Que vous dirigiez une boulangerie familiale ou une boutique en ligne, vous aurez forcément des factures à gérer. Une facture indique qu'un certain montant est dû pour un produit ou un service déjà fourni. De nombreuses entreprises les émettent encore de la même manière qu'il y a des décennies, sur papier avec un en-tête officiel, la liste des articles ou services, et le montant total. D'autres les émettent désormais numériquement. Quoi qu'il en soit, le message de la facture est le même : « Voici le montant à payer et voici pourquoi. »

Découvrez ci-dessous en quoi une facture diffère d'une note, comment créer une facture professionnelle, les défis courants et comment relancer vos clients en cas de factures impayées.

Sommaire de cet article

• En quoi une facture diffère-t-elle d'une note ?
  
• Quelles informations une facture doit-elle inclure ?
  
• Comment créer une facture professionnelle ?
  
• Quels sont les défis courants liés à la création d'une facture ?
  
• Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation ?
  
• Comment relancer vos clients en cas de factures impayées ?
  

En quoi une facture diffère-t-elle d’une note ?

« Facture » et « note » sont des termes que l’on confond souvent. Bien que ces deux termes partagent de nombreuses caractéristiques, le contexte détermine lequel est utilisé. En général, les factures sont utilisées dans le cadre des transactions B2C pour demander un paiement, tandis que les notes sont plus courantes dans les environnements B2B. Les entreprises envoient généralement des notes au moment où un paiement est dû. Par ailleurs, la facture peut avoir des conditions de paiement plus longues, telles que 30 jours nets ou 60 jours nets, qui spécifient combien de jours le client a pour payer. Les factures ont tendance à être plus détaillées que les notes, car les exigences légales et comptables sont plus nombreuses dans le cadre des transactions B2B.

Quelles informations une facture doit-elle inclure ?

Une facture bien rédigée ne doit pas être nécessairement longue, mais suffisamment complète pour éviter tout malentendu. Voici les informations que l’on y retrouve généralement.

Coordonnées de l'entreprise

• Votre logo et le nom de l'entreprise
  
• Votre numéro de téléphone et votre e-mail
  
• L’adresse de l’entreprise (physique ou en ligne)
  

Date d'émission

• La date à laquelle vous émettez la facture
  

Récapitulatif des produits ou services

• Descriptions courtes et simples de chaque article
  
• Quantité, le cas échéant (par exemple, nombre de produits)
  
• Coût par unité ou tarif horaire, le cas échéant
  

Montant dû

• Taxes ou frais applicables
  
• Montant total dû
  

Instructions de paiement

• Moyens de paiement acceptés (par exemple, carte de crédit, virement bancaire)
  
• Date d'échéance du paiement
  

Remarques complémentaires

• Mentions légales pertinentes (par exemple, frais de retard)
  
• Message de remerciement ou courte formule de politesse
  

En conservant toujours ces éléments, vos factures seront organisées et crédibles. Vos clients y trouveront les informations essentielles et le montant dû sans avoir à les rechercher par eux-mêmes.

Comment créer une facture professionnelle ?

Un document soigné peut réduire les risques de confusion et accélérer le paiement. Voici quelques conseils pour créer une facture soignée qui vous aidera à vous faire payer dans les temps :

• Évitez d’utiliser un langage froid ou vague : les libellés d'articles concis et les mentions directes peuvent aider à limiter les échanges par la suite.
  
• Soyez amical : recevoir une facture peut être désagréable, mais ajouter un petit message de courtoisie (par exemple « Merci pour votre confiance ») peut grandement contribuer à maintenir des relations positives.
  
• Utilisez des éléments de marque : si vous disposez d’un logo reconnaissable ou tout autre type d’élément de marque, placez-le en haut de la facture.
  
• Choisissez une police sobre et lisible : n'optez pas pour une police trop stylisée qui pourrait être difficile à déchiffrer au premier coup d'œil.
  
• Organisez les informations en sections soignées : créez un en-tête contenant les informations sur votre entreprise, suivi d’une section répertoriant les éléments à payer, et terminez par le montant total.
  
• Proposez plusieurs moyens de paiement : beaucoup apprécient de pouvoir payer en ligne, surtout s’il suffit de cliquer sur un lien.
  

Quels sont les défis courants liés à la création d'une facture ?

Les personnes chargées de rédiger des factures au quotidien savent combien cette opération peut être complexe. Voici quelques erreurs courantes et conseils pratiques pour les éviter.

