Het factuursysteem in Japan is op 1 oktober 2023 van kracht geworden.

Om aankoopbelastingkredieten onder het factuursysteem te kunnen toepassen, is een gekwalificeerde factuur nodig die is uitgegeven door een verkoper die al bij het systeem is geregistreerd. Daardoor komen transacties waarbij de koper de verkoper vraagt om een gekwalificeerde factuur uit te geven steeds vaker voor.

Hoewel naleving van het factuursysteem in principe vrijwillig is en eenmanszaken – inclusief freelancers – zich op dezelfde manier als bedrijven voor het systeem kunnen registreren, zijn de vereisten strenger en moet er meer informatie worden geregistreerd dan voor een traditionele gespecificeerde factuur. Daardoor zijn er zowel voor- als tegenstanders van het factuursysteem. In dit verband zijn er veel belastingvrije bedrijven en eenmanszaken die vragen hebben over de gevolgen van niet-registratie bij het factuursysteem.

Voor eenmanszaken met een omzet van 10 miljoen yen of minder is dit een belangrijke beslissing. De vraag of men zich moet registreren voor het factuursysteem om aan de behoeften van klanten te voldoen, moet zorgvuldig worden overwogen. Tegelijkertijd is het ook belangrijk om de risico's te begrijpen van het niet registreren voor het factuursysteem.

In dit artikel gaan we kijken naar de verschillende risico's en gevolgen die eenmanszaken (belastingvrije bedrijven met een omzet van minder dan 10 miljoen yen) kunnen ondervinden als ze zich niet registreren bij het factuursysteem, en welke stappen eenmanszaken kunnen nemen om met het factuursysteem om te gaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat gebeurt er als je je niet registreert bij het factuursysteem?
  
• Wat gebeurt er nadat een eenmanszaak zich heeft geregistreerd bij het factuursysteem?
  
• Hoe eenmanszaken kunnen beslissen of ze zich willen registreren en zich aan het factuursysteem willen houden
  
• Het factuursysteem begrijpen en een goede strategie kiezen
  

Wat gebeurt er als je je niet aanmeldt voor het factuursysteem?

Onder het huidige factuursysteem kunnen alleen bedrijven die onderworpen zijn aan omzetbelasting zich registreren als gekwalificeerde factuuruitgevende bedrijven. Als gevolg hiervan zijn de gevolgen van het factuursysteem voor belastingvrije eenmanszaken met een omzet van minder dan 10 miljoen yen groter dan voor belastingplichtige bedrijven.

Belastingvrije bedrijven kunnen een aanvraag indienen om zich te registreren als gekwalificeerd factureringsbedrijf en zo een belast bedrijf te worden. Hierdoor kunnen ze gekwalificeerde facturen uitgeven, wat ze zonder registratie niet kunnen doen.

Dat wil zeggen dat als de verkoper die een artikel levert en verkoopt een belastingvrije eenmanszaak is en de koper die het artikel koopt een belastbaar bedrijf is, de koper geen gekwalificeerde factuur kan krijgen en dus geen aanspraak kan maken op aftrek van omzetbelasting. Als een eenmanszaak zich niet aanmeldt voor het factuursysteem, moet hij zich dus bewust zijn van de mogelijke negatieve gevolgen voor de bedrijven die bij hem kopen.

Bestaande transacties annuleren en nieuwe klanten

Zoals hierboven vermeld, is de beschikbaarheid van voorbelastingvergoedingen vanuit het perspectief van de koper een belangrijke factor die bepaalt of hij uiteindelijk meer of minder belasting betaalt. Het is daarom een belangrijke factor bij de beslissing waar goederen worden ingekocht.

Na de invoering van het factuursysteem hebben veel kopers zich dan ook gerealiseerd dat het waarschijnlijk winstgevender is om zaken te doen met belastingplichtige bedrijven dan met belastingvrije bedrijven. Als gevolg hiervan kan het niet registreren bij het factuursysteem voor eenmanszaken leiden tot geannuleerde transacties, verzoeken om herziening van transactiekosten en negatieve gevolgen voor bestaande transacties. Wanneer leveranciers nieuwe klanten willen bereiken, kan dat moeilijk zijn, wat de uitbreiding van hun bedrijf kan belemmeren.

