Das japanische Rechnungssystem trat am 1. Oktober 2023 in Kraft. Dieses System betrifft Gutschriften von Verbrauchssteuern. Das Rechnungssystem verlangt von den Unternehmen, dass sie qualifizierte Rechnungen ausstellen und aufbewahren, um eine Gutschrift auf die Verbrauchssteuer zu beantragen. Im Gegensatz zur bestehenden Registrierung für Rechnungen mit Steuersatzklassifizierung muss bei qualifizierten Rechnungen eine Registrierungsnummer korrekt eingegeben werden, um im Rahmen dieses Rechnungssystems einen Zahlungsbeleg ausstellen zu können.

Dieser Artikel behandelt die Rolle von Zahlungsbelegen innerhalb des Rechnungssystems und erläutert die Grundlagen zum Ausstellen konformer Zahlungsbelege für qualifizierte Rechnungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Die Rolle von Zahlungsbelegen nach Einführung des Rechnungssystems
  
• Anforderungen für das Ausstellen eines Zahlungsbelegs über das Rechnungssystem
  
• Generieren eines mit dem Rechnungssystem konformen Zahlungsbelegs
  
• FAQ
  

Die Rolle von Zahlungsbelegen nach Einführung des Rechnungssystems

Ein Zahlungsbeleg ist in der Regel ein Stück Papier, das von Verkäufern oder Verkäuferinnen ausgestellt wird, wenn ein/e Käufer/in Geld für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt. Der Zahlungsbeleg dient als Kaufnachweis und bestätigt, dass die betreffende Person die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat.

Die Begriffe „Rechnungssystem“ und „qualifizierte Rechnung“ lassen vermuten, dass sich das Rechnungssystem nur auf Rechnungen bezieht. Tatsächlich kann jedoch auch ein Zahlungsbeleg oder ein Lieferschein als qualifizierte Rechnung gelten, wenn die im Rechnungssystem festgelegten Anforderungen ausreichend erfüllt sind. Außerdem ist der Zahlungsbeleg innerhalb des aktuellen Rechnungssystems gültig und kann bei der Beantragung einer Steuergutschrift herangezogen werden.

Sie können jetzt Stripe verwenden, um Rechnungen und Zahlungsbelege über das Rechnungssystem auszustellen. Anhand unserer Leitfäden zum Rechnungssystem und unserer Best Practices können Sie sich über die Details und Einstellungen des Rechnungssystems und über qualifizierte Rechnungen informieren.

Anforderungen für das Ausstellen eines Zahlungsbelegs über das Rechnungssystem

Unternehmen, die Zahlungsbelege über das Rechnungssystem ausstellen, sind als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert und unterliegen den Anforderungen des Systems.

Registrierten Unternehmen wird eine Registrierungsnummer zugewiesen. Diese ist eine der Angaben, die zum Ausstellen einer qualifizierten Rechnung erforderlich sind. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen, die das Rechnungssystem nutzen, vollständig als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert sind, bevor sie im Geschäftsverkehr mit Lieferanten Zahlungsbelege ausstellen.

Generieren eines mit dem Rechnungssystem konformen Zahlungsbelegs

Es gibt kein standardisiertes Formular oder eine Vorlage für die Erstellung eines mit dem Rechnungssystem konformen Zahlungsbelegs. Daher können Sie eine kommerzielle Vorlage oder Software zum Generieren von Zahlungsbelegen verwenden. Alternativ können sie auch manuell erstellt werden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Zahlungsbelege intern zu erstellen, sofern die vom Rechnungssystem geforderten Informationen korrekt erfasst werden.

Bestimmte Branchen können anstelle der qualifizierten Rechnung, die detailliertere Angaben verlangt, eine vereinfachte qualifizierte Rechnung (auch als einfache Rechnung bezeichnet) als Zahlungsbeleg ausstellen. Wie der Name schon sagt, erfordert eine vereinfachte qualifizierte Rechnung viel einfachere Eingaben als die qualifizierte Rechnung und ermöglicht eine einfache Rechnungsstellung und Zahlungsbelege für Transaktionen mit mehreren nicht näher bezeichneten Kunden und Kundinnen.

Beim Ausstellen einer vereinfachten qualifizierten Rechnung ist es wichtig zu wissen, wie eine solche Rechnung formatiert werden muss und was dabei zu beachten ist.

In unserem Artikel über vereinfachte qualifizierte Rechnungen finden Sie eine ausführlichere Erläuterung.

