Of je nu een familiebakkerij of een online winkel runt, je zult op een gegeven moment met rekeningen te maken krijgen. Uit een factuur blijkt dat er een bepaald bedrag verschuldigd is voor producten of diensten die al zijn verleend. Veel ondernemingen geven ze nog steeds op dezelfde manier uit als decennia geleden, in gedrukte vorm met een officieel briefhoofd, een lijst van de artikelen of diensten en een totaalbedrag. Anderen geven ze nu digitaal uit. Hoe dan ook, met een factuur zeg je: ‘Hier is het verschuldigde bedrag en dit is waarom’.

Hieronder leggen we uit hoe een rekening verschilt van een factuur, hoe je een professionele factuur maakt, veelvoorkomende uitdagingen en hoe je onbetaalde facturen kunt opvolgen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarin verschilt een rekening van een factuur?
  
• Welke details moet een factuur bevatten?
  
• Hoe maak je een professionele factuur?
  
• Wat zijn de veelvoorkomende uitdagingen bij het maken van een factuur?
  
• Hoe vereenvoudigt Stripe de facturatie?
  
• Hoe volg je onbetaalde facturen op?
  

Waarin verschilt een rekening van een factuur?

Een ‘rekening’ en een ‘factuur’ zijn woorden die vaak door elkaar worden gehaald. Hoewel ze veel eigenschappen gemeen hebben, bepaalt de context welke term wordt gebruikt. Over het algemeen worden rekeningen gebruikt bij B2C-transacties om betaling aan te vragen, terwijl facturen vaker voorkomen in B2B-omgevingen. Ondernemingen sturen rekeningen meestal rond de tijd dat de betaling verschuldigd is. Ondertussen kan een factuur langere betaaltermijnen hebben, zoals net 30 of net 60, waarmee wordt aangegeven na hoeveel dagen de klant moet betalen. Facturen zijn doorgaans gedetailleerder dan rekeningen, omdat B2B-transacties vaak meer boekhoudkundige en wettelijke vereisten hebben.

Welke details moet een factuur bevatten?

Een effectieve factuur is niet lang, maar grondig genoeg om misverstanden te voorkomen. Hier zijn enkele details die vaak worden opgenomen.

Bedrijfs- en contactgegevens

• Je logo en bedrijfsnaam
  
• Je telefoonnummer en e-mailadres
  
• Bedrijfsadres (fysiek of online)
  

Datum van uitgifte

• De datum waarop je de factuur uitgeeft
  

Samenvatting van producten of diensten

• Korte, eenvoudige beschrijvingen van elk item
  
• Hoeveelheid, indien relevant (bijvoorbeeld aantal producten)
  
• Kosten per eenheid of uurtarief, indien van toepassing
  

Verschuldigd bedrag

• Alle toepasselijke belastingen of toeslagen
  
• Het totale verschuldigde bedrag
  

Betaalinstructies

• Geaccepteerde betaalmethoden (bijvoorbeeld creditcard, bankoverschrijving)
  
• De betaaldatum
  

Aanvullende opmerkingen

• Alle relevante disclaimers (bijvoorbeeld kosten voor te late betaling)
  
• Bedankbericht of een beschrijving van je waardering
  

Door deze elementen consistent te houden, zien je facturen er overzichtelijk en geloofwaardig uit. Ze brengen je klanten ook snel op de hoogte van wat er is gebeurd en hoeveel er verschuldigd is, zonder hen te dwingen op zoek te gaan naar basisinformatie.

Een professionele factuur maken

Een opgeruimd document kan de kans op verwarring verkleinen en de betaling versnellen. Hier zijn enkele tips voor het maken van een gepolijste factuur waarmee je op tijd betaald wordt:

• Vermijd te formele of vage taal: Beknopte itemlabels en directe verklaringen kunnen helpen om later minder heen en weer te gaan.
  
• Wees vriendelijk: Een rekening krijgen kan vervelend zijn, maar een kleine beleefdheid, zoals een ‘Bedankt voor je bestelling’, kan een grote bijdrage leveren aan een positieve relatie.
  
• Gebruik merkelementen: Als je een herkenbaar logo hebt of een andere branding, plaats die dan bovenaan.
  
• Kies een schoon, leesbaar lettertype: Kies niet voor iets dat te gestileerd is en dat misschien moeilijk in één oogopslag te scannen is.
  
• _Organiseer informatie in overzichtelijke rubrieken: _ Maak een koptekst voor je bedrijfsgegevens, gevolgd door een sectie voor de kosten en eindig met het totale bedrag.
  
• Bied meerdere betaalmethoden aan: Velen waarderen de optie om online te betalen, vooral als ze alleen maar op een link hoeven te klikken.
  

Wat zijn de veelvoorkomende uitdagingen bij het maken van een factuur?

Wie elke dag facturen opstelt, weet dat het niet altijd eenvoudig is. Hieronder staan enkele veelgemaakte fouten en praktische tips om deze te vermijden.

