Egal, ob Sie eine Familienbäckerei oder einen Online-Einzelhandelsladen betreiben, Sie werden irgendwann Abrechnungen begegnen. Eine Abrechnung zeigt, dass ein bestimmter Geldbetrag für ein bereits erbrachtes Produkt oder eine Dienstleistung geschuldet wird. Viele Unternehmen stellen sie immer noch auf die gleiche Weise aus wie vor Jahrzehnten, in gedruckter Form mit offiziellem Briefkopf, einer Liste der Posten oder Dienstleistungen und einem Gesamtbetrag. Andere stellen sie jetzt digital aus. So oder so, die Abrechnung soll sagen: „Hier ist der geschuldete Betrag und hier ist der Grund.“

Im Folgenden erklären wir, wie sich eine Abrechnung von einer Rechnung unterscheidet, wie man eine professionelle Abrechnung erstellt, häufige Herausforderungen und wie unbezahlte Abrechnungen nachverfolgt werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie unterscheidet sich eine Abrechnung von einer Rechnung?
  
• Welche Details sollte eine Abrechnung enthalten?
  
• Wie erstellt man eine professionelle Abrechnung?
  
• Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Erstellung einer Abrechnung?
  
• Wie vereinfacht Stripe die Abrechnung?
  
• Wie verfolgen Sie unbezahlte Abrechnung?
  

Wie unterscheidet sich eine Abrechnung von einer Rechnung?

„Abrechnung“ und „Rechnung“ sind Begriffe, die oft verwechselt werden. Obwohl sie viele Gemeinsamkeiten haben, entscheidet der Kontext, welcher Begriff verwendet wird. Im Allgemeinen werden Abrechnungen in B2C-Transaktionen verwendet, um eine Zahlung anzufordern, während Rechnungen in B2B-Umgebungen häufiger vorkommen. Unternehmen senden Abrechnungen in der Regel um den Zeitpunkt herum, an dem die Zahlung fällig ist. Eine Rechnung kann hingegen kann längere Zahlungsfristen haben, wie z. B. Netto 30 oder Netto 60, die angeben, wie viele Tage der Kunde/die Kundin Zeit hat, um zu zahlen. Rechnungen sind in der Regel detaillierter als Abrechnungen, da B2B-Transaktionen oft mehr buchhalterische und rechtliche Anforderungen haben.

Welche Details sollte eine Abrechnung enthalten?

Eine effektive Abrechnung ist nicht zu umfangreich, aber klar und deutlich genug, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier sind einige Details, die oft enthalten sind.

Geschäfts- und Kontaktdaten

• Ihr Logo und Unternehmensname
  
• Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  
• Geschäftsadresse (physisch oder online)
  

Ausstellungsdatum

• Das Datum, an dem Sie die Abrechnung ausstellen
  

Zusammenfassung der Produkte oder Dienstleistungen

• Kurze, einfache Beschreibungen jedes Postens
  
• Menge, falls relevant (z. B. Anzahl der Produkte)
  
• Stückpreis oder Stundensatz, falls zutreffend
  

Fälliger Betrag

• Alle anfallenden Steuern oder Gebühren
  
• Der zu zahlende Gesamtbetrag
  

Zahlungsanweisungen

• Akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkarte, Banküberweisung)
  
• Das Fälligkeitsdatum der Zahlung
  

Weitere Anmerkungen

• Alle relevanten Haftungsausschlüsse (z. B. Gebühren für verspätete Zahlungen)
  
• Dankesnachricht oder kurzer Ausdruck der Wertschätzung
  

Wenn Sie diese Elemente konsistent halten, wirken Ihre Abrechnungen organisiert und glaubwürdig. Sie informieren Ihre Kundinnen/Kunden auch schnell darüber, was passiert ist und wie viel fällig ist, ohne dass sie nach grundlegenden Informationen suchen müssen.

Wie erstellt man eine professionelle Abrechnung?

