Op 1 oktober 2023 is het gekwalificeerde factuurstelsel ingevoerd in Japan. Volgens dit systeem moeten bedrijven gekwalificeerde facturen (ook wel facturen genoemd) leveren en bewaren om belastingvermindering voor aankopen te ontvangen.

Alleen belastbare bedrijven mogen gekwalificeerde facturen uitgeven. Van belasting vrijgestelde bedrijven mogen dat niet. Als een bedrijf aan de kant van de klant aankopen doet bij een bedrijf dat is vrijgesteld van belasting, kan het geen gekwalificeerde factuur van dat bedrijf ontvangen en kan het geen krediet krijgen voor belastbare aankopen.

In dit artikel wordt uitgelegd wat belastingplichtige bedrijven moeten weten wanneer ze zakendoen met bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting onder het factuursysteem en hoe je de verbruiksbelasting op belastbare aankopen van van belasting vrijgestelde bedrijven boekt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat gebeurt er met transacties met van belasting vrijgestelde bedrijven onder het factuursysteem?
  
• Hoe de verbruiksbelasting op aankopen bij van belasting vrijgestelde bedrijven te boeken
  
• Wat gebeurt er met de verkoper als de klant een van belasting vrijgesteld bedrijf is?
  
• Ontdek wat belastingvrije en belastingplichtige bedrijven het beste kunnen doen
  

Wat gebeurt er met transacties met bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting in het factuursysteem?

Zoals gezegd, zijn aankopen bij van belasting vrijgestelde bedrijven in het factuursysteem in beginsel niet onderworpen aan belastingkredieten voor aankopen. Het factuursysteem is alleen van toepassing op belastbare bedrijven, ongeacht of ze bedrijven, eenmanszaken, freelancers of andere soorten bedrijven zijn, en om krediet te ontvangen voor belastbare aankopen, zijn ze verplicht om gekwalificeerde facturen te leveren en op te slaan zoals bepaald in het factuursysteem.

Alleen belastingplichtige bedrijven die zich als gekwalificeerd facturatiebedrijf hebben geregistreerd bij de belastingdienst die bevoegd is voor de plaats van betaling van de belasting, komen in aanmerking om gekwalificeerde facturen uit te geven. (Als je een bedrijf bent dat is vrijgesteld van belasting, word je een belastingplichtig bedrijf na het voltooien van de aanvraagprocedures voor het factuursysteem.)

Met andere woorden, de omzetbelasting op aankopen bij van belasting vrijgestelde ondernemingen die geen gekwalificeerde facturen kunnen uitreiken, wordt volledig gedragen door de onderneming van de klant omdat het aankoopbelastingkrediet niet wordt toegepast.

Daarom is het voor een bedrijf aan de klantzijde dat aankopen doet belangrijk om te controleren of het bedrijf aan de verkoperszijde een gekwalificeerd facturatiebedrijf is dat is geregistreerd in het factuurstelsel.

Wat een verkoper betreft, is het niet mogelijk om een gekwalificeerde factuur uit te geven zonder zich te registreren voor het factuursysteem. Het is vooral belangrijk voor bedrijven die zich voornamelijk bezighouden met business-to-business (B2B) activiteiten om zich te registreren, omdat ze vaak gekwalificeerde facturen moeten uitgeven.

Bedrijven die zijn geregistreerd in het factuursysteem, maar problemen ondervinden bij het uitgeven van gekwalificeerde facturen

Zelfs in gevallen waarin een bedrijf is geregistreerd onder het factuursysteem en gekwalificeerde facturen mag uitgeven, zijn er gevallen waarin het moeilijk is om gekwalificeerde facturen uit te geven, afhankelijk van het type bedrijf.

Daarom is de uitgifte van vereenvoudigde facturen toegestaan voor bepaalde gekwalificeerde factureringsbedrijven voor bepaalde bedrijfstakken. Voor deze vereenvoudigde factuur is minder informatie vereist dan voor een gekwalificeerde factuur en deze factuur wordt vaak als ontvangstbewijs verstrekt in branches die een onbepaald aantal klanten bedienen (zoals supermarkten, restaurants).

Zie het artikel met de titel "Wat is een vereenvoudigde factuur in Japan?" voor meer informatie.