• Informations incorrectes ou manquantes : un seul point décimal mal placé peut modifier le montant total de centaines de dollars, et une faute d'orthographe peut provoquer l’envoi de la facture à la mauvaise personne. Vérifiez tous les détails avant de l’envoyer.
  
• Mise en page confuse : lorsque les informations sont éparpillées, votre client peut ne pas savoir comment payer ou pourquoi certains montants apparaissent. Regroupez les postes connexes et mettez en évidence le total au bas de la facture.
  
• Retards de facturation : certaines entreprises attendent trop longtemps pour facturer un produit ou service donné. Ce retard peut entraîner des suivis gênants et semer la confusion quant au calendrier de paiement. Envoyez la facture dès que possible après avoir livré un produit ou terminé un projet.
  
• Délais de paiement peu clairs : si vous souhaitez recevoir un paiement d’ici une certaine date, clarifiez le délai dès le départ. Certaines entreprises préfèrent être flexibles, mais il est préférable de fixer une date d'échéance.
  
• Factures impayées oubliées : manquer un paiement en retard arrive vite lorsque vous jonglez entre de nombreux clients. Utiliser des outils de comptabilité organisés ou une plateforme de paiement peut vous aider à distinguer d'un coup d'œil les clients en règle de ceux en retard de paiement.
  

Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation ?

Les entreprises de toutes tailles utilisent Stripe pour gérer les paiements et les abonnements et implémenter la facturation récurrente. Même si vous devez envoyer seulement quelques factures par mois, Stripe peut réduire une partie du travail manuel et des erreurs potentielles. Voici comment Stripe peut vous aider :

• Facturation automatisée : Stripe peut générer automatiquement des factures et les envoyer par e-mail à vos clients en votre nom. Cela signifie que vous n'avez pas à passer du temps à les créer et à les envoyer manuellement.
  
• Collecte des paiements en toute simplicité : vous pouvez collecter des paiements par carte de crédit, wallet, virement Automated Clearing House (ACH), etc. Lorsque les clients consultent leur facture électronique, ils peuvent régler immédiatement en toute simplicité.
  
• Facturation récurrente : Stripe prend en charge la facturation à l’usage et la facturation récurrente pour les entreprises d'abonnement. Automatiser cette fonction est beaucoup plus simple que d'envoyer manuellement une nouvelle facture chaque mois.
  
• Rappels intelligents : les outils de Stripe peuvent automatiquement programmer des rappels pour les comptes en retard de paiement. Cela invite les clients à payer sans que vous ayez à envoyer un e-mail séparé à chaque fois.
  
• Suivi des factures : Stripe vous indique les factures envoyées et les factures réglées. Les mises à jour en temps réel simplifient le suivi de l’avancement des paiements et vous aident à repérer tout retard.
  
• Mesures de sécurité : Stripe porte une attention particulière à la sécurité en ligne. Son système gère les données sensibles des clients de façon à ce que vous n’ayez pas à les stocker sur vos propres serveurs.
  
• Options de personnalisation : vous pouvez ajouter vos propres éléments de marque (par exemple, logo, palette de couleurs) et personnaliser le message afin qu'il corresponde au ton de votre entreprise. Vos factures seront ainsi adaptées à l'image de votre entreprise.
  

Comment relancer vos clients en cas de factures impayées ?

Même en appliquant une stratégie de facturation solide, certains paiements peuvent être en retard ou tout simplement oubliés. Il est possible que votre client ne soit pas au bureau, ou que l'e-mail contenant votre facture ait atterri dans le dossier de courriers indésirables. Dans ce cas, il suffit généralement de lui envoyer un message de suivi court et amical précisant la date de la facture, le montant et les instructions de paiement. Exemple : « Nous avons constaté que cette facture est en souffrance. Veuillez nous contacter si vous avez des questions. » Ce message d’exemple reste poli tout en incitant le client à agir en cas d’oubli.

Voici comment structurer vos rappels pour un maximum d'effet :

• Rappel initial : envoyez un court e-mail ou message quelques jours avant la date d'échéance ou peu après qu'elle soit passée.
  
• Deuxième rappel  : si vous ne recevez pas de réponse au bout d’un certain délai (souvent une semaine ou deux), envoyez un autre e-mail ou une lettre au client avec un objet clair. Indiquez la date d'échéance et proposez-lui de le contacter par téléphone en cas de problème de paiement.
  
• Appel téléphonique : si vos rappels restent sans réponse, un appel téléphonique peut être plus rapide.
  

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