Seja para administrar uma padaria familiar ou uma loja de varejo online, em algum momento você terá que lidar com contas. Uma conta mostra que uma determinada quantia em dinheiro é devida por um produto ou serviço já prestado. Muitas empresas ainda emitem contas da mesma forma que faziam décadas atrás, impressas com um papel timbrado oficial, uma lista dos itens ou serviços e uma cobrança total. Outras empresas já as emitem digitalmente. De qualquer forma, a conta tem o objetivo de dizer: "Este é o valor devido e este é o motivo".

A seguir, explicamos as diferenças entre uma conta e uma fatura, como criar uma conta profissional, desafios comuns e como acompanhar contas não pagas.

Neste artigo:

• Qual é a diferença entre uma conta e uma fatura?
  
• Que detalhes uma conta deve incluir?
  
• Como criar uma conta profissional?
  
• Quais são os desafios comuns na elaboração de uma conta?
  
• Como o Stripe simplifica a cobrança?
  
• Como se faz oara acompanhar as contas não pagas?
  

Qual é a diferença entre uma conta e uma fatura?

"Conta" e "fatura" são palavras que podem ser confundidas. Embora compartilhem muitas características, o contexto decide qual termo será usado. Geralmente, as contas são usadas em transações B2C para solicitar pagamento, enquanto as faturas são mais comuns em contextos B2B. As empresas geralmente enviam contas para chegar na data de vencimento do pagamento. Enquanto isso, uma fatura pode ter condições de pagamento mais longas, como net 30 ou net 60, que especificam quantos dias o cliente tem para pagar. As faturas tendem a ser mais detalhadas do que as contas, pois as transações B2B geralmente têm mais requisitos contábeis e legais.

Que dados uma conta deve incluir?

Uma conta eficaz não é longa, mas é completa o suficiente para evitar mal-entendidos. Veja alguns detalhes que costumam ser incluídos.

Informações comerciais e de contato

• Seu logotipo e nome da empresa
  
• Seu número de telefone e e-mail
  
• Endereço comercial (físico ou online)
  

Data de emissão

• A data em que você emitiu a conta
  

Resumo dos produtos ou serviços

• Descrições curtas e simples de cada item
  
• Quantidade, se relevante (por exemplo, número de produtos)
  
• Custo por unidade ou taxa horária, se aplicável
  

Valor devido

• Impostos ou taxas aplicáveis
  
• O valor total devido
  

Instruções de pagamento

• Formas de pagamento aceitas (por exemplo, cartão de crédito, transferência bancária)
  
• A data de vencimento do pagamento
  

Outras observações

• Isenções de responsabilidade relevantes (por exemplo, taxas de atraso no pagamento)
  
• Mensagem de agradecimento ou breve expressão de apreço
  

Manter esses elementos consistentes ajuda a fazer com que suas contas pareçam organizadas e confiáveis. Eles também informam rapidamente seus clientes sobre o que aconteceu e quanto é devido, sem forçá-los a procurar informações básicas.

Como criar uma conta profissional?

Um documento bem organizado pode reduzir as chances de confusão e acelerar o pagamento. Veja algumas dicas sobre como criar uma conta eficiente que ajude você a receber os pagamentos em dia:

• Evite termos rígidos ou vagos: rótulos de itens concisos e declarações diretas podem ajudar a reduzir discussões futuras.
  
• Seja amigável: receber uma conta pode ser desagradável, mas uma pequena cortesia (como uma mensagem "Obrigado por sua compra") pode ajudar muito a manter relacionamentos positivos.
  
• Use elementos de marca: se você tiver um logotipo reconhecível ou algum outro tipo de marca, coloque-o na parte superior.
  
• Escolha uma fonte limpa e legível: não use opções muito estilizadas que possam ser difíceis de ler rapidamente.
  
• Organize as informações em seções organizadas: crie um cabeçalho para os detalhes da sua empresa, em seguida, uma seção para as cobranças e termine com o valor total.
  
• Ofereça várias formas de pagamento: muitos apreciam a opção de pagar online, especialmente se for algo tão simples quanto clicar em um link.
  

Quais são os desafios comuns na elaboração de uma conta?

Aqueles que redigem contas todos os dias sabem que essa nem sempre é uma tarefa simples. Veja abaixo alguns erros comuns e dicas práticas para evitá-los.

• Informações incorretas ou ausentes: um único ponto decimal mal colocado pode alterar o total em centenas de dólares, e um erro de ortografia pode fazer com que a conta seja enviada para a pessoa errada. Verifique novamente todos os detalhes antes de enviar.
  
