Quando a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos (também conhecido como Lei de Contabilidade Eletrônica) entrou em vigor no Japão, transações eletrônicas tornaram-se mais comuns, e o tratamento de documentos relacionados à transações, como faturas, está mudando cada vez mais do tradicional papel para dados eletrônicos. Entre os benefícios da faturação eletrônica está a conveniência que ela oferece em comparação com documentos em papel, como a redução do transtorno de enviá-los ou entregá-los pessoalmente.

Além disso, após o aumento em tarifas postais implementado pelo Japan Post em outubro de 2024, o custo do envio aumentou significativamente. Espera-se que o número de empresas que migram para a faturação eletrônica continue crescendo como resultado disso.

Antes que sua empresa migre para as faturas eletrônicas, é importante obter o consentimento dos seus parceiros empresariais. Neste artigo vamos apresentar itens que você deve incluir e mostrar um texto de exemplo que você pode usar ao criar um aviso sobre a transição para faturas eletrônicas, além de pontos-chave para redigir esses avisos.

O que vamos abordar neste artigo?

• Por que um aviso sobre a transição para faturas eletrônicas é necessário
  
• O que incluir nos avisos sobre a transição para faturas eletrônicas
  
• Exemplo de aviso sobre a transição para faturas eletrônicas
  
• Dicas para criar um aviso sobre a transição para faturas eletrônicas
  
• Considerações principais ao adotar faturas eletrônicas
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Por que um aviso sobre a transição para faturas eletrônicas é necessário

Como explicado acima, o uso de faturas eletrônicas oferece benefícios, como eliminar o transtorno de enviar documentos pelo correio. Por exemplo, usando uma ferramenta automatizada de geração de faturas fornecida por um processador de pagamentos, não só o uso de correio postal é desnecessário, como também é possível gerenciar centralizadamente tudo, desde a criação de documentos até a entrega e armazenamento, em um único sistema web de fatura.

No entanto, cada empresa lida com faturas erecibos de forma diferente, o que significa que alguns clientes podem ainda não estar prontos ou capazes de lidar com dados eletrônicos. Se sua empresa migrar para faturas eletrônicas sem obter o consentimento dos seus parceiros empresariais, vários problemas podem ocorrer. Por exemplo, seus parceiros podem não notar que começaram a receber faturas de outra forma, resultando em atraso no pagamento.

Além disso, se um parceiro empresarial não estiver disposto a receber faturas eletrônicas, a mudança repentina para a faturação eletrônica pode causar confusão e minar a confiança. Também existe a possibilidade de um parceiro pedir que você continue enviando faturas em papel como antes.

Por esses motivos, ao migrar para a fatura eletrônica, é importante notificar seus parceiros empresariais com antecedência e obter o consentimento deles. Ao notificá-los sobre essa mudança, a comunicação verbal sozinha pode não garantir que todas as partes relevantes recebam informações precisas. Para evitar mal-entendidos, preparar um aviso por escrito e enviá-lo por e-mail ou correio postal é fundamental. Para empresas com as quais você não se comunica regularmente por e-mail, o correio postal é o método mais adequado.

O que incluir nos avisos sobre a transição para faturas eletrônicas

• Saudação sazonal: diferente dos documentos internos, notificações destinadas ao uso fora da empresa devem incluir uma saudação sazonal no início para cumprir a etiqueta profissional adequada.

• Motivo da mudança para as faturas eletrônicas: é útil explicar que a adoção das faturas eletrônicas decorre de medidas para cumprir as recentes demandas sociais do governo japonês, como o Sistema de Fatura Qualificada e a Lei de Contabilidade Eletrônica, assim como sob a perspectiva da proteção ambiental.

• Data de início para o uso de faturas eletrônicas: deixe claro a data específica em que a mudança para as faturas eletrônicas começará.

• Vantagens das faturas eletrônicas: as vantagens tanto para o emissor quanto para o beneficiário estão listadas abaixo.

  • Emissor: criação e distribuição de faturas mais rápidas
    
  • Destinatário: fatura recebida mais rapidamente e a capacidade de visualizar ou baixar a qualquer momento
    
  • Ambos: redução da declaração de documentação, menor necessidade de armazenamento físico, menor risco de perda de documentos, etc.
    

