Depuis l'entrée en vigueur au Japon de la Loi sur la conservation des livres comptables électroniques (connue sous le nom de « Loi sur la tenue de la comptabilité électronique »), les transactions électroniques se sont de plus en plus généralisées et le traitement des documents liés aux transactions, tels que les factures, passe de plus en plus du papier traditionnel aux données électroniques. Parmi les avantages de la facturation électronique figure la commodité qu'elle offre par rapport aux documents papier, notamment en évitant les contraintes liées à l'envoi postal ou à la remise en main propre.

Par ailleurs, suite à la hausse des tarifs postaux mise en œuvre par Japan Post en octobre 2024, le coût des envois postaux a considérablement augmenté. De ce fait, on s'attend à ce que le nombre d'entreprises passant à la facturation électronique continue de croître.

Avant que votre entreprise ne passe à la facturation électronique, il est important d'obtenir le consentement de vos partenaires commerciaux. Dans cet article, nous vous présentons les éléments à inclure et des exemples de textes à utiliser lors de la création d'un avis de passage aux factures électroniques, ainsi que les points à retenir lors de la rédaction de tels avis.

Contenu de cet article

• Pourquoi est-il nécessaire d’envoyer un avis sur le passage aux factures électroniques ?
  
• Ce qu’il faut inclure dans les avis sur le passage aux factures électroniques
  
• Exemple d'avis sur le passage aux factures électroniques
  
• Conseils utiles sur la création d’un avis sur le passage aux factures électroniques
  
• Points essentiels à considérer lors de l’adoption de factures électroniques
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Pourquoi est-il nécessaire d’envoyer un avis sur le passage aux factures électroniques ?

Comme nous l’avons expliqué précédemment, la facturation électronique présente des avantages, notamment la suppression des contraintes liées à l'envoi de documents par courrier. Par exemple, grâce à un outil de génération automatisée de factures fourni par un prestataire de services de paiement, non seulement l'utilisation du courrier postal devient inutile, mais il devient également possible de gérer de manière centralisée l'ensemble du processus, de la création des documents à leur livraison et à leur sauvegarde sur un seul système de facturation en ligne.

Cependant, chaque entreprise gère les factures et les reçus différemment, ce qui signifie que certains clients pourraient ne pas peut-être encore prêts ou en mesure de traiter des données électroniques. Si votre entreprise passe à la facturation électronique avant d’obtenir le consentement de ses partenaires commerciaux, un certain nombre de problèmes pourraient survenir. Par exemple, vous pourriez envoyer une facture que vos partenaires commerciaux ne remarquent pas pendant longtemps, ce qui entraîne un retard de paiement.

De plus, si un partenaire commercial n'est pas préparé à recevoir des factures électroniques, le passage soudain à la facturation électronique pourrait engendrer de la confusion et nuire à la confiance. Aussi, il est possible qu’un partenaire vous demande de continuer à envoyer des factures papier comme auparavant.

Pour ces raisons, lors du passage à la facturation électronique, il est important d'en informer vos partenaires commerciaux à l'avance et d'obtenir leur consentement. Lorsqu'il s'agit d'informer les partenaires commerciaux de ce changement, la communication verbale seule peut ne pas garantir la réception des informations exactes par toutes les parties concernées. Afin d'éviter tout malentendu, il est essentiel de rédiger un avis écrit et de l'envoyer par e-mail ou par courrier postal. Pour les entreprises avec lesquelles vous ne communiquez pas régulièrement par e-mail, le courrier postal serait la méthode la plus appropriée.

Ce qu’il faut inclure dans les avis sur le passage aux factures électroniques

• Formule de salutation saisonnière : contrairement aux documents internes, les avis destinés à être utilisés à l’extérieur de l’entreprise doivent commencer par une formule de salutation saisonnière, conformément aux usages professionnels.

• Raison du passage aux factures électroniques : il est utile d’expliquer que l’adoption des factures électroniques découle de mesures visant à se conformer aux récentes exigences sociales du gouvernement japonais, telles que le Système de facturation admissible et la Loi sur la tenue de la comptabilité électronique, ainsi que d’une perspective de protection de l’environnement.

• Date de début d'utilisation des factures électroniques : indiquez clairement la date précise à laquelle le passage aux factures électroniques entrera en vigueur.

• Avantages des factures électroniques : les avantages pour l’émetteur et le destinataire sont les suivants.

  • Pour l’émetteur : création et distribution plus rapides des factures
    
  • Pour le destinataire : réception plus rapide des factures et possibilité de les consulter ou de les télécharger à tout moment
    
  • Pour les deux parties : réduction du temps de classement des documents papier, réduction des besoins de sauvegarde physique, réduction du risque de perte de documents, etc.
    

