Das System für qualifizierte Rechnungen wurde in Japan im Oktober 2023 eingeführt. Es verpflichtet Unternehmen zur Ausstellung qualifizierter Rechnungen, die für den Erhalt von Vorsteuerabzügen erforderlich sind. Das derzeitige Rechnungssystem hat ebenfalls verschiedene Anforderungen hinsichtlich der Ausstellung qualifizierter Rechnungen festgelegt. Unternehmen müssen diese Anforderungen verstehen und beachten, einschließlich der Art und Weise, wie qualifizierte Rechnungen auszufüllen sind.

Dieser Artikel enthält grundlegende Informationen zu qualifizierten Rechnungen, deren Ausfüllen sowie deren Vor- und Nachteile. Außerdem werden Punkte behandelt, die japanische Unternehmen bei der Rechnungsstellung beachten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind qualifizierte Rechnungen?
  
• Sind qualifizierte Rechnungen erforderlich, auch wenn der Standardsteuersatz angewendet wird?
  
• Können Quittungen als qualifizierte Rechnungen behandelt werden?
  
• Wer kann qualifizierte Rechnungen ausstellen?
  
• So füllen Sie eine qualifizierte Rechnung aus
  
• Die Vorteile der Verwendung qualifizierter Rechnungen
  
• Die Nachteile der Verwendung qualifizierter Rechnungen
  
• Hinweise zu qualifizierten Rechnungen
  
• Erleichterung von B2B-Transaktionen im Rahmen des Systems für qualifizierte Rechnungen
  

Was sind qualifizierte Rechnungen?

Wie oben erläutert, ist eine qualifizierte Rechnung ein Dokument, das gemäß dem derzeitigen Rechnungssystem ausgestellt wird. Qualifizierte Rechnungen werden manchmal einfach als „Rechnungen” bezeichnet, was jedoch nicht ideal ist, da der allgemeine Begriff „Rechnungen” auch Dokumente bezeichnen kann, die für andere Zwecke ausgestellt werden (z. B. handelsbezogene Dokumente). Daher ist es wichtig, den korrekten, eindeutigen Begriff zu verwenden.

Qualifizierte Rechnungen sind äußerst wichtige Dokumente im Zusammenhang mit Vorsteuerabzügen. Durch die Ausstellung einer qualifizierten Rechnung, die den Anforderungen des derzeitigen Rechnungssystems entspricht, ermöglicht das Unternehmen Kundinnen und Kunden einen Vorsteuerabzug. Mit anderen Worten: Ohne eine qualifizierte Rechnung können Kundinnen und Kunden keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Qualifizierte Rechnungen vs. Rechnungen mit Steuersatzklassifizierung

Eine Rechnung mit Steuersatzklassifizierung ist ein Dokument, das dem vor Einführung des Systems für qualifizierte Rechnungen geltenden Aufbewahrungssystem für Rechnungen mit Steuersatzklassifizierung entspricht. Nach dem derzeitigen Rechnungssystem sind qualifizierte Rechnungen erforderlich.

Qualifizierte Rechnungen enthalten detailliertere Informationen als herkömmliche Rechnungen mit Steuersatzklassifizierung. Beispielsweise erfordert eine qualifizierte Rechnung eine Registrierungsnummer des Rechnungssystems, die auf einer Rechnung mit Steuersatzklassifizierung nicht enthalten ist.

Eine Rechnung mit Steuersatzklassifizierung reicht nach dem derzeitigen Rechnungssystem nicht aus, um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Daher sollte jedem Geschäftspartner eine qualifizierte Rechnung ausgestellt werden, damit dieser einen Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Qualifizierte Rechnungen vs. qualifizierte vereinfachte Rechnungen (auch vereinfachte Rechnungen genannt)

Eine qualifizierte vereinfachte Rechnung oder vereinfachte Rechnung ist ein Dokument, das genau wie eine qualifizierte Rechnung dem derzeitigen Rechnungssystem entspricht. Der Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass eine vereinfachte Rechnung weniger Positionen enthält und nur Unternehmen bestimmter Branchen sie ausstellen dürfen. Beispielsweise kann es für Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants und Taxiunternehmen, die eine unbestimmte Anzahl von Kundinnen und Kunden bedienen, aufgrund der Art ihres Geschäfts schwierig sein, qualifizierte Rechnungen auszustellen. Aus diesem Grund sind qualifizierte vereinfachte Rechnungen in diesen Branchen zulässig.

Auch wenn eine vereinfachte Rechnung weniger Positionen enthält, hat sie dieselbe Wirkung wie eine qualifizierte Rechnung. Daher können Kundinnen und Kunden, die vereinfachte Rechnungen erhalten, ohne Probleme Vorsteuerabzüge geltend machen.

