Oavsett om du driver ett familjebageri eller en e-butik kommer du vid något tillfälle att behöva hantera räkningar. En räkning visar att en viss summa pengar är utestående för en viss produkt eller tjänst som redan har tillhandahållits. Många företag utfärdar dem fortfarande på samma sätt som de gjorde för årtionden sedan, i tryck med ett officiellt brevpapper, en lista över varorna eller tjänsterna och en total debitering. Andra utfärdar dem nu digitalt. Oavsett vilket är räkningen avsedd att säga: "Här är skuldbeloppet och här är anledningen till skulden".

Nedan förklarar vi hur en räkning skiljer sig från en faktura, hur du skapar en professionell räkning, vanliga utmaningar och hur du följer upp obetalda räkningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur skiljer sig en räkning från en faktura?
  
• Vilka uppgifter ska en räkning innehålla?
  
• Hur skapar man en professionell räkning?
  
• Vilka är de vanligaste utmaningarna med att göra en räkning?
  
• Hur förenklar Stripe räkningshantering?
  
• Hur följer man upp obetalda räkningar?
  

Hur skiljer sig en räkning från en faktura?

"Räkning" och "faktura" är ord som kan tendera att blandas ihop. Även om de har många gemensamma drag är det sammanhanget som avgör vilken term som används. I allmänhet används räkningar i B2C-transaktioner för att begära betalning, medan fakturor är vanligare i B2B-miljöer. Företag skickar vanligtvis räkningar så att de kommer fram ungefär när betalningen ska inkomma. Samtidigt kan en faktura ha längre betalningsvillkor, till exempel 30 eller 60 netto, som anger hur många dagar klienten måste betala. Fakturor tenderar att vara mer detaljerade än räkningar eftersom B2B-transaktioner ofta har fler redovisningskrav och juridiska krav.

Vilka uppgifter ska en räkning innehålla?

En effektiv räkning är inte lång, men den är tillräckligt grundlig för att förhindra missförstånd. Här är några detaljer som ofta ingår.

Företags- och kontaktuppgifter

• Kundens eller företagets namn.
  
• Ditt telefonnummer och e-post
  
• Företagets adress (fysisk eller online)
  

Datum för utfärdande

• Datumet då du utfärdade räkningen
  

Sammanfattning av produkter eller tjänster

• Korta, enkla beskrivningar av varje vara
  
• Mängd, om relevant (t.ex. antal produkter)
  
• Kostnad per enhet eller timpris, om tillämpligt
  

Skulder

• Eventuella tillämpliga skatter eller avgifter
  
• Det totala beloppet som ska betalas
  

Betalningsinstruktioner

• Godkända betalningsmetoder (t.ex. kredit kort, banköverföring)
  
• Betalningens förfallodatum
  

Ytterligare anmärkningar

• Eventuella relevanta friskrivningar (t.ex. avgifter för sena betalningar)
  
• Tackmeddelande eller ett kortfattat uttryck för uppskattning
  

Genom att hålla dessa element konsekventa ser du till att dina räkningar ser organiserade och trovärdiga ut. De informerar också snabbt dina kunder om vad som hänt och hur mycket som ska betalas utan att de behöver leta efter grundläggande information.

Hur skapar man en professionell räkning?

Ett snyggt dokument kan minska risken för förvirring och påskynda betalningen. Här är några tips på hur du skapar en tydlig räkning som hjälper dig att få betalt i tid:

• Undvik stelt eller vagt språk: Kortfattade varubeskrivningar och tydliga angivelser kan bidra till att minska onödig kommunikation senare.
  
• Var vänlig: Det kan vara obehagligt att få en räkning, men en liten artighet – till exempel ett meddelande som "Tack för att du valde oss" – kan räcka långt för att hålla relationerna positiva.
  
• Använd profileringselement: Om du har en igenkännbar logotyp eller någon annan typ av profilering ska du placera den högst upp.
  
• Välj ett tydligt, läsbart typsnitt: Välj inte ett typsnitt som är alltför stiliserat och som kan vara svårt att skanna.
  
• Ordna informationen i tydliga avsnitt: Skapa en rubrik för företagets uppgifter, följ sedan upp med ett avsnitt för debiteringar och avsluta med det totala beloppet.
  
• Erbjud flera betalningsmetoder: Många uppskattar möjligheten att kunna betala online, särskilt om det är så enkelt som att klicka på en länk.
  

Vilka är de vanligaste utmaningarna med att göra en räkning?

De som skriver räkningar varje dag vet att det inte alltid är enkelt. Nedan följer några vanliga misstag och praktiska tips om hur du undviker dem.