• Détails concernant le système envisagé : fournissez des informations telles que le nom du système que votre entreprise utilisera, la procédure d’inscription, la procédure de vérification des données électroniques, la procédure de téléchargement des factures, etc. De plus, si vous devez reconfirmer l’adresse e-mail de votre partenaire commercial, veuillez inclure cette demande dans l’avis.

• Personne-ressource pour les demandes d’informations : fournissez les détails requis pour l’envoi éventuel d’une demande d’informations concernant les factures électroniques, notamment le nom de la personne-ressource, le service concerné, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail.

Exemple d’avis sur le passage aux factures électroniques

Utilisons les informations que nous venons de voir pour créer des exemples d’avis, un pour l'émetteur et un pour le destinataire. Veuillez noter que la formule de clôture « Cordialement » ou « Bien à vous » doit être placée à droite du document, tandis que la mention « Information » doit y être centrée.

Comment rédiger l’avis en tant qu’émetteur de la facture

Comment rédiger l’avis en tant que destinataire de la facture

Conseils utiles sur la création d’un avis sur le passage aux factures électroniques

Communiquer le calendrier suffisamment à l'avance

Vous devez aviser vos partenaires commerciaux suffisamment à l'avance du calendrier du passage aux factures électroniques. En effet, vos partenaires commerciaux ont également besoin de temps pour accomplir toutes les tâches nécessaires, telles que l'inscription et l’essai du système. Il est important de faire preuve de considération envers vos partenaires commerciaux et de veiller à ce qu'ils disposent de suffisamment de temps pour s'adapter au système de facturation électronique, conformément à l'avis de votre entreprise. Concrètement, visez à envoyer les avis deux à trois mois avant la date effective de cette transition.

Être disposé à prendre en charge les deux formats, électronique et papier

Si un partenaire commercial ne peut pas prendre en charge les factures électroniques, il est important de faire preuve de flexibilité et de continuer à envoyer des factures papier comme auparavant. Par exemple, un partenaire commercial peut répondre qu'il ne peut traiter les documents que par courrier postal ou fax dans les cas suivants :

• Il ne dispose pas de connexion Internet ou se trouve dans un environnement dans lequel les appareils électroniques ne peuvent pas être utilisés.
  
• Il utilise déjà son propre format propriétaire.
  
• Il utilise une méthode de traitement qui repose sur les factures papier.
  

Le fait de proposer des solutions flexibles qui s'adaptent aux clients qui préfèrent les factures papier vous permet de maintenir leur confiance tout en réduisant les obstacles à leur adoption progressive future de la facturation électronique.

Points essentiels à considérer lors de l’adoption de factures électroniques

Choisir un système conforme aux réglementations juridiques

Lors de la numérisation des factures, le facteur le plus important est de s'assurer que l'ensemble du processus, de la création à la sauvegarde des factures, est conforme au Système de facturation admissible et à la Loi sur la tenue de la comptabilité électronique. Ces cadres juridiques définissent des exigences précises concernant le contenu obligatoire des factures et leurs méthodes de sauvegarde. Autrement dit, si les factures ne respectent pas ces systèmes juridiques, l'émetteur et le destinataire pourraient tous deux être confrontés à des risques fiscaux.

Par exemple, si une facture émise électroniquement ne répond pas aux critères d'une facture admissible selon les exigences du Système de facturation admissible, le destinataire ne pourra pas appliquer le crédit d'impôt sur les intrants pour la taxe à la consommation. Par conséquent, lors du passage à la facturation électronique, assurez-vous de vérifier au préalable que le système envisagé est conforme aux dernières exigences juridiques.

Envisager l’utilisation de sceaux électroniques

Bien que l'apposition d'un sceau sur une facture ne soit pas obligatoire, il s'agit d'une pratique commerciale courante dans certaines entreprises. Compte tenu de cela, il pourrait être judicieux d'envisager l'utilisation de sceaux électroniques. L'émission de factures avec un sceau électronique peut rassurer les partenaires commerciaux habitués aux sceaux traditionnels.

Tel qu’expliqué ci-dessus, bien qu'il y ait des points à prendre en compte lors de la numérisation des factures, comme l'envoi d'avis préalables aux partenaires commerciaux, une fois que vous avez adopté la facturation électronique, vous pouvez effectuer les tâches de facturation plus efficacement.

De plus, comme nous l’avons expliqué dans cet article, les outils en ligne fournis par les prestataires de services de paiement dans le cadre de leurs services peuvent centraliser la gestion des factures, réduisant considérablement le temps et les efforts, et améliorant ainsi l'efficacité globale de l'entreprise. Par exemple, un service comme Stripe Invoicing, que nous aborderons plus bas, est compatible avec le système de facturation actuel et permet une émission et une sauvegarde correctes des factures grâce à sa fonction de création automatique, ce qui permet des améliorations plus fluides du back-office.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux recouvrements grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

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