Che tu gestisca una panetteria di famiglia o un negozio online, prima o poi avrai a che fare con le fatture. Una fattura certifica un importo dovuto per un prodotto o un servizio già fornito. Molte aziende le emettono ancora come decenni fa: su carta, con carta intestata, un elenco di articoli/servizi e il totale. Altre sono passate al digitale. In entrambi i casi, la fattura comunica: "Questo è quanto dovuto, ed ecco il perché".

Di seguito viene illustrato in cosa differisce una ricevuta da una fattura, come creare una fattura professionale, le sfide più comuni e come sollecitare le fatture non pagate.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è la differenza tra ricevuta e fattura?
  
• Quali dettagli deve includere una fattura?
  
• Come crei una fattura professionale?
  
• Quali sono le sfide più comuni per la creazione di una fattura?
  
• In che modo Stripe semplifica gli addebiti?
  
• Come fai a sollecitare le fatture non pagate?
  

Qual è la differenza tra ricevuta e fattura?

Ricevuta e fattura sono parole che potrebbero tendere a confondersi. Sebbene condividano molte caratteristiche, è il contesto a decidere quale termine utilizzare. In genere, le ricevute vengono utilizzate nelle transazioni B2C per richiedere il pagamento, mentre le fatture sono più comuni negli ambienti B2B. Le attività di solito inviano le fatture in modo che arrivino entro la scadenza del pagamento. Allo stesso tempo, una fattura può avere termini di pagamento più lunghi, come 30 o 60 giorni fine mese, che specificano quanti giorni deve pagare il cliente. Le fatture tendono a essere più dettagliate delle ricevute poiché le transazioni B2B hanno spesso requisiti contabili e di carattere giuridico or legale.

Quali dettagli deve includere una fattura?

Una fattura efficace non è lunga, ma è sufficientemente approfondita per evitare malintesi. Ecco alcuni dettagli che spesso vengono inclusi.

Informazioni sull'attività e di contatto

• Logo e ragione sociale ragione sociale
  
• Numero di telefono e email
  
• Indirizzo dell'attività (fisico o online)
  

Data di emissione

• Data di emissione della fattura
  

Riepilogo di prodotti o servizi

• Descrizioni brevi e semplici di ogni voce
  
• Quantità, se pertinente (ad es. numero di prodotti)
  
• Costo unitario o tariffa oraria, se applicabile
  

Importo dovuto

• Eventuali imposte o commissioni applicabili
  
• Importo totale dovuto
  

Istruzioni di pagamento

• Metodi di pagamento accettati (ad es. carta di credito, bonifico bancario)
  
• Data di scadenza del pagamento
  

Note aggiuntive

• Eventuali esclusioni di responsabilità pertinenti (ad es. penali per ritardato pagamento)
  
• Messaggio di ringraziamento o breve espressione di apprezzamento
  

Mantenere coerenti questi elementi aiuta a rendere le fatture più organizzate e credibili e a informare rapidamente i clienti di ciò che è successo e dell'importo dovuto senza costringerli a cercare informazioni di base.

Come si crea una fattura professionale?

Un documento ordinato può ridurre il rischio di confusione e velocizzare il pagamento. Ecco alcuni suggerimenti per creare una fattura chiara che ti aiuti a essere pagato puntualmente:

• Evita un linguaggio rigido o vago: etichette di voce concise e dichiarazioni dirette possono aiutare a ridurre i continui scambi in seguito.
  
• Sii amichevole: ricevere una fattura può essere spiacevole, ma una piccola cortesia, come un messaggio "Grazie per la tua preferenza", può fare molto per mantenere positive le relazioni.
  
• Usa elementi di branding: se hai un logo riconoscibile o qualche altro tipo di branding, posizionalo in alto.
  
• Scegli un carattere pulito e leggibile: non optare per qualcosa di troppo stilizzato che potrebbe essere difficile da leggere a colpo d'occhio.
  
• Organizza le informazioni in sezioni ordinate: crea un'intestazione per i dettagli della tua attività, poi segui con una sezione per gli addebiti e termina con l'importo totale.
  
• Offri più metodi di pagamento: molti apprezzano la possibilità di pagare online, soprattutto se è sufficiente fare clic su un link.
  

Quali sono le sfide più comuni per la creazione di una fattura?

Chi crea ricevute ogni giorno sa che non è sempre semplice. Di seguito sono riportati alcuni errori comuni e consigli pratici su come evitarli.

• Informazioni errate o mancanti: una singola virgola decimale dimenticata può modificare un totale di centinaia di dollari e un errore di ortografia può causare l'invio della fattura alla persona sbagliata. Ricontrolla tutti i dettagli prima dell'invio.
  
