Am 1. Oktober 2023 wurde in Japan das Qualified Invoice System eingeführt. Im Rahmen dieses Systems sind Unternehmen verpflichtet, qualifizierte Rechnungen (allgemein als Rechnungen bezeichnet) auszustellen und aufzubewahren, um Steuergutschriften für Einkäufe zu erhalten.

Nur steuerpflichtige Unternehmen dürfen qualifizierte Rechnungen ausstellen. Steuerbefreiten Unternehmen ist das nicht gestattet. Wenn ein Unternehmen auf Kundenseite von einem steuerbefreiten Unternehmen einkauft, kann es von diesem Unternehmen keine qualifizierte Rechnung und auch keine Gutschrift für steuerpflichtige Einkäufe erhalten.

In diesem Artikel wird erläutert, was steuerpflichtige Unternehmen wissen müssen, wenn sie im Rahmen des Rechnungssystems Geschäfte mit steuerbefreiten Unternehmen tätigen, und wie die Verbrauchssteuer auf steuerpflichtige Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen verbucht wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was passiert mit Transaktionen mit steuerbefreiten Unternehmen unter dem Rechnungssystem?
  
• So verbuchen Sie die Verbrauchssteuer auf Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen
  
• Was passiert mit dem Verkaufsunternehmen, wenn das Kundenunternehmen steuerbefreit ist?
  
• Beste Vorgehensweise für steuerbefreite und steuerpflichtige Unternehmen
  

Was passiert mit Transaktionen mit steuerbefreiten Unternehmen unter dem Rechnungssystem?

Wie bereits erwähnt unterliegen Einkäufe bei steuerbefreiten Unternehmen nach dem Rechnungssystem grundsätzlich nicht den Steuergutschriften für Einkäufe. Das Rechnungssystem gilt nur für steuerpflichtige Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich um Kapitalgesellschaften, Einzelunternehmer/innen, Freiberufler/innen oder andere Unternehmensarten handelt. Um eine Gutschrift für steuerpflichtige Einkäufe zu erhalten, müssen sie qualifizierte Rechnungen gemäß den Bestimmungen des Rechnungssystems zustellen und aufbewahren.

Nur steuerpflichtige Unternehmen, die sich bei dem für den Ort der Steuerzahlung zuständigen Finanzamt als qualifiziertes Rechnungsunternehmen registriert haben, können qualifizierte Rechnungen ausstellen. (Wenn Sie ein steuerbefreites Unternehmen sind, werden Sie steuerpflichtig, nachdem Sie das Antragsverfahren für das Rechnungssystem abgeschlossen haben.)

Mit anderen Worten, die Verkaufssteuer auf Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen, die keine qualifizierten Rechnungen ausstellen können, wird vollständig vom Kundenunternehmen getragen, da die Verkaufssteuergutschrift nicht angewendet wird.

Daher ist es wichtig, dass ein kaufendes Unternehmen auf Kundenseite prüft, ob es sich bei dem Unternehmen auf der Verkäuferseite um ein qualifiziertes Rechnungsunternehmen handelt, das im Rechnungssystem registriert ist.

Verkäufer/innen können keine qualifizierte Rechnung ausstellen, ohne sich für das Rechnungssystem zu registrieren. Insbesondere für Unternehmen, die hauptsächlich im Business-to-Business-Bereich (B2B) tätig sind, ist es wichtig, sich zu registrieren, da sie häufig qualifizierte Rechnungen ausstellen müssen.

Unternehmen, die im Rechnungssystem registriert sind, aber Schwierigkeiten haben, qualifizierte Rechnungen auszustellen

Selbst in Fällen, in denen ein Unternehmen im Rahmen des Rechnungssystems registriert ist und qualifizierte Rechnungen ausstellen darf, gibt es Fälle, in denen es je nach Art des Unternehmens schwierig ist, qualifizierte Rechnungen auszustellen.

Daher ist die Ausstellung vereinfachter Rechnungen für bestimmte qualifizierte Rechnungssteller in bestimmten Branchen zulässig. Diese vereinfachte Rechnung erfordert im Vergleich zu einer qualifizierten Rechnung weniger Informationen und wird in Branchen, die eine unbestimmte Kundenanzahl bedienen (z. B. Supermärkte, Restaurants), häufig als Beleg ausgestellt.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Was ist eine vereinfachte Rechnung in Japan?“.

Worauf Sie achten müssen, um eine Steuergutschrift für Einkäufe zu erhalten

• Vor der Transaktion: Ist das Verkäuferunternehmen ein qualifiziertes Rechnungsunternehmen?
  Wie bereits erwähnt sind qualifizierte Rechnungen und vereinfachte Rechnungen Dokumente, die nur von steuerpflichtigen Unternehmen ausgestellt werden können, die sich im Rahmen des Rechnungssystems als qualifiziertes Rechnungsunternehmen registriert haben. Als Nachweis für die Registrierung im Rechnungssystem muss das qualifizierte Rechnungsunternehmen auf der qualifizierten Rechnung eine eindeutige Registrierungsnummer angeben, die nach der Registrierung zugewiesen wird.
  