Qualifizierte Rechnungen vs. qualifizierte Rückerstattungsformulare

Eine qualifizierte Rechnung wird vom Unternehmen an Kundinnen und Kunden ausgestellt, um den Nachweis zu erbringen, dass ein Verkauf stattgefunden hat und Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden. Außerdem enthält sie Angaben zum angewandten Mehrwertsteuersatz und -betrag. Ein qualifiziertes Rückerstattungsformular hingegen ist ein Dokument, das bei Rückgabe oder Rabattierung eines Produkts ausgestellt wird. Qualifizierte Rückerstattungsformulare werden auch als „Rückerstattungsrechnungen” bezeichnet.

Wie qualifizierte Rechnungen sind auch qualifizierte Rückerstattungsformulare wichtige Dokumente im Zusammenhang mit Vorsteuerabzügen. Daher ist es für Unternehmen wichtig, deren Verwendung genau zu verstehen.

Sind qualifizierte Rechnungen erforderlich, auch wenn der Standardsteuersatz angewendet wird?

Derzeit gibt es in Japan zwei Verbrauchsteuersätze: einen Standardsatz von 10 % und einen ermäßigten Satz von 8 %. Das System für qualifizierte Rechnungen wurde unter Berücksichtigung dieser Verbrauchsteuersätze geschaffen – als Ersatz für das System der nach Steuersätzen klassifizierten Rechnungsaufbewahrung –, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Vorsteuerabzüge geltend zu machen. Obwohl qualifizierte Rechnungen ursprünglich eingeführt wurden, um sicherzustellen, dass der richtige Steuersatz angewendet wird, müssen sie auch dann ausgestellt werden, wenn ein Unternehmen nur den Standardverbrauchsteuersatz von 10 % anwendet. Der Grund dafür ist, dass Kundinnen und Kunden eine qualifizierte Rechnung benötigen, um Vorsteuerabzüge geltend machen zu können. Selbst wenn die Transaktion nur dem Standardsteuersatz von 10 % unterliegt, führt die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen, die nicht den Anforderungen des Systems für qualifizierte Rechnungen entsprechen, wahrscheinlich dazu, dass die Kundinnen und Kunden die Erstellung einer qualifizierten Rechnung verlangen.

Können Quittungen als qualifizierte Rechnungen behandelt werden?

Im Rahmen des derzeitigen Rechnungssystems können Quittungen als qualifizierte Rechnungen behandelt werden. „Qualifizierte Rechnung“ ist ein allgemeiner Begriff für ein Dokument, das erforderlich ist, um im Rahmen des Rechnungssystems einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Dazu können Quittungen, Kassenzettel, Lieferscheine und Kaufbelege gehören, sofern sie die Anforderungen des Systems für qualifizierte Rechnungen erfüllen.

Die gleiche allgemeine Regel gilt für qualifizierte vereinfachte Rechnungen. Wie bereits erläutert, ist die Art der Unternehmen, die solche Rechnungen ausstellen dürfen, begrenzt. In vielen Fällen können diese Unternehmen jedoch Quittungen und Kaufbelege als vereinfachte Rechnungen verwenden.

Wer kann qualifizierte Rechnungen ausstellen?

Nur steuerpflichtige Unternehmen, die im Voraus als qualifizierte Rechnungsaussteller registriert sind, können qualifizierte Rechnungen ausstellen. Wenn Sie ein qualifizierter Rechnungsaussteller werden, erhalten Sie eine Registrierungsnummer für das Rechnungssystem, die belegt, dass Sie beim System für qualifizierte Rechnungen registriert sind.

Es ist zu beachten, dass sowohl Kapitalgesellschaften als auch Einzelunternehmer/innen zu qualifizierten Rechnungsausstellern werden können, wenn ihr Registrierungsantrag im Rahmen des Systems für qualifizierte Rechnungen genehmigt wird. Wenn jedoch ein/e Einzelunternehmer/in, der/die ein steuerbefreites Unternehmen betreibt, zum Aussteller qualifizierter Rechnungen wird, um das Rechnungssystem einzuhalten, wird sein/ihr Unternehmen automatisch steuerpflichtig. Als solches muss er/sie dann die Verbrauchssteuer entrichten.

So füllen Sie eine qualifizierte Rechnung aus

Es gibt keine gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des Formats einer qualifizierten Rechnung oder der verwendeten Vorlage, solange die erforderlichen Angaben enthalten und korrekt sind. Qualifizierte Rechnungen können daher handschriftlich oder elektronisch ausgestellt werden.

