Ya sea que tengas una panadería familiar o una tienda minorista en línea, tendrás que lidiar con recibos en algún momento. Un recibo muestra que se debe una cierta cantidad de dinero por un producto o servicio ya dado. Muchas empresas siguen emitiéndolos de la misma manera que hace décadas, impresos con un membrete oficial, una lista de los artículos o servicios y un cargo total. Otras ahora los emiten de manera digital. De cualquier manera, el recibo pretende decir: «Aquí está el monto adeudado y aquí está el motivo».

A continuación, explicaremos en qué se diferencia un recibo de una factura, cómo crear un recibo profesional, los desafíos comunes y cómo hacer un seguimiento de los recibos impagos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿En qué se diferencia un recibo de una factura?
  
• ¿Qué detalles debe incluir un recibo?
  
• ¿Cómo se crea un recibo profesional?
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes de realizar un recibo?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe la emisión de recibos?
  
• ¿Cómo se hace el seguimiento de los recibos impagos?
  

¿En qué se diferencia un recibo de una factura?

«Recibo» y «factura» son palabras que podrían tender a confundirse. Si bien comparten muchos aspectos, el contexto decide qué término se utiliza. Por lo general, los recibos se utilizan en las transacciones business-to-consumer (B2C) para solicitar pagos, mientras que las facturas son más comunes en los entornos business-to-business (B2B). Las empresas suelen enviar recibos para que lleguen cerca de la fecha de vencimiento del pago. Por su parte, una factura puede tener condiciones de pago más prolongadas, como a 30 o 60 días, que especifican cuántos días tiene el cliente para pagar. Las facturas tienden a ser más detalladas que los recibos, ya que las transacciones B2B suelen tener más requisitos contables y legales.

¿Qué datos debe incluir un recibo?

Un recibo eficaz no es extenso, pero es lo suficientemente exhaustivo como para evitar malentendidos. Estos son algunos detalles que a menudo se incluyen.

Información de la empresa y de contacto

• El logotipo y el nombre de tu empresa.
  
• Tu número de teléfono y correo electrónico.
  
• La dirección de la empresa (física o en línea).
  

Fecha de emisión

• La fecha en que emites el recibo.
  

Resumen de productos o servicios

• Descripciones breves y sencillas de cada artículo.
  
• Cantidad si corresponde (p. ej., cantidad de productos).
  
• Costo por unidad o tarifa por hora si corresponde.
  

Importe adeudado

• Cualquier impuesto o comisión que corresponda.
  
• El importe total adeudado.
  

Instrucciones de pago

• Métodos de pago aceptados (p. ej., tarjeta de crédito, transferencia bancaria).
  
• La fecha de vencimiento del pago.
  

Notas adicionales

• Cualquier exención de responsabilidad relevante (p. ej., comisiones por pago atrasado).
  
• Mensaje de agradecimiento o expresión corta de agradecimiento.
  

Mantener la coherencia de estos elementos ayuda a que tus recibos parezcan organizados y creíbles. También informan con rapidez a tus clientes lo que sucedió y cuánto adeudan sin obligarlos a buscar información básica.

¿Cómo se crea un recibo profesional?

Un documento ordenado puede reducir las posibilidades de confusión y acelerar el pago. Estos son algunos consejos sobre cómo crear un recibo profesional que te ayude a recibir pagos a tiempo:

• Evita el lenguaje rígido o vago: las etiquetas de artículos concisas y las declaraciones directas pueden ayudar a reducir el ida y vuelta más adelante.
  
• Sé amable: el hecho de que te llegue un recibo puede ser desagradable, pero una pequeña cortesía, como un mensaje que rece «Gracias por confiar en nosotros», puede ayudar mucho a mantener relaciones positivas.
  
• Utiliza elementos de marca: si tienes un logotipo reconocible o algún otro tipo de imagen de marca, colócalo en la parte superior.
  
• Elige una tipografía clara y legible: no optes por nada demasiado estilizado que pueda ser difícil de leer de un vistazo.
  
• Organiza la información en secciones ordenadas: crea un encabezado para los datos de tu empresa; luego, sigue con una sección para los cargos y finaliza con el importe total.
  
• Ofrece múltiples métodos de pago: muchos aprecian la opción de pagar en línea, especialmente si es tan simple como hacer clic en un enlace.
  

¿Cuáles son los desafíos comunes de realizar un recibo?

Aquellos que crean recibos todos los días saben que no siempre es sencillo. A continuación, te mostramos algunos errores comunes y consejos prácticos sobre cómo evitarlos.

• Información incorrecta o faltante: un solo punto decimal fuera de lugar puede cambiar un total en cientos de dólares, y un error ortográfico puede hacer que tu recibo se envíe a la persona equivocada. Revisa todos los detalles antes de enviarlo.
  