  Daher ist es ratsam, sich beim Verkäuferunternehmen zu erkundigen, ob es sich um ein steuerpflichtiges oder steuerbefreites Unternehmen unter dem Rechnungssystem handelt, einschließlich der Frage, ob es eine Registrierungsnummer hat und ob die Nummer korrekt ist.

• Nach der Transaktion: Erfüllen die erhaltenen Rechnungen und anderen Dokumente die Anforderungen des Rechnungssystems?
  Ähnlich wie vor der Transaktion ist es wichtig, das Vorhandensein und die Richtigkeit der Registrierungsnummer zu überprüfen und ob der korrekte Verbrauchssteuerbetrag berechnet wird, unabhängig davon, ob es sich um qualifizierte Rechnungen oder vereinfachte Rechnungen handelt. Wichtig ist auch hier die Prüfung, ob die Anforderungen des Rechnungssystems erfüllt sind.
  
  Weitere Informationen darüber, ob Sie im Rechnungssystem registriert sind und wie Sie Ihre Registrierungsnummer überprüfen können, finden Sie im Artikel „Was ist die Registrierungsnummer im japanischen Rechnungssystem?“.

Umgang mit steuerbefreiten Unternehmen und Übergangsmaßnahmen

Grundsätzlich sind Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen nicht für Steuergutschriften berechtigt. Um jedoch einen plötzlichen Anstieg der Belastung für steuerpflichtige Unternehmen sowie Schwierigkeiten und Verwirrung durch das Rechnungssystem bei Unternehmen zu vermeiden, wurden für einen bestimmten Zeitraum (6 Jahre ab dem Beginn des Rechnungssystems) schrittweise Übergangsmaßnahmen festgelegt.

Im Rahmen der Übergangsmaßnahmen, wie sie in „Übergangsmaßnahmen für steuerpflichtige Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen“ (Seite 15) im Überblick über die Methode zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen der nationalen Steuerbehörde (NTA) beschrieben sind, kann ein bestimmter Prozentsatz des Verbrauchsteuerbetrags auf steuerpflichtige Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen für eine Gutschrift auf die Verkaufssteuer verwendet werden.

Übergangsfrist und abzugsfähige Steuern
1. Oktober 2023 bis 30. September 2026: 80 % des Betrags, der der Kaufsteuer entspricht
1. Oktober 2026 bis 30. September 2029: 50 % des Betrags, der der Kaufsteuer entspricht

Zu steuerbefreiten Unternehmen gehören Einzelunternehmer/innen mit einem Umsatz von 10 Millionen Yen oder weniger. Für diese Unternehmen ist die Entscheidung, ob sie dem Rechnungssystem beitreten, von großer Bedeutung, da sie die Richtung ihres Geschäfts bestimmt. Daher müssen steuerbefreite Unternehmen alle Aspekte der Risiken, die mit einer Nichtregistrierung für das Rechnungssystem verbunden sind analysieren und sorgfältig prüfen, während Übergangsmaßnahmen ergriffen werden.

Weitere Informationen zu den Vor- und Nachteilen der Registrierung von Einzelunternehmen im Rechnungssystem finden Sie im Artikel „Wie kleine Einzelunternehmen das Rechnungssystem in Japan nutzen könnenn“.

So verbuchen Sie die Verbrauchssteuer auf Einkäufe von steuerbefreiten Unternehmen

Ein Unternehmen verbucht für jede Transaktion, die pro Tag stattfindet, einen Journaleintrag in seinen Büchern. Dieser Journalisierungsprozess ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung, die zur Erstellung von Steuererklärungsdokumenten und Jahresabschlüssen erforderlich ist.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Journalbuchung für den Kauf eines Artikels mit einem Stückpreis von 10.000 ¥, einem Verbrauchssteuersatz von 10 % auf Waren von einem steuerbefreiten Unternehmen, der in bar bezahlt wurde. Unter Anwendung der Übergangsmaßnahmen für das Rechnungssystem beträgt die Kaufsteuergutschrift 80 % des Verbrauchssteuerbetrags. Die Journalbuchungen können mit einer der beiden folgenden Methoden vorgenommen werden:

Verbuchungsmethode

• Zusätzliche Journalbuchung zum Hauptpreis
  Diese Methode wird verwendet, wenn die Journalbuchung zum Zeitpunkt der Zahlung abgeschlossen und der Betrag zum Hauptpreis hinzugefügt werden soll. Die Verbrauchssteuer auf steuerpflichtige Einkäufe in Höhe von 10.000 ¥ beträgt ursprünglich 1.000 ¥. Aufgrund der Anwendung von Übergangsmaßnahmen können jedoch 80 % des Verbrauchssteuerbetrags auf die Kaufsteuer angerechnet werden. Dies wird als „vorläufig gezahlte Verbrauchssteuer“ behandelt und der Rest wird als Betriebsausgabe erfasst.
  