Waar je op moet letten om een belastingkrediet te krijgen bij aankopen

• Vóór de transactie: Is het bedrijf van de verkoper een gekwalificeerd facturatiebedrijf?
  Zoals eerder vermeld, zijn gekwalificeerde facturen en vereenvoudigde facturen documenten die alleen kunnen worden uitgegeven door belastingplichtige bedrijven die zich in het factuursysteem hebben geregistreerd als een gekwalificeerd factureringsbedrijf. Als bewijs van registratie in het factuursysteem moet het gekwalificeerde factureringsbedrijf op de gekwalificeerde factuur een uniek registratienummer vermelden dat na registratie wordt toegewezen.
  
  Daarom is het raadzaam om bij het bedrijf van de verkoper na te gaan of het een belastbaar of belastingvrij bedrijf is dat is geregistreerd onder het factuursysteem, inclusief of het een registratienummer heeft en of het nummer correct is.

• Na de transactie: Voldoen de ontvangen facturen en andere documenten aan de eisen van het Invoice System?
  Net als voor de transactie is het, ongeacht of het gekwalificeerde facturen of vereenvoudigde facturen zijn, belangrijk om het bestaan en de juistheid van het registratienummer te controleren en of het juiste bedrag aan verbruiksbelasting wordt berekend. Het is ook belangrijk om opnieuw te controleren of aan de eisen van het factuursysteem wordt voldaan.
  
  Voor meer informatie over het al dan niet geregistreerd zijn in het factuursysteem en hoe je je registratienummer kunt controleren, raadpleeg je het artikel met de titel "Wat is het registratienummer in het Japanse factuursysteem?".

Omgaan met belastingvrije bedrijven en overgangsmaatregelen

Aankopen bij bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting komen in principe niet in aanmerking voor heffingskortingen. Om echter een plotselinge toename van de lasten voor belastingplichtige bedrijven en problemen en verwarring tussen bedrijven als gevolg van het factuursysteem te voorkomen, zijn gefaseerde overgangsmaatregelen vastgesteld voor een bepaalde periode (6 jaar vanaf de startdatum van het factuursysteem).

In het kader van overgangsmaatregelen, zoals beschreven in "Overgangsmaatregelen voor belastbare aankopen van van belasting vrijgestelde bedrijven" (pagina 15) in "Outline of Qualified Invoice Retention Method" van de National Tax Agency (NTA), komt een bepaald percentage van het bedrag van de verbruiksbelasting op belastbare aankopen van van belasting vrijgestelde bedrijven in aanmerking voor de verrekening met de aankoopbelasting.

Overgangsperiode en aftrekbare belastingen
1 oktober 2023–30 september 2026: 80% van het bedrag dat overeenkomt met de aankoopbelasting
1 oktober 2026 – 30 september 2029: 50% van het bedrag dat overeenkomt met de aankoopbelasting

Bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting zijn onder andere eenmanszaken met een omzet van ¥ 10 miljoen of minder. Voor deze bedrijven is de beslissing om al dan niet te voldoen aan het factuursysteem belangrijk, omdat het de richting van hun bedrijf zal bepalen. Daarom moeten bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting alle aspecten van het risico op niet-registratie voor het factuursysteem analyseren en zorgvuldig beoordelen wanneer ze overgangsmaatregelen nemen.

Voor meer informatie over de voor- en nadelen van het inschrijven van eenmanszaken in het factuursysteem, zie het artikel met de titel "Hoe kleine eenmanszaken het factuursysteem in Japan kunnen gebruiken."

Omzetbelasting journaliseren op aankopen bij bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting

Een bedrijf maakt een journaalpost in zijn boeken voor elke transactie die dagelijks plaatsvindt. Dit boekproces is een belangrijk onderdeel van het boekhoudkundige werk dat nodig is om belastingaangiftedocumenten en financiële overzichten op te stellen.

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalpost voor een aankoop van 1 eenheid met een eenheidsprijs van ¥ 10.000, een 10% verbruiksbelastingtarief van goederen van een van belasting vrijgesteld bedrijf, contant betaald. Met toepassing van de overgangsmaatregelen voor het Factuurstelsel bedraagt de heffingskorting 80% van het bedrag van de verbruiksbelasting. De journaalposten kunnen op een van de volgende twee manieren worden gemaakt:

Boekmethode

• Extra journaalposten op de hoofdprijs
  Deze methode wordt gebruikt wanneer de journaalpost moet worden voltooid op het moment dat de betaling wordt gedaan en het bedrag wordt opgeteld bij de hoofdprijs. De verbruiksbelasting op belastbare aankopen van ¥ 10.000 is oorspronkelijk ¥ 1.000. Door de toepassing van overgangsmaatregelen kan echter 80% van het bedrag van de verbruiksbelasting worden verrekend met de aankoopbelasting, en dit wordt behandeld als "voorlopig betaalde verbruiksbelasting" en de rest wordt geboekt als bedrijfskosten.
  

