Que vous dirigiez une boulangerie familiale ou un commerce de détail en ligne, vous serez confronté à la gestion des factures à un moment donné. Une facture indique qu’une certaine somme d’argent est due pour un produit ou un service déjà donné. De nombreuses entreprises les émettent encore de la même manière qu’il y a des décennies, au format imprimé avec un en-tête officiel, une liste des articles ou services et le montant total. D’autres les émettent maintenant sous forme numérique. En tout état de cause, la facture vise à dire : « Voici le montant dû et voici pourquoi ».

Nous expliquons ci-dessous la différence entre les termes anglais « bill » et « invoice » (tous deux signifiant « facture » en français), comment créer une facture professionnelle, les défis courants et comment assurer le suivi des factures impayées.

Que contient cet article?

• Quelle est la différence entre « bill » et « invoice » (tous deux signifiant « facture » en français)?
  
• Quels détails une facture devrait-elle inclure?
  
• Comment créer une facture professionnelle?
  
• Quels sont les défis courants liés à l’élaboration d’une facture?
  
• Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation?
  
• Comment assurer le suivi des factures impayées?
  

Quelle est la différence entre « bill » et « invoice » (tous deux signifiant « facture » en français)?

Les termes anglais « bill » et « invoice » (tous deux signifiant « facture » en français) sont des mots qui pourraient être aisément confondus. Bien qu’ils partagent de nombreux traits, le contexte détermine quel terme est utilisé. Généralement, le terme « bill » désigne les transactions CED visant à demander un paiement, tandis que le terme « invoice » est plus courant dans les environnements C3E. Les entreprises envoient habituellement des factures dites « bills » qui arrivent à peu près au moment où le paiement est dû. Dans le même temps, une facture dite « invoice » peut avoir des délais de paiement plus longs, tels que net 30 ou net 60 précisant le délai que le client a pour payer. Les factures dites « invoices » ont tendance à être plus détaillées que les factures dites « bills », car les transactions C3E ont souvent plus d’exigences comptables et juridiques.

Quels détails une facture devrait-elle inclure?

Une facture efficace n’est pas longue, mais elle est suffisamment exhaustive pour éviter les malentendus. Voici quelques détails qui sont souvent inclus.

Informations sur l’entreprise et coordonnées

• Le logo et le nom de votre entreprise
  
• Votre numéro de téléphone et votre courriel
  
• Adresse professionnelle (physique ou en ligne)
  

Date d’émission

• La date à laquelle vous émettez la facture
  

Récapitulatif des produits ou services

• Descriptions courtes et simples de chaque poste de facture
  
• Quantité, le cas échéant (p. ex., nombre de produits)
  
• Coût unitaire ou taux horaire, le cas échéant
  

Montant dû

• L’ensemble des taxes ou frais applicables
  
• Le montant total dû
  

Instructions de paiement

• Modes de paiement acceptés (p. ex. carte de crédit, virement bancaire)
  
• La date d’échéance du paiement
  

Remarques supplémentaires

• Toute mise en garde pertinente (p. ex. frais de retard de paiement)
  
• Message de remerciement ou brève expression d’appréciation
  

En garantissant la cohérence de ces éléments, vos factures seront systématiquement bien ordonnées et crédibles. Elles permettent également d’informer rapidement vos clients de la nature de la collaboration et du montant dû sans les obliger à rechercher des informations de base.

Comment créer une facture professionnelle?

Un document soigné peut réduire les risques de confusion et accélérer le paiement. Voici quelques conseils pour créer une facture impeccable qui vous aide à vous faire payer à temps :

• _Évitez les formulations rigides ou vagues : _ Des libellés de postes de facture concis et des déclarations directes peuvent aider à réduire les échanges inutiles ultérieurs.
  
• Soyez aimable : Faire payer une facture peut être désagréable, mais en faisant preuve d’un peu de courtoisie, par exemple en écrivant « Merci de votre confiance », peut grandement contribuer à entretenir des relations positives.
  
• Utilisez des éléments d’identité de marque : Si vous avez un logo reconnaissable ou un autre type d’identité de marque, positionnez-le tout en haut du document.
  
• Choisissez une police sobre et facile à lire : N’optez pas pour quelque chose de trop stylisé qui pourrait être difficile à analyser en un coup d’œil.
  
• Organisez les informations dans des rubriques claires : Créez un en-tête pour les détails de votre entreprise, puis enchaînez avec une rubrique portant sur les frais avant de terminer par le montant total.
  
• Offrez plusieurs modes de paiement : Beaucoup apprécient d’avoir la possibilité de payer en ligne, surtout si c’est aussi simple que de cliquer sur un lien.
  

Quels sont les défis courants liés à l’élaboration d’une facture?

Ceux qui rédigent des factures tous les jours savent que ce n’est pas toujours simple. Voici quelques erreurs courantes et des conseils pratiques pour éviter les écueils.

