ファミリーベーカリーを経営していても、オンラインショップを運営していても、いつかは請求書を使うでしょう。請求書とは、すでに提供された商品・サービスに対して、ある金額を支払う義務があることを示すものです。多くの企業は今でも数十年前と同じように、公式のレターヘッド、商品・サービスのリスト、合計料金を印刷したものを発行しています。また、デジタルで発行する企業もあります。いずれにせよ、請求書は「これが支払うべき金額とその理由です」と伝えるものなのです。

以下では、請求書とインボイスの違い、本格的な請求書の作成方法、よくある課題、未払い請求のフォローアップ方法について説明します。

この記事の内容

• 請求書とインボイスの違い
  
• 請求書に含めるべき詳細
  
• 本格的な請求書を作成する方法
  
• 請求書作成の際のよくある課題
  
• 請求書作成がシンプルになる Stripe の機能
  
• 未払い請求書をフォローアップする方法
  

請求書とインボイスはどう違うのか？

「請求書 (bill)」と「インボイス (invoice)」 は混同されがちな言葉です。多くの共通点がありますが、文脈によってどちらの用語が使われるかが決まります。一般的に、請求書はB2C取引で決済を要求する際に使用され、インボイスは B2B 環境でより一般的です。企業は通常、決済期日の頃に到着するよう請求書を送付します。一方、インボイスはネット 30 またはネット 60 のような、顧客が支払うまでの日数を指定する、より長い決済条件を持つことができます。B2B 取引には会計や法的要件がより多いため、インボイスは請求書よりも詳細になる傾向があります。

請求書に含めるべき詳細

効果的な請求書は簡潔ですが、誤解を防ぐために十分に説明がされています。一般的に記載されている情報は以下の通りです。

ビジネス名と連絡先

• 貴社のロゴとビジネス名
  
• 電話番号とメールアドレス
  
• ビジネスの住所 (物理的またはオンライン)
  

発行日

• 請求書の発行日
  

商品・サービスの概要

• 各品目についての簡潔な説明
  
• 数量 (該当する場合、商品数など)
  
• 単価または時間給 (該当する場合)
  

請求額

• 適用される税金または手数料
  
• 合計請求額
  

支払い手順

• 利用可能な決済手段 (クレジットカード、銀行振込など)
  
• 支払期日
  

備考

• 関連する免責事項 (支払遅延損害金など)
  
• お礼のメッセージまたは短い挨拶の言葉
  

これらの要素を一貫して記載することで、請求書は見やすく信頼性が高いものに見えるようになります。また、探さなくても基本情報がすぐに分かるため、どのような取引がありいくら支払う必要があるのかを、顧客にスピエディーに伝えることができます。

本格的な請求書を作成する方法

整理整頓された書面により、混乱の可能性を減らし、支払いを早めることができます。ここでは、期日通りに支払いを受けられるよう、洗練された請求書を作成するコツをご紹介します。

• 固い/曖昧な用語を避ける: 項目を簡潔し直接的に表現することで、後々のやりとりを減らすことができます。
  
• 友好的に述べる: 請求書を受け取るのはあまりうれしくありませんが、ちょっとした気遣い、たとえば「お取引ありがとうございます」というメッセージを添えると、人間関係を良好に保つのに大いに役立ちます。
  
• ブランディング要素を使用する: ロゴやその他のタイプのブランディングがあれば、それを一番上に配置します。
  
• きれいで読みやすいフォントを選ぶ: 一見して判別しにくい様式化されたフォントは選択しないでください。
  
• 情報をセクション別に整理する: ビジネス連絡先のヘッダーを作成し、次に料金のセクションを設け、最後に合計金額を記載します。
  
• 複数の決済手段を提供する: 多くの人は、オンラインで支払うという選択肢 (特に、リンクをクリックするだけの簡単な方法) を高く評価します。
  

請求書作成の際のよくある課題

毎日請求書を作成している人は、この作業が必ずしも一筋縄ではいかないことを知っています。以下は、よくある間違いとそれを避けるための実践的なヒントです。

• 情報が不正確または欠けている: 小数点が 1 つずれただけで、合計金額が何百ドルも変わってしまったり、スペルミスが原因で間違った相手に請求書が送られてしまったりすることがあります。送信前にすべての詳細を再確認してください。
  
