im Invoice System registriert hat?
  
• Informationen darüber, wie Einzelunternehmer entscheiden können, ob sie sich registrieren und das Invoice System nutzen möchten
  
• Verstehen des Invoice System und Wahl einer optimalen Strategie
  

Konsequenzen für Einzelunternehmer/innen, die sich nicht im Rahmen des Invoice System registrieren lassen

Nach dem derzeitigen Invoice System können sich nur Unternehmen, die der Verbrauchssteuer unterliegen, als qualifizierte Rechnungsaussteller registrieren lassen. Infolgedessen sind die Auswirkungen des Invoice System für steuerbefreite Einzelunternehmer/innen mit einem Umsatz von weniger als 10 Millionen Yen größer als für besteuerte Unternehmen.

Steuerbefreite Unternehmen können einen Antrag auf Registrierung als qualifiziertes Unternehmen stellen, das Rechnungen ausstellt, um ein steuerpflichtiges Unternehmen zu werden. Dadurch können sie qualifizierte Rechnungen ausstellen, was sie ohne vorherige Registrierung nicht tun können.

Das heißt, wenn der/die Verkäufer/in, der/die einen Artikel anbietet und verkauft, ein/e steuerbefreite/r Einzelunternehmer/in ist und der/die Käufer/in, der/die den Artikel kauft, ein steuerpflichtiges Unternehmen ist, kann er/sie keine qualifizierte Rechnung und somit keine Umsatzsteuergutschrift beanspruchen. Wenn sich ein/e Einzelunternehmer/in nicht für das Invoice System anmeldet, sollte er/sie sich daher der potenziellen negativen Auswirkungen auf die Unternehmen bewusst sein, die bei ihm einkaufen.

Stornierung bestehender Transaktionen und neuer Kundinnen und Kunden

Wie bereits erwähnt, ist die Verfügbarkeit von Vorsteuergutschriften aus Sicht der Käuferin/ des Käufers ein wichtiger Faktor dafür, ob sie/er am Ende mehr oder weniger Steuern zahlt. Er ist daher ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung, woher Waren bezogen werden.

Dementsprechend haben nach der Einführung des Invoice System viele Käufer/innen erkannt, dass es wahrscheinlich rentabler ist, Geschäfte mit steuerpflichtigen Unternehmen zu tätigen als mit steuerbefreiten. Daher kann die Nichtregistrierung im Rahmen des Invoice Systems für Einzelunternehmer/innen zu stornierten Transaktionen, Aufforderungen zur Änderung der Transaktionskosten und negativen Auswirkungen auf bestehende Transaktionen führen. Wenn Anbieter versuchen, neue Kundinnen und Kunden zu erreichen, kann es schwierig sein, dies zu tun, was die Expansion ihres Geschäfts behindern kann.

Vorteile einer Nichtregistrierung im Rahmen des Invoice System

Wenn sich ein/e Einzelunternehmer/in nicht im Rahmen des Rechnungssystems registriert, kann es, wie oben erwähnt, zu einer Reduzierung der Transaktionen mit steuerpflichtigen Unternehmen kommen. Es gibt jedoch Vorteile, sich nicht zu registrieren.

Der größte Vorteil der Nichtregistrierung unter dem Invoice System und der Beibehaltung der Steuerbefreiung besteht darin, dass das Unternehmen keine Umsatzsteuer zahlen muss und sich nicht um den erhöhten Zeit- und Arbeitsaufwand für die Zahlung dieser Steuern kümmern muss. Da die Buchhaltungssoftware und andere Tools zur Erstellung von Rechnungen nicht mit dem Invoice System konform sein müssen, kann das Unternehmen weiterhin dieselben Systeme verwenden, die es bereits hat.

Unternehmen, die nicht im Rahmen des Invoice Systems registriert sind

Obwohl das Invoice System vielen Unternehmen detaillierte Beschränkungen auferlegt, gibt es einige Unternehmen, die davon vergleichsweise unberührt bleiben. Im Vergleich zu einigen anderen Unternehmen wird das Invoice System wahrscheinlich keine großen Auswirkungen auf Friseurläden, Nagelstudios usw. haben, die ihre Dienstleistungen eher für Kundinnen/Kunden erbringen, die Stammkundinnen/Stammkunden sind, als für andere Unternehmen.