Ein ordentliches Dokument kann die Wahrscheinlichkeit von Verwirrung verringern und die Zahlung beschleunigen. Hier sind einige Tipps, wie man eine ansprechende Abrechnung erstellt, die Ihnen hilft, pünktlich bezahlt zu werden:

• Vermeiden Sie steife oder vage Formulierungen: Prägnante Postenbezeichnungen und direkte Aussagen können helfen, spätere Rückfragen zu reduzieren.
  
• Seien Sie freundlich: Eine Abrechnung zu erhalten, kann unangenehm sein, aber eine kleine Höflichkeit – wie eine Nachricht „Danke für Ihren Einkauf“ – kann viel dazu beitragen, die Beziehungen positiv zu gestalten.
  
• Verwenden Sie Branding-Elemente: Wenn Sie ein erkennbares Logo oder eine andere Art von Branding haben, platzieren Sie es oben.
  
• Wählen Sie eine saubere, lesbare Schriftart: Wählen Sie keine zu stilisierte Schrift, die auf den ersten Blick schwer zu lesen ist.
  
• Organisieren Sie Informationen in übersichtlichen Abschnitten: Erstellen Sie einen Kopfbereich für Ihre Geschäftsdaten, gefolgt von einem Abschnitt für Zahlungen, und enden Sie mit dem Gesamtbetrag.
  
• Bieten Sie mehrere Zahlungsmethoden an: Viele schätzen die Möglichkeit, online zu bezahlen, insbesondere wenn es so einfach ist wie das Klicken auf einen Link.
  

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Erstellung einer Abrechnung?

Wer tagtäglich Abrechnungen erstellen muss, weiß, dass dies nicht immer problemlos ist. Im Folgenden finden Sie einige häufige Fehler und praktische Tipps, wie Sie diese vermeiden können.

• Falsche oder fehlende Informationen: Ein einziges falsches Komma kann einen Gesamtbetrag um Hunderte von Euro verändern, und ein Schreibfehler kann dazu führen, dass Ihre Rechnung an die falsche Person gesendet wird. Überprüfen Sie alle Details, bevor Sie senden.
  
• Verwirrendes Layout: Wenn die Angaben unstrukturiert sind, weiß Ihr Kunde/Ihre Kundin möglicherweise nicht, wie er/sie bezahlen soll oder warum bestimmte Gebühren erscheinen. Gruppieren Sie verwandte Elemente und heben Sie die Gesamtsumme am unteren Rand hervor.
  
• Abrechnungsverzögerungen: Einige Unternehmen warten zu lange mit der Abrechnung. Diese Verzögerung kann zu unangenehmen Nachverfolgungen führen und zur Folge haben, dass Kundinnen/Kunden über den Zeitplan der Zahlung verwirrt sind. Senden Sie die Abrechnung so schnell wie möglich nach der Lieferung eines Produkts oder dem Abschluss eines Projekts.
  
• Unklare Zahlungsfristen: Wenn Sie eine Zahlung bis zu einem bestimmten Datum erhalten möchten, klären Sie die Frist im Voraus. Einige Unternehmen ziehen es vor, flexibel zu sein, aber es ist sinnvoll, ein Fälligkeitsdatum anzugeben.
  
• Übersehene unbezahlte Abrechnungen: Es ist leicht, eine einzelne überfällige Zahlung zu übersehen, wenn Sie mit vielen Kundinnen/Kunden zu tun haben. Bei Einsatz von organisierten Buchhaltungstools oder einer Zahlungsplattform können Sie auf einen Blick sehen, wer gezahlt hat und wer nicht.
  

Wie vereinfacht Stripe die Abrechnung?

Unternehmen jeder Größe nutzen Stripe, um Zahlungen zu verwalten, Abonnements abzuwickeln und wiederkehrende Abrechnungen zu implementieren. Selbst wenn Sie nur ein paar Abrechnungen pro Monat senden müssen, kann Stripe einen Teil der manuellen Arbeit und potenziellen Fehler reduzieren. So kann Stripe helfen:

• Automatisierte Abrechnung: Stripe kann Abrechnungen automatisch erstellen und sie in Ihrem Namen per E-Mail an Kundinnen/Kunden senden. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mit der manuellen Erstellung und dem Versand verbringen müssen.
  