• レイアウトが分かりにくい: 詳細が散らばっていると、決済手段または特定の手数料がかかる理由を分かってもらえない可能性があります。関連する項目はひとまとめにし、一番下の合計額を強調表示しましょう。
  
• 請求書発行の遅れ: 一部のビジネスでは、請求までにかなり時間がかかります。このように遅れると、フォローアップの心象が悪くなり、顧客は支払いのタイムラインについて混乱してしまいます。商品を納品したら、またはプロジェクトが終了したら、できるだけ早く請求書を送付しましょう。
  
• 支払い期日が不明瞭: 決められた期日までに支払ってほしいのであれば、前もってその期限を明確にしておきましょう。柔軟な対応を好む企業もありますが、期日を明示するのは良い慣行です。
  
• 未払い請求の見落とし: 多くの顧客を抱えていると、支払いの遅れを見逃しがちです。体系化された会計ツールや決済プラットフォームを使えば、誰が支払い済みで誰が未払いなのかを一目で把握できます。
  

請求書作成がシンプルになる Stripe の機能

あらゆる規模のビジネスが Stripeを利用して、支払いの管理、定期購読の処理、定期的な請求書の発行を行っています。たとえ月に数回しか請求書を送る必要がなくても、Stripe を使えば手作業やミスの可能性を減らすことができます。Stripe の活用方法をご紹介します。

• 請求書を自動作成: Stripe は、お客様に代わって請求書を自動作成し、メールで送信します。つまり、手動で請求書を作成して送信する手間が省けます。
  
• 決済手段が簡単: クレジットカード、デジタルウォレット、ACH (Automated Clearing House) 送金などで決済を受け付けられます。顧客は電子請求書を表示した画面から、複雑な決済プロセスなしですぐに支払えます。
  
• 継続課金: Stripe は、サブスクリプションビジネスの従量課金と継続課金をサポートしています。この機能を自動化すると、毎月新しい請求書を手動で送信するよりも、はるかに簡単になります。
  
• スマートなリマインダー: Stripe のツールは、延滞したアカウントへのリマインダーを自動的にスケジュールできます。これにより、人が毎回個別にメールを送信しなくても、顧客に支払いを促すことができます。
  
• 請求書の追跡: Stripe には、どの請求書が送付され、どの請求書が決済されたかが表示されます。リアルタイムで更新されるため、進捗状況を把握しやすくなり、支払いの延滞を発見しやすくなります。
  
• セキュリティ対策: Stripe はオンラインセキュリティに重点を置いています。Stripe のシステムが機密性の高い顧客データを処理するため、貴社のサーバーにデータを保存する必要はありません。
  
• カスタマイズオプション: 独自のブランディング要素 (ロゴ、配色など) を追加し、ビジネストーンに合うようにメッセージの内容をカスタマイズできます。毎回、貴ビジネスのアイデンティティに沿ったイメージの請求書を作成できます。
  

未払い請求書をフォローアップする方法

しっかりとした請求戦略を持っていても、支払いが遅れたり、見落とされたりすることがあります。顧客が外出中であったり、請求書が記載されたメールが迷惑メールフォルダに振り分けられていたりするかもしれません。請求書の日付、金額、決済手段などを伝える短いフレンドリーなメッセージ、フォローアップノートを送るだけで十分な場合があります。「こちらの請求書が未対応であることに気づきました。ご質問があればお知らせください。」などと書き送ることができます。この例では、メッセージの丁寧さを保ちながら、顧客が忘れていた場合に行動を促すことができます。

最大限の効果を上げるリマインダーの構成方法をご紹介します。

• 最初のリマインダー: 期限の数日前、または期限が過ぎたらすぐに、短いメールまたはメッセージを送信します。
  
• 2 回目のリマインダー: 一定期間（多くの場合1～2週間）経っても返信がない場合は、件名を明確にしたメールや手紙を再度送りましょう。支払期日を明記し、支払いに問題がある場合はすぐにお電話いただくことを提案します。
  
• 電話: リマインダーに応答がない場合は、電話をかけると早いです。
  

また、Stripe の Smart Retries と回収ワークフロー自動化を利用して、収益獲得を改善し、不本意な解約を減らすこともできます。Stripe の回収ツールは、2024年に65億ドル以上の収益回収に貢献しました。