随着日本的《电子账册保存法》（又称《电子账册法》）生效，电子交易变得日益普遍，交易相关文件（如账单）的处理也越来越多地从传统的纸质形式转向电子数据。电子账单的优势之一是相较于纸质文件更为便利，例如减少邮寄或亲自递送的麻烦。

此外，自 2024 年 10 月日本邮政实施邮资上调后，邮寄的成本已大幅增加。预计因此转向电子账单的企业数量将持续增长。

在您的企业转向电子账单前，获得商业伙伴的同意至关重要。本文介绍了您在撰写转向电子账单的通知时应包含的内容、可使用的示例文本，以及起草此类通知的要点。

本文内容

• 为何需要发布转向电子账单的通知
  
• 转向电子账单的通知中应包含哪些内容
  
• 转向电子账单的示例通知
  
• 撰写转向电子账单通知的建议
  
• 采用电子账单时的关键考虑因素
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

为何需要发布转向电子账单的通知

如上所述，使用电子账单具有诸多优势，例如省去了邮寄文件的麻烦。例如，通过使用由支付处理商提供的自动化账单生成工具，不仅无需再依赖邮政邮寄，还能在同一个网络账单系统上集中管理从文件生成、发送到存储的全过程。

然而，每家企业处理账单和收据的方式各不相同，这意味着一些客户可能尚未准备好或尚不具备处理电子数据的能力。如果您的公司在未获得商业伙伴同意的情况下转向电子账单，则可能引发一系列问题。例如，您发送的账单可能长期未被对方察觉，从而导致付款延迟。

此外，如果商业伙伴尚未准备好接收电子账单，突然的转变可能引起混乱并影响双方信任。合作伙伴也可能要求您继续像以前一样发送纸质账单。

因此，在转向电子账单时，提前通知商业伙伴并获得他们的同意非常重要。在通知商业伙伴这一变更时，单靠口头沟通可能无法确保所有相关方都能获得准确的信息。为了避免误会，准备书面通知并通过电子邮件或邮寄方式发送是关键。对于不常用电子邮件联系的公司，邮寄是最合适的方式。

转向电子账单的通知中应包含哪些内容

• 季节性问候：与内部文件不同，面向公司外部的通知应在开头包含季节问候语，以遵守恰当的商务礼仪。

• 转向电子账单的原因：有必要解释采用电子账单是为了响应日本政府近期的社会要求，例如合格账单系统与《电子账册保存法》，同时也是出于环境保护的考量。

• 开始使用电子账单的日期：明确说明开始启用无纸化账单的具体日期。

• 电子账单的优势： 下方列出了对账单开具方和接收方的优势。

  • 账单开具方：更快捷地创建和发送账单
    
  • 账单接收方：更快速地接收账单，并可随时查看或下载
    
  • 双方：减少文书归档工作，降低实体存储需求，降低文件丢失风险等。
    

• 系统详情：提供相关信息，例如公司将使用的系统名称、如何注册、如何验证电子数据、如何下载账单等。如果需要再次确认商业伙伴的电子邮箱地址，请在此通知中写明此项要求。

• 咨询联系方式：提供有关电子账单的咨询联系信息，包括负责人、责任部门、电话号码和电子邮件地址。

转向电子账单的示例通知

我们利用上述信息制作示例通知，一份给账单开具方，一份给接收方。请注意，“此致”或“顺祝商祺”等结尾敬语应置于文档右侧，而“信息”应居中。

作为账单开具方如何撰写通知

作为账单接收方如何撰写通知

撰写转向电子账单通知的建议

提前充分沟通时间安排

您必须提前足够的时间告知商业伙伴关于转向电子账单的时间安排，因为您的商业伙伴同样需要时间来完成所有必要的准备工作，例如系统注册与测试。重要的是要体谅您的商业伙伴，并确保他们根据您公司的通知，有充足的时间来适应电子账单系统。具体而言，应力争在实际转换前两到三个月发出通知函。

同时兼容电子和纸质格式

如果某商业伙伴无法支持电子账单，应当保持灵活性并像以往一样继续发送纸质账单。例如，商业伙伴可能会回复称只能通过邮寄或传真接收文件，原因可能包括：

• 没有互联网连接，或处于无法使用电子设备的环境。
  
• 已经使用了其自有的专属格式。
  
• 使用依赖纸质账单的处理方法。
  

通过提供灵活的安排以满足偏好纸质账单的客户，可以在维持其信任的同时，为他们逐步过渡到电子账单降低使用门槛。

采用电子账单时的关键考虑因素

选择符合法律规定的系统

在进行账单数字化时，最重要的因素是确保从账单创建到存储的整个流程符合合格账单制度和《电子账册保存法》。这些法律框架对账单的必备内容和保存方法有详细要求。换言之，如果账单不遵循这些法律制度，账单开具方和接收方都可能面临税务相关风险。

例如，如果以电子方式开具的账单不符合合格账单制度对合格账单的要求，接收方将无法应用行消费税的进项税额减免。因此，在转向电子账单时，请务必提前确认您考虑的系统符合最新的法律要求。

考虑使用电子印章

虽然在账单上盖印章并非强制，但对于一些公司，这是常见的商业惯例。鉴于此，或许值得考虑使用电子印章。使用电子印章开具账单可以让习惯于传统印章的商业伙伴感到安心。

如上所述，尽管账单数字化时需要考虑一些要点，例如向商业伙伴发送事先通知，但一旦采用电子账单，您就能更高效地执行开单工作。

此外，正如本文所述，支付处理商提供的在线工具作为服务的一部分，可以集中管理账单，大幅减少时间和精力，从而提升整体业务效率。例如，我们接下来将讨论的 Stripe Invoicing 等服务，与现行账单系统兼容，并通过其自动生成功能实现正确开具并存储账单，使后台运营改进更为顺畅。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

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• 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。
  
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