Das Wichtigste bei der Ausstellung einer qualifizierten Rechnung ist, dass sie die Anforderungen des derzeitigen Rechnungssystems erfüllt. Gemäß den Vorgaben der japanischen Steuerbehörde (NTA) müssen qualifizierte Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• Name oder Titel des Ausstellers qualifizierter Rechnungen
  
• Transaktionsdatum
  
• Transaktionsdetails. Beachten Sie, dass bei Waren, für die ein ermäßigter Steuersatz gilt, entsprechende Angaben gemacht werden müssen. Verwenden Sie ein Symbol, z. B. ein Sternchen, neben dem Artikel, um den ermäßigten Steuersatz zu kennzeichnen.
  
• Name oder Titel des Unternehmens, das die qualifizierte Rechnung erhält
  
• Registrierungsnummer des Ausstellers der qualifizierten Rechnung
  
• Formatierung des Gesamtpreises und des angewendeten Steuersatzes mit Brutto- oder Nettopreis nach Steuersatz (8 % oder 10 %)
  
• Gesamtverbrauchsteuer für den jeweiligen Steuersatz
  

Die Vorteile der Ausstellung qualifizierter Rechnungen

Die Registrierung beim System für qualifizierte Rechnungen und die Aufnahme als Aussteller qualifizierter Rechnungen ist nicht verpflichtend, sondern freiwillig. Die Entscheidung über die Implementierung qualifizierter Rechnungen liegt daher im Ermessen des Inhabers/der Inhaberin des Unternehmens. Ohne qualifizierte Rechnungen können jedoch bei Transaktionen zwischen Unternehmen verschiedene Probleme auftreten, sodass Sie qualifizierte Rechnungen am besten so weit wie möglich erfüllen sollten.

Im Folgenden sind einige der Vorteile der Implementierung qualifizierter Rechnungen aufgeführt.

Qualifizierte Rechnungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie als Anbieter ausgewählt werden

Wenn Ihr Unternehmen keine qualifizierten Rechnungen ausstellt, kann die von Kundinnen und Kunden an Ihr Unternehmen gezahlte Verbrauchssteuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Selbst wenn Sie schon seit vielen Jahren mit Kundinnen und Kunden Geschäfte machen, besteht die Gefahr, dass Sie sie dadurch verlieren. Nehmen wir an, Sie sind Einzelunternehmer/in und Ihr Unternehmen ist nicht im derzeitigen Rechnungssystem registriert; vielleicht haben Sie ein steuerbefreites Unternehmen mit einem Umsatz von 10 Millionen Yen oder weniger. Wenn Kundinnen und Kunden feststellen, dass sie keinen Vorsteuerabzug erhalten, könnten sie vorschlagen, die Transaktion zu beenden, oder eine Anpassung des Transaktionspreises verlangen.

Wenn Ihr Unternehmen qualifizierte Rechnungen gemäß dem derzeitigen Rechnungssystem ausstellt, können Kundinnen und Kunden Vorsteuerabzüge geltend machen und somit weiterhin unbesorgt Bestellungen aufgeben. Außerdem können Sie davon ausgehen, dass Sie von neuen Kundinnen und Kunden als Anbieter bevorzugt behandelt werden.

Mit dem derzeitigen Rechnungssystem kann Ihr Unternehmen auf elektronische Rechnungsstellung umstellen

Das System für qualifizierte Rechnungen ermöglicht die Ausstellung und Speicherung qualifizierter Rechnungen in elektronischer Form und ist für viele Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit, ihre Backoffice-Abläufe zu prüfen und auf ein papierloses System umzustellen.

Bei der Verarbeitung elektronischer Daten muss das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher eingehalten werden, was eine Herausforderung darstellen kann. Durch die Digitalisierung des Rechnungsstellungsprozesses können jedoch alle Buchhaltungsvorgänge – einschließlich der Ausstellung und Speicherung qualifizierter Rechnungen sowie deren Austausch zwischen Unternehmen – effizienter durchgeführt werden.

Die Nachteile der Ausstellung qualifizierter Rechnungen

Werfen wir nun einen Blick auf die Nachteile der Verwendung qualifizierter Rechnungen.

Bei qualifizierten Rechnungen entsteht eine Steuerpflicht

Wenn ein steuerbefreites Unternehmen beschließt, sich nicht beim System für qualifizierte Rechnungen zu registrieren und ein steuerbefreites Unternehmen bleibt, muss es keine Verbrauchsteuer zahlen. So kann das Risiko eines Umsatzdrucks aufgrund der Verbrauchsteuer vermieden werden. Darüber hinaus muss man sich keine Sorgen über einen Anstieg des Verwaltungsaufwands im Zusammenhang mit Steuerzahlungen machen, sodass das Unternehmen wie gewohnt weiterarbeiten kann.

