Conforme la Ley de conservación de libros electrónicos (también conocida como Ley de teneduría electrónica de libros) ha entrado en vigor en Japón, las transacciones electrónicas se han vuelto más comunes y el manejo de documentos relacionados con las transacciones, como las facturas, está cambiando cada vez más de los tradicionales datos en papel a los electrónicos. Entre las ventajas de la facturación electrónica está la comodidad que ofrece en comparación con los documentos en papel, como reducir la molestia de enviarlos por correo o en mano.

Además, tras el aumento de las tarifas postales que el servicio de Japan Post ha implementado en octubre de 2024, la carga de los costes del envío por correo ha aumentado significativamente. Se espera que el número de empresas que se pasen a la facturación electrónica siga creciendo como resultado.

Antes de hacer el cambio a las facturas electrónicas, es importante obtener el consentimiento de los socios de tu empresa. En este artículo se presentan los elementos que debes incluir y el texto de muestra que puedes usar al crear un aviso sobre el cambio a las facturas electrónicas, junto con los puntos clave para redactar estos avisos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Por qué es necesario enviar un aviso sobre la transición a las facturas electrónicas
  
• Qué incluir en los avisos sobre la transición a las facturas electrónicas
  
• Ejemplo de aviso sobre la transición a facturas electrónicas
  
• Consejos para crear un aviso sobre la transición a las facturas electrónicas
  
• Consideraciones clave a la hora de comenzar a utilizar las facturas electrónicas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Por qué es necesario enviar un aviso sobre la transición a las facturas electrónicas

Tal y como se explicó anteriormente, el uso de facturas electrónicas ofrece ventajas como eliminar las molestias que supone enviar documentos por correo, por ejemplo, mediante el uso de un instrumento automatizado de generación de facturas proporcionado por un procesador de pagos, no solo es innecesario el uso del correo postal, sino que también es posible gestionar de forma centralizada todo, desde la creación de documentos hasta la entrega y el almacenamiento en un único sistema de facturas web.

Sin embargo, cada empresa gestiona las facturas y recibos de forma diferente, lo que significa que algunos clientes podrían no estar listos o no poder lidiar con los datos electrónicos todavía. Si tu empresa se pasa a las facturas electrónicas sin el consentimiento de los socios, podrían producirse varios problemas. Por ejemplo, puedes enviar una factura y que tus socios no se den cuenta durante mucho tiempo, lo que provocará retrasos en el pago.

Además, si un socio no está preparado para recibir facturas electrónicas, el cambio repentino a la facturación electrónica podría causar confusión y socavar la confianza. También existe la posibilidad de que un socio te pida que sigas enviando facturas en papel como antes.

Por estos motivos, al pasar a la facturación electrónica, es importante que avises a tus socios de antemano y obtener su consentimiento. Al avisar de este cambio a los socios, es posible que la comunicación verbal por sí sola no garantice que todas las partes relevantes reciban información precisa. Para evitar malentendidos, es clave preparar un aviso por escrito y enviarlo por correo electrónico o postal. Para las empresas con las que no te comunicas regularmente por correo electrónico, el correo postal es el método más adecuado.

Qué incluir en los avisos sobre la transición a las facturas electrónicas

• Saludo: a diferencia de los documentos internos, las notificaciones destinadas a su uso fuera de la empresa deben incluir un saludo al principio que tenga en cuenta la etiqueta empresarial debida.

• Motivo del cambio a facturas electrónicas: es útil explicar que el uso de las facturas electrónicas se debe a las medidas adoptadas para cumplir con las recientes demandas sociales del gobierno japonés, como el sistema de facturas cualificadas y la Ley de teneduría de libros electrónicos, así como desde una perspectiva de protección ambiental.

• Fecha de inicio del uso de facturas electrónicas: indica claramente la fecha específica en la que comenzará el cambio a facturas sin papel.

• Ventajas de las facturas electrónicas: a continuación se enumeran las ventajas tanto para el emisor como para el destinatario.

  • Emisor: crea y distribuye facturas más rápido
    
  • Destinatario: recibo más rápido de facturas y capacidad para verlas o descargarlas en cualquier momento
    
  • Ambos: menor presentación, menores necesidades de almacenamiento físico, menor riesgo de pérdida de documentos, etc.
    