• Informations incorrectes ou manquantes : Un simple signe décimal mal placé peut modifier un total de plusieurs centaines de dollars, et une erreur d’orthographe peut entraîner l’envoi de votre facture à la mauvaise personne. Vérifiez tous les détails avant d’envoyer le document.
  
• _Mise en page déroutante : _ Lorsque les détails sont dispersés, votre client peut ne pas savoir comment payer ou pourquoi certains frais apparaissent. Regroupez les postes connexes et mettez l’accent sur le montant total en bas du document.
  
• _Retards de facturation : _ Certaines entreprises attendent trop longtemps pour facturer. Ce retard peut entraîner des suivis gênants et laisser le client confus quant au délai du paiement. Envoyez la facture dès que possible après la livraison d’un produit ou la fin d’un projet.
  
• Délais de paiement non clairs : Si vous voulez que le paiement soit effectué avant une certaine date, clarifiez la date limite dès le début. Certaines entreprises préfèrent être flexibles, mais c’est une bonne pratique de préciser une date d’échéance.
  
• _Factures impayées négligées : _ Il est facile de manquer un seul paiement en retard lorsque vous jonglez avec de nombreux clients. L’utilisation d’outils de comptabilité organisés ou d’une plateforme de paiement peut vous aider à surveiller en un coup d’œil qui a payé et qui ne l’a pas fait.
  

Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation?

Les entreprises de toutes tailles ont recours aux outils de l’entreprise Stripe pour traiter les paiements, gérer les abonnements et mettre en œuvre la facturation récurrente. Même si vous n’avez besoin d’envoyer que quelques factures par mois, Stripe peut réduire une partie du travail manuel et les erreurs potentielles. Voici comment Stripe peut vous aider :

• Facturation automatisée : Stripe peut générer automatiquement des factures et les envoyer par courriel aux clients en votre nom. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de passer du temps à les créer et à les envoyer manuellement.
  
• Simplification de l’encaissement des paiements : Vous pouvez encaisser des paiements par carte de crédit, portefeuille numérique, virement par le biais d’une chambre de compensation automatisée (ACH), entre autres. Lorsque les clients consultent la facture électronique, ils peuvent régler immédiatement sans processus de paiement compliqué.
  
• Facturation récurrente : Stripe prend en charge les frais récurrents et à l’utilisation pour les entreprises proposant des services par abonnement. L’automatisation de cette fonction est beaucoup plus simple que l’envoi manuel d’une nouvelle facture chaque mois.
  
• Rappels intelligents : Les outils de Stripe peuvent programmer automatiquement des rappels pour les comptes en souffrance. Cela est un outil utile pour inciter les clients à payer sans avoir besoin d’envoyer un courriel distinct à chaque fois.
  
• Suivi des factures : Stripe vous indique quelles factures ont été envoyées et lesquelles ont été réglées. Les mises à jour en temps réel peuvent faciliter le suivi des progrès et aider à repérer les paiements en retard.
  
• Mesures de sécurité : Stripe met fortement l’accent sur la sécurité en ligne. Son système traite les données sensibles des clients pour que vous n’ayez pas besoin de les stocker sur vos propres serveurs.
  
• Options de personnalisation : Vous pouvez ajouter vos propres éléments d’identité de marque (p. ex. logo, palette de couleurs) et personnaliser le message pour qu’il corresponde au ton de votre entreprise. Ainsi, chaque facture semble conforme à l’identité de votre entreprise.
  

Comment assurer le suivi des factures impayées?

Même avec une stratégie de facturation solide, certains paiements seront en retard ou négligés. Peut-être que votre client n’est pas au bureau ou que le courriel contenant votre facture s’est retrouvé dans un dossier de pourriels. Il suffit souvent d’envoyer une note de suivi, à savoir un message court et amical qui précise la date de facturation, le montant et le mode de paiement. Il peut s’agir d’un simple courriel qui indique : « Nous avons remarqué que cette facture est toujours impayée. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. ». Cet exemple montre comment rédiger des messages polis qui incitent le client à agir en cas d’oubli.

Voici comment structurer vos rappels pour un effet maximal :

• Rappel initial : Envoyez un courriel ou message bref quelques jours avant la date d’échéance ou peu de temps après.
  
• _Deuxième rappel : _ Si vous ne recevez pas de réponse après une période déterminée (souvent une semaine ou deux), envoyez un autre courriel ou une autre lettre avec un objet clair. Faites référence à la date d’échéance et proposez de passer un appel téléphonique rapide si le client rencontre des problèmes concernant le paiement.
  
• Appel téléphonique : Si vos rappels restent sans réponse, un appel téléphonique peut être plus rapide.
  

Vous pouvez également améliorer la capture de revenus et réduire l’attrition involontaire avec les relances Smart Retries de Stripe et l’automatisation des processus de récupération. En 2024, les outils de récupération de Stripe ont aidé les utilisateurs à récupérer plus de 6,5 milliards de dollars en revenus.