Het gekwalificeerd factuursysteem werd in oktober 2023 in Japan gelanceerd. Het vereist dat ondernemingen gekwalificeerde facturen uitgeven, de documenten die nodig zijn om voorbelastingaftrek te ontvangen. Het huidige factuursysteem stelt ook verschillende eisen aan de uitgifte van gekwalificeerde facturen. Ondernemingen moeten deze vereisten begrijpen en er aandacht aan besteden, inclusief hoe ze gekwalificeerde facturen moeten invullen.

Dit artikel behandelt basisinformatie over gekwalificeerde facturen, hoe je ze invult en hun voor- en nadelen. Er worden ook punten behandeld waar Japanse ondernemingen rekening mee moeten houden bij het opstellen van facturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn gekwalificeerde facturen?
  
• Zijn gekwalificeerde facturen vereist, zelfs als het standaard belastingtarief wordt toegepast?
  
• Kunnen ontvangstbewijzen worden behandeld als gekwalificeerde facturen?
  
• Wie kan gekwalificeerde facturen uitgeven?
  
• Hoe vul je een gekwalificeerde factuur in?
  
• De voordelen van het gebruik van gekwalificeerde facturen
  
• De nadelen van het gebruik van gekwalificeerde facturen
  
• Aandachtspunten voor gekwalificeerde facturen
  
• B2B-transacties vergemakkelijken onder het gekwalificeerd factuursysteem
  

Wat zijn gekwalificeerde facturen?

Zoals hierboven uitgelegd, is een gekwalificeerde factuur een document dat uitgegeven wordt volgens het huidige factuursysteem. Gekwalificeerde facturen worden soms gewoon "facturen" genoemd, maar dit is niet ideaal; de algemene term "facturen" kan ook verwijzen naar documenten die voor andere doeleinden worden uitgegeven (bijv. handelgerelateerde documenten). Het is dus belangrijk om de juiste, aparte term te gebruiken.

Gekwalificeerde facturen zijn uiterst belangrijke documenten met betrekking tot voorbelastingaftrek. Door een gekwalificeerde factuur uit te geven die voldoet aan de vereisten van het huidige factuursysteem, stelt de onderneming de klant in staat om een voorbelastingaftrek toe te passen. Met andere woorden, zonder een gekwalificeerde factuur kan de klant geen voorbelastingaftrek ontvangen.

Gekwalificeerde facturen vs. tariefgeclassificeerde facturen

Een tariefgeclassificeerde factuur is een document dat voldoet aan het retentiesysteem tariefgeclassificeerde facturen dat van kracht was vóór de start van het systeem van gekwalificeerde facturen. Onder het huidige factuursysteem zijn gekwalificeerde facturen vereist.

Gekwalificeerde facturen bevatten meer gedetailleerde informatie dan conventionele tariefgeclassificeerde facturen. Een gekwalificeerde factuur vereist bijvoorbeeld een registratienummer van het factuursysteem, dat niet op een tariefgeclassificeerde factuur staat.

Een tariefgeclassificeerde factuur is niet voldoende om in aanmerking te komen voor een voorbelastingaftrek onder het huidige factuursysteem. Er moet dus een gekwalificeerde factuur worden uitgegeven aan elke zakenpartner om in aanmerking te komen voor een krediet.

Gekwalificeerde facturen vs. gekwalificeerd vereenvoudigde facturen (ook wel vereenvoudigde facturen genoemd)

Een gekwalificeerd vereenvoudigde factuur, of vereenvoudigde factuur, is een document dat voldoet aan het huidige factuursysteem, net als een gekwalificeerde factuur. Het verschil tussen deze twee is dat er op een vereenvoudigde factuur minder items vermeld staan, en dat alleen ondernemingen in bepaalde branches deze mogen uitgeven. Zo kunnen detailhandels, restaurants en taxibedrijven, die een onbepaald aantal klanten bedienen, moeite hebben met het uitgeven van gekwalificeerde facturen vanwege de aard van hun bedrijf. Daarom zijn gekwalificeerd vereenvoudigde facturen in deze branches toegestaan.

Ook al staan er minder items op een vereenvoudigde factuur, toch heeft deze hetzelfde effect als een gekwalificeerde factuur. Daarom kunnen klanten die vereenvoudigde facturen ontvangen, zonder problemen voorbelastingaftrek toepassen.

