ไม่ว่าจะเป็นร้านเบเกอรี่ของครอบครัวหรือร้านค้าปลีกออนไลน์ คุณจะต้องใช้ใบเรียกเก็บเงิน ใบเรียกเก็บเงินแสดงว่ามีเงินจํานวนหนึ่งที่ต้องชําระสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ได้รับมาแล้ว ธุรกิจหลายแห่งยังคงออกใบเรียกเก็บเงินในแบบเดียวกันกับเมื่อหลายทศวรรษที่แล้วที่เป็นฉบับพิมพ์โดยมีหัวจดหมายที่เป็นทางการ รายการของสินค้าหรือบริการ และการเรียกเก็บเงินทั้งหมด ปัจจุบันบางธุรกิจออกใบเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นแบบไหน ใบเรียกเก็บเงินมีจุดประสงค์ที่จะบอกว่า "นี่คือจํานวนเงินที่ต้องชําระและนี่คือเหตุผล"

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าใบเรียกเก็บเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร วิธีสร้างใบเรียกเก็บเงินแบบมืออาชีพ ความท้าทายที่พบบ่อย และวิธีติดตามใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเรียกเก็บเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร
  
• ใบเรียกเก็บเงินควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง
  
• คุณจะสร้างใบเรียกเก็บเงินมืออาชีพได้อย่างไร
  
• ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบเรียกเก็บเงินคืออะไร
  
• Stripe ทําให้การเรียกเก็บเงินง่ายขึ้นอย่างไร
  
• คุณจะติดตามใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระอย่างไร
  

ใบเรียกเก็บเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร

”ใบเรียกเก็บเงิน” และ “ใบแจ้งหนี้”เป็นคําที่มีแนวโน้มที่จะสับสน แม้จะมีลักษณะเหมือนกันหลายอย่าง แต่บริบทจะเป็นตัวกําหนดว่าจะใช้คำใด โดยทั่วไปแล้วจะใช้ใบเรียกเก็บเงินในการทําธุรกรรมแบบ B2C เพื่อขอให้ชําระเงิน ในขณะที่ใบแจ้งหนี้มักใช้กันมากกว่าในการชําระเงินแบบ B2B ธุรกิจมักจะส่งใบเรียกเก็บเงินให้ไปถึงพอๆ กับวันที่ครบกำหนดชำระเงิน ในขณะที่ใบแจ้งหนี้อาจมีระยะเวลาในการชำระเงินที่นานกว่า เช่น สุทธิ 30 หรือสุทธิ 60 ซึ่งระบุว่าลูกค้ามีเวลานานเท่าใดจนกว่าจะต้องจ่ายเงิน ใบแจ้งหนี้มักจะมีรายละเอียดมากกว่าใบเรียกเก็บเงิน เนื่องจากธุรกรรม B2B มักจะมีข้อกำหนดด้านการทำบัญชีและด้านกฎหมายมากกว่า

ใบเรียกเก็บเงินควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง

ใบเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพไม่ควรยาวเกินไป แต่ก็มีความละเอียดพอที่จะป้องกันการเข้าใจผิด ต่อไปนี้คือรายละเอียดที่มักจะรวมไว้

ข้อมูลธุรกิจและข้อมูลติดต่อ

• โลโก้ของคุณและชื่อธุรกิจ
  
• หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล
  
• ที่อยู่ธุรกิจ (ที่อยู่จริงหรือออนไลน์)
  

วันที่ออก

• วันที่คุณออกใบเรียกเก็บเงิน
  

ข้อมูลสรุปของผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• คําอธิบายสั้นๆ ของแต่ละรายการ
  
• ปริมาณ หากเกี่ยวข้อง (เช่น จํานวนผลิตภัณฑ์)
  
• ค่าใช้จ่ายต่อหน่วยหรืออัตราต่อชั่วโมง (หากมี)
  

จํานวนเงินที่ต้องชําระ

• ภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง
  
• ยอดรวมที่ต้องชําระ
  

ขั้นตอนการชําระเงิน

• วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ (เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร)
  
• วันครบกําหนดชําระเงิน
  

หมายเหตุเพิ่มเติม

• คําปฏิเสธความรับผิดที่เกี่ยวข้อง (เช่น ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า)
  
• ข้อความขอบคุณสั้นๆ
  

การรักษาองค์ประกอบเหล่านี้ให้สอดคล้องกันจะช่วยให้ใบเรียกเก็บเงินของคุณดูเป็นระเบียบและน่าเชื่อถือ นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าทราบอย่างรวดเร็วว่าเกิดอะไรขึ้นและต้องชําระเงินเป็นจํานวนเท่าใด โดยที่ไม่จําเป็นต้องหาข้อมูลพื้นฐาน