• Detalhes sobre o sistema: forneça informações como o nome do sistema que sua empresa irá usar, como se registrar, como verificar dados eletrônicos, como baixar faturas, etc. Se precisar reconfirmar o endereço de e-mail do seu parceiro empresarial, inclua essa solicitação no aviso.

• Ponto de contato para consultas: forneça as informações de contato para consultas relacionadas a faturas eletrônicas, incluindo a pessoa responsável, o departamento responsável, telefone e endereço de e-mail.

Exemplo de aviso sobre a transição para faturas eletrônicas

Vamos usar as informações acima para criar um exemplo de avisos, com um para o emissor e outro para o beneficiário. Lembre-se de que o texto de despedida "Atenciosamente" deve ser colocado no lado direito do documento, enquanto "Informações" deve estar centralizado.

Como escrever o aviso como o emissor de fatura

Como escrever o aviso como o beneficiário da fatura

Dicas para criar um aviso sobre a transição para faturas eletrônicas

Comunique o cronograma com antecedência

Você deve informar seus parceiros empresariais com bastante antecedência sobre o cronograma para a transição para as faturas eletrônicas. Isso porque seus parceiros também precisam de tempo para completar todas as tarefas necessárias antes dessa mudança, como cadastro do sistema e testes. É importante ser atencioso com seus parceiros e garantir que eles tenham tempo suficiente para se adaptar ao sistema eletrônico de faturamento conforme o aviso da sua empresa. Especificamente, procure enviar cartas de aviso prévio dois a três meses antes da transição real.

Esteja disposto a acomodar formatos eletrônicos e impressos

Se um parceiro empresarial não puder suportar faturas eletrônicas, é importante ser flexível e continuar enviando as faturas impressas como antes. Por exemplo, um parceiro pode responder que só pode lidar com documentos por correio ou fax se:

• Não tiverem conexão com a internet ou estiverem em um ambiente onde dispositivos eletrônicos não podem ser usados.
  
• Já usam seu próprio formato.
  
• Usam um método de processamento que dependa de faturas em papel.
  

Ao oferecer arranjos flexíveis que atendem clientes que preferem faturas em papel, você pode manter a confiança deles enquanto também reduz as barreiras para adoção à medida que eles migram gradualmente para a faturação eletrônica no futuro.

Considerações principais ao adotar faturas eletrônicas

Selecione um sistema que cumpra as regulamentações legais

Ao digitalizar faturas, o fator mais importante é garantir que todo o processo, desde a criação da fatura até o armazenamento, esteja em conformidade com o Sistema de Fatura Qualificada e a Lei de Preservação da Contabilidade Eletrônica. Essas estruturas legais estabelecem requisitos detalhados sobre métodos obrigatórios de produzir ou armazenar faturas. Em outras palavras, se as faturas não seguirem essas estruturas legais, tanto o emissor quanto o beneficiário podem enfrentar riscos fiscais.

Por exemplo, se uma fatura emitida eletronicamente não atender aos requisitos para uma fatura qualificada sob o Sistema de Fatura Qualificada, o beneficiário não poderá aplicar o crédito de impostos sobre insumos para impostos sobre consumo. Portanto, ao fazer a transição para as faturas eletrônicas, certifique-se de verificar antecipadamente se o sistema que você está considerando está em conformidade com os requisitos jurídicos mais recentes.

Considere selos eletrônicos

Embora não seja obrigatório colocar um selo em uma fatura, é uma prática empresarial em algumas empresas. Diante disso, pode valer a pena considerar o uso de selos eletrônicos. Emitir faturas com um selo eletrônico pode trazer tranquilidade aos parceiros de empresa acostumados com selos tradicionais.

Como explicado acima, embora existam pontos a considerar ao digitalizar faturas, como enviar avisos com antecedência para parceiros empresariais, uma vez adotada a faturação eletrônica, você vai poder realizar as tarefas de faturamento de forma mais eficiente.

Além disso, conforme elaboramos neste artigo, as ferramentas online fornecidas por processadores de pagamento como parte de seus serviços podem centralizar a gestão de faturas, reduzindo significativamente o tempo e o esforço, melhorando assim a eficiência geral da empresa. Por exemplo, um serviço como Stripe Invoicing, que discutiremos a seguir, é compatível com o sistema de fatura atual e permite a emissão e armazenamento adequados de faturas por meio de sua função de geração automática, possibilitando melhorias no setor administrativo.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
  
• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
  

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