• Detalles sobre el sistema: proporciona información como el nombre del sistema que utilizará tu empresa, cómo registrarse en él, cómo verificar los datos electrónicos, cómo descargar facturas, etc. Si necesitas reconfirmar la dirección de correo electrónico de tu socio, incluye esta solicitud en el aviso.

• Punto de contacto para consultas: proporciona la información de contacto para consultas relacionadas con facturas electrónicas, incluida la persona encargada, el departamento responsable, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

Ejemplo de aviso sobre la transición a facturas electrónicas

Usemos la información anterior para crear avisos de muestra, con uno para el emisor y otro para el destinatario. Ten en cuenta que el texto de la firma «Atentamente» o «Con mis mejores deseos» debe colocarse a la derecha del documento, mientras que «Información» debe estar centrado.

Cómo redactar el aviso como emisor de la factura

Cómo redactar el aviso como destinatario de la factura

Consejos para crear un aviso sobre la transición a las facturas electrónicas

Comunica el calendario establecido con bastante tiempo de antelación

Debes informar a tus socios con suficiente antelación sobre el calendario fijado para el cambio a las facturas electrónicas. Esto se debe a que tus socios también necesitan tiempo para completar todas las tareas necesarias en su lado, como el registro y las pruebas del sistema. Es importante que seas considerado con tus socios y que te asegures de que tengan tiempo suficiente para adaptarse al sistema de facturación electrónico de acuerdo con el aviso dado por tu empresa. En concreto, procura enviar cartas con el aviso dos o tres meses antes de la transición real.

Mantente dispuesto a aceptar tanto formatos electrónicos como en papel

Si un socio no tiene soporte para las facturas electrónicas, es importante ser flexible y seguir enviando facturas en papel como hasta ahora. Por ejemplo, un socio puede responder que solo puede gestionar documentos por correo postal o fax si:

• No tienen conexión a Internet o encontrarse en un entorno en el que no se puedan usar dispositivos electrónicos.
  
• Ya utilizan su propio formato propietario.
  
• Utilizan un método de procesamiento que utilice facturas en papel.
  

Al ofrecer acuerdos flexibles que se adapten a los clientes que prefieren las facturas en papel, puedes mantener su confianza y, al mismo tiempo, reducir las barreras para su uso a medida que avanza gradualmente hacia la facturación electrónica en un futuro.

Consideraciones clave a la hora de comenzar a utilizar las facturas electrónicas

Selecciona un sistema que cumpla con la normativa legal

A la hora de digitalizar las facturas, lo más importante es garantizar que todo el proceso, desde la creación hasta el almacenamiento de la factura, cumpla con el sistema de facturas cualificadas y la Ley de Preservación de la Contabilidad Electrónica. Estos marcos jurídicos establecen requisitos detallados sobre el contenido y los métodos de almacenamiento obligatorios de las facturas. En otras palabras, si las facturas no se adhieren a estos sistemas legales, tanto el emisor como el destinatario podrían enfrentarse a riesgos fiscales.

Por ejemplo, si una factura emitida electrónicamente no cumple con los requisitos de una factura cualificada según el sistema de factura cualificada, el destinatario no podrá aplicar el crédito fiscal soportado para aplicar los impuestos al consumo. Por lo tanto, al hacer la transición a las facturas electrónicas, asegúrate de verificar de antemano que el sistema que estás planteándote cumpla con los requisitos legales vigentes.

Ten en cuenta los sellos electrónicos

Aunque sellar una factura no es obligatorio, es una práctica empresarial común en algunos negocios. Por este motivo, podría merecer la pena valorar el uso de sellos electrónicos. La emisión de facturas con sello electrónico puede aportar tranquilidad a los socios que están acostumbrados a los sellos tradicionales.

Tal y como se explicó anteriormente, aunque existen algunos puntos a tener en cuenta a la hora de digitalizar las facturas, como enviar avisos de antemano a los socios, una vez que hayas comenzado a utilizar la facturación electrónica, podrás realizar las tareas de facturación con más eficiencia.

Además, tal y como se explica en este artículo, las herramientas en línea que proporcionan los procesadores de pagos como parte de sus servicios pueden centralizar la gestión de facturas, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo, mejorando así la eficiencia general de la empresa. Por ejemplo, un servicio como Stripe Invoicing, del que hablaremos a continuación, es compatible con el sistema de facturación actual y permite emitir y almacenar facturas correctamente a través de su función de generación automática, lo que permite mejorar las tareas administrativas y que estas sean más fluidas.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.
  
• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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