In Giappone, con l'entrata in vigore 'Electronic Books Preservation Act (nota anche come Electronic Bookkeeping Act), le transazioni elettroniche sono diventate più comuni e la gestione dei relativi documenti, come le fatture, si sta spostando sempre più dalla carta tradizionale ai documenti elettronici. Uno dei vantaggi della fatturazione elettronica è la maggiore praticità rispetto ai documenti cartacei, ad esempio eliminando il fastidio della spedizione o della consegna a mano.

Inoltre, dopo l'aumento delle tariffe postali introdotto dalle Poste giapponesi nell'ottobre 2024, i costi di spedizione sono aumentati in modo significativo e si prevede che il numero delle attività che passeranno alla fatturazione elettronica continuerà ad aumentare.

Prima che la tua attività passi alla fatturazione elettronica, è importante ottenere il consenso dei tuoi partner commerciali. Questo articolo presenta gli elementi da includere e il testo di esempio che puoi utilizzare per creare un avviso del passaggio alla fatturazione elettronica, insieme ai punti chiave per redigere gli avvisi.

Contenuto dell'articolo

• Perché è necessario avvisare del passaggio alla fatturazione elettronica
  
• Cosa includere negli avvisi per il passaggio alla fatturazione elettronica
  
• Esempio di avviso per il passaggio alla fatturazione elettronica
  
• Suggerimenti per creare un avviso per il passaggio alla fatturazione elettronica
  
• Considerazioni importanti per l'adozione della fatturazione elettronica
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Perché è necessario avvisare del passaggio alla fatturazione elettronica

Come spiegato in precedenza, l'utilizzo delle fatture elettroniche offre vantaggi quali l'eliminazione del fastidio di inviare i documenti per posta. Ad esempio, utilizzando uno strumento automatizzato di generazione delle fatture fornito da un elaboratore di pagamenti, non solo non occorre utilizzare le posta ordinaria, ma è anche possibile gestire centralmente ogni operazione, dalla creazione del documento alla consegna e all'archiviazione in un unico sistema di fatturazione web.

Tuttavia, ogni attività gestisce fatture e ricevute in modo diverso, quindi alcuni clienti potrebbero non essere ancora pronti o non essere in grado di gestire documenti elettronici. Se la tua azienda passa alla fatturazione elettronica senza ottenere il consenso dei partner commerciali, potrebbe verificarsi una serie di problemi. Ad esempio, potresti inviare una fattura di cui i tuoi partner commerciali non si accorgono per molto tempo, con conseguente ritardo nel pagamento.

Inoltre, se un partner commerciale non è pronto a ricevere le fatture elettroniche, il passaggio improvviso alla fatturazione elettronica potrebbe creare confusione e incrinare la fiducia. Esiste anche la possibilità che un partner ti chieda di continuare come sempre a inviare le fatture cartacee.

Per questi motivi, quando si passa alla fatturazione elettronica è importante informare in anticipo i partner commerciali e ottenere il loro consenso. Quando si notifica il passaggio ai partner commerciali, la sola comunicazione verbale potrebbe non garantire che tutte le parti interessate ricevano le informazioni corrette. Per evitare malintesi, è fondamentale preparare una notifica scritta e inviarla tramite email o posta ordinaria. Per le aziende con cui non si comunica regolarmente tramite email, la posta ordinaria rappresenta il metodo migliore.

Cosa includere negli avvisi per il passaggio alla fatturazione elettronica

• Saluti di circostanza: a differenza dei documenti interni, le notifiche destinate all'esterno dell'azienda devono includere all'inizio un saluto di circostanza, secondo la corretta cortesia commerciale.

• Motivo del passaggio alla fatturazione elettronica: è utile spiegare che l'adozione della fatturazione elettronica deriva da misure per garantire la conformità alle recenti esigenze sociali del governo giapponese, come il sistema di fatture qualificate e la legge sulla contabilità elettronica, e per la salvaguardia dell'ambiente.

• Data di inizio dell'adozione della fatturazione elettronica: indica chiaramente la data specifica in cui inizierà il passaggio alla fatturazione elettronica.

• Vantaggi della fatturazione elettronica: i vantaggi per la società emittente e per il destinatario sono elencati di seguito.

  • Società emittente: creazione e distribuzione più rapida delle fatture
    
  • Destinatario: ricezione più veloce delle fatture e possibilità di visualizzarle o scaricarle in qualsiasi momento
    
  • Entrambi: riduzione dei documenti cartacei, minori esigenze di archiviazione fisica, minore rischio di perdita dei documenti, ecc.
    

• Dettagli del sistema: fornisci ulteriori informazioni, come il nome del sistema adottato dalla tua azienda, le modalità di registrazione, come verificare i dati elettronici, come scaricare le fatture, ecc. Se devi riconfermare l'indirizzo email del tuo partner commerciale, includi questa richiesta nell'avviso.