Voordelen van niet-registratie bij het factuursysteem

Als een eenmanszaak zich niet registreert bij het factuursysteem, kan dat leiden tot minder transacties met bedrijven die belasting moeten betalen, zoals hierboven al gezegd. Maar er zijn ook voordelen aan niet registreren.

Het belangrijkste voordeel van niet registreren bij het factuursysteem en het behouden van de belastingvrije status is dat het bedrijf geen omzetbelasting hoeft te betalen en zich geen zorgen hoeft te maken over de extra tijd en moeite die het betalen van deze belastingen met zich meebrengt. Bovendien hoeft de boekhoudsoftware en andere tools die worden gebruikt om facturen te genereren niet te voldoen aan het factuursysteem, waardoor het bedrijf dezelfde systemen kan blijven gebruiken.

Bedrijven die zich niet registreren onder het factuursysteem

Hoewel het factuursysteem voor veel bedrijven best veel regels heeft, zijn er ook bedrijven die er niet zo veel last van hebben. Zo zal het factuursysteem waarschijnlijk niet zo'n grote impact hebben op bijvoorbeeld kapperszaken en nagelsalons, die vooral diensten leveren aan vaste klanten en niet zozeer aan andere bedrijven.

Ook bedrijven waarvan de meest voorkomende handelspartners andere vrijgestelde bedrijven zijn en die geen gekwalificeerde facturen nodig hebben , kunnen als vrijgestelde bedrijven blijven opereren zonder zich bij het factuursysteem te registreren. Naarmate een bedrijf groeit en zijn klantenbestand meer belastingplichtige bedrijven gaat omvatten, is het echter belangrijk om te weten dat toekomstige transacties mogelijk aan het factuursysteem moeten voldoen.

Zoals aan het begin van dit artikel al werd vermeld, is registratie bij het factuursysteem vrijwillig en niet verplicht. De beslissing om zich bij het factuursysteem te registreren, wordt aan elk bedrijf zelf overgelaten, ongeacht het type bedrijf (d.w.z. of het een eenmanszaak of een vennootschap is).

Nu we voldoende inzicht hebben gekregen in de risico's die gepaard gaan met het niet registreren bij het factuursysteem, gaan we kijken naar de details van de registratie voor degenen die dit wel nodig vinden.

Wat gebeurt er nadat een eenmanszaak zich heeft geregistreerd bij het factuursysteem?

Voor eenmanszaken geldt dat, zelfs als de totale omzet minder dan 10 miljoen yen bedraagt, registratie bij het factuursysteem het voor kopers gemakkelijker kan maken om zaken te doen met het bedrijf. Dit komt omdat handelspartners die bij het bedrijf kopen, aanspraak kunnen maken op aftrek van omzetbelasting.

Als de meeste bestaande klanten belastingplichtige bedrijven zijn, biedt registratie onder het factuursysteem dus voordelen voor transacties met kopers. Ook bij het werven van nieuwe klanten kan registratie onder het systeem ervoor zorgen dat het bedrijf terrein wint en meer transacties binnenhaalt dan anders het geval zou zijn, dus registratie is waarschijnlijk gunstig voor bedrijven die willen groeien.

Naast de verplichting om consumptiebelasting te betalen, waar het bedrijf voorheen van was vrijgesteld, brengt registratie onder het factuursysteem ook complexe boekhoudkundige vereisten met zich mee bij het indienen van belastingaangiften. Om het proces na registratie zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het een goed idee om methoden te overwegen die onnodige verspilling en frustratie voorkomen, zoals het invoeren van systemen die gekwalificeerde facturen kunnen verwerken.

Bovendien kunnen bedrijven die momenteel onderzoeken hoe ze met het factuursysteem moeten omgaan of van plan zijn dit te doen, overwegen dat de invoering van nieuwe tools en functies ook kan leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering.

Met Stripe kun je bijvoorbeeld met Stripe Invoicing aan verschillende factureringsbehoeften voldoen en facturen maken die voldoen aan het factuursysteem. Deze veranderingen helpen dan bij het optimaliseren van backoffice-activiteiten. Bovendien wordt door het gebruik van Stripe Tax, dat automatisch aangepaste omzetbelasting kan berekenen in overeenstemming met zakelijke vereisten, alle belastingverwerking voor elektronische transacties geautomatiseerd, waardoor een soepelere en efficiëntere bedrijfsvoering mogelijk wordt.