Andererseits müssen Unternehmen, die zuvor von der Zahlung der Verbrauchsteuer befreit waren, diese nun entrichten, sobald sie qualifizierte Rechnungen einführen. Infolgedessen steigt der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Einreichung von Steuererklärungen. Dies kann es schwieriger machen, sich auf das eigentliche Geschäft zu konzentrieren.

Sie müssen das System für qualifizierte Rechnungen implementieren und erfüllen

Um qualifizierte Rechnungen ausstellen zu können, müssen Sie das System für qualifizierte Rechnungen einführen und das Format Ihrer Dokumente entsprechend anpassen. Dabei müssen Sie nicht nur den Zeit- und Arbeitsaufwand berücksichtigen, sondern auch die Kosten für die Einführung des Systems.

Da qualifizierte Rechnungen jedoch elektronisch ausgestellt und gespeichert werden können, werden Verwaltung und Speicherung nach der Einführung des Systems einfacher. Obwohl für das derzeitige Rechnungssystem verschiedene Vorbereitungen erforderlich sind, kann die Umsetzung dieses Systems die betriebliche Effizienz und Produktivität verbessern. Dies kann sich insgesamt positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.

Hinweise zu qualifizierten Rechnungen

Sie müssen sich als Aussteller qualifizierter Rechnungen registrieren

Gemäß den herkömmlichen Rechnungsstellungsanforderungen kann jedes Unternehmen bei Bedarf Rechnungen ausstellen. Allerdings dürfen nur steuerpflichtige Unternehmen, die als Aussteller qualifizierter Rechnungen zugelassen sind und eine Registrierungsnummer erhalten haben, qualifizierte Rechnungen ausstellen. Melden Sie sich unbedingt beim derzeitigen Rechnungssystem an, damit Sie nicht in die Situation geraten, dass Sie keine qualifizierte Rechnung ausstellen können, wenn Kundinnen und Kunden dies von Ihnen verlangen.

Beachten Sie, dass Aussteller qualifizierter Rechnungen, die im Rahmen des derzeitigen Rechnungssystems registriert sind, qualifizierte Rechnungen ausstellen müssen, wenn sie von ihren Geschäftspartnern dazu aufgefordert werden.

Qualifizierte Rechnungen müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden

Im Rahmen des Systems für qualifizierte Rechnungen muss das Unternehmen unabhängig davon, ob es sich um eine qualifizierte oder eine vereinfachte qualifizierte Rechnung handelt, Kundinnen und Kunden eine qualifizierte Rechnung ausstellen und eine Kopie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Die Kundinnen und Kunden sind ebenfalls verpflichtet, die qualifizierte Rechnung für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Gemäß der Übersicht der NTA zum System zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen beträgt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich 7 Jahre und 2 Monate ab dem Tag nach dem letzten Tag des Steuerzeitraums der qualifizierten Rechnung. Für Einzelunternehmer/innen beispielsweise läuft der Steuerzeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. In diesem Fall ist der letzte Tag des Steuerzeitraums der 31. Dezember, sodass eine qualifizierte Rechnung, die am 1. Dezember 2024 ausgestellt wurde, ab dem 1. März 2025 – zwei Monate nach Beginn des Jahres 2025 – 7 Jahre lang aufbewahrt werden muss.

Falsche qualifizierte Rechnungen können zu Verlusten für Kundinnen und Kunden führen

Wie bereits erwähnt, ist eine qualifizierte Rechnung erforderlich, damit Kundinnen und Kunden einen Vorsteuerabzug geltend machen können. Wenn eine qualifizierte Rechnung nicht korrekt ausgefüllt ist, wird sie nicht als solche akzeptiert. In diesem Fall können Kundinnen und Kunden keinen Vorsteuerabzug mehr geltend machen, was letztlich zu einer Erhöhung ihrer Umsatzsteuerpflicht führt. Daher ist es für Unternehmen sehr wichtig, bei der Erstellung qualifizierter Rechnungen große Sorgfalt walten zu lassen, um sicherzustellen, dass diese keine Fehler oder Auslassungen enthalten.