• Einfache Zahlungseingänge: Sie können Zahlungen u. a. per Kreditkarte, Digital Wallet, Automated Clearing House (ACH)-Überweisung einziehen. Wenn Kundinnen/Kunden die elektronische Abrechnung einsehen, können sie sofort ohne einen komplizierten Checkout-Prozess bezahlen.
  
• Wiederkehrende Abrechnung: Stripe unterstützt nutzungsbasierte und wiederkehrende Zahlungen für Abonnementgeschäfte. Diese Funktion zu automatisieren, ist viel einfacher, als jeden Monat eine neue Abrechnung manuell zu senden.
  
• Intelligente Erinnerungen: Die Tools von Stripe können automatisch Erinnerungen für überfällige Konten planen. Diese geben den Kundinnen/Kunden einen hilfreichen Anstoß zur Zahlung, ohne dass Sie jedes Mal eine separate E-Mail senden müssen.
  
• Abrechnungsnachverfolgung: Stripe zeigt Ihnen, welche Abrechnungen gesendet wurden und welche beglichen wurden. Echtzeit-Updates können helfen, den Fortschritt einfacher zu verfolgen und überfällige Zahlungen zu erkennen.
  
• Sicherheitsmaßnahmen: Stripe legt großen Wert auf Online-Sicherheit. Das System verarbeitet sensible Kundendaten, sodass Sie diese nicht auf Ihren eigenen Servern speichern müssen.
  
• Anpassungsoptionen: Sie können Ihre eigenen Branding-Elemente (z. B. Logo, Farbschema) hinzufügen und die Mitteilungen anpassen, damit sie dem Ton Ihres Unternehmens entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Abrechnung der Identität Ihres Unternehmens übereinstimmt.
  

Wie führen Sie die Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen durch?

Selbst mit einer soliden Abrechnungsstrategie werden einige Zahlungen verspätet eingehen oder übersehen werden. Vielleicht ist Ihr Kunde/Ihre Kundin nicht im Büro, oder die E-Mail mit Ihrer Abrechnung landete im Spam-Ordner. Häufig reicht es aus, eine kurze, freundliche Nachricht zu senden, die auf das Abrechnungsdatum, den Betrag und die Zahlungsweise verweist. Dies kann einfach eine E-Mail sein, etwa mit folgendem Wortlaut: „Wir haben bemerkt, dass diese Abrechnung noch offen ist. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie noch Fragen haben.“ Bei diesem Beispiel bleibt die Kommunikation höflich und der Kunde/die Kundin wird zum Handeln aufgefordert, falls er/sie es vergessen hat.

So können Sie Erinnerungen so strukturieren, dass sie eine maximale Wirkung erzielen:

• Erste Erinnerung: Senden Sie eine kurze E-Mail oder eine Nachricht ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum oder kurz nachdem es verstrichen ist.
  
• Zweite Erinnerung: Wenn Sie nach einem festgelegten Zeitraum (oft eine Woche oder zwei) keine Antwort erhalten, senden Sie eine weitere E-Mail oder einen Brief mit einer klaren Betreffzeile. Verweisen Sie auf das Fälligkeitsdatum und bieten Sie an, einen kurzen Anruf zu tätigen, falls es Probleme mit der Zahlung gegeben hat.
  
• Telefonanruf: Wenn Ihre Erinnerungen unbeantwortet bleiben, kann ein Telefonanruf schneller zum Erfolg führen.
  

Mit Smart Retries von Stripe und automatisierten Beitreibungsabläufen können Sie außerdem die Einnahmenerfassung verbessern und die unfreiwillige Abwanderung reduzieren. Mit den Beitreibungstools von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2024 mehr als 6,5 Milliarden US-Dollar eintreiben.