Auch können Unternehmen, deren häufigste Transaktionspartner andere steuerbefreite Unternehmen sind und die keine qualifizierten Rechnungen benötigen, weiterhin als steuerbefreite Unternehmen tätig sein, ohne sich im Rahmen des Invoice System zu registrieren. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst und sein Kundenstamm mehr steuerpflichtige Unternehmen umfasst, ist es wichtig zu wissen, dass künftige Transaktionen möglicherweise dem Invoice System entsprechen müssen.

Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, ist die Registrierung im Rahmen des Invoice System freiwillig und nicht verpflichtend. Die Entscheidung, sich im Rahmen des Invoice System zu registrieren, liegt im Ermessen jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Art (d. h. ob es sich um ein Einzelunternehmen oder eine Gesellschaft handelt).

Nachdem wir die Risiken, die mit der Nichtregistrierung im Rahmen des Invoice System verbunden sind, hinreichend untersucht haben, betrachten wir nun die Einzelheiten der Registrierung für diejenigen, die dies für notwendig halten.

Was passiert, nachdem sich ein/e Einzelunternehmer/in im Invoice System registriert hat?

Selbst wenn der Gesamtumsatz unter 10 Millionen Yen liegt, kann die Registrierung im Invoice System Einzelunternehmer/innen die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen erleichtern. Dies liegt daran, dass Transaktionspartner, die beim Unternehmen einkaufen, die Möglichkeit haben, Steuergutschriften für den Kauf zu beantragen.

Wenn es sich bei den meisten Kundinnen und Kunden um steuerpflichtige Unternehmen handelt, bietet die Registrierung im Rahmen des Invoice Systems einen Vorteil für Transaktionen mit Käuferinnen/Käufern. Auch bei der Neukundengewinnung ist es möglich, dass die Registrierung im Rahmen des Invoice System es dem Unternehmen ermöglicht, mehr Transaktionen zu erzielen, als dies sonst der Fall wäre, sodass die Registrierung für Unternehmen, die expandieren möchten, wahrscheinlich von Vorteil ist.

Die Registrierung im Rahmen des Invoice System führt jedoch nicht nur zu einer Verpflichtung zur Zahlung der Verbrauchssteuer, von der das Unternehmen zuvor befreit war, sondern auch zu komplexen buchhalterischen Anforderungen bei der Abgabe von Steuererklärungen. Um den Vorgang der Nachregistrierung so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie Methoden in Betracht ziehen, die unnötige Belastung und Frustration vermeiden, wie z. B. die Einführung von Systemen, die qualifizierte Rechnungen verarbeiten können.

Darüber hinaus sollten Unternehmen, die derzeit prüfen, wie sie mit dem Invoice System umgehen können oder dies planen, bedenken, dass die Einführung neuer Tools und Funktionen auch zu einem effizienteren Geschäftsablauf führen kann.

Mit Stripe Invoicing von Stripe ist es beispielsweise möglich, verschiedene Anforderungen an die Rechnungsstellung zu erfüllen und Rechnungen zu erstellen, die dem Invoice System entsprechen. Diese Änderungen unterstützen dann die Optimierung der Backoffice-Abläufe. Darüber hinaus wird durch den Einsatz von Stripe Tax, das in der Lage ist, automatisch die kundenspezifische Verbrauchssteuer in Übereinstimmung mit den geschäftlichen Anforderungen zu berechnen, die gesamte Steuerverarbeitung für elektronische Transaktionen automatisiert, was zu einem reibungsloseren und effizienteren Geschäftsablauf führt.

Maßnahmen für steuerbefreite Unternehmen

Das Invoice System berücksichtigt die Auswirkungen der Durchführung von Business-to-Business (B2B)-Aktivitäten für steuerbefreite Unternehmen und sieht Übergangsmaßnahmen und Sonderbestimmungen für steuerpflichtige Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen vor.