• Felaktig eller saknad information: En enstaka felplacerad decimal kan ändra summan med hundratals dollar, och ett stavfel kan leda till att din faktura skickas till fel person. Kontrollera alltid alla uppgifter innan du skickar.
  
• Förvirrande layout: När informationen är utspridd kanske kunder inte kan se vem de ska betala till eller varför vissa avgifter visas. Gruppera relaterade poster och betona totalsumman nära botten.
  
• Förseningar i faktureringen: Vissa företag väntar för länge med fakturan. Denna fördröjning kan leda till besvärliga uppföljningar och göra kunden förvirrad över betalningens tidslinje. Skicka fakturan så snart som möjligt efter att ha levererat en produkt eller avslutat ett projekt.
  
• Otydliga tidsfrister för betalningar: Om du vill ha betalning innan ett visst datum ska du klargöra tidsfristen i förväg. Vissa företag föredrar att vara flexibla, men det är bra att ange ett förfallodatum.
  
• Förbisedda obetalda räkningar: Det är lätt att missa en enstaka förfallen betalning när du har många kunder. Genom att använda organiserade redovisningsverktyg eller en betalplattform kan du snabbt få koll över vilka som har betalat och vilka som inte har gjort det.
  

Hur förenklar Stripe räkningshantering?

Företag av alla storlekar använder Stripe för att hantera betalningar, hantera abonnemang och sätta upp ett system för utskick av återkommande fakturor. Även om du bara behöver skicka några fakturor i månaden kan Stripe minska det manuella arbetet och potentiella fel. Så här kan Stripe hjälpa till:

• Automatiserad fakturering: Stripe kan automatiskt skapa fakturor och skicka dem via e-post till kunder för din räkning. Det innebär att du inte behöver lägga tid på att skapa och skicka dem manuellt.
  
• Enkel debitering av betalningar: Betalningar kan tas ut via kreditkort, e-plånbok, överföring med Automated Clearing House (ACH) och mycket annat. När kunderna ser den elektroniska fakturan kan de betala den direkt utan att behöva gå igenom en komplicerad process i kassan.
  
• Återkommande fakturering: Stripe stödjer användningsbaserade och återkommande debiteringar för abonnemang. Det är mycket enklare att automatisera den här funktionen än att skicka en ny faktura manuellt varje månad.
  
• Smarta påminnelser: Stripes verktyg kan schemalägga påminnelser för förfallna räkningar automatiskt. De ger kunderna en praktisk knuff att betala utan att du behöver skicka ett separat mejl varje gång.
  
• Fakturauppföljning: Stripe visar vilka fakturor som har skickats och vilka som har betalats. Uppdateringar i realtid kan göra det enklare att följa upp förlopp och upptäcka försenade betalningar.
  
• Säkerhetsåtgärder: Stripe fokuserar mycket på onlinesäkerhet. Företagets system hanterar känsliga kunduppgifter så att du inte behöver lagra dem på dina egna servrar.
  
• Anpassningsalternativ: Du kan lägga till dina egna profileringselement (t.ex. logotyp, färgsättning) och anpassa budskapet så att det matchar ditt företags ton. På så sätt säkerställer du att varje faktura stämmer överens med ditt företags identitet.
  

Hur följer man upp obetalda räkningar?

Även med en gedigen faktureringsprocess kommer vissa betalningar att vara sena eller förbises. Kanske är kunden borta från kontoret eller så hamnar e-postmeddelandet med räkningen i en skräppostmapp. Det räcker ofta att skicka ett uppföljningsmeddelande – ett kort, vänligt meddelande som hänvisar till fakturan, anger belopp och hur betalning kan göras. Det kan helt enkelt vara ett mejl med texten "Vi har noterat att följande faktura fortfarande är obetald. Hör av dig till oss om du har några frågor." Det exemplet håller meddelandet artigt och uppmanar kunden att agera om man skulle ha glömt att göra det.

Så här strukturerar du dina påminnelser för maximal effekt:

• Inledande påminnelse: Skicka ett kort mejl eller meddelande några dagar före förfallodatumet eller strax efter att det har passerat.
  
• Andra påminnelsen: Om du inte får svar efter en viss period (ofta en vecka eller två), skicka ett nytt mejl eller brev med en tydlig ämnesrad. Ange förfallodatum och erbjud dig att ringa ett snabbt samtal om de har haft problem med betalningen.
  
• Telefonsamtal: Om dina påminnelser inte besvaras kan ett telefonsamtal gå snabbare.
  

Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med Stripes Smart Retries och automatiserat arbetsflöde för återvinning. Stripes återvinningsverktyg hjälpte användarna att återfå mer än 6,5 miljarder USD i intäkter under 2024.