คุณจะสร้างใบเรียกเก็บเงินมืออาชีพได้อย่างไร

เอกสารที่เรียบร้อยจะช่วยลดโอกาสที่จะเกิดความสับสนและทำให้ชําระเงินเร็วขึ้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการสร้างใบเรียกเก็บเงินที่จะช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลา

• หลีกเลี่ยงคําพูดที่แข็งหรือคลุมเครือ: การติดป้ายรายการที่กระชับและคําอธิบายที่ชัดเจนจะช่วยลดการถามตอบกลับไปมาได้
  
• เป็นมิตร: การได้รับใบเรียกเก็บเงินอาจไม่น่าพึงพอใจ แต่ความสุภาพเล็กๆ น้อยๆ เช่น ข้อความ "ขอบคุณที่อุดหนุน" จะช่วยรักษาความสัมพันธ์ในเชิงบวกได้เป็นอย่างมาก
  
• ใช้องค์ประกอบการสร้างแบรนด์: หากคุณมีโลโก้ที่จําง่ายหรือมีสัญลักษณ์แบรนด์ประเภทอื่น ให้วางไว้ที่ด้านบน
  
• เลือกแบบอักษรที่สะอาดและอ่านง่าย: อย่าเลือกแบบอักษรที่มีลวดลายมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้อ่านเร็วๆ ได้ยาก
  
• จัดระเบียบข้อมูลออกเป็นส่วนๆ อย่างเรียบร้อย: สร้างส่วนหัวสําหรับรายละเอียดธุรกิจของคุณ จากนั้นตามด้วยส่วนสําหรับการเรียกเก็บเงิน และสิ้นสุดด้วยยอดรวม
  
• เสนอวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย: หลายๆ คนชื่นชอบตัวเลือกในการชําระเงินออนไลน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทําได้ง่ายๆ เช่น คลิกที่ลิงก์
  

ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบเรียกเก็บเงินคืออะไร

ผู้ที่ร่างใบเรียกเก็บเงินทุกวันทราบดีว่างานไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและเคล็ดลับในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้

• ข้อมูลไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป: จุดทศนิยมที่ผิดพลาดอาจเปลี่ยนยอดรวมไปหลายพันบาท และข้อผิดพลาดในการสะกดคําอาจทําให้ใบเรียกเก็บเงินของคุณถูกส่งไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้อง โปรดตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดก่อนส่ง
  
• เค้าโครงที่สับสน: เมื่อรายละเอียดอยู่กันอย่างกระจัดกระจาย ลูกค้าของคุณอาจไม่ทราบวิธีการชําระเงินหรือเหตุผลที่มีค่าธรรมเนียมบางรายการ คุณควรจัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันและเน้นยอดรวมใกล้ด้านล่าง
  
• ความล่าช้าในการเรียกเก็บเงิน: ธุรกิจบางแห่งอาจรอนานเกินไปที่จะออกใบเรียกเก็บเงิน ความล่าช้านี้อาจทำให้เกิดความตะขิดตะขวงในการติดตามผลและทําให้ลูกค้ารู้สึกสับสนเกี่ยวกับลําดับเวลาของการชําระเงิน โปรดส่งใบเรียกเก็บเงินโดยเร็วที่สุดหลังจากจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือเสร็จสิ้นโครงการ
  
• วันครบกำหนดการชําระเงินที่ไม่ชัดเจน: หากคุณต้องให้มีการชําระเงินภายในวันที่กําหนด ให้ชี้แจงกําหนดเวลาไว้ล่วงหน้า ธุรกิจบางแห่งต้องการความยืดหยุ่น แต่ทางที่ดีควรจะระบุวันครบกําหนด
  
• ใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระที่ถูกมองข้าม: การพลาดการชําระเงินที่เลยกําหนดหนึ่งรายการอาจเกิดขึ้นได้ง่ายๆ เมื่อคุณมีลูกค้าจํานวนมาก การใช้เครื่องมือการทําบัญชีแบบเป็นระเบียบหรือแพลตฟอร์มการชําระเงินจะช่วยให้คุณตรวจสอบได้ชัดเจนว่าใครชําระเงินแล้วและใครยังไม่ได้ชําระ
  

Stripe ทําให้การเรียกเก็บเงินง่ายขึ้นอย่างไร

ธุรกิจทุกขนาดใช้ Stripe เพื่อจัดการการชำระเงิน การชำระเงินตามรอบบิล และการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า แม้ว่าคุณจะต้องส่งใบเรียกเก็บเงินเพียงไม่กี่ใบต่อเดือน Stripe ก็สามารถลดภาระงานที่ต้องทําด้วยตัวเองและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีที่ Stripe ช่วยคุณได้

• การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ: Stripe สามารถสร้างใบเรียกเก็บเงินและส่งอีเมลให้ลูกค้าในนามของคุณได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงินด้วยตัวเอง
  
• การเก็บเงินที่ง่ายดาย: คุณสามารถเก็บเงินที่ชำระผ่านบัตรเครดิต กระเป๋าเงินดิจิทัล การโอนเงินแบบ Automate Clearing House (ACH) และอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อลูกค้าดูใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาสามารถชําระเงินทันทีโดยไม่ต้องมีขั้นตอนการชําระเงินที่ซับซ้อน
  
• การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า: Stripe รองรับการเรียกเก็บเงินตามการใช้งานและการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าสําหรับธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ การทําให้ฟังก์ชันนี้เป็นระบบอัตโนมัตินั้นง่ายกว่าการส่งใบเรียกเก็บเงินใหม่ด้วยตนเองทุกเดือนเป็นอย่างมาก
  
• การแจ้งเตือนอัจฉริยะ: เครื่องมือของ Stripe สามารถกําหนดเวลาการแจ้งเตือนสําหรับบัญชีที่เลยกําหนดชําระได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าชําระเงินได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลแยกกันทุกครั้ง
  
• การติดตามใบเรียกเก็บเงิน: Stripe จะแสดงใบเรียกเก็บเงินที่ส่งแล้วและใบเรียกเก็บเงินที่ชําระแล้ว การอัปเดตแบบเรียลไทม์จะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าและระบุการชำระเงินที่เลยกําหนดชําระได้ง่ายขึ้น
  
• มาตรการรักษาความปลอดภัย: Stripe มุ่งเน้นไปที่การรักษาความปลอดภัยทางออนไลน์ ระบบของ Stripe จะจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า คุณจึงไม่ต้องจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง
  
• ตัวเลือกการปรับแต่ง: คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการสร้างแบรนด์ของคุณเอง (เช่น โลโก้ ชุดสี) และปรับแต่งข้อความเพื่อให้สอดคล้องกับโทนธุรกิจของคุณ ทําให้ใบเรียกเก็บเงินแต่ละใบมีความสอดคล้องกับเอกลักษณ์ของธุรกิจ
  

คุณจะติดตามใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระได้อย่างไร

แม้จะใช้กลยุทธ์การเรียกเก็บเงินที่แข็งแกร่ง แต่การชําระเงินบางรายการจะล่าช้าหรือถูกมองข้าม บางครั้งลูกค้าของคุณอาจไม่อยู่ในสํานักงาน หรืออีเมลใบเรียกเก็บเงินไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม การส่งข้อความติดตามผลที่เป็นข้อความสั้นๆ ที่ระบุวันที่ของใบเรียกเก็บเงิน จํานวนเงิน และวิธีการชําระเงินนั้นก็เพียงพอ โดยอาจเป็นเพียงอีเมลที่บอกว่า "เราสังเกตเห็นว่าใบเรียกเก็บเงินใบนี้ยังคงเปิดอยู่ หากคุณมีข้อสงสัยใดๆ โปรดแจ้งให้เราทราบ" ตัวอย่างนี้ส่งข้อความที่เป็นมิตรและแจ้งให้ลูกค้าดําเนินการหากมีข้อสงสัยใดๆ

ต่อไปนี้คือวิธีจัดโครงสร้างการแจ้งเตือนเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

• การแจ้งเตือนครั้งแรก: ส่งอีเมลหรือข้อความสั้นๆ ก่อนวันครบกําหนดหรือไม่นานหลังจากวันครบกําหนด
  
• การแจ้งเตือนครั้งที่สอง: หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากพ้นช่วงเวลาที่กําหนดไว้ (มักเป็นหนึ่งหรือสองสัปดาห์) ให้ส่งอีเมลหรือจดหมายอีกฉบับที่มีบรรทัดหัวเรื่องที่ชัดเจน อ้างถึงวันครบกําหนดและเสนอให้โทรหาหากมีปัญหาในการชําระเงิน
  
• การโทร: หากการแจ้งเตือนของคุณไม่ได้รับการตอบกลับ การโทรอาจเร็วกว่า
  

นอกจากนี้คุณยังอาจเพิ่มความสามารถในการเก็บรายรับและลดอัตราการเลิกใช้บริการโดยไม่ตั้งใจด้วย Smart Retries และเวิร์กโฟลว์การกู้คืนที่ทํางานอัตโนมัติ เครื่องมือการกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้กู้รายรับคืนได้มากกว่า 6.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024