Gekwalificeerde facturen vs. claimformulieren voor gekwalificeerde terugbetaling

Een gekwalificeerde factuur wordt door de onderneming aan de klant uitgereikt als bewijs dat er een verkoop heeft plaatsgevonden en goederen of diensten zijn geleverd. De factuur vermeldt ook het belastingtarief en het toegepaste bedrag. Aan de andere kant is een aanvraagformulier voor gekwalificeerde facturen voor terugbetaling een document dat wordt uitgegeven wanneer een product wordt geretourneerd of afgeprijsd. Formulieren voor gekwalificeerde terugbetaling worden ook wel "facturen voor terugbetaling" genoemd.

Net als gekwalificeerde facturen zijn gekwalificeerde belastingformulieren belangrijke documenten met betrekking tot voorbelastingaftrek. Daarom is het belangrijk dat ondernemingen het gebruik ervan goed begrijpen.

Zijn gekwalificeerde facturen vereist, zelfs als het standaard belastingtarief wordt toegepast?

Momenteel zijn er twee verbruiksbelastingtarieven in Japan: een standaard belastingtarief van 10% en een verlaagd belastingtarief van 8%. Het systeem van gekwalificeerde facturen is met deze btw-tarieven in gedachten in het leven geroepen, ter vervanging van het systeem van tariefgeclassificeerde factuurbewaring, als een manier voor bedrijven om voorbelasting terug te krijgen. Maar hoewel gekwalificeerde facturen oorspronkelijk werden ingevoerd om ervoor te zorgen dat het juiste belastingtarief werd toegepast, moeten ze nog steeds worden uitgegeven, zelfs als een onderneming slechts het standaardtarief van 10% verbruiksbelasting toepast. De reden hiervoor is dat klanten een gekwalificeerde factuur nodig hebben om voorbelastingaftrek te ontvangen. Dus zelfs als de transactie alleen onderworpen is aan het standaard belastingtarief van 10%, zal het uitgeven van facturen of ontvangstbewijzen die niet voldoen aan de vereisten van het systeem van gekwalificeerde facturen er waarschijnlijk toe leiden dat de klant een gekwalificeerde factuur aanvraagt.

Kunnen ontvangstbewijzen als gekwalificeerde facturen worden behandeld?

Onder het huidige factuursysteem kunnen ontvangstbewijzen worden behandeld als gekwalificeerde facturen. "Gekwalificeerde factuur" is een algemene term voor een document dat vereist is om voorbelastingaftrek te ontvangen onder het factuurstelsel. Het kan gaan om ontvangstbewijzen, verkoopbonnen, leveringsbonnen en inkoopoverzichten, zolang ze voldoen aan de vereisten van het gekwalificeerd factuursysteem.

Dezelfde algemene regel geldt voor gekwalificeerd vereenvoudigde facturen. Zoals eerder uitgelegd, zijn de bedrijfstypes die dit soort facturen mogen uitgeven, beperkt. In veel gevallen kunnen deze ondernemingen echter ontvangstbewijzen en verkoopbonnen gebruiken als vereenvoudigde facturen.

Wie kan gekwalificeerde facturen uitgeven?

Alleen belastbare bedrijven die vooraf geregistreerd zijn als uitgevers van gekwalificeerde facturen kunnen gekwalificeerde facturen uitgeven. Wanneer je uitgever van gekwalificeerde facturen wordt, krijg je een registratienummer van het factuursysteem dat bewijst dat je geregistreerd bent bij het gekwalificeerd factuursysteem.

Houd er rekening mee dat zowel bedrijven als eenmanszaken uitgevers van gekwalificeerde facturen kunnen worden als hun aanmeldformulier in het kader van het systeem van gekwalificeerde facturen wordt goedgekeurd. Echter, als een eenmanszaak die een van belasting vrijgestelde onderneming runt een uitgever van gekwalificeerde facturen wordt om aan het factuursysteem te voldoen, zal zijn onderneming automatisch belastbaar worden. In dat geval zal hij verbruiksbelasting moeten betalen.

Hoe vul je een gekwalificeerde factuur in?