Maatregelen voor belastingvrije bedrijven

Het factuursysteem houdt rekening met de impact van business-to-business (B2B) activiteiten voor belastingvrije bedrijven en voorziet in overgangsmaatregelen en speciale bepalingen voor belastbare aankopen bij belastingvrije bedrijven.

• Overgangsmaatregelen
  Onder de overgangsmaatregelen, die zes jaar gelden vanaf 1 oktober 2023, toen het factuursysteem voor het eerst van kracht werd, wordt een bepaald deel van de omzetbelasting die op de aankoop wordt geheven, beschouwd als een aankoopbelasting en kan deze worden gedekt door belastingkredieten, zelfs voor belastbare aankopen bij belastingvrije ondernemingen. (Voor meer info, controleer het volgende referentiemateriaal van de Japanse nationale belastingdienst: Overgangsmaatregelen voor aankopen bij belastingvrije bedrijven)

• 20% speciale bepaling
  Deze speciale bepaling geldt voor bedrijven die van belastingvrij naar belastbaar zijn gegaan en zorgt ervoor dat ze gedurende een bepaalde periode na de overgang 20% omzetbelasting moeten betalen.

Hoe eenmanszaken kunnen beslissen of ze zich moeten registreren en aan het factuursysteem moeten voldoen

Bedrijven kunnen verschillende meningen hebben over het al dan niet registreren bij het factuursysteem. Maar of een bedrijf zich nu wel of niet registreert, eenmanszaken met een omzet van minder dan 10 miljoen yen moeten eerst met hun kopers praten over de transactiekosten om problemen te voorkomen die kunnen ontstaan door het factuursysteem. Door deze gesprekken kan duidelijk worden wat de beste manier is om met het factuursysteem om te gaan.

Bovendien kunnen eenmanszaken die een product of dienst aanbieden waarbij gebruik wordt gemaakt van uitzonderlijke technologie en die een goede zakelijke relatie hebben met bestaande klanten, mogelijk gewoon doorgaan als een belastingvrij bedrijf zonder verandering in transactiekosten. Daarom is het belangrijk dat bedrijven nuttige vaardigheden en kennis verwerven en zich inspannen om te onderzoeken welke producten of diensten hun klanten nodig hebben om zich te onderscheiden van andere bedrijven.

Het factuursysteem begrijpen en een optimale strategie kiezen

In dit artikel hebben we uitgelegd wat er allemaal kan gebeuren als je je niet registreert bij het huidige factuursysteem, en wat je moet weten en waar je op moet letten.

Omdat de vereisten voor het registreren en vastleggen van informatie voor het factuursysteem (dat nog geen jaar geleden is gestart) strenger zijn dan voor traditionele facturen en ontvangstbewijzen, zijn de reacties van bedrijven gemengd: sommige zijn voor, andere tegen. Of eenmanszaken ervoor kiezen om zich aan te sluiten bij het factuursysteem, hangt af van hun doelgroep, de aard van hun transacties en relaties met klanten, en hun bedrijfsplannen. Voor belastingvrije entiteiten kan deze beslissing extra lastig zijn, maar zoals hierboven vermeld, heeft de Nationale Belastingdienst ook overgangsmaatregelen en speciale regels voor belastingvrije entiteiten. Daarom is het belangrijk dat belastingvrije entiteiten deze bepalingen begrijpen en nadenken over de toekomstige koers van het bedrijf om een weg voorwaarts te bepalen.

Voor de toekomst raden we je aan om de risico's van het factuursysteem vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en te bepalen wat de beste aanpak is voor je eigen bedrijf, zodat het niet registreren bij het factuursysteem de voortgang van je bedrijf niet in de weg staat.

Voor bedrijven die ervoor kiezen om zich te registreren bij het factuursysteem, is het ook belangrijk om de registratie te bekijken met een goed begrip van de korte- en langetermijneffecten op het bedrijf en de voor- en nadelen ervan.