• Punto di contatto per le domande: fornisci le informazioni di contatto per le domande relative alla fatturazione elettronica, tra cui la persona incaricata, il reparto responsabile, il numero telefonico e l'indirizzo email.

Esempio di avviso del passaggio alle fatture elettroniche

Usiamo le informazioni riportate in precedenza per creare esempi di avvisi, uno per la società emittente e uno per il destinatario. Tieni presente che il testo di chiusura, "Cordiali saluti" o "Distinti saluti" deve essere posizionato sul lato destro del documento, mentre "Informazione" deve essere centrato.

Come scrivere un avviso come società emittente della fattura

Come scrivere un avviso come destinatario della fattura

Suggerimenti per creare un avviso per il passaggio alla fatturazione elettronica

Comunicare il programma con largo anticipo

È necessario informare con largo anticipo i partner commerciali riguardo al programma di passaggio alla fatturazione elettronica, poiché è necessario che i partner commerciali abbiano il tempo di completare tutte le attività necessarie, ad esempio la registrazione e il test del sistema. È importante rispettare i partner commerciali e assicurarsi che abbiano un tempo sufficiente per adeguarsi al sistema di fatturazione elettronica secondo l'avviso dell'azienda. In particolare, è importante inviare le lettere di notifica due o tre mesi prima dell'effettivo passaggio.

Essere disposti ad accettare il formato elettronico e quello cartaceo

Se un partner commerciale non supporta le fatture elettroniche, è importante essere flessibili e continuare, come prima, a inviare le fatture cartacee. Ad esempio, un partner commerciale potrebbe che è in grado di gestire i documenti solo tramite posta ordinaria o fax se:

• Non ha una connessione Internet o si trova in un ambiente in cui non è possibile utilizzare i dispositivi elettronici.
  
• Utilizza già un proprio formato di proprietà.
  
• Utilizza un metodo di elaborazione basato su fatture cartacee.
  

Se consenti accordi flessibili in grado di soddisfare i clienti che preferiscono le fatture cartacee, puoi conservare la loro fiducia e ridurre al contempo le barriere all'adozione man mano che, in futuro, passeranno gradualmente alla fatturazione elettronica.

Considerazioni importanti sull'adozione delle fatture elettroniche

Selezione di un sistema conforme alle normative di legge

Quando si digitalizzano le fatture, il punto più importante è assicurarsi che l'intero processo, dalla creazione alla conservazione delle fatture, sia conforme al sistema di fatturazione qualificata e all'Electronic Bookkeeping Preservation Act. Questi quadri giuridici stabiliscono requisiti dettagliati per il contenuto obbligatorio delle fatture e i metodi di conservazione. In altre parole, se le fatture non sono conformi a queste disposizioni di legge, la società emittente e il destinatario potrebbero essere esposti a rischi di natura fiscale.

Ad esempio, se una fattura elettronica non soddisfa i requisiti come fattura qualificata in base al sistema di fatturazione qualificata, il destinatario non potrà applicare il credito d'imposta a monte per l'imposta sui consumi. Pertanto, nell'effettuare il passaggio alle fatture elettroniche, ci si deve assicurare in anticipo che il sistema preso in considerazione sia conforme ai requisiti di legge più recenti.

Prendere in considerazione i sigilli elettronici

Sebbene l'apposizione di un sigillo su una fattura non sia obbligatoria, in alcune aziende si tratta di una pratica commerciale comune. Pertanto, può valere la pena di considerare l'uso dei sigilli elettronici. L'emissione di fatture con un sigillo elettronico può rassicurare i partner commerciali abituati ai sigilli tradizionali.

Come spiegato in precedenza, pur essendoci alcuni aspetti da considerare nel digitalizzare le fatture, come l'invio anticipato di avvisi ai partner commerciali, una volta adottata la fatturazione elettronica è possibile eseguire le attività di fatturazione in modo più efficiente.

Inoltre, come viene spiegato in questo articolo, gli strumenti online forniti dagli elaboratori di pagamento nell'ambito dei loro servizi possono centralizzare la gestione delle fatture, riducendo significativamente tempi e impegno, migliorando in tal modo l'efficienza globale dell'attività. Ad esempio, un servizio come Stripe Invoicing, di cui parleremo più avanti, è compatibile con l'attuale sistema di fatturazione e consente di emettere e conservare correttamente le fatture attraverso la funzione di generazione automatica, rendendo consentendo più fluidi i compiti di back-office.

In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere più rapidamente i pagamenti e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la contabilità clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare alcun codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.
  
• Accelerare il flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con il supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili attraverso un portale self-service per i clienti.
  
• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera le fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla loro riscossione con i promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture ospitata da Stripe.
  
• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

Scopri di più come Stripe può semplificare le procedure della contabilità clienti, oppure inizia oggi stesso.