Dado que la Ley de Preservación de Libros Electrónicos (también conocida como Ley de Contabilidad Electrónica) entró en vigor en Japón, las transacciones electrónicas se volvieron más comunes, y el manejo de los documentos relacionados con las transacciones, como las facturas, está pasando cada vez más de los métodos tradicionales a los electrónicos. Entre los beneficios, se encuentra la comodidad que ofrece en comparación con los documentos impresos, dado que reduce el trabajo de tener que enviarlos por correo o entregarlos en mano.

Además, tras el aumento de las tarifas postales que implementó Japan Post en octubre de 2024, la carga del costo del envío por correo aumentó de forma significativa. Por esto, se espera que el número de empresas que cambie a la facturación electrónica siga creciendo.

Antes de que tu empresa pase a realizar facturas electrónicas, es importante obtener el consentimiento de los socios. En este artículo, se presentan los elementos que debes incluir y el texto de ejemplo que puedes usar al momento de crear un aviso en relación con el cambio a facturas electrónicas, junto con los puntos clave para redactar estos avisos.

¿Qué contiene este artículo?

• Por qué es necesario emitir un aviso sobre la transición a las facturas electrónicas
  
• Qué se debe incluir en los avisos sobre la transición a facturas electrónicas
  
• Ejemplo de aviso sobre la transición a facturas electrónicas
  
• Consejos para crear un aviso sobre la transición a facturas electrónicas
  
• Consideraciones clave a la hora de adoptar facturas electrónicas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

Por qué es necesario emitir un aviso sobre la transición a las facturas electrónicas

Como se explicó anteriormente, el uso de facturas electrónicas ofrece ventajas, como la eliminación del trabajo de tener que enviar los documentos por correo. Por ejemplo, si se usa un instrumento automatizado de generación de facturas proporcionado por un procesador de pagos, no solo es innecesario usar el correo postal, sino que también es posible gestionar de forma centralizada todo, desde la creación de documentos hasta la entrega y el almacenamiento en un único sistema de facturas web.

Sin embargo, cada empresa gestiona las facturas y los recibos de manera diferente, lo que significa que algunos clientes aún no están listos o no pueden lidiar con datos electrónicos. Si tu empresa se pasa al método de facturas electrónicas sin obtener el consentimiento de los socios de la empresa, podrían generarse varios problemas. Por ejemplo, puedes enviar una factura que tus socios de empresa no notan durante mucho tiempo, lo que provocará retrasos en el pago.

Además, si un socio de la empresa no está preparado para recibir facturas electrónicas, el cambio repentino a la facturación electrónica podría causar confusión y socavar su confianza. También existe la posibilidad de que un socio te pida que sigas enviando facturas en papel como antes.

Por estos motivos, cuando pases a la facturación electrónica, es importante notificar a los socios de la empresa con anticipación y obtener su consentimiento. Cuando notifiques este cambio a los socios de la empresa, es posible que la comunicación verbal por sí sola no garantice que todas las partes pertinentes reciban información precisa. Para evitar malentendidos, es clave preparar un aviso por escrito y enviarlo por correo electrónico o postal. En el caso de las empresas con las que no te comunicas regularmente por correo electrónico, el correo postal es el método más adecuado.

Qué se debe incluir en los avisos sobre la transición a facturas electrónicas

• Saludo de temporada: a diferencia de los documentos internos, las notificaciones destinadas a utilizarse fuera de la empresa deben incluir un saludo de temporada al principio para respetar el protocolo correspondiente.

• Motivo del cambio a facturas electrónicas: es útil explicar que la adopción de facturas electrónicas se debe a que buscas cumplir con las recientes demandas sociales del Gobierno japonés, como el Sistema de facturas calificadas y la Ley de Contabilidad Electrónica, y a que quieres proteger el medioambiente.

• Fecha de inicio del uso de facturas electrónicas: indica claramente la fecha específica en la que comenzará el cambio a facturas digitales.

• Ventajas de las facturas electrónicas: a continuación se enumeran las ventajas tanto para el emisor como para el destinatario.

  • Emisor: crea y distribuye facturas más rápido
    
  • Destinatario: recibe más rápido las facturas, además de que puede visualizarlas o descargarlas en cualquier momento
    
  • Ambos: menos trabajo de declaración fiscal, menos necesidades de almacenamiento físico, menos riesgo de pérdida de documentos, etc.
    