• Onjuiste of ontbrekende informatie: Een enkele misplaatste komma kan een totaal met honderden euro's veranderen, en een spelfout kan ertoe leiden dat uw factuur naar de verkeerde persoon wordt gestuurd. Controleer alle gegevens nogmaals voordat je ze verzendt.
  
• Verwarrende lay-out: Wanneer gegevens verspreid zijn, weten je klanten misschien niet hoe ze moeten betalen of waarom bepaalde kosten verschijnen. Groepeer gerelateerde items samen en benadruk het totaal onderaan.
  
• _Vertragingen bij facturatie: _ Sommige ondernemingen wachten te lang met factureren. Deze vertraging kan leiden tot lastige follow-ups en kan de klant in verwarring brengen over het tijdschema van de betaling. Verstuur de factuur zo snel mogelijk na levering van een product of het afronden van een project.
  
• _Onduidelijke betaaldatums: _ Als je vóór een bepaalde datum betaald wilt worden, moet je de deadline vooraf verduidelijken. Sommige ondernemingen geven er de voorkeur aan flexibel te zijn, maar het is een goede gewoonte om een datum op te geven.
  
• Onbetaalde rekeningen over het hoofd gezien: Het is gemakkelijk om een enkele achterstallige betaling over het hoofd te zien als je veel klanten hebt. Door georganiseerde boekhoudtools of een betaalplatform te gebruiken, kun je in één oogopslag zien wie wel en wie niet heeft betaald.
  

Hoe vereenvoudigt Stripe de facturatie?

Ondernemingen van elke omvang gebruiken Stripe om betalingen te beheren, abonnementen af te handelen en terugkerende facturen te implementeren. Zelfs als je maar een paar facturen per maand hoeft te verzenden, kan Stripe een deel van het handmatige werk en mogelijke fouten verminderen. Stripe kan je als volgt helpen:

• _Geautomatiseerde facturatie: _ Stripe kan automatisch facturen genereren en deze namens jou naar klanten e-mailen. Dit betekent dat je geen tijd hoeft te besteden aan het handmatig maken en verzenden.
  
• Eenvoudig betalingen ontvangen: Je kunt betalingen innen via creditcard, digitale wallet, ACH-overschrijving (Automated Clearing House) en meer. Wanneer klanten de elektronische factuur bekijken, kunnen ze deze onmiddellijk betalen zonder een ingewikkeld betaalproces.
  
• Terugkerende facturatie: Stripe ondersteunt op gebruik gebaseerde en terugkerende kosten voor ondernemingen met een abonnement. Het automatiseren van deze functie is veel eenvoudiger dan elke maand handmatig een nieuwe factuur te sturen.
  
• Slimme herinneringen: De tools van Stripe kunnen automatisch herinneringen plannen voor achterstallige accounts. Deze geven klanten een handig duwtje in de rug om te betalen zonder dat je elke keer een aparte e-mail hoeft te sturen.
  
• Tracking van facturen: Stripe laat zien welke facturen zijn verzonden en welke zijn betaald. Updates in real time kunnen het eenvoudiger maken om de voortgang bij te houden en achterstallige betalingen op te sporen.
  
• Beveiligingsmaatregelen: Stripe richt zich sterk op online beveiliging. Het systeem verwerkt gevoelige klantgegevens, zodat je deze niet op je eigen servers hoeft op te slaan.
  
• Aanpassingsopties: Je kunt je eigen brandingelementen toevoegen (bijvoorbeeld logo, kleurenschema) en de berichtgeving aanpassen zodat deze past bij de toon van je onderneming. Zo is elke factuur in overeenstemming met de identiteit van je onderneming.
  

Onbetaalde facturen opvolgen

Zelfs met een solide facturatiestrategie zullen sommige betalingen te laat komen of over het hoofd worden gezien. Misschien is je klant niet op kantoor of is de e-mail met je factuur in een spamfolder terechtgekomen. Het sturen van een vervolgbericht (een kort, vriendelijk bericht met vermelding van de factuurdatum, het bedrag en de wijze van betaling) is vaak voldoende. Dit kan gewoon een e-mail zijn waarin staat: ‘We hebben gemerkt dat deze factuur nog niet is betaald. Laat het ons weten als je vragen hebt.’ Dit voorbeeld houdt de berichtgeving beleefd en vraagt de klant om actie te ondernemen.

Zo structureer je je herinneringen voor een maximaal effect:

• Eerste herinnering: Stuur een paar dagen voor de vervaldatum of kort nadat deze is verstreken een korte e-mail of bericht.
  
• Tweede herinnering: Als je na een bepaalde periode (vaak een week of twee) geen antwoord krijgt, stuur dan nog een e-mail of brief met een duidelijke onderwerpregel. Vermeld de vervaldatum en bied aan om snel te bellen als ze problemen hebben gehad met de betaling.
  
• _Telefoongesprek: _ Als je herinneringen onbeantwoord blijven, kan een telefoongesprek sneller voor een oplossing zorgen.
  

Je kunt ook het vastleggen van inkomsten verbeteren en onvrijwillig verloop verminderen met de Smart Retries en de automatisering van de herstelworkflow van Stripe. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan $ 6,5 miljard dollar aan inkomsten terug kunnen verdienen.