Er zijn geen juridische eisen met betrekking tot de opmaak van een gekwalificeerde factuur of het sjabloon dat gebruikt wordt, zolang de vereiste informatie maar vermeld wordt en nauwkeurig is. Gekwalificeerde facturen kunnen dus handgeschreven of elektronisch zijn.

Het belangrijkste bij het uitgeven van een gekwalificeerde factuur is om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de vereisten van het huidige factuursysteem. De volgende informatie moet worden vermeld op gekwalificeerde facturen, zoals bepaald door de Japanse nationale belastingdienst (NTA):

• De naam of titel van de uitgever van de gekwalificeerde factuur.
  
• De datum van de transactie.
  
• De transactiegegevens. Let op: als goederen in aanmerking komen voor een verlaagd belastingtarief, moet je hier informatie over geven. Gebruik een symbool, zoals een sterretje, naast het item om het verlaagde tarief aan te geven.
  
• De naam of titel van de entiteit die de gekwalificeerde factuur ontvangt.
  
• Het registratienummer van de uitgever van de gekwalificeerde factuur.
  
• De totale kosten en het toegepaste belastingtarief met behulp van de prijs exclusief belasting of de prijs inclusief belasting met belastingtarief (8% of 10%).
  
• Het totale bedrag aan verbruiksbelasting voor elk belastingtarief.
  

De voordelen van het uitgeven van gekwalificeerde facturen

Registratie in het gekwalificeerd factuursysteem en een uitgever van gekwalificeerde facturen worden is niet verplicht, maar vrijwillig. Daarom wordt de beslissing om gekwalificeerde facturen te implementeren overgelaten aan de eigenaar van de onderneming. Zonder gekwalificeerde facturen kunnen er echter verschillende problemen ontstaan bij transacties tussen ondernemingen, dus het is het beste om zoveel mogelijk aan de vereisten van gekwalificeerde facturen te voldoen.

Hieronder volgen enkele voordelen van het implementeren van gekwalificeerde facturen.

Gekwalificeerde facturen maken het waarschijnlijker dat je als leverancier wordt gekozen.

Als je onderneming geen gekwalificeerde facturen uitgeeft, komt de verbruiksbelasting die de klant aan je onderneming betaalt, niet in aanmerking voor voorbelastingaftrek. Zelfs als je al jarenlang zaken doet met een klant, bestaat het risico dat je hem hierdoor kwijtraakt. Stel dat je een eenmanszaak bent en je bedrijf is niet geregistreerd onder het huidige factuursysteem; misschien heb je een van belasting vrijgestelde onderneming met een omzet van 10 miljoen yen of minder. Wanneer een klant zich realiseert dat hij geen voorbelastingaftrek zal ontvangen, kan hij voorstellen om de transactie te beëindigen of om een aanpassing van de transactieprijs aan te vragen.

Als je onderneming gekwalificeerde facturen uitgeeft in overeenstemming met het huidige factuursysteem, kunnen klanten voorbelastingaftrek toepassen, waardoor ze met een gerust hart bestellingen kunnen blijven plaatsen. Je kunt ook verwachten dat je als leverancier prioriteit krijgt bij nieuwe klanten.

Met het huidige factuursysteem kan je onderneming overschakelen op elektronische facturering.

Het gekwalificeerd factuursysteem maakt de uitgifte en opslag van gekwalificeerde facturen in elektronisch formaat mogelijk. Voor veel ondernemingen is dit een gouden kans om hun backofficeactiviteiten te controleren en over te stappen op een papierloos systeem.

Bij het verwerken van elektronische gegevens is het noodzakelijk om te voldoen aan de Electronic Books Preservation Act, wat als een controle kan aanvoelen. Door de procedure voor facturatie te digitaliseren, kunnen alle boekhoudkundige handelingen - inclusief het uitgeven en opslaan van gekwalificeerde facturen en het ruilen ervan tussen ondernemingen - echter efficiënter worden uitgevoerd.

De nadelen van het uitgeven van gekwalificeerde facturen

Laten we nu eens kijken naar de nadelen van het gebruik van gekwalificeerde facturen.

Belastingplicht ontstaat bij gekwalificeerde facturen

Als een van belasting vrijgestelde onderneming besluit om zich niet aan te melden bij het gekwalificeerd factuursysteem en een van belasting vrijgestelde onderneming blijft, hoeft deze geen verbruiksbelasting te betalen. Het is daarom mogelijk om het risico van druk op de inkomsten als gevolg van verbruiksbelasting te vermijden. Bovendien hoeft men zich geen zorgen te maken over een toename van de administratieve lasten in verband met betalingen van belastingen, zodat de onderneming gewoon kan blijven werken.