• Detalles sobre el sistema: proporciona información como el nombre del sistema que utilizará tu empresa, cómo registrarse en él, cómo verificar los datos electrónicos, cómo descargar facturas, etc. Si necesitas reconfirmar la dirección de correo electrónico del socio de la empresa, solicítala en el aviso.

• Punto de contacto para consultas: proporciona la información de contacto para consultas relacionadas con las facturas electrónicas, incluida la persona a cargo, el departamento responsable, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

Ejemplo de aviso sobre la transición a facturas electrónicas

Usemos la información que aparece arriba para crear modelos de avisos: uno para el emisor y otro para el destinatario. Ten en cuenta que el texto de firma «Sinceramente» o «Saludos cordiales» debe colocarse a la derecha del documento, mientras que «Información» debe ubicarse en el centro.

Cómo redactar el aviso como emisor de la factura

Cómo redactar el aviso como destinatario de la factura

Consejos sobre cómo crear un aviso en relación con la transición a facturas electrónicas

Comunica el cronograma con suficiente tiempo de desarrollo

Debes informar a los socios de tu empresa con suficiente anticipación sobre el calendario de transición a facturas electrónicas. Esto se debe a que los socios de tu empresa también necesitan tiempo para completar todas las tareas necesarias, como el registro y las pruebas del sistema. Es importante que demuestres consideración hacia los socios de tu empresa y que te asegures de que tengan el tiempo suficiente para adaptarse al sistema de facturación electrónica de acuerdo con el aviso de tu empresa. Específicamente, procura enviar cartas de aviso dos o tres meses antes de la transición real.

Demuestra predisposición frente a la posibilidad de adaptarte a los formatos electrónicos y en papel

Si el socio de una empresa no puede admitir facturas electrónicas, es importante ser flexible y seguir enviando facturas en papel como antes. Por ejemplo, es posible que un socio de la empresa indique que solo puede gestionar documentos por correo postal o fax si ocurre una de estas situaciones:

• No tiene conexión a Internet o se encuentra en un entorno en el que no se puedan utilizar dispositivos electrónicos.
  
• Ya usa su propio formato patentado.
  
• Utiliza un método de procesamiento que se basa en facturas en papel.
  

Si eres flexible y te adaptas a los clientes que prefieren las facturas en papel, puedes mantener su confianza y, al mismo tiempo, reducir las barreras para la adopción a medida que pasan de forma gradual a la facturación electrónica en el futuro.

Consideraciones clave que deben tenerse en cuenta a la hora de adoptar facturas electrónicas

Selecciona un sistema que cumpla con la normativa legal

A la hora de digitalizar las facturas, lo más importante es asegurarse de que todo el proceso, desde la creación hasta el almacenamiento de la factura, cumpla con el Sistema de facturas calificadas y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. En estos marcos legales, se establecen requisitos detallados sobre el contenido obligatorio de las facturas y los métodos de almacenamiento. En otras palabras, si las facturas no se respetan estos sistemas legales, tanto el emisor como el destinatario podrían enfrentarse a riesgos relacionados con impuestos.

Por ejemplo, si una factura emitida electrónicamente no cumple con los requisitos de una factura calificada en virtud del Sistema de Facturas Calificadas, el destinatario no podrá aplicar el crédito fiscal soportado al impuesto sobre el consumo. Por lo tanto, al momento de la transición a facturas electrónicas, asegúrate de verificar de antemano que el sistema que estás considerando cumpla con los requisitos legales actuales.

Considera usar sellos electrónicos

Aunque no es obligatorio colocar un sello en una factura, es una práctica empresarial común en algunas empresas. Por ese motivo, podría valer la pena que consideres usar sellos electrónicos. La emisión de facturas con sello electrónico puede brindar tranquilidad a los socios de la empresa que están acostumbrados a los sellos tradicionales.

Como se explicó anteriormente, si bien hay puntos que se deben tener en cuenta a la hora de digitalizar las facturas, como enviar avisos con anticipación a los socios de la empresa, una vez que hayas adoptado la facturación electrónica, podrás realizar las tareas de facturación de manera más eficiente.

Además, como se explica en este artículo, las herramientas en línea que proporcionan los procesadores de pagos como parte de sus servicios pueden centralizar la gestión de facturas, lo que reduce de forma significativa el tiempo y el esfuerzo a fin de mejorar la eficiencia general de la empresa. Por ejemplo, un servicio como Stripe Invoicing, del que hablaremos a continuación, es compatible con el sistema de facturas actual y permite emitir y almacenar facturas de manera correcta a través de la función de generación automática. Así, se logran mejoras administrativas sin inconvenientes.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.
  
• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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