• Layout confuso: quando os detalhes estão dispersos, o cliente pode não saber como pagar ou por que determinadas tarifas aparecem. Agrupe os itens relacionados e enfatize o total na parte inferior.
  
• Atrasos na cobrança: algumas empresas esperam muito tempo para cobrar. Esse atraso pode levar a acompanhamentos incômodos e deixar o cliente confuso sobre o prazo de pagamento. Envie a conta o mais rápido possível após entregar um produto ou concluir um projeto.
  
• Prazos de pagamento obscuros: se você quiser que o pagamento seja feito até uma determinada data, esclareça o prazo antecipadamente. Algumas empresas preferem ser flexíveis, mas é uma boa prática informar uma data de vencimento.
  
• Contas não pagas negligenciadas: é fácil perder pagamentos em atraso quando se lida com muitos clientes. O uso de ferramentas organizadas de contabilidade ou de uma plataforma de pagamento pode ajudar a monitorar rapidamente quem pagou e quem não pagou.
  

Como a Stripe simplifica a cobrança?

Empresas de todos os tamanhos usam a Stripe para gerenciar pagamentos, lidar com assinaturas e implementar contas recorrentes. Mesmo que você precise enviar apenas algumas contas por mês, a Stripe pode reduzir parte do trabalho manual e dos possíveis erros. Veja como a Stripe pode ajudar:

• Cobrança automatizada:a Stripe pode automaticamente gerar contas e enviá-las por e-mail aos clientes em seu nome. Isso significa que você não precisa perder tempo criando e enviando as contas manualmente.
  
• Coleta fácil de pagamentos: você pode coletar pagamentos por meio de cartão de crédito, carteira digital, transferência ACH e muito mais. Quando os clientes visualizam a conta eletrônica, eles podem pagar imediatamente sem um processo complicado de checkout.
  
• Cobrança recorrente: a Stripe oferece suporte a cobranças recorrentes e baseadas no uso para empresas de assinatura. Automatizar essa função é muito mais simples do que enviar manualmente uma nova conta a cada mês.
  
• Lembretes inteligentes:as ferramentas da Stripe podem programar automaticamente lembretes para contas em atraso. Isso dá aos clientes um incentivo útil para que paguem sem que você precise enviar um e-mail diferente a cada vez.
  
• Rastreamento de contas: a Stripe mostra quais contas foram enviadas e quais foram liquidadas. As atualizações em tempo real podem ajudar a simplificar o acompanhamento do progresso e a identificar pagamentos em atraso.
  
• Medidas de segurança: a Stripe prioriza a segurança online. O sistema da empresa lida com dados confidenciais dos clientes, de modo que você não precise armazená-los em seus próprios servidores.
  
• Opções de personalização: você pode adicionar seus próprios elementos de marca (por exemplo, logotipo, esquema de cores) e personalizar as mensagens para que correspondam ao tom da sua empresa. Isso garante que cada conta seja consistente com a identidade de sua empresa.
  

Como se faz para acompanhar as contas não pagas?

Mesmo com uma estratégia sólida de cobrança, alguns pagamentos sofrem atraso ou ficam perdidos. Talvez seu cliente esteja fora do escritório ou o e-mail com a conta tenha ido para a pasta de spam. O envio de uma nota de acompanhamento (uma mensagem curta e amigável que faz referência à data da conta, ao valor e à forma de pagamento) geralmente é suficiente. Pode ser um mero e-mail com a mensagem: "Percebemos que essa conta ainda está em aberto. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato conosco". Esse exemplo mantém a mensagem educada e faz com que o cliente aja caso tenha se esquecido.

Veja como estruturar seus lembretes para obter o máximo efeito:

• Lembrete inicial: envie um e-mail ou mensagem curta alguns dias antes da data de vencimento ou logo depois que ela passar.
  
• Segundo lembrete: se você não receber resposta após um determinado período (geralmente uma ou duas semanas), envie outro e-mail ou carta com uma linha de assunto clara. Faça referência à data de vencimento e ofereça-se para fazer uma ligação rápida caso a pessoa tenha tido problemas com o pagamento.
  
• Ligação telefônica: se os seus lembretes não forem respondidos, uma ligação telefônica pode resolver o problema mais rapidamente.
  

Você também pode melhorar a captura de receita e reduzir o churn involuntário com o Smart Retries da Stripe e as automações do fluxo de trabalho de recuperação. As ferramentas de recuperação da Stripe ajudaram os usuários a recuperar mais de US$ 6,5 bilhões em receita em 2024.