• Übergangsmaßnahmen
  Im Rahmen der Übergangsmaßnahmen, die für sechs Jahre ab dem 1. Oktober 2023, dem Zeitpunkt des Inkrafttretens des Rechnungssystems, gelten, gilt ein bestimmter Teil der Verbrauchssteuer, die auf den Kauf erhoben wird, als Erwerbssteuer und kann durch Steuergutschriften gedeckt werden, auch für steuerpflichtige Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen. (Weitere Informationen finden Sie im folgenden Referenzmaterial der Nationalen Steuerbehörde Japans: Übergangsmaßnahmen für Einkäufe bei steuerbefreiten Unternehmen)

• Sonderregelung von 20 %
  Diese Sonderregelung gilt für Unternehmen, die von einem steuerbefreiten in einen steuerpflichtigen Status übergegangen sind, und sieht für einen bestimmten Zeitraum nach dem Übergang die Zahlung der Umsatzsteuer zu einem Satz von 20 % vor.

Informationen darüber, wie Einzelunternehmer entscheiden können, ob sie sich registrieren und das Invoice System nutzen möchten

Die Meinungen der Unternehmen mögen geteilt sein, was die Registrierung im Rahmen des Invoice System angeht. Aber unabhängig davon, ob ein Unternehmen registriert ist oder nicht, sollten Einzelunternehmer/innen mit einem Umsatz von weniger als 10 Millionen Yen zunächst die Transaktionskosten mit ihren Käuferinnen und Käufern besprechen, um Probleme zu vermeiden, die durch das Invoice System entstehen können. Als Ergebnis dieser Gespräche könnte sich herausstellen, wie mit dem Invoice System am besten verfahren werden kann.

Für Einzelunternehmer/innen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, das/die eine außergewöhnliche Technologie nutzt, und die eine gute Geschäftsbeziehung zu bestehenden Kundinnen und Kunden haben, kann es außerdem möglich sein, einfach als steuerbefreites Unternehmen weiter zu arbeiten, ohne dass sich die Transaktionskosten ändern. Für Unternehmen ist es daher wichtig, sich nützliche Fähigkeiten und Kenntnisse anzueignen und zu untersuchen, welche Produkte oder Dienstleistungen ihre Kundinnen und Kunden benötigen, um sich von anderen Unternehmen zu unterscheiden.

Verstehen des Invoice System und Wahl einer optimalen Strategie

In diesem Artikel haben wir die verschiedenen Auswirkungen erläutert, die auftreten können, wenn Sie sich nicht im Rahmen des aktuellen Invoice System registrieren lassen, sowie wichtige Punkte, die Sie verstehen und berücksichtigen sollten.

Da die erfassten Informationen und die Registrierungsanforderungen für das Invoice System (das vor weniger als einem Jahr eingeführt wurde) strenger sind als für herkömmliche Rechnungen und Belege, waren die Reaktionen der Unternehmen eine Mischung aus Unterstützung und Widerstand. Die Entscheidung, ob sich Einzelunternehmer/innen für das Invoice System entscheiden, hängt vom Zielkundensegment, der Art der Kundentransaktionen und -beziehungen sowie den Geschäftsplänen ab. Die Entscheidung könnte für steuerbefreite Unternehmen besonders schwierig sein, doch wie bereits erwähnt, hat die nationale Steuerbehörde auch für steuerbefreite Unternehmen Übergangserleichterungen und Sonderregeln vorgesehen. Daher ist es für steuerbefreite Unternehmen wichtig, diese Bestimmungen zu verstehen und den zukünftigen Kurs des Unternehmens zu berücksichtigen, um eine geeignete Lösung für die Zukunft zu finden.

Wir empfehlen Ihnen, die Risiken, die das Invoice System mit sich bringt, aus verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren und die beste Vorgehensweise für Ihr eigenes Unternehmen zu ermitteln, um sicherzustellen, dass die Nichtregistrierung im Rahmen des Invoice Systems die Geschäftsentwicklung nicht behindert.

Für diejenigen Unternehmen, die sich für eine Registrierung im Rahmen des Invoice System entscheiden, ist es ebenfalls wichtig, die Registrierung mit einem umfassenden Verständnis der kurz- und langfristigen Auswirkungen auf das Unternehmen sowie der Vor- und Nachteile zu prüfen.