• Journaalposten die als diverse verliezen moeten worden behandeld
  Als een journaalpost opnieuw wordt gemaakt op het moment van afsluiting, kan dit worden behandeld als een divers verlies. In tegenstelling tot de journaalpost die aan de hoofdprijs moet worden toegevoegd, wordt het btw-bedrag geregistreerd zoals het is op het moment van de transactie (op het moment van betaling) en wordt het bedrag van 20% dat niet aftrekbaar is als omzetbelastingkrediet opnieuw gejournaliseerd als een "divers verlies" op het moment van afsluiten.
  

Op het moment van de transactie (betaling)

Op het moment van afsluiten

Voor bedragen die zijn betaald aan van belasting vrijgestelde entiteiten, zoals aankopen en uitgaven, worden journaalposten geëxtraheerd voor "belastingvrije entiteiten" op het moment van afsluiting, dus het is noodzakelijk om "van belasting vrijgestelde entiteiten" in de kolom Overzicht in te voeren om dit aan te geven. Net als bij transacties met belastbare bedrijven worden voor transacties met van belasting vrijgestelde bedrijven en voor journaalposten voor van belasting vrijgestelde bedrijven gemaakt, wordt het totale betaalde bedrag vermenigvuldigd met het belastingbedrag (20%) waarop het krediet niet wordt toegepast om de afsluitende journaalpost te maken.

Wat gebeurt er met de verkoper als de klant een bedrijf is dat is vrijgesteld van belasting?

Zelfs als de verkoper een belastbaar bedrijf is (een gekwalificeerde facturatie-entiteit) en de klant een bedrijf dat is vrijgesteld van belasting, wordt omzetbelasting geheven zoals bij transacties met andere belastbare bedrijven. Met andere woorden, zelfs als je een van belasting vrijgesteld bedrijf bent, betaal je omzetbelasting aan het belastbare bedrijf waar je aankopen doet.

Zoals vermeld in de "Belastingvrije bedrijven en teruggaaf van aankoopbelasting van de NTA, hoeven van belasting vrijgestelde bedrijven echter geen verbruiksbelasting te betalen en kunnen ze daarom geen teruggave van verbruiksbelasting op aankopen ontvangen.

Tegelijkertijd trekken belastingvrije ondernemingen geen belasting af op aankopen, dus zelfs als ze een gekwalificeerde factuur van een belastingplichtige onderneming ontvangen, hoeven ze deze niet te bewaren.

Aan de andere kant, als de verkoper een van belasting vrijgesteld bedrijf is, kan hij omzetbelasting innen van zijn leveranciers en hoeft hij de ontvangen omzetbelasting niet te betalen, die als verkoop kan worden geregistreerd.

Ontdek wat belastingvrije en belastingplichtige bedrijven het beste kunnen doen

In dit artikel hebben we uitgelegd hoe klanten omgaan met aankopen van bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting in het kader van het factuursysteem en hebben we aandachtspunten.

Om ervoor te zorgen dat belastingvrije en belastingplichtige ondernemingen comfortabel transacties met elkaar kunnen uitvoeren, moeten alle ondernemingen hun kennis van het factuursysteem verdiepen en de beste maatregelen vinden na afweging van de mogelijke effecten en risico's die door het factuursysteem worden veroorzaakt. Daarom is het raadzaam om goed gebruik te maken van de effectieve periode van overgangsmaatregelen en te voldoen aan het factuursysteem bij het voorbereiden van je zakelijke houding.

Als je van plan bent je te registreren voor het factuursysteem, kun je overwegen om nieuwe tools en functies te introduceren. Stripe kunt bijvoorbeeld facturen maken die voldoen aan het factureringssysteem en verschillende factureringsbehoeften afhandelen. Stripe Invoicing kan de optimalisatie van de backoffice een boost geven.