• Layout confuso: quando i dettagli sono sparsi, il cliente potrebbe non sapere come pagare o perché vengono visualizzate determinate commissioni. Raggruppa le voci correlate e metti in evidenza in totale nella parte inferiore.
  
• Ritardi di addebito: aspettare troppo a lungo prima di fatturare è un errore comune. Questo può generare solleciti spiacevoli e confondere il cliente sulle scadenze di pagamento. La soluzione? Invia la fattura appena consegnato il prodotto o ultimato il progetto.
  
• Scadenze di pagamento poco chiare: se vuoi il pagamento entro una certa data, chiarisci la scadenza in anticipo. Alcune attività preferiscono essere flessibili, ma è buona norma dare una data di scadenza.
  
• Fatture non pagate trascurate: è facile perdere un singolo pagamento scaduto quando si gestiscono molti clienti. L'utilizzo di strumenti di contabilità organizzati o di una piattaforma di pagamento può aiutarti a monitorare a colpo d'occhio chi ha pagato e chi no.
  

In che modo Stripe semplifica gli addebiti?

Aziende di tutte le dimensioni utilizzano Stripe per gestire pagamenti e addebiti ricorrenti. Anche se devi inviare solo poche fatture al mese, Stripe può ridurre parte del lavoro manuale e i potenziali errori. Ecco come Stripe può aiutarti:

• Addebito automatico: Stripe può generare automaticamente le ricevute e inviarle via email ai clienti per tuo conto. Ciò significa che non devi dedicare tempo alla loro creazione e invio manuali.
  
• Facilità di riscossione dei pagamenti: puoi riscuotere pagamenti tramite carta di credito, wallet, bonifici ACH e molto altro ancora. Quando i clienti visualizzano la fattura elettronica, possono saldarla immediatamente senza una procedura di pagamento complicata.
  
• Addebiti ricorrenti: Stripe supporta gli a consumo e ricorrenti per le attività che offrono abbonamenti. L'automazione di questa funzione è molto più semplice rispetto all'invio manuale di un nuovo addebito ogni mese.
  
• Promemoria intelligenti: gli strumenti di Stripe ti permettono di programmare in automatico i promemoria per i pagamenti in scadenza. Così, i clienti ricevono un utile "sollecito" a saldare, senza che tu debba inviare un'email ogni volta.
  
• Tracciamento delle ricevute: Stripe mostra quali ricevute sono state inviate e quali sono state saldate. Gli aggiornamenti in tempo reale possono semplificare il percorso di avanzamento e individuare pagamenti scaduti.
  
• Misure di sicurezza: la sicurezza online è una priorità assoluta per Stripe. Il suo sistema gestisce i dati sensibili dei clienti, così non devi preoccupartene tu sui tuoi server.
  
• Opzioni di personalizzazione: puoi aggiungere i tuoi elementi di brabding (ad esempio, logo, combinazione di colori) e personalizzare il messaggio in modo che si adatti al tono della tua attività. In questo modo ogni fattura risulta coerente con l'identità della tua attività.
  

Come fai a sollecitare le fatture non pagate?

Anche con un'ottima strategia di fatturazione, può capitare che alcuni pagamenti siano in ritardo o vengano trascurati. Magari il tuo cliente è fuori ufficio, o la nostra email è finita nello spam. Spesso, basta un semplice sollecito – una breve nota amichevole che indichi la data della fattura, l'importo e le istruzioni per il pagamento. Una email come: "Abbiamo notato che questa fattura è ancora aperta. Facci sapere se hai domande". Questo approccio mantiene la cortesia e ricorda al cliente di agire.

Ecco come strutturare i promemoria per ottenere il massimo effetto:

• Promemoria iniziale: invia un breve email o messaggio alcuni giorni prima della data di scadenza o subito dopo la scadenza.
  
• Secondo promemoria: se non ricevi risposta dopo un periodo prestabilito (spesso una o due settimane), invia un'altra email o lettera con un oggetto chiaro. Fai riferimento alla data di scadenza e offri di fare una telefonata rapida se hanno riscontrato problemi con il pagamento.
  
• Telefonata: se i tuoi promemoria rimangono senza risposta, una telefonata può essere più veloce.
  

Puoi anche migliorare l'acquisizione dei ricavi e ridurre gli abbandoni involontari con Smart Retries e le automazioni del flusso di lavoro per il recupero dei ricavi. Gli strumenti di recupero di Stripe hanno consentito agli utenti di recuperare oltre 6,5 miliardi di dollari di ricavi nel 2024.