Sie können auch die Übersicht zum Tax Invoice Preservation System (P5) der japanischen Steuerbehörde und die Stripe-Support-Seite heranziehen.

FAQ

F: Können Zahlungsbelege auch manuell im Rechnungssystem ausgestellt werden?
A: Auch wenn ein Zahlungsbeleg manuell erstellt wird, können Steuergutschriften auf den Zahlungsbeleg des Käufers/der Käuferin angewendet werden, sofern dieser die erforderlichen Informationen für das Rechnungssystem enthält. Beim manuellen Ausstellen von Zahlungsbelegen besteht jedoch das Risiko von Eingabefehlern oder gefälschten Dokumenten. Um dem entgegenzuwirken, wurde das Rechnungssystem dahingehend modifiziert, dass es bei der Betrugsprävention effizienter und effektiver vorgeht, wenn es von Unternehmen genutzt wird, die hauptsächlich manuelle Zahlungsbelege ausstellen. Weitere Informationen können Sie der Seite mit Fragen und Antworten zum Rechnungssystem (Frage 26, Frage 58-2) der japanischen Steuerbehörde entnehmen.

F: Kann ich einen Zahlungsbeleg als qualifizierte Rechnung ausstellen?
A: Um einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellen zu können, muss er die Anforderungen des Rechnungssystems erfüllen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor der Ausstellung des Belegs eingehend mit den erforderlichen Informationen befassen. Um einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellen zu können, muss Ihr Unternehmen außerdem im Voraus im Rechnungssystem registriert werden.

F: Welche Art von Zahlungsbeleg ist zum Ausstellen einer qualifizierten Rechnung erforderlich?
A: Sowohl Zahlungsbelege als auch Rechnungen sind mit dem Rechnungssystem kompatibel. Bestimmte Unternehmen können in den meisten Fällen vereinfachte qualifizierte Rechnungen verwenden. Es gibt keine gravierenden Unterschiede zwischen Zahlungsbelegen und Rechnungen, aber ein Zahlungsbeleg enthält im Allgemeinen detaillierte Transaktionsinformationen und gilt als zuverlässiger.

F: Was geschieht, wenn die qualifizierte Rechnung im Rechnungssystem keine Registrierungsnummer enthält?
A: Das Rechnungssystem verlangt die Eingabe einer Registrierungsnummer auf qualifizierten Rechnungen und vereinfachten qualifizierten Rechnungen. Qualifizierte Rechnungen und vereinfachte qualifizierte Rechnungen können ohne Registrierungsnummer nicht verifiziert werden und der Käufer oder die Käuferin kann in diesem Fall keine Steuergutschrift beantragen. Um dies zu vermeiden, sollte der Verkäufer/die Verkäuferin vor der Lieferung die richtige Registrierungsnummer angeben oder der Käufer/die Käuferin sollte die Registrierungsnummer nach Erhalt der Lieferung korrekt in den Dokumenten eintragen. Die Registrierung beim Rechnungssystem ist freiwillig, daher sind Unternehmen, die sich in erster Linie an die Allgemeinheit (und nicht an andere Unternehmen) richten, auch ohne Registrierungsnummer nicht betroffen, weil sie keine qualifizierte Rechnung ausstellen müssen.

F: Benötigt das Rechnungssystem sowohl eine Rechnung als auch einen Beleg?
A: Es ist nicht erforderlich, sowohl eine Rechnung als auch einen Zahlungsbeleg zu erstellen, solange die qualifizierte Rechnung oder die vereinfachte qualifizierte Rechnung die Anforderungen des Rechnungssystems erfüllen; beide sind zulässig. Wenn jedoch die Anforderungen des Rechnungssystems durch die Verwendung einer Rechnung und eines Zahlungsbelegs oder durch die Verwendung eindeutig zusammengehöriger Rechnungs- und Lieferdokumente erfüllt werden, kann eine der beiden Optionen als qualifizierte Rechnung verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht zum Tax Invoice Preservation System (P7) der japanischen Steuerbehörde.

Sowohl qualifizierte Rechnungen als auch vereinfachte qualifizierte Rechnungen können vom Rechnungssystem wie oben beschrieben problemlos verarbeitet werden. Bei der vereinfachten qualifizierten Rechnung sind weniger Einträge erforderlich als bei der qualifizierten Rechnung, daher ist das Format etwas anders. Prüfen Sie daher sorgfältig die Angaben auf künftigen Rechnungen und Zahlungsbelegen, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen sowohl für die qualifizierte Rechnung als auch für die vereinfachte qualifizierte Rechnung im Rechnungssystem erfüllen.