Aan de andere kant worden ondernemingen die voorheen vrijgesteld waren van het betalen van verbruiksbelasting, deze belasting verschuldigd zodra ze gekwalificeerde facturen implementeren. Bijgevolg nemen de tijd en moeite die nodig zijn voor het doen van aangifte, toe. Dit kan het moeilijker maken om zich op de eigenlijke onderneming te concentreren.

Je moet het gekwalificeerd factuursysteem implementeren en eraan voldoen.

Om gekwalificeerde facturen uit te geven, moet je het gekwalificeerd factuursysteem invoeren en het formaat van uw documenten in compliance hiermee wijzigen. Je moet niet alleen rekening houden met de benodigde tijd en inspanning, maar ook met de kosten van de invoering van het systeem.

Dat gezegd hebbende, aangezien gekwalificeerde facturen elektronisch kunnen worden uitgegeven en opgeslagen, wordt het beheer en de opslag eenvoudiger als het systeem eenmaal is ingevoerd. Dus hoewel er verschillende voorbereidingen nodig zijn voor het huidige factuursysteem, kan het implementeren ervan de operationele efficiëntie en productiviteit verbeteren. Dit kan een algemeen positief effect hebben op uw onderneming.

Aandachtspunten voor gekwalificeerde facturen

Je moet je registreren als uitgever van gekwalificeerde facturen.

Volgens de conventionele facturatievereisten kan elke onderneming naar behoefte facturen uitreiken. Alleen belastbare ondernemingen die uitgevers van gekwalificeerde facturen zijn geworden en een registratienummer hebben gekregen, mogen echter gekwalificeerde facturen uitreiken. Zorg ervoor dat je je registreert in het huidige factuursysteem, zodat je in staat bent om een geldige factuur uit te reiken wanneer een klant hierom verzoekt.

Uitgevers van gekwalificeerde facturen die geregistreerd zijn onder het huidige factuursysteem, moeten gekwalificeerde facturen uitgeven als hun zakenpartners daarom vragen.

Gekwalificeerde facturen moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard.

Onder het gekwalificeerd factuursysteem moet de onderneming, ongeacht of een factuur gekwalificeerd of gekwalificeerd vereenvoudigd is, een gekwalificeerde factuur uitgeven aan de klant en gedurende een bepaalde periode een kopie bewaren. De klant moet de gekwalificeerde factuur ook gedurende een bepaalde periode bewaren.

Volgens het overzicht van de NTA op van het gekwalificeerd factuurbewaarsysteem, is de bewaarperiode in principe 7 jaar en 2 maanden vanaf de dag volgend op de laatste dag van de belastingperiode van de gekwalificeerde factuur. Voor eenmanszaken loopt de belaste periode bijvoorbeeld van 1 januari tot 31 december. In dit geval is de laatste dag van het belastingtijdvak 31 december, dus een gekwalificeerde factuur die is uitgegeven op 1 december 2024 moet 7 jaar bewaard worden vanaf 1 maart 2025, twee maanden na het begin van 2025.

Onjuist gekwalificeerde facturen kunnen leiden tot verliezen voor klanten

Zoals eerder vermeld, heeft de klant een gekwalificeerde factuur nodig om een voorbelastingaftrek toe te passen. Als een gekwalificeerde factuur niet correct is ingevuld, zal deze niet als zodanig worden geaccepteerd. In dat geval kan de klant geen voorbelastingaftrek meer krijgen, waardoor de klant uiteindelijk meer verbruiksbelasting zal moeten betalen. Daarom is het erg belangrijk voor ondernemingen om goed op te letten bij het maken van gekwalificeerde facturen, zodat er geen fouten of weglatingen op staan.