Andererseits gibt es besondere Ausnahmen: Die Verpflichtung zur Ausstellung einer qualifizierten Rechnung entfällt in Situationen, in denen die Ausstellung einer solchen Rechnung schwierig ist, z. B. bei der Beförderung von Passagieren im öffentlichen Nahverkehr (z. B. mit Bus, Bahn oder Schiff) zu einem Fahrpreis von weniger als 30.000 Yen oder beim Kauf von Waren aus Verkaufsautomaten oder automatisierten Serviceeinrichtungen. Da für diese Transaktionen keine qualifizierten Rechnungen erforderlich sind, können sie auch ohne Ausstellung einer qualifizierten Rechnung zum Vorsteuerabzug herangezogen werden. Einzelheiten finden Sie wiederum in der Übersicht der NTA zum System zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen.

Sie müssen die Übergangsmaßnahmen verstehen, die für das System für qualifizierte Rechnungen erforderlich sind

Das System für qualifizierte Rechnungen umfasst schrittweise Übergangsmaßnahmen, mit denen die folgenden beiden Ziele erreicht werden sollen:

• Für steuerpflichtige Unternehmen: Verringerung der Vebrauchsteuerbelastung
  
• Für steuerbefreite Unternehmen: Vermeidung von Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs
  

Insbesondere wird während des durch die Übergangsmaßnahmen festgelegten Zeitraums ein bestimmter Prozentsatz des Verbrauchsteuerbetrags, der auf steuerpflichtige Käufe von steuerbefreiten Unternehmen erhoben wird, als Vorsteuer behandelt, wodurch die Anwendung von Vorsteuerabzügen ermöglicht wird.

Das Anmeldeformular und die Abzugssätze für die Übergangsmaßnahme lauten wie folgt:

• 1. Oktober 2023 bis 30. September 2026 (3 Jahre): 80 % des Steuer auf steuerpflichtige Käufe von steuerbefreiten Unternehmen sind abzugsfähig.
  
• 1. Oktober 2026 bis 30. September 2029 (3 Jahre): 50 % des Steuer auf steuerpflichtige Käufe von steuerbefreiten Unternehmen sind abzugsfähig.
  

Seit der Einführung des Systems für qualifizierte Rechnungen sind alle Transaktionen mit steuerbefreiten Unternehmen für Kundinnen und Kunden ein Problem, da sie keine Vorsteuerabzüge geltend machen können. Durch die Nutzung dieser Übergangsmaßnahmen kann jedoch die Belastung der Kundinnen und Kunden durch die Verbrauchsteuer verringert werden.

Erleichterung von B2B-Transaktionen im Rahmen des Systems für qualifizierte Rechnungen

Damit Unternehmen unter dem derzeitigen Rechnungssystem problemlos Vorsteuerabzüge geltend machen können, sind sowohl von Verkäufer/in als auch von Käufer/in entsprechende Maßnahmen erforderlich. Insbesondere für Verkäufer/innen, die als qualifizierte Rechnungssteller zugelassen sind, ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, das mit dem System für qualifizierte Rechnungen kompatibel ist, damit Dokumente reibungslos übermittelt und gespeichert werden können.

Darüber hinaus kann es hilfreich sein, Online-Tools einzuführen, die die Arbeit optimieren, wie automatische Tools zur Berechnung der Verbrauchssteuer und Buchhaltungssoftware, da sie für die Erstellung qualifizierter Rechnungen äußerst nützlich sind. Stripe Invoicing, bereitgestellt von Stripe, unterstützt das System für qualifizierte Rechnungen, mit dem Unternehmen Rechnungen mithilfe der automatischen Erstellung ordnungsgemäß ausstellen und speichern können. Da es außerdem alle Funktionen im Zusammenhang mit der Abrechnung bietet – wie Forderungsverwaltung, Einzug und Transaktionsabgleich – können Unternehmen ihren Backoffice-Betrieb verbessern, um reibungsloser und effizienter zu sein.

Es gibt verschiedene Anforderungen, um qualifizierte Rechnungen auszustellen, und es ist notwendig, Vorbereitungen zu treffen, z. B. die Einführung von Formularen und Systemen, die mit qualifizierten Rechnungen kompatibel sind, und die Registrierung für das System für qualifizierte Rechnungen. Sobald diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Buchhaltungsvorgänge reibungslos durchgeführt werden.

Für steuerbefreite Unternehmen kann es schwierig sein, zu entscheiden, ob sie das derzeitige Rechnungssystem einhalten sollten oder nicht. Daher ist es wichtig, die Vor- und Nachteile der Einführung qualifizierter Rechnungen gründlich zu verstehen. Prüfen Sie sorgfältig, ob Ihnen dadurch Umsatzeinbußen entstehen könnten, und berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Geschäftspartner, bevor Sie eine Entscheidung treffen.