• Journalbuchungen, die als sonstige Verluste zu behandeln sind
  Wenn zum Zeitpunkt des Abschlusses erneut eine Journalbuchung vorgenommen wird, kann dies als sonstiger Verlust behandelt werden. Im Gegensatz zur Journalbuchung, die zum Hauptpreis hinzuzufügen ist, wird der Verkaufssteuerbetrag so erfasst, wie er zum Zeitpunkt der Transaktion (zum Zeitpunkt der Zahlung) ist, und der Betrag von 20 %, der nicht als Verkaufssteuergutschrift abzugsfähig ist, wird zum Zeitpunkt des Abschlusses erneut als „sonstiger Verlust“ verbucht.
  

Zum Zeitpunkt der Transaktion (Zahlung)

Zum Zeitpunkt des Abschlusses

Für Beträge, die an steuerbefreite Unternehmen gezahlt wurden, wie z. B. Käufe und Ausgaben, werden Journalbuchung zum Zeitpunkt des Abschlusses für „steuerbefreite Unternehmen“ extrahiert. Daher ist es erforderlich, „steuerbefreite Unternehmen“ in die Zusammenfassungsspalte einzugeben, um dies anzuzeigen. Wie bei Transaktionen mit steuerpflichtigen Unternehmen werden steuerbefreite Journalbuchungen für Transaktionen mit steuerbefreiten Unternehmen erstellt und für Journalbuchungen, die für steuerbefreite Unternehmen extrahiert werden, wird der gezahlte Gesamtbetrag mit dem Steuerbetrag (20 %) multipliziert, auf den die Gutschrift nicht angewendet wird, um die abschließende Journalbuchung zu erstellen.

Was passiert mit dem Verkaufsunternehmen, wenn das Kundenunternehmen steuerbefreit ist?

Auch wenn das Verkäuferunternehmen steuerpflichtig (eine qualifizierte Abrechnungseinheit) und das Kundenunternehmen steuerbefreit ist, wird die Verkaufssteuer wie für Transaktionen mit anderen steuerpflichtigen Unternehmen erhoben. Mit anderen Worten: Selbst wenn Sie ein steuerbefreites Unternehmen sind, zahlen Sie Verkaufssteuer an das steuerpflichtige Unternehmen, bei dem Sie einkaufen.

Wie in der NTA-Studie zu steuerbefreiten Unternehmen und Erstattung der Kaufsteuern dargelegt müssen steuerbefreite Unternehmen keine Verbrauchssteuer zahlen und können daher keine Rückerstattung der Verbrauchssteuer auf Einkäufe erhalten.

Gleichzeitig ziehen steuerbefreite Unternehmen keine Steuer auf Einkäufe ab, sodass sie, selbst wenn sie eine qualifizierte Rechnung von einem steuerpflichtigen Unternehmen erhalten, diese nicht aufbewahren müssen.

Ist das Verkäuferunternehmen hingegen steuerbefreit, kann es die Verkaufssteuer von seinen Lieferanten erheben und muss die eingenommene Verkaufssteuer, die als Umsatz verbucht werden kann, nicht zahlen.

Beste Vorgehensweise für steuerbefreite und steuerpflichtige Unternehmen

In diesem Artikel haben wir erläutert, wie Kundinnen und Kunden Einkäufe bei steuerbefreiten Unternehmen im Rahmen des Rechnungssystems handhaben, und welche Punkte sie beachten sollten.

Damit steuerbefreite und steuerpflichtige Unternehmen bequem miteinander Transaktionen durchführen können, müssen alle Unternehmen sich mit dem Rechnungssystems vertraut machen und die besten Maßnahmen finden, nachdem sie die möglichen Auswirkungen und Risiken des Rechnungssystems berücksichtigt haben. Daher ist es ratsam, die Zeit der Übergangsmaßnahmen gut zu nutzen und das Rechnungssystem einzuhalten, während Sie Ihre Geschäftslage vorbereiten.

Wenn Sie sich für das Rechnungssystem registrieren möchten, sollten Sie die Einführung neuer Tools und Funktionen in Betracht ziehen. Beispielsweise kann Stripe Rechnungen erstellen, die mit dem Rechnungssystem konform sind, und verschiedene Rechnungsanforderungen erfüllen. Stripe Invoicing kann die Backoffice-Optimierung fördern.