Aan de andere kant zijn er speciale uitzonderingen; de verplichting om een gekwalificeerde factuur uit te reiken wordt opgeheven in situaties waarin het moeilijk is om er een uit te reiken, zoals bij het openbaar vervoer van passagiers (bijv. per bus, trein of schip) tegen een tarief van minder dan 30.000 yen, of de aankoop van goederen uit verkoopautomaten of geautomatiseerde serviceapparatuur. En omdat voor deze transacties geen gekwalificeerde facturen vereist zijn, komen ze in aanmerking voor voorbelastingaftrek, zelfs als er geen gekwalificeerde facturen worden uitgegeven. Raadpleeg voor meer informatie ook het overzicht van het gekwalificeerd factuurbewaarsysteem van de NTA.

Je moet de overgangsmaatregelen begrijpen die nodig zijn voor het gekwalificeerde factuursysteem.

Het systeem van gekwalificeerde facturen omvat gefaseerde overgangsmaatregelen die ontworpen zijn om de volgende twee doelstellingen te bereiken:

• Voor belastbare ondernemingen: Om de last van de verbruiksbelasting te verminderen
  
• Voor vrijgestelde ondernemingen: Om verstoringen van de bedrijfsactiviteiten te voorkomen
  

In het bijzonder zal tijdens de periode die door de overgangsmaatregelen is vastgesteld, een bepaald percentage van het bedrag van de verbruiksbelasting op belastbare aankopen bij van belasting vrijgestelde ondernemingen als voorbelasting worden behandeld, waardoor het mogelijk wordt om voorbelastingaftrek aan te vragen.

De aanmeldperioden en aftrekpercentages voor de overgangsmaatregel zijn als volgt:

• 1 oktober 2023 - 30 september 2026 (3 jaar): 80% van het bedrag aan omzetbelasting is aftrekbaar op belastbare aankopen door van belasting vrijgestelde ondernemingen.
  
• 1 oktober 2026 - 30 september 2029 (3 jaar): 50% van het bedrag aan omzetbelasting is aftrekbaar op belastbare aankopen door van belasting vrijgestelde ondernemingen.
  

Sinds de invoering van het systeem van gekwalificeerde facturen zijn alle transacties met van belasting vrijgestelde ondernemingen een potentieel probleem voor klanten, omdat zij geen voorbelastingaftrek kunnen ontvangen. Door gebruik te maken van deze overgangsmaatregelen kan de last van de verbruiksbelasting voor de klant echter worden verminderd.

B2B-transacties faciliteren onder het gekwalificeerd factuursysteem

Om ervoor te zorgen dat bedrijven zonder problemen voorbelastingaftrek kunnen ontvangen onder het huidige factuursysteem, is het noodzakelijk dat zowel de verkoper als de koper passende maatregelen nemen. Het is met name belangrijk dat verkopers die gekwalificeerde factuuruitgevers zijn, een omgeving creëren die compatibel is met het gekwalificeerde factuursysteem, zodat documenten soepel worden geleverd en opgeslagen.

Daarnaast kan het nuttig zijn om online tools te introduceren die het werk optimaliseren, zoals tools voor automatische berekening van verbruiksbelasting en boekhoudsoftware, aangezien deze uiterst nuttig zijn voor het opstellen van gekwalificeerde facturen. Stripe Invoicing, aangeboden door Stripe, ondersteunt het gekwalificeerde factuursysteem, waardoor bedrijven facturen op de juiste manier kunnen uitgeven en opslaan met behulp van automatische generatie. Bovendien biedt het alle functies met betrekking tot facturatieactiviteiten, zoals debiteurenbeheer, incasso en transactieafstemming, waardoor bedrijven hun backoffice-activiteiten kunnen verbeteren en efficiënter kunnen maken.

Er zijn verschillende vereisten voor het uitgeven van gekwalificeerde facturen en het is noodzakelijk om vooraf voorbereidingen te treffen, zoals het invoeren van formulieren en systemen die compatibel zijn met gekwalificeerde facturen en het registreren voor het gekwalificeerde factuursysteem. Zodra deze voorbereidingen zijn getroffen, kunnen de boekhoudkundige handelingen echter voortaan soepel worden uitgevoerd.

Het kan voor bedrijven die vrijgesteld zijn van belasting lastig zijn om te bepalen of zij zich aan het huidige factureringssysteem moeten houden. Daarom is het van belang om de voor- en nadelen van het implementeren van gekwalificeerde facturen grondig te begrijpen. Beoordeel zorgvuldig of er omzet verloren gaat en houd rekening met de behoeften van je zakenpartners voordat je een beslissing neemt.