• Diseño confuso: cuando los detalles están dispersos, es posible que tu cliente no sepa cómo pagar o por qué aparecen ciertas comisiones. Agrupa los artículos relacionados y enfatiza el total cerca de la parte inferior.
  
• Retrasos en la emisión de recibos: algunas empresas esperan demasiado tiempo para emitir recibos. Este retraso puede dar lugar a seguimientos incómodos y dejar al cliente confundido sobre el historial del pago. Envía el recibo lo antes posible después de entregar un producto o terminar un proyecto.
  
• Plazos de pago poco claros: si quieres pago antes de una fecha determinada, aclara el plazo por adelantado. Algunas empresas prefieren ser flexibles, pero es una buena práctica dar una fecha de vencimiento.
  
• Recibos impagas que se pasan por alto: es fácil perder un solo pago vencido cuando estás haciendo malabares con muchos clientes. El uso de herramientas de contabilidad organizadas o una plataforma de pagos puede ayudarte a controlar de un vistazo quién ha pagado y quién no.
  

¿Cómo simplifica Stripe la emisión de recibos?

Empresas de todos los tamaños utilizan Stripe para administrar pagos, gestionar suscripciones e implementar recibos recurrentes. Incluso si necesitas enviar solo unos pocos recibos al mes, Stripe puede reducir parte del trabajo manual y los posibles errores. Así es como Stripe puede ayudarte:

• Emisión de recibos automatizada: Stripe puede generar recibos automáticamente y enviarlos por correo electrónico a los clientes en tu nombre. Esto significa que no tienes que dedicar tiempo a crearlos y enviarlos de forma manual.
  
• Cobro de pagos sencillo: puedes cobrar pagos con tarjeta de crédito, cartera digital, transferencia de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), entre otros. Cuando los clientes vean el recibo electrónico, podrán liquidarlo inmediatamente sin un proceso de pago complicado.
  
• Emisión de recibos recurrentes: Stripe admite cargos establecidos en función del consumo y recurrentes para empresas de suscripciones. Automatizar esta función es mucho más sencillo que enviar un nuevo recibo cada mes de forma manual.
  
• Recordatorios inteligentes: las herramientas de Stripe pueden programar recordatorios para las cuentas vencidas de forma automática. Estos brindan a los clientes un empujón útil para pagar sin necesidad de que envíes un correo electrónico separado cada vez.
  
• Seguimiento de recibos: Stripe te muestra qué recibos se han enviado y cuáles se han liquidado. Las actualizaciones en tiempo real pueden ayudar a simplificar el seguimiento del progreso y detectar pagos vencidos.
  
• Medidas de seguridad: Stripe se centra, en gran medida, en la seguridad en línea. Su sistema maneja datos confidenciales de los clientes, por lo que no tienes que almacenarlos en tus propios servidores.
  
• Opciones de personalización: puedes agregar tus propios elementos de marca (p. ej., logotipo, esquema de colores) y personalizar el mensaje para que coincida con el tono de tu empresa. Esto garantiza que cada recibo coincida con la identidad de tu empresa.
  

¿Cómo haces el seguimiento de los recibos impagas?

Incluso con una estrategia de facturación sólida, algunos pagos llegarán tarde o se pasarán por alto. Tal vez tu cliente esté fuera de la oficina, o el correo electrónico con tu factura terminó en una carpeta de correo no deseado. Enviar una nota de seguimiento, un mensaje corto y amigable que haga referencia a la fecha del recibo, el importe y cómo pagar, suele ser suficiente. Puede ser solo un correo electrónico que diga: «Notamos que este recibo aún está abierto. Avísanos si tienes alguna pregunta». Este ejemplo mantiene el mensaje educado e impulsa al cliente a actuar si se olvidó.

A continuación, te explicamos cómo estructurar tus recordatorios para lograr el máximo efecto:

• Recordatorio inicial: envía un breve correo electrónico o mensaje unos días antes de la fecha de vencimiento o poco después de que pase.
  
• Segundo recordatorio: si no recibes respuesta después de un período establecido (a menudo una o dos semanas), envía otro correo electrónico o una carta con un asunto claro. Haz referencia a la fecha de vencimiento y ofrécete a hacer una llamada rápida si han estado teniendo problemas con el pago.
  
• Llamada telefónica: si tus recordatorios no reciben respuesta, una llamada telefónica puede ser más rápida.
  

También puedes mejorar la obtención de ingresos y reducir el abandono involuntario de clientes con Smart Retries y las automatizaciones del flujo de trabajo de recuperación de Stripe. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar más de 6500 millones de dólares en ingresos en 2024.