无论您是经营家庭面包店还是在线零售店，都会在某个时候遇到账单问题。账单显示因已提供的产品或服务而欠付的金额。许多企业仍然像几十年前一样以印刷形式开具账单，使用正式信头、项目或服务清单以及总费用。其他企业现在以数字方式开具账单。无论哪种方式，账单都是为了说明“这是应付金额及其原因”。

以下我们将说明账单与发票的区别、如何制作专业账单、常见挑战以及如何跟进未付账单。

本文内容

• 账单与发票有何不同？
  
• 账单应包含哪些细节？
  
• 如何制作专业账单？
  
• 制作账单的常见挑战有哪些？
  
• Stripe如何简化计费流程？
  
• 如何跟进未付账单？
  

账单与发票有何不同？

“账单”(Bill) 和”发票”(invoice) 这两个词经常被混用。虽然它们有许多共同特征，但具体使用哪个术语取决于上下文。一般来说，账单用于 B2C 交易中请求付款，而发票更常见于 B2B 场景。企业通常在付款到期时发送账单。而发票可能有更长的付款期限，如 30 天或 60 天付款期，具体规定客户需在多少天内付款。发票往往比账单更详细，因为 B2B 交易通常有更多会计和法律要求。

账单应包含哪些细节？

一份有效的账单不需要冗长，但应足够详尽以避免误解。以下是通常包含的一些细节。

企业和联系信息

• 您的标志和企业名称
  
• 您的电话号码和电子邮件
  
• 企业地址（实体或线上）
  

开具日期

• 您开具账单的日期
  

产品或服务摘要

• 每个项目的简短描述
  
• 数量（如适用，例如产品数量）
  
• 单价或小时费率（如适用）
  

应付金额

• 任何适用的税费
  
• 应付总额
  

付款说明

• 接受的支付方式（例如信用卡、银行转账）
  
• 付款截止日期
  

补充说明

• 任何相关免责声明（例如滞纳金）
  
• 感谢信息或简短的致谢
  

保持这些要素的一致性有助于使您的账单看起来有条理且可信。它们还能让客户快速了解发生了什么以及应付多少金额，而无需费力寻找基本信息。

如何制作专业账单？

一份整洁的文档可以减少误解并加快付款速度。以下是制作精美账单以帮助您按时收款的技巧：

• 避免生硬或模糊的用语： 简洁的项目标签和直接的陈述有助于减少后续反复沟通。
  
• 保持友好： 收到账单可能令人不快，但一句“感谢惠顾”之类的小小礼貌用语对维持良好关系大有帮助。
  
• 使用品牌元素： 如果您有可识别的标志或其他品牌标识类型，请将其置于顶部。
  
• 选择清晰易读的字体： 不要选择过于花哨、可能难以快速浏览的字体。
  
• 将信息分门别类整理： 为您的企业详情创建标题，然后是费用部分，最后是总金额。
  
• 提供多种支付方式： 许多人喜欢在线支付的选项，特别是如果只需点击链接即可完成。
  

制作账单的常见挑战有哪些？

经常起草账单的人都知道这并非总是简单直接。以下是几个常见错误及实用规避技巧：

• 信息错误或缺失： 一个小数点错位可能使总额相差数百美元，拼写错误可能导致账单发送给错误对象。发送前请仔细核对所有细节。
  
• 布局混乱： 当细节分散时，客户可能不知道如何支付或某些费用出现的原因。将相关项目归类并在底部突出显示总额。
  
• 计费延迟： 有些企业等待太久才发送账单。这种延迟可能导致尴尬的跟进并使客户对付款时间线感到困惑。在交付产品或完成项目后应尽快发送账单。
  
• 付款截止日期不明确： 如果您希望在某日期前收到付款，请提前明确截止日期。有些企业偏好灵活处理，但设定到期日是良好做法。
  
• 忽略未付账单： 当同时处理多个客户时，很容易遗漏某笔逾期付款。使用有序的会计工具或支付平台可帮助您一目了然地监控谁已付款谁未付。
  

Stripe如何简化计费流程？

各类规模的企业都使用 Stripe 管理支付、处理订阅和实现周期性账单。即使您每月只需发送少量账单，Stripe 也能减少手动操作和潜在错误。以下是 Stripe 可以提供帮助的方式：

• 自动化账单生成： Stripe 可自动生成账单并通过电子邮件发送给客户。这意味着您无需花费时间手动创建和发送账单。
  
• 便捷收款： 您可以通过信用卡、数字钱包、自动清算所 (ACH) 转账等方式收款。客户查看电子账单时可立即支付，无需复杂结账流程。
  
• 经常性计费： Stripe 支持基于用量和订阅业务的经常性收款。自动化此功能比每月手动发送新账单简单得多。
  
• 智能提醒： Stripe 工具可自动安排逾期账户提醒。这些提醒会适时推动客户付款，无需您每次单独发送邮件。
  
• 账单追踪： Stripe 显示已发送和已结清的账单。实时更新有助于更简单地追踪进度和发现逾期付款。
  
• 安全措施： Stripe 高度重视在线安全。其系统处理敏感客户数据，您无需将其存储在自有服务器上。
  
• 自定义选项： 您可以添加自有品牌元素（如标志、配色方案）并自定义消息以匹配业务风格。这确保每份账单与您的企业形象保持一致。
  

如何跟进未付账单？

即使有完善的计费策略，有些款项也会延迟或被忽略。也许您的客户不在办公室，或者包含账单的电子邮件最终进入了垃圾邮件文件夹。发送一封简短的友好提醒邮件（提及账单日期、金额和支付方式）通常就足够了。比如：“我们注意到这笔账单仍未支付。如有任何疑问，请告知。”这样的措辞既礼貌，又能促使忘记付款的客户采取行动。

以下是构建提醒邮件以获得最佳效果的方法：

• 首次提醒： 在到期日前几天或刚过期时发送简短邮件或消息。
  
• 第二次提醒： 如果在一段时间（通常一两周）后未收到回复，发送另一封主题明确的邮件或信件。提及到期日，并表示如果他们遇到支付问题可以快速电话沟通。
  
• 电话联系： 如果您的提醒未获回应，电话联系可能更快。
  

您还可以使用 Stripe 的 Smart Retries 和恢复工作流自动化来提高收入回收率并减少非自愿流失。2024 年，Stripe 的恢复工具帮助用户挽回了超过 65 亿美元的收入。